属人化とは何が悪い？ リスクと解消法、効率的な業務運営を解説
属人化とは、特定の業務や情報が特定の個人に依存している状態を指します。このような状況は、組織の効率性や生産性を低下させる可能性があります。属人化を解消するためには、業務フローの見直しやマニュアル作成、ノウハウや知識の共有、PDCAサイクルの実施などの対策が有効です。また、組織文化や風土の改革も重要であり、ナレッジマネジメントの導入やチームの共有意識の醸成、教育・研修の実施、リーダーシップと社員の意識改革などが有効な手段です。これらの対策を講じることで、組織全体の生産性や効率性を向上させられます。
目次属人化とは何か
属人化の定義
属人化とは、特定の業務の内容や進め方を特定の社員しか把握していない状況を指します。業務の手順や情報が作業担当者しか把握できず、情報が共有されていない状態です。
また、企業などで特定の人が担当し、その人にしかやり方が分からない状態になることも属人化といえます。このような状況は、業務の効率性や生産性を大きく損なう可能性があり、組織全体のパフォーマンスに影響を及ぼす可能性があります。
属人化が起こる原因
属人化を引き起こす原因は次の通りです。
- 日々の業務が多忙
- 専門性の高い業務内容
- 個人成果主義
- ノウハウの共有体制が不十分
- 個人的なスキルや経験の不足
- 情報共有の不足
- 組織文化や風土
組織は、属人化によって効率性や生産性の低下を防ぐための対策を講じることが重要です。対策として、業務の手順を明確にしたり、業務の分担を明確にしたりする必要があります。
属人化のリスクとデメリット
企業の業務運営において、特定の個人に依存する「属人化」は、多くのリスクとデメリットを内包しています。
業務遅延と品質低下
属人化がもたらす直接的なリスクとして、「業務遅延」と「品質低下」が挙げられます。その人が体調を崩したり、休暇を取ったりした場合、業務が滞る可能性があります。また、その人が多忙になった場合、業務の品質が低下する可能性もあります。顧客対応においても同様で、顧客からの問い合わせやクレーム対応が遅れたり、適切な対応ができなくなる可能性があります。
さらに、属人化は業務効率の低下をもたらす可能性もあります。特定の個人が業務全体を把握しているため、ほかのメンバーが業務を理解し、実行するのに時間がかかることがあります。これにより、業務の効率が低下し、結果的に品質も低下する可能性があります。
ノウハウの喪失とブラックボックス化
次に、属人化がもたらすリスクとして「ノウハウの喪失」と「業務のブラックボックス化」があります。その人が休職や退職をした場合、その人が持っていた業務知識やノウハウが失われる可能性があり、企業にとって大きな損失です。また、業務がブラックボックス化する可能性もあります。つまり、業務の詳細な内容や進行状況が他のメンバーには把握できない状態になることを指します。これにより、他の社員への引継ぎが難しくなること、業務のクオリティが特定の担当者に左右されること、トラブルの発生に気づきにくくなることなど、多くのデメリットが生じます。
評価の難化と担当者の負担増大
最後に、属人化がもたらすデメリットとして「評価の難化」と「担当者の負担増大」があります。その人がどれだけ業務に貢献しているのか、他のメンバーと比較してどれだけ優れているのかを評価するのが難しくなるのです。
また、その人の負担が増大します。その人が業務を抱え込むことで、過度なストレスや過労が生じ、健康を害する可能性もあります。個人の健康だけでなく、組織全体の生産性にも影響を及ぼす可能性があります。
属人化のメリット
属人化は、特定の業務やプロジェクトを一人の個人が担当し、その人だけが詳細な知識やスキルを持つ状態で、一見すると効率性や柔軟性に欠けるように思えますが、実は多くのメリットが存在します。
信頼とブランド力の向上
