内定通知書とは？ 採用通知書との違いや書き方、法的効力を解説

内定通知書とは

内定通知書とは、企業が求職者の採用を「内定」したことを通知するための書類です。企業は求職者の入社意思を確認できている段階で内定通知書を発行します。そのため、内定通知は労働契約法における労働契約の成立（締結）にあたります。そのため、企業が内定通知書を発行した後は、原則内定を取り消せません。

内定とは

内定とは、企業が求職者の採用を決定し、求職者も入社意思があり労働契約に合意した状態であることを示します。企業が内定を出すということは、その時点で労働契約が成立しているということです。基本的には、企業側が一度出した内定を取り消すことはできません。

内々定とは

内々定とは、正式な内定を出す前段階で採用を決定する状態です。内定は法的効力がある一方で、内々定は法的効力がありません。企業によっては、採用通知書や内定通知書を発行する前に、内々定を伝える場合があります。

内定取り消しとは

内定取り消しとは、内定者の内定を取り消す行為を指します。内定した状態は、労働契約が成立しているため、原則取り消せません。内定を取り消すことは、「解雇」の扱いと同等です。そのため、企業は正当な理由がない限り、認められません。内定を取り消す正当な理由には、卒業予定だった内定者が留年した場合や重大な経歴詐称があった場合などです。

内定通知書と混同しやすい書類

内定通知書には、混同しやすい書類がいくつかあります。とくに採用活動に関連した書類では違いがわからないという方もいらっしゃるかもしれません。そこで、内定通知書と混同しやすい書類について解説しますので、違いを整理しましょう。

採用通知書との違い

採用通知書と内定通知書は、法的効力があるという点で異なります。採用通知書は、採用が決定したことを伝えるための書類です。採用通知書は企業側の採用意思を求職者に一方的に伝えるための書類であり、求職者の入社意思は含まれていません。一方の内定通知書は、求職者の入社意思を確認したうえで発行するため、労働契約が成立する書類といえます。

内定承諾書との違い

内定承諾書と内定通知書は、書類の主体と役割が異なります。内定承諾書は、企業からの採用通知を受けた求職者が入社を承諾するかどうかを回答するための書類です。一方の内定通知書は、内定承諾書など求職者の入社意思を確認したうえで内定が決定したことを伝える書類です。

労働条件通知書との違い

労働条件通知書と内定通知書の違いは、通知する内容が異なります。労働条件は、労働者が企業に入社する際の労働条件などを労働者に提示する書類です。一方の内定通知書は、求職者に入社意思があることを確認した上で内定を伝えるための書類です。

内定通知書の法的効力

内定通知書は、労働契約が成立するため法的効力が発生します。内定通知書の発行は企業に義務付けられているものではないため、内定を口頭で伝えて入社の意思確認を取ることもできますが、証拠がないためトラブルにもなりかねません。そのため、内定通知書を根拠にできるのです。

内定者による内定の辞退は、労働契約の解除に該当します。無期雇用の正社員であればいつでも労働契約を解除できるため、内定の辞退も自由です。辞退の申し入れから2週間が経過すれば、労働契約は解除されます。一方、企業側による内定取消しは、解雇と同視されます。そのため、内定通知書を発行した後には、正当な理由なく内定を取り消すことはできません。

参照：『民法第627条』e-Gov法令検索

内定通知書の送付

内定通知書の発行について、具体的な送付時期や方法を解説します。

内定通知書を送付するタイミング

内定通知書を送付するタイミングは、最終面接が終了した1週間から10日後までには送付しましょう。一般的に、求職者は複数の企業に応募していることが考えられます。他社の選考が進んでいる可能性をふまえると、できるだけ早く内定を伝え、人材を確保することが大切です。

内定通知書の送付方法

内定通知書の送付方法は、書留や配達記録など配達状況が確認できる方法で送付するのが安心です。万が一の送付漏れや輸送トラブルなどによって内定通知が遅くなる恐れもあるからです。また、メールで連絡する場合も求職者側の確認が遅れる可能性があるでしょう。内定通知書の送付や連絡については、あらかじめ求職者に伝えておくのがおすすめです。

