欠勤控除とは？ どんなときに発生する？ 計算方法や考え方、注意点をわかりやすく解説
欠勤控除とは、従業員が欠勤をした場合、契約で定められた賃金からその分を差し引くことを指します。ただし、欠勤したら何でも控除されるわけではありません。控除対象は法律で決められていないため、どのように計算すればいいのか、何が対象なのか迷ってしまう方もいるのではないでしょうか。
本記事では、欠勤控除の概要を解説し、計算方法や注意点などをご紹介します。給与計算を担当している方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次欠勤控除とは
欠勤控除とは、従業員が予定されていた勤務日に欠勤した場合、本来支払われるはずだった賃金から欠勤期間に相当する分の賃金を差し引いて支給することです。
また、1日丸ごと休んだときだけでなく、遅刻や早退により、所定の勤務時間を満たさなかったケースにも適用されます。
一部の企業では、終日の欠勤を「欠勤控除」、遅刻・早退などの部分的な欠勤を「不就労控除」と区別して呼ぶこともあります。いずれも実際に働かなかった時間分の賃金を差し引くという点では同様です。
ノーワークノーペイの原則に基づく欠勤控除の考え方
欠勤控除の考え方の根底にあるのは「ノーワークノーペイの原則」です。
ノーワークノーペイの原則とは、労働者が働いていない場合（ノーワーク）、企業は賃金を支払う義務がない（ノーペイ）という考えです。民法第624条を根拠としており、社会に広く認知されています。
賃金請求権は、労務の提供と対価関係にあります（労働契約法6条）。したがって、労働者の意思により労務の提供がなされない場合、対価である賃金も支払われないのが当然の原則といえます。
「労働」と「賃金」は対価関係にあるため、労働者は「労働していなければ賃金を請求する権利がない」というものがノーワークノーペイの原則にある本質的な考えです。
欠勤控除になるケース
欠勤控除が適用される状況はさまざまですが、本記事では以下の代表的な例を取り上げて解説します。
- 体調不良による欠勤
- インフルエンザなどの感染症による欠勤
- 裁判員に選ばれたことによる欠勤
- 自己都合による早退
体調不良による欠勤
従業員が体調不良で休暇を取った場合、個人的な理由による休暇となります。仮に有給休暇の残日数がないのであれば、休暇は欠勤として扱われ、欠勤控除の対象です。
また、就業規則に定められた特別休暇の条件に該当しない理由で休んだときも、同様に欠勤控除が適用されます。
インフルエンザなどの感染症による欠勤
従業員がインフルエンザなどの感染症に罹患した場合、たとえ熱が下がったとしても、ウイルスが体内に残っている可能性があるため、一定の期間は出勤を控えるのが一般的な対応です。
万一、このような感染症で休暇を取る必要があり、かつ有給休暇を使い切っていたときは、その休暇は欠勤として扱われ、欠勤控除の対象です。ただし、4日以上の欠勤は傷病手当金の支給対象とされます。
ただし、従業員みずからが休暇を申し出たときと、会社側が出社を控えるように支持したときでは扱いが異なります。
本人の申告では欠勤扱いですが、会社側が流行防止のために欠勤を指示すると、会社都合による休業になり、休業手当の支払いが発生する可能性があります。
裁判員に選ばれたことによる欠勤
従業員が裁判員に選ばれた場合、裁判所での職務を遂行するために会社を休む必要があります。従業員の有給休暇の残日数が不足していると、欠勤扱いとする一部の企業もあるかもしれません。
ただし、企業で欠勤控除が適用されても、当人としては完全に無給になるわけではありません。裁判員候補者や選任予定裁判員には日当が支給されるためです。
裁判員法第100条では「労働者が裁判員の職務を行うために休暇を取得したことを理由として、解雇その他不利益な取り扱いをしてはならない」と規定されています。