まず最初に挙げられるのが、会社の信頼やブランド力が向上するという点です。属人化により、一人の個人が特定の業務を担当することで、その人の専門性や独自性が強調されます。これにより、その人が担当する業務に対する信頼性が高まり、結果として会社全体の信頼性やブランド力が向上します。
たとえば、特定の商品やサービスの開発を一人のエンジニアが担当することで、エンジニアの技術力や創造性が商品やサービスに反映され、顧客からの信頼を得られます。また、エンジニアが社内外で商品やサービスのスポークスパーソンとなり、会社のブランドイメージを高める役割を果たすこともあります。
また、属人化は顧客から信頼される人材になることも可能です。特定の業務を一人で担当することで、業務に対する深い理解と高いスキルを身につけられます。これにより、顧客から業務に対する信頼を得られ、長期的な関係を築くことが可能です。
個人のスキルアップ
次に、属人化は個人のスキルアップにつながるというメリットがあります。特定の業務を一人で担当することで、業務に対する深い理解を得るだけでなく、業務を遂行するためのスキルを磨けます。
例えば、特定のプロジェクトを一人で担当することで、プロジェクトに関連する全ての業務を理解し、それぞれの業務を遂行するためのスキルを身につけられます。これにより、その人の専門性が高まり、より高度な業務を遂行する能力が向上します。
また、属人化によるスキルアップは、その人のキャリア形成にも寄与します。特定の業務を一人で担当することで、業務に関連する知識やスキルを深めるられ、それがその人の専門性です。これにより、その人は業務に関連する新たなキャリアパスを開くことが可能です。
属人化を防ぐべき業務
企業の業務には、多くの部門や役割が存在します。その中でも、特定の人に依存することなく、誰でも遂行できるようにするべき業務があります。これを「属人化を防ぐべき業務」と呼びます。属人化を防ぐことで、業務の効率化やリスクの軽減、スキルの均一化など、企業全体のパフォーマンス向上に寄与します。
バックオフィス業務
バックオフィス業務とは、企業の運営を支える裏方的な業務を指します。具体的には、経理、人事、総務、ITサポートなどが該当します。これらの業務は、企業の基盤を支える重要な役割を果たしていますが、特定の人に依存すると、その人が欠けた場合に業務が滞るリスクがあります。
例えば、経理業務では、請求書の発行や経費精算、決算業務などがありますが、これらの業務を一人の人間が担当していると、その人が休暇を取ったり、退職したりした場合、業務が停滞してしまいます。これを防ぐためには、業務のマニュアル化や業務の分散、バックアップ体制の構築が必要です。
問い合わせ対応やプロジェクト進行業務
次に、問い合わせ対応やプロジェクト進行業務も属人化を防ぐべき業務です。これらの業務は、顧客やパートナーとのコミュニケーションを担当するため、業務の進行や成果に大きな影響を与えます。
問い合わせ対応業務では、顧客からの問い合わせに対する迅速かつ適切な対応が求められます。しかし、この業務が特定の人に依存していると、その人が不在の場合、顧客への対応が遅れる可能性があります。これを防ぐためには、問い合わせ対応のマニュアル化や、複数人での対応体制の構築が必要です。
プロジェクト進行業務では、プロジェクトの進行管理や調整、報告などが求められます。これらの業務が特定の人に依存していると、その人が不在の場合、プロジェクトの進行が滞る可能性があります。これを防ぐためには、プロジェクト管理のツールの導入や、役割分担、情報共有の仕組みの構築が必要です。
自社製品やサービスの説明業務
最後に、自社製品やサービスの説明業務も属人化を防ぐべき業務です。自社の製品やサービスを顧客やパートナーに対して説明する業務で、企業の売上や評価に直結します。
この業務が特定の人に依存していると、その人が不在の場合、新規の顧客獲得や既存顧客との関係維持が困難になる可能性があります。これを防ぐためには、製品やサービスの説明資料の作成や、社内での知識共有、研修の実施などが必要です。
