機能過多のシステムをリプレイスしてコスト削減。社員46名分の人事評価の効果を最大化

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医薬・医療分野の文書やプロセスを管理するアプリケーションおよびクラウドサービスを、グローバルに提供しているアガサ株式会社（以下、同社）。業界に根強く残るアナログ管理を解消し、安全かつスピーディーな臨床試験の推進に貢献しています。

2015年に創業し、現在約50名規模の会社ですが、今後の成長にともなう人員増加を見越して、以前の人事評価システムからOne人事[タレントマネジメント](※)へ移行していただきました。

リプレイスの背景や当時抱えていた課題、小規模の今だからこそ、システムを活用して評価制度を整えている試行錯誤の過程を、コーポレート部部長の小林さまにお聞きしました。

(※)旧製品『スマカン』

使いきれていない人事評価システムが、コスト削減の対象に

人事評価システムを入れ替えたきっかけを教えてください。

小林さま：私が入社した当時は、組織としての課題が想像以上に山積みだったんです。複数の課題に同時進行で着手していくなか、業績改善の一環で、全社的なコストの見直し・削減がファーストミッションに。契約中の人事評価システムも例外ではなく、議題に上がりましたね。

具体的にどのような課題を感じていましたか。

小林さま：多機能ではあったのですが、40〜50名規模の弊社には使いきれていなかったんです。というのも、人事評価で入力作業があるときにしか触られておらず、かつ当時きちんとした評価制度がない状態だったため、社内にも浸透していませんでした。

スプレッドシートでの評価管理に戻られることも検討されたとか。

小林さま：はい。ただやはりスプレッドシートは、個人情報を扱ううえで権限の設定が煩雑です。取り扱う際のリスクや、評価のたびにシートを準備する手間などの管理工数も考えた結果、システムで運用して一元管理するという選択をしました。

最低限の機能で最大限の活用を

新しいシステムの選定条件を伺えますか。

小林さま：コスト削減が目的なので、比較的安価で初期費用を抑えられることが第一条件でした。フルパッケージである必要はなく、コストに見合った使い方ができるように、まずは人事評価機能だけは最低限欲しかったんです。

あとはシンプルな仕様で従業員が使いやすければよかったので、あまり聞きなれないサービスも含め、いずれの条件も満たす4社まで絞り込みました。

他社のシステムと「One人事」を比較されてみていかがでしたか。

小林さま：他社も人事評価に特化した最低限必要な機能ではありましたが、従業員目線で見たときの使いづらさを感じました。「One人事」の評価シートはシンプルな仕様で、1ページで被評価者の入力と評価者の確認、評価が完結できます。しかし、他社だと複数のページをあっちもこっちも見なければならない仕様だったので……。

「One人事」へ最終的に決めた理由を教えてください。

小林さま：今後、従業員数が増えるにあたって課題になるであろう「エンゲージメント施策」にも使えるのでは？ と可能性を感じたからですね。人事評価だけでなく、部署の垣根を超えたコミュニケーションが生まれるきっかけを「One人事」からつくれそうだなと、活用イメージがわきました。

たとえば、顔写真つきの人材プロフィールコンテンツを充実させて、会話する前にお互いを知ってもらったり、グルーピング機能を活用し、趣味が近い者同士でのランチ会を実施するなど、横のつながりをつくる企画も検討できるなと思いました。

「One人事」は日頃からアクセスしやすい仕組みがつくれて、評価だけでなく、エンゲージメント向上につながる「使いきれる」システムになりそうだと考えました。

費用は約50％まで削減予定。公正で納得感のある評価も実現へ

システムを切り替える際に、苦労されたことはありますか。

小林さま：評価シートを移行するために、関数を組む必要があったときは少し苦戦しましたね。マニュアルを拝読しただけでは理解が追いつかず、何度もCX（カスタマーサクセス）の方にご相談しました。そのたびに「打ち合わせしましょう」と親身にご対応いただき、運用開始までスケジュール通りに構築を進められました。営業担当の方も大変好印象でしたよ。

「One人事」導入でどのような効果を期待していますか。

小林さま：まずは評価結果や関係者のやり取りを可視化して、一元管理すること。情報を集約して管理をラクにしたいと考えています。

また、公平で納得感のある評価も実現したいです。納得がいかない評価が続くと、やはりエンゲージメントは下がりますからね。弊社は昨年10月に評価制度を刷新したばかりなので、制度を正しく運用するためにも「One人事」を導入しました。

もちろん、当初のミッションであったコスト削減も期待していますよ。今のところ、以前のシステムより約50％のコスト削減を見込んでいます。

会社と従業員の目線を合わせるために「One人事」がある

人材をマネジメントするうえで、大事にされていることを教えてください。

小林さま：会社と従業員が同じ目線で、同じ方向に走っていることですね。組織の志に共感して積極的にアウトプットしてくれる方には、長く働いてもらいたいですし、離職も抑えたいです。

今後どのように活用を進める予定ですか。

小林さま：会社と従業員の目線をすり合わせる場として、「One人事」には目標設定だけでなく行動評価という項目を設けて、組織の各グレードが体現するバリューの詳細を反映して見える化する取り組みを始めました。

また、正確な評価をしていくために、1on1シートの一部を評価シートでも見えるように紐づけ、評価会議などでも活用できるようにしています。

「One人事」で刷新した評価制度を上手に運用して、一人ひとりのエンゲージメントが高い組織にしていきたいですね。

最後に「One人事」について、お気づきの点を伺えますか。

小林さま：私一個人の意見としては、UIの細かな部分はさらなる改善を期待しています。弊社は今後も採用数を増やしていく予定で課題も残されており、試行錯誤している状況なので、新しい機能や活用の提案があれば教えていただけると嬉しいです。

率直なご意見をありがとうございました。開発チームと連携して、ご期待に添えるように改善にも努めてまいります。本日はお時間をいただきありがとうございました。

アガサ株式会社さまにおける「One人事」活用How to

1on1の記録を人事評価シートに紐づけ

1on1でのやり取りも評価と合わせて一元管理。

タグづけ機能を使って社内コミュニケーションを活性化

趣味や志向ごとにグルーピングして社員同士の会話のきっかけに。

※本記事の掲載内容は取材当時のものです。

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