内定通知書の書き方や注意点

内定通知書にはどのような内容を記載するのでしょうか。具体的な内容や書き方例をご紹介します。

内定通知書の記載内容と書き方

内定通知書には標準的な形式が定められているわけではありません。一般的な記載項目を参考にした上で、企業ごとに自由に作成しましょう。

内定通知書を記載する際の注意点

内定通知書を作成・記載する際は、記載ミスのないように注意しましょう。とくに入社後の条件は、記載ミスがトラブルの原因になる場合もあります。内定通知書を発行する対象者が大勢いる場合は、複数人でチェックを行うなど企業側の体制を整えましょう。

内定通知書を送付するメリット

内定通知書を発行するメリットにはどのような点があるのでしょうか。具体的なメリットをご紹介します。

人材確保

内定通知書を迅速に発行することで、人材確保につながります。とくに優秀な人材は他社からの内定も出る可能性があります。いち早く内定通知書を発行することで、人材が他社に獲得されてしまうことを防ぐ効果があります。

内定者のモチベーション向上

内定通知書は、内定者のモチベーションを高めることも期待できます。内定通知書に入社後の条件や配属先などが記載されていれば、内定者は実際に就職するイメージを描きやすくなり、意欲が高まります。

内定通知書を送付するデメリット

内定通知書を送付するデメリットとして挙げられるのは、事務作業の負担です。とくに新卒採用などでは、大勢の内定者が出ます。一人ひとりの内定通知書を発行・送付するためには、書類作成の労力と時間がかかるでしょう。内定通知書にかかる事務作業の負担を軽減するためには、システムなどを活用して雛形を作成したりテンプレートを活用するのがおすすめです。

内定通知書が発行された後の内定者の対応

内定者は、企業から内定通知書が発行された後はどのような対応を取ればよいのでしょうか。内定者が取るべき対応をご紹介します。

内定通知書に対する返答

内定通知書を受け取ったら、出来るだけ早く入社意思の有無を伝えましょう。すでに他社への入社が決まっている場合などは丁重に辞退を申し入れるとともに感謝の気持ちを伝えます。内定について曖昧な態度を取ることは失礼にあたり、企業側にも迷惑がかかるため、承諾か辞退なのかをはっきりと伝えることが大切です。

どうしてもすぐに入社意思の有無を伝えられない場合は、正直に伝えたうえで、いつまで返事を待ってもらえるかを確認しましょう。

内定通知書がメールで送付された場合

内定通知書をメールで受け取った場合、速やかに返信しましょう。企業側は、内定者の人数を調整する必要があるため、入社意思があるかどうかを把握したいと考えています。企業への返信には、内定承諾に関する回答だけでなく、採用選考のお礼、内定のお礼を忘れずに記載しましょう。

内定通知書が電話（口頭）だった場合

内定通知書が書類やメールではなく電話だった場合、電話には必ず出ましょう。不在着信や留守電が入っていた場合は速やかに折り返しの連絡を入れます。内定の旨を伝えられたら、すぐに感謝とお礼の気持ちを伝えましょう。

内定承諾書の提出

内定通知書を受け取ったら、企業が作成した内定承諾書に記入して提出します。内定承諾書には提出期限が設定されているため、必ず期限内に提出するようにしましょう。

内定通知書を紛失した場合

内定通知書を紛失してしまった場合は、企業に連絡し、再発行を依頼しましょう。内定通知書は、内定を証明する書類です。万が一不当な理由による内定取り消しが起こった場合、内定通知書が証拠となり、企業側の非が認められやすくなります。内定者は、内定通知書の再発行を依頼できますが、重要な書類であるため、紛失しないよう大切に保管しましょう。

まとめ

内定通知書は、求職者の採用決定を証明する書類です。内定通知書は、発行が義務付けられているわけではないため、企業の判断で作成します。内定通知書を発行した段階で、法的効力が発生します。

内定通知書は、内定や採用に関する認識相違やトラブルを回避するためにも、企業と内定者双方にとって重要な書類です。企業は、内定通知書を発行する場合は記載ミスがないよう注意しなければなりません。内定者は、内定通知書を紛失しないよう、大切に保管しましょう。