バックオフィス業務、問い合わせ対応やプロジェクト進行業務、自社製品やサービスの説明業務は、属人化を防ぐべき業務です。これらの業務を適切に管理し、属人化を防ぐことで、企業全体の業務効率化やリスク軽減、スキルアップを実現することが可能です。
属人化を解消するための対策
企業の業務運営において、特定の個人に依存する「属人化」は大きなリスクです。その人がいないと業務が停滞したり、その人だけが持つ重要な情報が失われる可能性があるからです。属人化を解消するためには、業務フローの見直しとマニュアル作成、ノウハウや知識の共有、PDCAサイクルの実施などが有効です。
業務フローの見直しとマニュアル作成
まず、属人化を解消するための対策として、業務フローの見直しとマニュアルの作成があります。業務フローの見直しは、業務の進行過程を明確にし、誰が何をすべきかを明確にすることで、特定の個人に依存しない業務運営を可能にします。また、業務フローの可視化は、業務の全体像を把握しやすくするだけでなく、業務の無駄や改善点を見つけ出すきっかけにもなります。
一方、マニュアルの作成は、業務の手順やルールを文書化することで、誰でも業務を遂行できるようにするための重要な手段です。マニュアルがあれば、新人や異動者でもすぐに業務を理解し、遂行することが可能です。また、マニュアルは業務の品質を一定に保つための基準ともなります。
ノウハウや知識の共有
次に、ノウハウや知識の共有も属人化を解消するための対策です。特定の個人が持つノウハウや知識を共有することで、その人がいなくても業務が進行するようになります。ノウハウや知識の共有には、定期的なミーティングや報告書の作成、社内SNSや共有ドキュメントの活用などが有効です。また、ノウハウや知識の共有は、社員全体のスキルアップや新たなアイデアの創出にもつながります。
PDCAサイクルの実施
最後に、PDCAサイクルの実施も属人化を解消するための対策です。PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Act（改善）の4つのステップを繰り返すことで、業務の改善と品質向上を図る手法です。PDCAサイクルを実施することで、業務の問題点や改善点を定期的に見つけ出し、改善することが可能です。これにより、特定の個人に依存することなく、組織全体で業務の改善と品質向上を進められます。
業務フローの見直しとマニュアル作成、ノウハウや知識の共有、PDCAサイクルの実施は、属人化を解消し、組織全体の業務運営を円滑にするための有効な対策です。
属人化解消の事例紹介
属人化は、組織の効率性や柔軟性を損なうため、解消することが求められます。ここでは、属人化を解消し、業務の効率化と品質向上を実現した企業の事例を紹介します。
株式会社ハングリータイガーの事例
株式会社ハングリータイガーは、飲食店の運営を手掛ける企業です。彼らが直面していた問題は、店舗運営に関するノウハウが一部のスタッフに偏っているという属人化でした。これにより、スタッフがいないと業務が滞るという問題が発生していました。
そこで彼らは、動画マニュアルツール「tebiki」を導入しました。「tebiki」は、業務手順を動画で記録し、共有できるツールです。これにより、特定のスタッフだけが持っていたノウハウを全スタッフが共有することが可能となりました。
結果として、ハングリータイガーは属人化を解消し、業務の効率化と品質向上を実現しました。特に、新人スタッフの教育時間が大幅に短縮され、早期に業務に参加できるようになったことは大きな成果と言えます。
サッポログループ物流株式会社の事例
次に、サッポログループ物流株式会社の事例を見てみましょう。彼らは、ビールや飲料の製造から物流までを一手に担う企業で、多くの業務を抱えています。その中で、特定の業務を担当するスタッフが少なく、スタッフがいないと業務が停滞するという属人化の問題がありました。
彼らもまた、「tebiki」を導入しました。これにより、業務手順を動画で記録し、全スタッフが共有することが可能となりました。特に、物流業務は複雑であり、口頭や文書だけでは伝えきれない部分も多いため、動画でのマニュアル化は大きな効果を発揮しました。
