One人事
最終更新日:

入社式はいつ何する?【人事向け】式次第やユニーク事例、オンライン入社式の実施状況まで紹介

内定を承諾した学生の惹きつけ施策として、入社前研修や個別面談がありますが、実は入社式も惹きつけの場になります。内定式で、新入社員に業務の様子を伝え「自分はこの仕事をするんだ」と具体的にイメージできれば、業務や人間関係に馴染みやすくなるでしょう。

入社式では辞令交付などを事務的に行うのが一般的です。そのため「入社式で何をすれば惹きつけられるのだろう」と悩む人事担当者も多いのではないでしょうか。

本記事では、そのような悩みを抱える人事担当者に向けて、新入社員を惹きつけるための入社式の準備の仕方についてご紹介します。

入社式は何する? いつ?【人事向け】式次第や事例、目的、オンライン入社式の実施状況まで紹介
目次アイコン 目次

    入社式とは

    入社式とは、新入社員が企業に正式に入社する際の式典です。

    入社式の主な目的

    入社式には以下のような目的があります。

    歓迎の意を示す

    入社式は、会社が新入社員を迎える場です。これには新入社員に「組織の一員」としての実感をもってもらうだけでなく、入社2〜4年目の若手社員に「指導役」としての自覚をもたせる狙いもあります。

    会社の文化と価値の紹介

    入社式は、新入社員に会社のミッションやビジョン、バリューを紹介するよい機会です。これにより、会社の存在意義や役割についての理解を深めさせる目的があります。

    チームビルディング

    入社式は、新入社員が先輩社員や上長と話す機会にもなります。良好な人間関係は、チームワークと生産性の向上に大きく影響するためです。

    オリエンテーション

    入社式では、就業規則について触れたあと、各種オリエンテーションで自社プロダクトの使い方などを指導し、製品理解を促すのが一般的です。

    内定式との違い

    内定式は、企業が採用選考を通過した学生や求職者に対して、正式に内定を通知するための式典やイベントです。

    内定式では、企業側が内定者に対して、企業のビジョンやミッション、企業文化などを紹介し、内定者との関係を深めることを目的としています。政府が定める就活ルールでは、10月1日を内定通知日としているため、10月1日以降に実施されます。

    入社式と内定式には以下の違いがあります。

    タイミング参加者目的雇用契約
    内定式入社前
    ※卒業前
    内定を受けた学生
    ※正式な社員ではない
    会社の紹介
    内定者との関係強化
    未成立
    入社式入社日
    ※基本4月1日
    新入社員
    ※正式な社員
    新入社員の歓迎
    オリエンテーション
    成立

    内定式の段階では雇用契約が成立していないため、学生は内定式後であっても辞退が可能です。しかし、これは企業にとって痛手でしかありません。そのような事態を避けるべく、内定式と合わせて懇親会を開催し、つなぎ止めをはかる企業が増えています。

    入社式はいつやる?

    日本は4月が年度の区切りであるため、入社式もそれに合わせて新年度の初日に実施されます。基本的には4月1日。1日が休日の場合は、2日もしくは3日に行うのが一般的です。

    入社式では何をする? 一般的な式次第

    企業・団体によって若干の違いはありますが、入社式は以下の流れで行われます。

    1.開会の宣言入社式の開始を宣言する
    主催者や人事部の責任者が、式の目的と流れについて説明する
    2.役員の挨拶会社の役員(社長や取締役など)が、新入社員へ挨拶する
    例:歓迎の言葉や会社のMVVについて など
    3.入社辞令の交付入社したことを証明する入社辞令を受領する
    多くの場合は、取締役などから直接手渡しされる
    4.新入社員の決意表明新入社員が一堂に会して、代表者が決意表明を行う
    例:企業の規範を尊重し、最善を尽くすこと など
    5.部署紹介新入社員が配属される部署の紹介をし、部長が挨拶をする
    6.記念撮影新卒社員全員と社長で記念写真を撮影する
    7.閉会の宣言入社式の終了を宣言する
    8.懇親会入社式後、先輩や上司、同期の仲間と交流する