裁判員制度を円滑に運用するためには、裁判員として選ばれた人が休暇を取得しやすい環境を整備することが大切です。裁判所や法務省の方針を踏まえ、裁判員任命による欠勤も控除扱いにせず、特別の有給休暇として扱う企業が増加すると予想されています。
参照：『裁判員の参加する刑事裁判に関する法律 第100条』e-Gov法令検索
自己都合による早退
従業員が私用で早退した場合、勤務しなかった時間に相当する賃金が支給額から差し引かれることがあります。私用には、子どもの送り迎えや家族のケアを理由としたものも含まれます。
ただし、短時間勤務制度など柔軟な労働契約を結んでいる企業には、このケースは該当しません。
欠勤控除にならないケース
一方で、欠勤控除にならないケースにはどのような例があるのでしょうか。主な2つの例について解説します。
- 有給休暇を取得した場合
- 会社都合で休業した場合
有給休暇を取得した場合
従業員が有給休暇を取得すると、欠勤控除は適用されません。有給休暇は労働者の権利であり、基本的に自由に取得できます。
なかには、有給休暇を時間単位で認める企業もあります。また、事後的に有給休暇の申請が認められる場合もあるため、まずは自社の就業規則を確認することが大切です。
会社都合で休業した場合
会社の都合により休業とするときも、欠勤控除に該当しません。労働基準法では「使用者の責に帰すべき事由」によって休業する場合、使用者は休業手当を支払わなければならないと定めています。
たとえば、従業員が勤務可能な状態にあるにもかかわらず、感染症のリスクを理由に会社の指示で休業させるようなケースでは、欠勤扱いにはならないでしょう。
欠勤控除の計算方法
続いて、欠勤控除を計算する3つの方法を取り上げて解説します。
- 月平均の所定労働日数から計算する
- 該当月の暦日数から計算する
- 遅刻や早退をした場合
月平均の所定労働日数から計算する
一般的に欠勤控除の計算では、月平均の所定労働日数を用いる方法を使用します。手順は以下の通りです。
| 1．月平均の所定労働日数を出す | 年間所定労働日数÷12 |
| 2．欠勤控除額を出す | 月給額÷月平均の所定労働日数×欠勤日数 |
たとえば、月給額が25万円で月平均の所定労働日数が22日、4日欠勤した従業員の欠勤控除は、以下のように計算します。
| 月給額÷月平均の所定労働日数×欠勤日数＝250,000÷22×4＝45,455（円） |
月平均の所定労働日数を算出する方法では、1日あたりの欠勤控除額が一定になり、計算が単純で、月ごとの不公平が生じないというメリットがあります。
ただし、月平均の所定労働日数が22日、当月の所定労働日数が23日のとき、1日出勤して22日間欠勤した従業員に、1日分の給与が支払われないという問題が発生します
欠勤日数が月平均の所定労働日数と等しくなると、先の計算式に当てはめた場合「欠勤控除額＝月給額」になってしまい、給与支払い額が0円になってしまうためです。
対策として、一定の日数以上欠勤をした従業員に対しては、欠勤日数ではなく、出勤日数に基づいた給与計算を適用することをおすすめします。
出勤日数で欠勤控除を計算するときの計算式は、以下の通りです。
| 給与支払い額＝月給額÷月平均の所定労働日数×出勤日数 |
たとえば、月給額が25万円で月平均の所定労働日数が22日、15日欠勤（＝7日出勤)した従業員の欠勤控除は、以下のように算出します。
| 月給額÷月平均の所定労働日数×出勤日数＝250,000÷22×7＝79,545（円） |
また、欠勤日数が多いケースでは、最低賃金を下回らないように注意しましょう。
該当月の所定労働日数から計算する
当月の実際の所定労働日数を用いて、欠勤控除額を算出する方法もあります。
| 欠勤控除額＝月給額÷該当月の所定労働日数×欠勤日数 |
月給額が25万円で該当月の所定労働日数が20日、2日欠勤した従業員を例に、欠勤控除額を算出すると以下の通りです。
