給与支払報告書は年末調整後に作成｜提出の流れや期限、源泉徴収票との違いを解説
給与支払報告書の作成・提出は、年末調整のあとに行う重要な業務です。
給与支払報告書は内容が源泉徴収票と似ているため、混同している方もいるのではないでしょうか。また、毎年行わなければならない業務でありながら、役割などをよく理解できていないという方もいるかもしれません。
本記事では、給与支払報告書の提出プロセスや期限、源泉徴収票との具体的な違いも解説します。
目次年末調整後に作成される給与支払報告書とは
給与支払報告書とは、会社が1年間従業員に支払った給与額を市区町村に報告するための書類です。給与支払報告書の内容に基づいて、市区町村は住民税を計算します。
会社は年末調整後、前年1月1日から12月31日の給与額などを記載した給与支払報告書を作成し、翌年1月31日まで（休日の場合は次の平日までに）に提出しなければなりません。
提出する場所は、給与支払報告書を提出する年の1月1日時点に従業員が住んでいる市区町村です。
年末調整とは
年末調整は、従業員が1年間に受け取った給料や賞与から引かれた税金が正確かを会社が確認し、必要に応じて過不足を調整する手続きです。
年末調整により、従業員が支払う所得税が決定します。多くの従業員は年末調整の対象ですが、年収が2,000万円を超える場合などは対象外であり、本人が年明けに確定申告をしなければなりません。
給与支払報告と年末調整の違い
給与支払報告と年末調整は、どちらも従業員に関する手続きですが、目的が異なります。
給与支払報告は、会社が従業員一人ひとりの給与や控除額などを市区町村に報告する手続きです。市区町村は、提出された書類をもとに住民税を算出します。
一方、年末調整は、従業員が1年間支払った所得税と実際に納めるべき所得税の差額を調整する手続きです。年末に会社が従業員の代わりに行い、納め過ぎの場合は還付、不足の場合は徴収されます。
年末調整後に提出する給与支払報告書の構成
給与支払報告書は「個人別明細書」と「総括表」の2つの書類で構成されています。それぞれの書式の役割について解説します。
個人別明細書
「個人別明細書」は、各従業員の名前や住所、給与額、控除される保険料などを詳細に記入した書類です。従業員ごとに1枚ずつ作成されます。内容は源泉徴収票と似ていますが、個人別明細書は従業員が住む市区町村に提出する点が異なります。
統括表
「総括表」は、従業員それぞれの給与情報を記載した「個人別明細書」を集約するための表紙にあたります。各従業員が住む市区町村ごとに1枚ずつ作成されるもので、個人の詳細情報を総合的にまとめ上げる表紙の役割を果たします。
給与支払報告書と源泉徴収票の違い
給与支払報告書と源泉徴収票は、どちらも会社が年末調整後に作成する書類ですが、税金の種類と提出先が違います。
給与支払報告書は従業員が住む市区町村に提出し、住民税計算のために使われます。源泉徴収票は所得税を報告するためのもので、税務署に提出し従業員本人にも交付します。
給与支払報告書の対象となる従業員
給与支払報告書の作成は、前年に一度でも給与の支払いを受けた従業員全員が対象です。例外や退職者の扱いについて解説します。
退職者も必要？
従業員が退職したときも、前年に給与を支払っていたのであれば、市区町村へ給与支払報告書の提出が必要です。また、年の途中に退職した従業員の分も、給与支払報告書を作成しなくてはなりません。
提出不要な場合はある？
退職者の給与支払報告書は、年間給与が30万円以下の場合、提出が免除されることがあります。
ただし、市区町村によってはすべての退職者の報告書提出を求める場合もあるため、提出が必要か否かは事前に確認しておきましょう。給与額にかかわらず確実に提出を行うことで、誤りやトラブルを避けられます。
給与支払報告書の書き方
給与支払報告書の書き方を、個人別明細書と統括表のそれぞれで説明します。
個人別明細書
個人別明細書は、源泉徴収票とほぼ同じ内容の書類です。そのため、支払い金額や給与所得控除後の金額、控除対象配偶者などを項目に沿って、源泉徴収票と同じように記載します。
個人別明細書を作成する際の注意点は以下の通りです。
- 前年に給与を支払った人の1月1日時点の住所を記入する
- 配偶者や扶養親族（16歳未満の者を含む）がいる場合は、その氏名とフリガナ、個人番号を記入する
統括表
総括表は、原則として市区町村から送られてきたものに記入して返送します。自治体ごとに様式が異なりますが、記載すべき内容はほぼ同様です。
具体的には、法人番号（個人事業主の場合は個人番号）を記入し「事業種目」には事業内容を簡単に記入します。「受給者総人数」には、給与を支払っている従業員の人数を記載します。
「報告人員」にはその市区町村に提出する従業員の人数を記載します。自治体によっては、特別徴収と普通徴収の人数を分けて記入しなければなりません。
年末調整後の給与支払報告書提出の流れ
- 総括表を受領する
- 年末調整を実施する
- 個人明細書と総括表を作成する
- 提出方法を選択し、給与支払報告書を提出する
給与支払報告書の手続きは、まず12月中に届く総括表の受領と確認から始まります。総括表には、すでに会社名などの項目内容が印字されており、これをもとに年末調整を行って、源泉徴収票を正確に作成します。
年末調整では、個人明細書と源泉徴収票がほぼ同じ内容となるため、適切に行うことで個人明細書の作成もスムーズに進められるでしょう。
次に、個人明細書を作成し、総括表への記入を完了させます。従業員を住所ごとに分類して個人明細書と総括表をまとめ、1月1日時点で居住している自治体へ提出します。提出は窓口持参か郵送、eLTAXを利用した電子申請のいずれかの方法が可能です。
給与支払報告書の提出期限はいつまで？
給与支払報告書は通常、毎年1月31日までに提出しなくてはなりません。ただし、31日が週末や祝日の年は、翌日以降の平日が締め切りです。
提出が遅れると、本来12回で分けられる住民税の支払い回数が11回や10回に減るなど、支払いスケジュールが変わる可能性があるため、早めに手配を進めましょう。
給与支払報告書を提出しないとどうなる？罰則は？
給与支払報告書を提出しないと、地方税法に基づいて最大1年の懲役刑や50万円までの罰金が科される可能性があります。
罰則は会社だけでなく、個人で事業を運営し、従業員に給料を支払っている個人事業主にも適用されます。給与を支払っている場合は、報告書の提出が義務づけられていることを忘れないようにしましょう。
年末調整業務を効率化するには？（まとめ）
給与支払報告書は、従業員の住民税額を決めるために毎年作成・提出が必要な書類です。源泉徴収票とはほぼ同内容ですが、税金の種類や提出先が異なります。
給与支払報告書は、個人別明細書と総括表の2種類によって構成されており、基本的に退職者を含め、従業員全員分を作成しなければなりません。
給与支払報告書の作成業務は毎年年末調整後の慌ただしい時期に行うため、あらかじめ流れを把握しておくとスムーズに作成できるでしょう。
また、年末調整業務の効率化をはかるなら、クラウドシステムによる電子申請が便利です。
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