評価工数が3日→1日に。目標管理の効率化だけでなく、社員の働く姿勢にも変化が
- エクセルを中心とした人事評価・目標管理
- 評価シートの作成から配布、回収、集計までに工数がかかっていた
- 個人の目標が達成されるまでの進捗状況や途中経過が見えなかった
- 【画面】シンプルで見やすく使いやすい
- 【カスタマイズ性】シート設計の自由度が高い
- 【機能】目標管理の機能が充実。自社の運用に適していた
- 【担当者】評価工数が3日から1日になり効率化に
- 【従業員】モチベーションの向上。成長を促進
- 【管理職】マネジメントの工数削減。育成方針が明確に
- （今後の展望）スキルの一元管理と適性に合わせたプロジェクトアサイン
目次岡山県を拠点とする株式会社ハイテックシステムズ（以下、同社）は、自治体ソリューションを軸として、近年は大学との共同研究により、AIを使った業務系ソリューションの開発にも力を入れています。
同社はエクセルによる人事評価・目標管理の工数削減を目的として、2022年にOne人事[タレントマネジメント](※)を導入。現在まで継続的に活用されている状況や、予想外だった導入効果について、事業推進部の淺原さまに伺いました。
(※)旧製品『スマカン』
エクセルシートの配布や集計を効率化したい
「One人事」を導入したきっかけを伺えますか。
淺原さま：弊社の社長がMBAを取得する過程で、マネジメントや目標管理の大切さを実感したことが大きいですね。制度を根本的に見直すことになりました。
人事評価と目標管理にコンピテンシー評価の項目が追加されるなど、評価シートが少し複雑になったんです。当時育休中だった私は、復帰したらシートがすごく変わっていて驚きました。
導入以前は、どのように評価を管理されていたのでしょうか。
淺原さま：従業員一人ひとりのファイルをエクセルで作成し、オンラインストレージで管理していました。人数分の内容を書き換えると同時に、公開範囲を制限しなければならないので、半期ごとに個別のURLを発行して、本人や上長に送付するという作業が地味に手間でしたね。
すべての入力内容の確認やリマインドも含めて、一連の業務に3営業日くらい時間を取られていました。
工数削減が課題だったのですね。
淺原さま：そうですね。管理や運用だけでなく、集計工数についても課題を感じていて、評価項目が増えたことで、エクセルではとても回しきれないと思いました。そこで「どうにか効率化できないか」と、クラウドシステムの導入を社内に提案いたしました。
見やすさと自由度が両立。成果が見える目標管理が決め手に
「One人事」導入の決め手を伺えますか。
淺原さま：理由は3つあります。1つめはUI（ユーザーインターフェース）画面が見やすく、すごくシンプルで使いやすいと感じました。2つめは評価シートの自由度が高くて、人材一覧もカスタマイズしやすく、再現イメージがわいたことです。
一般的に画面の見た目がきれいだと、設計の自由度が低くなってしまうんですよね。人事を担当する前は、長年システムエンジニアをしていたので、それは強く思います。だけど「One人事」は、わかりやすさと自由度の高さが両立しているなと感じました。
そして一番に魅力を感じたのが、目標管理の機能が独立していることです。個人目標をカテゴリーツリーのように階層で区分し、大目標に紐づく課題を設定できるところが、弊社の運用に適しています。他社と比較しても、進捗がグラフで直感的にわかって評価できるのは「One人事」だけでした。
目標管理を重視されていたのですね。
淺原さま：弊社では、1つの到達目標に対して、その達成に向けた複数の課題を設定してもらっています。従業員に日頃から目標を意識づけたく、また会社としてもその取り組みを適切に評価したい、そのために途中経過も見えるようにしたかったんです。
エクセルの運用では、複数名での同時比較や個人の途中経過の確認が難しいんですよね。以前は、目標の達成度合いを適切に評価できているか不安がありました。
上長の塩梅（あんばい）で、あいまいに点数をつけてしまったり、基準に統一性がなかったりすると、従業員の納得度も下がってしまいます。評価者が、期末になって初めて部下の達成状況を確認できるという、進捗の不透明さも改善したくて「One人事」を導入しました。
評価工数が3日→1日に。使いやすさも好評
導入して1年半が経ち、率直な感想を伺えますか。
淺原さま：3日かかっていた一連の業務が1日で終わるようになりました！ 一人ひとりに対する評価シートの送付は一切なくなり、手間が減りましたし、導入時にあまり悩まず仕組みを構築できたので、シートの作成や集計工数もそれほどかかりません。従業員からも使いやすいと好評です。
「One人事」をどのように活用されていますか。
淺原さま：人事評価と目標管理、そして1on1ミーティングのレビューをシステムで運用しています。これまで計3回、評価を実施しました。やはり、エクセルのままではわかりにくかった目標の進捗が、視覚的にわかるところがいいですね。
成果が見えるとモチベーション向上につながる
導入の効果を伺えますか。
淺原さま：「One人事」は、目標に対して継続的な取り組みをサポートしてくれているので、従業員のモチベーション向上につながっています。
グラフで課題の途中経過が見えるようになり、期末にあわてて帳尻を合わせるようなことも減りました。達成率を「100％にする！」と意気込んで、業務に励んでいる人もいるんですよ。
過去の情報が集約されたことで、昨年の結果を踏まえて、今年度の目標を設定できるところも、本人の成長によい影響が期待できそうです。
また、同じチームメンバーの目標を確認できる権限設定にしているので、「あの人が頑張っているなら私も」と、組織全体が活性化している印象です。一人ひとりが切磋琢磨し、成果を追求する文化が育っているのかもしれません。
管理職側からの反響はいかがですか。
淺原さま：管理職の立場からすると、従業員同士を一画面で比較できるところが、便利で使い勝手がいいようです。たとえば、以前は5人分のエクセルファイルを、同時に開いて見比べなければいけませんでした。
現在は、他者と比較して課題が遅れている人がいた場合、「次の1on1で状況を確認しよう」「計画的な取り組みを促そう」といった方針が、おのずと立てられます。定期的に的確なアドバイスができるようになったようです。
上司と部下が目線をそろえて対話ができるので、双方のコミュニケーションが深まっているのではないでしょうか。
今後、取り組みたいことを伺えますか。
淺原さま：開発メンバーのスキルを「One人事」で一元管理する予定です。スキルのレベルも設定して管理しようと社内で相談しています。お客さまから依頼いただいた案件に、最適なメンバーをアサインするために活用したいです。
目標管理を使い倒しているご様子を伺えて大変嬉しく思います。スキル管理も引き続きご支援いたしますね。本日はありがとうございました！
※本記事の掲載内容は取材当時のものです。
