評価工数が3日→1日に。目標管理の効率化だけでなく、社員の働く姿勢にも変化が

（左から淺原さま、課長の濱崎さま）

株式会社ハイテックシステムズさまについて

岡山県を拠点とする株式会社ハイテックシステムズ（以下、同社）は、自治体ソリューションを軸として、近年は大学との共同研究により、AIを使った業務系ソリューションの開発にも力を入れています。

同社はエクセルによる人事評価・目標管理の工数削減を目的として、2022年にOne人事[タレントマネジメント](※)を導入。現在まで継続的に活用されている状況や、予想外だった導入効果について、事業推進部の淺原さまに伺いました。

(※)旧製品『スマカン』

エクセルシートの配布や集計を効率化したい

「One人事」を導入したきっかけを伺えますか。

淺原さま：弊社の社長がMBAを取得する過程で、マネジメントや目標管理の大切さを実感したことが大きいですね。制度を根本的に見直すことになりました。

人事評価と目標管理にコンピテンシー評価の項目が追加されるなど、評価シートが少し複雑になったんです。当時育休中だった私は、復帰したらシートがすごく変わっていて驚きました。

導入以前は、どのように評価を管理されていたのでしょうか。

淺原さま：従業員一人ひとりのファイルをエクセルで作成し、オンラインストレージで管理していました。人数分の内容を書き換えると同時に、公開範囲を制限しなければならないので、半期ごとに個別のURLを発行して、本人や上長に送付するという作業が地味に手間でしたね。

すべての入力内容の確認やリマインドも含めて、一連の業務に3営業日くらい時間を取られていました。

工数削減が課題だったのですね。

淺原さま：そうですね。管理や運用だけでなく、集計工数についても課題を感じていて、評価項目が増えたことで、エクセルではとても回しきれないと思いました。そこで「どうにか効率化できないか」と、クラウドシステムの導入を社内に提案いたしました。

見やすさと自由度が両立。成果が見える目標管理が決め手に

「One人事」導入の決め手を伺えますか。

淺原さま：理由は3つあります。1つめはUI（ユーザーインターフェース）画面が見やすく、すごくシンプルで使いやすいと感じました。2つめは評価シートの自由度が高くて、人材一覧もカスタマイズしやすく、再現イメージがわいたことです。

一般的に画面の見た目がきれいだと、設計の自由度が低くなってしまうんですよね。人事を担当する前は、長年システムエンジニアをしていたので、それは強く思います。だけど「One人事」は、わかりやすさと自由度の高さが両立しているなと感じました。

そして一番に魅力を感じたのが、目標管理の機能が独立していることです。個人目標をカテゴリーツリーのように階層で区分し、大目標に紐づく課題を設定できるところが、弊社の運用に適しています。他社と比較しても、進捗がグラフで直感的にわかって評価できるのは「One人事」だけでした。

目標管理を重視されていたのですね。

淺原さま：弊社では、1つの到達目標に対して、その達成に向けた複数の課題を設定してもらっています。従業員に日頃から目標を意識づけたく、また会社としてもその取り組みを適切に評価したい、そのために途中経過も見えるようにしたかったんです。

エクセルの運用では、複数名での同時比較や個人の途中経過の確認が難しいんですよね。以前は、目標の達成度合いを適切に評価できているか不安がありました。

上長の塩梅（あんばい）で、あいまいに点数をつけてしまったり、基準に統一性がなかったりすると、従業員の納得度も下がってしまいます。評価者が、期末になって初めて部下の達成状況を確認できるという、進捗の不透明さも改善したくて「One人事」を導入しました。

評価工数が3日→1日に。使いやすさも好評

導入して1年半が経ち、率直な感想を伺えますか。

淺原さま：3日かかっていた一連の業務が1日で終わるようになりました！ 一人ひとりに対する評価シートの送付は一切なくなり、手間が減りましたし、導入時にあまり悩まず仕組みを構築できたので、シートの作成や集計工数もそれほどかかりません。従業員からも使いやすいと好評です。

「One人事」をどのように活用されていますか。

淺原さま：人事評価と目標管理、そして1on1ミーティングのレビューをシステムで運用しています。これまで計3回、評価を実施しました。やはり、エクセルのままではわかりにくかった目標の進捗が、視覚的にわかるところがいいですね。

成果が見えるとモチベーション向上につながる

導入の効果を伺えますか。

淺原さま：「One人事」は、目標に対して継続的な取り組みをサポートしてくれているので、従業員のモチベーション向上につながっています。

グラフで課題の途中経過が見えるようになり、期末にあわてて帳尻を合わせるようなことも減りました。達成率を「100％にする！」と意気込んで、業務に励んでいる人もいるんですよ。

過去の情報が集約されたことで、昨年の結果を踏まえて、今年度の目標を設定できるところも、本人の成長によい影響が期待できそうです。

また、同じチームメンバーの目標を確認できる権限設定にしているので、「あの人が頑張っているなら私も」と、組織全体が活性化している印象です。一人ひとりが切磋琢磨し、成果を追求する文化が育っているのかもしれません。

管理職側からの反響はいかがですか。

淺原さま：管理職の立場からすると、従業員同士を一画面で比較できるところが、便利で使い勝手がいいようです。たとえば、以前は5人分のエクセルファイルを、同時に開いて見比べなければいけませんでした。

現在は、他者と比較して課題が遅れている人がいた場合、「次の1on1で状況を確認しよう」「計画的な取り組みを促そう」といった方針が、おのずと立てられます。定期的に的確なアドバイスができるようになったようです。

上司と部下が目線をそろえて対話ができるので、双方のコミュニケーションが深まっているのではないでしょうか。

今後、取り組みたいことを伺えますか。

淺原さま：開発メンバーのスキルを「One人事」で一元管理する予定です。スキルのレベルも設定して管理しようと社内で相談しています。お客さまから依頼いただいた案件に、最適なメンバーをアサインするために活用したいです。

目標管理を使い倒しているご様子を伺えて大変嬉しく思います。スキル管理も引き続きご支援いたしますね。本日はありがとうございました！

※本記事の掲載内容は取材当時のものです。