導入費用と入力工数を50％以上削減。「One人事」でコストを抑えながら業務効率化を実現へ

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株式会社中西製作所（以下、同社）は、間もなく創業80周年を迎える老舗の業務用厨房機器メーカーです。学校給食センター向けの製品はトップクラスのシェアを誇り、戦後間もない日本で初めて消毒保管機を開発したことでも知られています。厨房全体の設計から製造・販売まで一貫して手掛け、全国の児童や消費者に安全で衛生的な食を届けてきました。

同社は数年前に経営者が代替わりし、新たなフェーズに突入しています。全社的にDXが推進されるなか、人事評価システムを導入したものの、操作が難しく管理者側のハンドリングが難しかったことから入れ替えを決断。そしてこのたび、人事評価の機能単体でスモールスタートが可能なOne人事[タレントマネジメント]に移行していただきました。

導入の決め手や効果について、長澤さまと人事評価・給与担当の大西さまにお話を伺いました。

評価シート回収に5か月。「もう業務が回らない」と管理が限界に

人事評価システムを導入された背景を伺えますか。

大西さま：DX推進室が立ち上がり、「間接部門も生産性を上げていこう」と社内全体で効率化に向けて動き出しました。

長澤さま：弊社には現在680名ほどの従業員がいます。おかげさまで売り上げは右肩上がりで、最近では研究開発部など新規部署も立ち上がり、積極的に人を増やしていることも背景にあるかもしれません。

社内DXの推進前は、人事評価でどのような課題がありましたか。

大西さま：紙やエクセルによるアナログな管理が非常に煩雑でした。

当時の担当者によると、各自に評価シートを配布後、何度もやり取りを重ねたうえで支店別に回収していたそうです。紙の場合1枚1枚を印刷して配り、手書きのシートを回収する際は、FAXの前で待機することもあったとか。

その後、評価内容をエクセルに転記しながら評価バランスを調整し、最終的に管理部が取りまとめていました。全国にある支店からシートがそろうまでに5か月かかった年もあったと聞いています。

長澤さま：今考えると、当時の従業員数はアナログで管理できる限界の人数でしたね。管理部の人員も限られていたため、すごく時間がかかっていました。「もうどうにも業務が回らない」との思いで人事評価のシステム化に踏み切ったのです。

ただ、じつは最初に導入したのはOne人事[タレントマネジメント]とは異なるサービスでした。

多機能性がかえって負担に。評価に特化できるシステムを探して

今回なぜ、人事評価システムをリプレイスされたのでしょうか。

大西さま：以前に利用していたシステムは、よく言えば非常にハイスペック。しかし、操作方法がわかりにくくデーターの参照や保存で時間がかかり、人事課内で色々と議論しながら設定に苦戦したことを覚えています。

長澤さま：今回、人事給与システムのリプレイスのタイミングにあわせて、費用対効果も考慮し、なるべく評価はシンプルに。人事評価に特化できるシステムを探し始めました。

システムの選定過程について伺えますか。

大西さま：1年以上かけて、「人事評価」と検索して出てくるシステムは、ほぼすべて一通り話を聞きました。One人事[タレントマネジメント]は、人事評価に特化した導入プランがあり、従業員も使いやすいシステムに絞られた中の1社でした。

導入費用60％減。専任のサポート担当者がいる安心感も決め手に

One人事[タレントマネジメント]導入の決め手を教えてください。

大西さま：決め手は3つで、わかりやすい操作性、導入費用、サポート体制の手厚さです。

One人事[タレントマネジメント]は、画面や操作がシンプルでわかりやすく、従業員が「エクセルと同じような感覚」で操作できます。管理者としても自分たちで評価を差し戻しできるなど、手の届く範囲で使いこなせるので、細かい部分でハンドリングしやすそうだなと感じました。

導入費用については、評価運用に必要な機能が十分にそろっていながら、人事評価単体で導入できたので、以前の導入費用と比較して40%まで抑えられました。

長澤さま：緊急時にチャットでしか質問を受けてくれないサービスもありますが、「One人事」は初期から専任担当者がついてくれているので非常に助かっています。トライアル期間から継続して、修正点や懸念点に即日対応していただけたことも大きな決め手だったと思います。

入力工数も半減へ。組織の成長とともに評価制度を充実させたい

運用はスムーズに進められていますか。

大西さま：「One人事」の専任サポートにより、今まで使ってきた評価シートを忠実に再現したうえで運用を始められました。今のところ操作方法で大きくつまずくことはないです。従業員からもほとんど問い合わせがありません。

長澤さま：「悪くなった」という声は聞こえてくるものですが、「改善された」とはなかなか言わないものですから（笑）。社内へは画面を撮ってマニュアルを展開すれば、今後もスムーズに運用できそうです。

課題とされた業務効率においてはいかがですか。

長澤さま：おそらく、全社的に効率化につながると思います。従業員から人事課へ操作方法について問い合わせがあり、サポートしながら入力すると15～20分かかっていたところ、半分に短縮できそうです。

大西さま：評価に特化したシステムなので、自己目標を入力するまでのアクセス時間が格段に短くなりました。たとえば以前に比べると、ボタンの名前一つとっても、わかりづらいものでした（笑）。その点「One人事」は、入力するまでまっすぐたどり着けています。

さらに期待されている効果を伺えますか。

長澤さま：期末の評価集計を終えた時点で、管理部の生産性向上を実現することですね。システムの使い勝手が改善されたので、評価管理においてさらなる時間短縮を期待しています。評価を集計してデータ取り出し、経営会議の資料を作成するというプロセスもスムーズになると思います。

今後の展望を伺えますか。

長澤さま：弊社は現在、新しいことにどんどん挑戦している時期です。人員も部署も増え、技術開発も進めています。組織が生き物のように変化するなかで、評価制度だけ変わらないわけにはいきません。効率化により確保できた時間と労力を「制度の実態」を見直すために使いたいと考えています。従業員一人ひとりが生き生きと働けるよう、より誠実な評価制度にするために、各部門の責任者と話し合いの時間を設ける予定です。

貴重なお話をありがとうございました。引き続き専任担当者が手厚くサポートさせていただきますね。

※本記事の掲載内容は取材当時のものです。

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