| 月給額÷該当月の所定労働日数×欠勤日数＝250,000÷20×2＝25,000（円） ※端数切り捨て |
該当月の所定労働日数を計算する方法を採用すると、月ごとに欠勤控除額が変動します。
年末年始やゴールデンウィークなど、長期休暇のある月は所定労働日数が少なくなるため、ほかの月と同じ欠勤日数だとしても控除額が増加します。
該当月の暦日数から計算する
欠勤控除額を算出する方法として、該当月の暦日数を用いるやり方もあります。
「暦日」とは、午前0時から午後12時までを1つの区切りとする、カレンダー上の日数です。
つまり「該当月の暦日数」とは、欠勤があった給与計算期間の実日数を意味します。
該当月の暦日数から欠勤控除を計算する方法は、以下の計算式です。
| 欠勤控除額＝月給額÷月間の暦日数×欠勤日数 |
月給額が25万円、該当月の暦日数が31日で2日間欠勤した場合の控除額は、以下の通り計算します。
| 月給額÷月間の暦日数×欠勤日数＝250,000÷31×2＝16,129（円） |
暦日数から欠勤控除を計算する方法は、暦日数の変動（28日・29日・30日・31日）に応じて金額が変化するのが特徴です。
祝日などの休日も含まれる暦日数で月給を割り算すると、従業員にとっては控除額が少なくなるメリットがあります。一方、企業側からすると、毎月異なる暦日数を用いる手間がデメリットに感じるでしょう。
遅刻や早退をした場合
遅刻や早退における欠勤控除の適用方法を紹介します。基本の計算式は以下の通りです。
| 欠勤控除額＝（基本給＋諸手当）÷月の所定労働時間×欠勤時間 |
遅刻・早退による欠勤時間は「分単位」での計算が基本です。ただし、1分単位の欠勤控除額の算出は計算が複雑になりやすいです。
簡略化するために「15分単位」や「30分単位」を用いるのは、労働基準法第24条違反となるため注意しましょう。
なお、遅刻の原因が公共交通機関の遅延であるときは、遅刻扱いとせず、通常通り給与を支払う企業もあります。その場合は「遅延証明書の提出」などのルールを、就業規則で明確に定め、全従業員に周知しましょう。
欠勤控除の注意点
最後に、欠勤控除を計算する際の注意点をご紹介します。
- 発生した分の残業代は支払う
- 最低賃金を下回らない
- 就業規則に明記する
- 端数は切り捨てる
- 手当の控除は就業規則で定める
- 欠勤控除額は非課税になる
発生した分の残業代は支払う
欠勤がある月に残業が発生した場合、通常は規定に基づいた残業代を全額支払います。
ただし「みなし残業の固定残業代（みなし残業手当）」は例外です。
みなし残業手当は、想定したみなし残業時間を超えて残業した場合に追加支給する給与です。就業規則にみなし残業手当における「欠勤控除の対象」と「計算方法」を記載すれば、みなし残業制度を取り入れていても欠勤控除の対象にできます。
みなし残業手当は、想定した残業時間を超えて働いた場合に追加で支給する給与です。就業規則にみなし残業手当の「欠勤控除の対象」と「計算方法」を記載すれば、みなし残業制度においても欠勤控除を適用できます。
ただし、みなし残業時間を超えて残業し、同時に欠勤もした場合、欠勤控除だけでは残業代の未払いが生じることがあります。そのときは「残業超過分−欠勤控除額」の差額を支払わなければなりません。
このような計算が複雑なため、みなし残業手当を控除対象としないことを定める企業もあるようです。控除の対象とするか否かは社内でよく検討する必要があるでしょう。
最低賃金を下回らない
欠勤控除を適用する際は、控除後の賃金が最低賃金を下回らないように注意を払います。最低賃金は、企業が従業員に支払わなければならないとされている賃金の下限です。
1か月のうち数日だけ出勤した場合、所定労働日数が多い月に、いつも通り欠勤日数に応じて控除額を計算すると、最低賃金を下回る恐れがあります。