    入社式までに担当者が準備しておくこと

    担当者がすべき準備として、以下が挙げられます。

    日程の設定と通知

    入社式の日程を早めに決定し、関連する人(新入社員や管理職、人事担当者など)に通知します。新入社員には入社式の日程や場所、時間、持ち物、ドレスコードなどの詳細情報を通知しましょう。管理職や人事担当者、ほかの参加者にも、日程や役割、必要な準備物などの情報を伝えます。

    さらに、入社式の数日前や前日には、参加者にリマインドを送信することで、当日のスムーズな進行をサポートします。

    場所の予約

    場所の予約に関して、まず入社式の規模や参加者の人数を考慮し、適切な会場を選定します。選定した会場が十分な広さを持ち、参加者が快適に過ごせる環境であることを確認します。

    次に、会場の利用日時を確定し、ほかのイベントや予定との重複がないかを再確認します。設備の確認においては、参加者全員が明瞭に話を聞けるよう、マイクやスピーカーの機能テストを行います。

    また、プレゼンテーションや映像を使用する場合、プロジェクターやスクリーンの動作確認を実施し、適切な視認性が確保されているかどうかを確認しましょう。さらに、椅子の配置やステージの設置など、会場のレイアウトも整え、参加者がスムーズに移動などを行えるようにします。

    案内状の準備

    新入社員に向けて案内状を送付しましょう。このとき「入社式のご案内」ではなく「招待状」として案内を送付するのが有効です。通常、ビジネスシーンでは「招待状」の文言は使わないでしょう。

    そこであえて招待状を送ると、学生は「想像と違うのが来た」と感じ、案内を熟読するものです。入社式はいわば新入社員の初仕事ですが、不安や緊張を抱いている人が多いでしょう。

    そこで、意図的に「招待状」を使うと、ビジネスシーンでありながら、プライベートのように感じられて気が紛れます。たった1文ですが、文言を変えるだけで、新入社員は「何をやるんだろう」と考えるでしょう。学生を不安と緊張から引き離してあげるのも担当者の大切な役目です。

    アジェンダの作成

    アジェンダの作成に際して、まず入社式で行う主要なイベントやセッションの内容をリストアップします。これには、社長や人事部長の挨拶、新入社員の自己紹介、企業文化やビジョンの紹介、誓約の宣誓などが含まれることが多いです。

    各セッションの所要時間や順番を考慮し、詳細なタイムスケジュールを組み立てます。休憩時間や質疑応答の時間も適切に設定し、全体の流れがスムーズに進行するように計画します。

    アジェンダが完成したら、関係者全員に事前に共有します。これにより、各担当者は自身の役割や発表のタイミングを事前に確認でき、当日の進行が円滑に行われるようになります。また、新入社員にもアジェンダを配布することで、入社式の流れを把握でき、安心して参加することができるでしょう。

    スピーチや挨拶の準備

    まずは、会社の役員や各部門のリーダーに、入社式での発言を依頼します。

    この際、役職や経験に応じて、特定のトピックやメッセージの提案をします。たとえば、社長には会社のビジョンや新入社員への期待について、人事部長には企業文化や人事方針について触れてもらうなどの指示を出します。

    次に、各スピーチや挨拶の所要時間を設定し、登壇者がスムーズに準備を進められるようサポートします。また、発言の内容が重複しないよう、各登壇者との連携を密に取り、内容の調整を行います。

    最後に、入社式の数日前には、登壇者の準備状況を確認し、必要に応じてリハーサルやフィードバックを実施しましょう。これにより、当日のスピーチや挨拶がスムーズに進行し、新入社員に適切なメッセージが伝えることができます。

    部署やチームの紹介

    部署やチームの紹介の際、新入社員が配属される各部署やチームの主要な業務内容、役割、過去の実績やプロジェクトの概要を明確に整理します。この情報は、新入社員がみずからの役割や責任を理解し、部署やチームのビジョンや目標に迅速に取り組むための基盤となります。

    次に、部署の責任者やチームリーダーに連絡を取り、入社式での部署やチームの紹介を依頼します。このとき、要点や強調したいポイント、新入社員に伝えたいメッセージ、期待値を共有し、統一感のある紹介となるようサポートしましょう。