結果として、サッポログループ物流株式会社もまた、属人化を解消し、業務の効率化と品質向上を実現しました。特に、業務の標準化により、エラーの発生を大幅に減らせたことは、物流業務において重要な成果といえます。
株式会社ハングリータイガーとサッポログループ物流株式会社の事例を通じて、属人化の解消と業務効率化の実現方法を見てきました。どちらの企業も、動画マニュアルツール「tebiki」の導入により、業務の透明化と共有化を進め、属人化を解消しました。これにより、業務の効率化と品質向上を実現し、組織の成長を支えています。
属人化解消のための組織文化と風土の改革
組織の生産性や効率性を向上させるためには、属人化の解消が不可欠です。属人化とは、特定の個人が持つ知識やスキル、経験が組織全体に共有されず、個人がいないと業務が進まない状況を指します。この章では、属人化を解消するための組織文化と風土の改革について詳しく解説します。
ナレッジマネジメントの導入
ナレッジマネジメントは、組織内の知識や情報を体系的に整理し、共有することで業務の効率化や品質向上を図る手法です。これにより、個々の知識やスキルが組織全体に広がり、属人化を解消することが可能です。
具体的には、社内の情報をデータベース化し、全社員がアクセスできるようにすることや、業務フローを明確にし、それを共有することなどが挙げられます。また、社員間のコミュニケーションを活発にすることで、知識や情報の共有を促進することも重要です。
チームの共有意識の醸成
チームの共有意識の醸成も属人化の解消に役立ちます。共有意識とは、チームメンバーが共通の目標や価値観を持ち、それを達成するために協力し合う意識のことを指します。
共有意識を醸成するためには、チームビルディングや定期的なミーティングを行い、メンバー間のコミュニケーションを深めることが有効です。また、チームの目標を明確にし、それを達成するための役割分担を明確にすることも重要です。
教育・研修の実施
教育・研修の実施も属人化の解消に役立ちます。新たな知識やスキルを習得することで、業務の幅を広げ、属人化を防げます。
具体的には、新入社員研修や定期的なスキルアップ研修、外部の専門家を招いてのセミナーなどが挙げられます。また、オンライン学習ツールを活用することで、自己学習を促進し、個々のスキルアップを図ることも有効です。
リーダーシップと社員の意識改革
組織全体の文化や風土を変えるためには、上層部のリーダーシップや社員の意識改革も重要です。リーダーが率先して情報共有や教育・研修の重要性を認識し、それを推進することで、組織全体の風土改革を進められます。
また、社員一人ひとりが自分の知識やスキルを組織全体のために活用する意識を持つことも重要です。これには、組織のビジョンや目標を明確にし、それに対する共有意識を醸成することが有効です。
属人化は組織にとって大きな問題であり、解消することで組織全体の生産性や効率性を向上させられます。ぜひ、今回紹介した方法を参考に、属人化を解消し、より良い組織を目指していきましょう。
まとめ
属人化とは、特定の業務の内容や進め方を特定の社員しか把握していない状況です。業務の効率性や生産性を低下させるだけでなく、リスクやデメリットをもたらす可能性があります。属人化の原因としては、業務の多忙さや専門性の高さ、情報共有の不足、組織文化や風土の問題などが挙げられます。
属人化を解消するためには、業務フローの見直しとマニュアル作成、ノウハウや知識の共有、PDCAサイクルの実施などの対策が有効です。また、組織文化と風土の改革も重要であり、ナレッジマネジメントの導入、チームの共有意識の醸成、教育・研修の実施、リーダーシップと社員の意識改革などが効果的です。
属人化を解消することで、業務の効率化や品質向上、組織全体の生産性の向上を実現できます。組織は属人化を防ぐための対策を講じることが重要であり、そのためには組織全体の意識改革と文化の変革が必要です。