欠勤控除を適用し、最低賃金を下回るケースについて、以下を例に考えてみましょう。
| 月給額 | 20万円 |
| 1日の労働時間 | 8時間 |
| 月平均の所定労働日数 | 20日 |
| 所定労働日数 | 22日 |
| 出勤日数 | 4日 |
まずは、月給額から欠勤控除額を差し引き、当月の給与支払額を算出します。
| 月給額−（月給額÷月平均の所定労働日数×欠勤日数）＝200,000−（200,000÷20×18）＝20,000（円） |
当月の給与支払い額を出勤日数（4日×8時間）で割り、時給に換算すると、最低賃金を下回ってしまいます。
| 当月支払い額÷（出勤日数×1日の労働時間）＝20,000÷（4×8）＝625（円） |
最低賃金を下回るときは、欠勤日数分を差し引くのではなく「1日あたりの給与額×出勤日数」の金額を支給するとよいでしょう。
また、給与規程に「一定の日数以上を欠勤したときは、欠勤日数ではなく出勤日数で給与計算する」と明記しておく必要があります。
就業規則に明記する
欠勤控除は法律で定められた制度ではありません。欠勤控除の対象や控除される賃金の計算方法などを就業規則に明記しておかないと、従業員とトラブルになる可能性があります。
また、リフレッシュ休暇や慶弔休暇など、欠勤控除の対象にならない休暇についてもルールを定め、社内周知を徹底しましょう。
端数は切り捨てる
欠勤控除の計算における端数は、原則として切り捨てます。
欠勤控除額が2,548.5円の場合、端数を切り上げて2,549円とすると、欠勤していない時間分まで控除することになるためです。
ノーワークノーペイの原則だけでなく、労働基準法第24条の賃金全額払いの原則にも反する可能性があるため、注意が必要です。
手当の控除は就業規則で定める
手当は企業によって要否や計算方法が異なることから、手当からの欠勤控除は法律に規定がなく、就業規則で定めなければなりません。
手当は、通勤手当や営業手当などの労働にかかわる手当と、家族手当や住宅手当などの労働に直接かかわらない手当の2つに分類されます。
労働にかかわる手当は、出勤して業務を行うことを前提としているため、欠勤した場合には欠勤控除の対象とされるのが適切でしょう。
一方、労働にかかわらない手当は、欠勤をしてもしなくても支給されると考えられるため、欠勤控除の対象外とされるのが一般的といえます。
また、欠勤控除として給与から多めに引いたり、就業規則に明記していない分を控除したりするのは違法です。就業規則に規定を設けていないと労使間でトラブルの原因となるため、注意しましょう。
欠勤控除額は非課税になる
欠勤控除額については、税金が課されません。
まず総支給額の合計金額を算出し、所得税の計算をする前に欠勤控除額を引くことで、課税対象となる金額を導き出すことができます。
一方、通勤手当は原則として非課税ですが、条件や限度額が通勤方法によって異なるため、欠勤控除額とは別に、控除額を計算する必要があります。
欠勤控除などの給与計算はシステムで効率化を
欠勤控除とは、従業員が欠勤したとき、本来支払われるはずだった賃金から欠勤期間に相当する分の賃金を差し引いて支給することです。欠勤控除の計算には主に3つの方法があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。
欠勤控除の制度は、従業員の給与や労使間のトラブルに影響するため、あらかじめ就業規則などでルールを定めたうえで運用しましょう。
勤怠情報の入力ミスや欠勤控除額などの計算ミスは、給与支給額に影響し、従業員のエンゲージメント低下につながります。給与計算を正確に、迅速に行うためにも、より効率化が進むシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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