    また、部署やチームのメンバーからのメッセージやエピソードを取りまとめ、新入社員に部署の雰囲気やチームの文化を感じ取ってもらうための資料も用意します。これにより、新入社員は配属先に対する所属意識やモチベーションを高めることができます。

    最後に、部署の責任者やチームリーダーとの打ち合わせを行い、紹介の内容や進行の確認をします。

    受付の準備

    受付の準備において、まずは入社式の会場の入口付近に適切な位置に受付テーブルを設置します。この際、新入社員や関係者がスムーズに受付を済ませられるよう、通路や待機スペースを確保することが重要です。

    テーブル上には、新入社員の名前が記載された名札をアルファベット順や部署別など、取り扱いやすい順序で配置します。名札は、新入社員がほかの社員や役員との交流をスムーズに行えるよう、見やすくデザインされたものを選びましょう。さらに、受付時に新入社員に配布する資料や企業のパンフレット、入社手続きに関する書類なども、用意します。

    受付業務を担当するスタッフには、事前に役割や業務の流れを明確に伝え、質問に対する回答や対応方法を研修します。あらかじめ研修することにより、迅速かつていねいな対応ができるでしょう。

    また、受付終了後の名札や資料の整理なども検討しておくとよいでしょう。

    懇親会の準備

    懇親会を計画する場合、場所の予約や飲食の手配をしましょう。

    懇親会の目的は、新入社員が仕事に対する疑問点の解消と、親睦を深めることにあります。そのため「先輩社員の話を聞かせて、自由に質問させる」「新入社員に選考時の心境を聞く」といった方法も有効です。

    先輩が会社で歩んだキャリアを聞けば、新入社員は実務をイメージでき、就職活動についてお互いに話せば「先輩も同じだったんだ」と親近感を感じられるでしょう。

    リハーサル

    当日に備えて何度かリハーサルを行いましょう。

    プログラムを通してやってみて「この方がスムーズではないか」「所定時間をオーバー(または早く終わった)場合はどうする」など、検討と課題が事項が出てくると思われます。それらを1つずつ解消していきましょう。

    入社式は年に1回の特別なイベントで、通常業務とは異なるため、多くの人員を割くことを避けたいと感じる人事担当者も多いでしょう。しかし、適切な人員配置を怠ると、入社式の運営に問題が生じるリスクが高まります。

    新入社員が「自分はこの仕事をする」と業務に対し鮮明なイメージをもてるよう、プログラムを考え、考えうるすべてのトラブルを想定しながら準備すべきです。新入社員にとって満足度の高い式典にできるよう、少なくとも3人以上で、役割分担しながら準備を進めるのがおすすめです。

    オンライン入社式について

    2020年初旬から2023年の初旬にかけて続いたコロナ禍により、オンライン形式で入社式を実施した企業も多いでしょう。

    入社式のオンライン開催には以下のような特徴があります。

    メリット

    どこからでも参加できる遠隔地にいる新入社員も自宅から参加できる
    コストを削減できる会場のレンタルや移動、宿泊、飲食などのコストを削減できる
    効率化できる録画やリプレイ機能を活用することで、複数回開催できる

    デメリット

    その一方で、以下のようなデメリットもあります。

    コミュニケーションが難しいオンラインではほかのメンバーと交流するのが難しい
    ラグが生じることがあるインターネットの接続問題やシステムの不具合など、
    技術的な障害が発生するおそれがある
    集中力を保ちづらい環境によっては、集中力が散漫になるおそれがある
    現場の雰囲気を感じづらいオフラインで参加している新入社員に比べ、
    入社後にモチベーションを見出しにくい

    オンライン入社式の現状

    現在では、多くの企業が入社式を対面に戻している動きがあります。

    株式会社学情が2022年4月入社の入社式・新入社員研修の実施方法に関するアンケートを企業の人事担当者に実施したところ、入社式の実施方法として「リアルで実施」を予定している企業は67.2%で、昨年より6.3ポイント増加しています。このことから、企業は新入社員に対して同期との直接交流の機会を増やそうとする動きが読み取れるでしょう。

