評価工数を約600時間削減へ｜人材データの一元管理で一人ひとりにスポットライトを

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茨城トヨペット株式会社（以下、同社）は、茨城県内にトヨタ正規ディーラー38拠点、レクサス販売店2拠点を運営されています。同社は「一人称強化」を信条に掲げ、「社員一人ひとりの強みを発揮する」人材マネジメントに注力する中で、タレントマネジメントの導入を検討。

そしてこのたび、人材情報の見える化に向けてOne人事[タレントマネジメント](※)を導入いただきました。現在、人事評価運用の工数削減とあわせて活用を進めています。

社員一人ひとりを大切に考える同社で、DX化を推進する管理部人事課の大橋さまと田﨑さまにお話をお伺いしました。

(※)旧製品『スマカン』

人材情報がバラバラ。書類作成や評価集計に膨大な時間がかかっていた

「One人事」導入前はどのような課題をお持ちでしたか。

大橋さま：まず第一に、人材情報が集約できておらず、活用や収集、資料作成に苦労していました。社員の入社や異動のたびに経営層に報告する資料もその一つ。エクセルのシート1枚1枚に社員番号を入力して写真を貼りつけて、どの店舗に誰がいるのか必要な情報だけ抜き出して、まとめて……という作業が年3回もあります。かなりの時間と手間をかけていましたね。

求められた社員情報をすぐに提出できないもどかしさもありましたし、何より弊社は社員を大切にする会社です。「一人ひとりに強みを発揮してもらいたい」と人事課の一員として望んでいます。それなのに、人材情報をうまく活用できていないんじゃないかと課内全体で共通の課題認識を持っていました。

田﨑さま：2つめの課題は、人事評価の集計や社内展開ですね。評価シートの配布から回収・集計・フィードバックまで、年間約800時間かかっていました。

各店舗でエクセルデータを紙で印刷して評価してもらい、入力データと手書きの書類を両方用意するなど、アナログな運用だったんです。茨城県内に38店舗、社員は750名を超えて10以上の職種があるので、ワークフローはどうしても煩雑になりますよね。

タレントマネジメントシステムを導入する必要性を以前より感じていたとか。

大橋さま：トヨタ正規販売店の機関誌で、タレントマネジメントシステムの活用を進めている別法人の事例を目にしたんです。弊社は人を大切にする会社という自負がありますから、今後「どの店舗に誰がいて、その人はどんなキャリアを目指しているのか」といった情報を見える化して、評価や育成に注力しなければと感じました。

多機能すぎても使えない。決め手は選べる機能とカスタマイズの自由度

「One人事」導入にあたり、入念に他社と比較検討されたそうですね。

大橋さま：はい、同業他社の導入製品を下調べして、複数社の話をお聞きしました。その中で、弊社が実現したいDX化のイメージと合致したのが「One人事」です。各社のトライアルに参加して比較検討しましたが、多機能すぎて予算が合わなかったり、現在の評価シートがうまく再現できなかったりなど問題がありまして。

One人事は、自動車業界の事例はまだ少ないとお聞きしましたが、公共機関や大学法人での実績が豊富ですよね。その点で不安はあまりなかったです。純粋に「やりたいことができるか」「費用は適切か」で見極めました。

「One人事」導入の決め手となったポイントを教えてください。

大橋さま：コスト、カスタマイズ性、サポート体制。最終的な決め手はこの3つでした。弊社に必要な機能だけを選べたので費用面で予算と合致するものでしたし、カスタマイズ性の自由度も高くて、現在の運用からスムーズに移行できそうだなというイメージがわきましたね。あと……弊社をよく理解し、細かい要望に応えようとしてくれたセールスの方の存在も大きかったです。

田﨑さま：操作性もポイントでしたよね。スマホやパソコンを日常的に使っていない整備士もいますから。システムはいいものだけど、お店のスタッフが使えないと意味のないものになってしまいます。デモ画面で試して、これなら「使えそう」と思えました。

業務効率化を促進。人事課主導で社内DXの実現へ

「One人事」を、今後どのように活用されたいですか。

田﨑さま：人事評価機能を活用して、評価運用の効率化を進めたいです。紙やエクセルだと、どうしてもうっかりミスが発生します。弊社のように職種や店舗、人事異動の回数が多いと、なおさら細心の注意が必要です。バラバラになっている情報をシステムに集約して運用できれば、社員の負担がだいぶ減るのでは？ と期待しています。

大橋さま：これまで組織図はワードのテキストボックスでつくっていたので、それはもう時間と手間がかかっていました。顔がわかる組織図を社内に展開して、早く人材情報を見える化したいですね。そして「One人事」で人材情報をフル活用し、さらに一人ひとりの魅力が輝く会社を目指していきます。

顔が見える組織図。今ある人材情報を登録するだけで簡単に作成

茨城トヨペットさまにおける「One人事」活用How to

１．人材データを「One人事」で一元管理

人材情報を紙やエクセルで管理しており、異動時の情報更新や報告書の作成が、社員の負担になっていました。

「One人事」導入により、欲しい情報を素早くまとめて報告できる状況を目指します。従業員番号をもとにした社員マスタも活用し、基幹システムとの連携や人材情報の更新も簡単に。

２．「One人事」で評価工数を１/４に

人事評価にかけていた時間は、年間約800時間。評価シートも複数にわたっていました。

「One人事」を使って、評価〜回収〜集計までの工数を800時間から200時間まで削減予定。業務効率化と煩雑な作業の簡略化に向けて社内改革を進めます。さらにマスタ機能で等級マスタを作成し、評価シートの削減も達成へ。

※本記事の掲載内容は取材当時のものです。

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