    また、コロナ禍で2年間オンラインで実施していたが、オンラインでは交流の機会が少なく課題を感じる声が多かったとし、新入社員研修の実施方法として「リアルで実施」が53.1%で最多となっています。

    参考:『入社式は「リアル」で実施する企業が約7割。』PR TIMES

    オンライン形式で開催する場合の準備

    入社式は、できればオンラインよりオフラインで開催したいと考える企業は多いのではないでしょうか。しかし、当日の悪天候や参加者がウイルス感染した場合には、オンラインで開催を検討する必要も出てくるでしょう。

    その場合は、以下の3点を意識して準備を進めてください。

    通信環境の確認

    オンライン開催は通信環境が参加者の満足度に大きく影響します。式の間頻繁に映像と音声が乱れてしまっては十分な意思疎通をとれず、雰囲気をつかめません。事前に人事担当者様がオンラインで話してみて通信環境を確認しましょう。

    対面の参加者と同じものを食べる

    食べ物の格差が出てしまうと、オンラインで参加しているメンバーは自分だけ孤立しているように感じるものです。準備の段階でオンライン開催の出席者がいると分かっている場合には、日持ちのするお菓子などを準備し、全員で同じものを食べるとよいでしょう。

    些細ですが、これも新入社員に満足してもらうことにつながります。

    交流の時間を長く取る

    オンラインの参加者は会場の空気感をつかめません。新入社員が気になるのは、自分の同僚・上司がどんな人かです。出社後、違和感なく馴染めるよう、オンラインの参加者が1人でも多くの人と話せるようにしましょう。

    ユニークな入社式の事例

    入社式は一般的な式次第に沿って開催されるのが一般的ですが、なかには目的を惹きつけに振り切って入社式を開催する企業もあります。

    アウトドア入社式

    一部の企業は、新入社員を自然の中に連れて行き、キャンプやハイキングを行うことでチームワークを育む入社式を実施しています。自然の中での体験を通じて、新入社員同士の絆を深めることが狙いです。

    テーマパーク入社式

    テーマパークを貸し切って入社式を行う企業もあります。新入社員が一緒にアトラクションを楽しむことで、リラックスした雰囲気での交流を促進します。

    伝統文化体験入社式

    日本の伝統文化や芸能を体験する入社式を行う企業も増えています。茶道や華道、和太鼓などの体験を通じて、日本の伝統や文化を学びながらの交流が行われます。

    スポーツ入社式

    新入社員をスポーツ施設に連れて行き、スポーツを通じての交流を行う入社式です。サッカーやバスケットボールなどのチームスポーツを中心に、チームワークを育むことを目的としています。

    VR・AR入社式

    最新の技術を取り入れた入社式も増えてきました。VRやARを使用して仮想空間での入社式を行い、新入社員に未来のビジョンや企業の技術力をアピールします。

    旅行入社式

    一部の企業は、新入社員を国内外の旅行先に連れて行き、旅行を通じての交流を行う入社式を実施しています。新しい場所での体験を通じて、新入社員同士の絆を深めることが狙いです。

    まとめ

    新卒の入社式は人生で一度限りです。ここで新入社員にどんな印象を残せたかで、そのあとの働きぶりが変わってきます。

    いわゆる入社式の型から飛び出さなくとも「案内を招待状として送る」「先輩社員の話を聞かせて、自由に質問させる」「新入社員に選考時の心境を聞く」などの方法でも惹きつけは可能です。

    本記事でご紹介した内容を参考に、入社式で何をするか考えてみてください。

    新入社員の情報管理ならOne人事[タレントマネジメント]

    One人事[タレントマネジメント]は、従業員の個人情報やスキル、経験値などを一元管理するタレントマネジメントシステムです。スキルや経歴を見える化して、特徴ごとに区分けしたり、適性を見極めたりすることで、配置の検討や育成計画の立案に役立ちます。

    日頃から情報をシステムに集約しておくと、組織の全体像や過去から将来にわたる課題が見えてきます。人材戦略や従業員一人ひとりの育成プランの策定と実行を助ける蓄積されたデータは、組織力の強化を助けるでしょう。担当者が分散された書類をあちこちから探してくる手間も必要ありません。

    One人事[タレントマネジメント]の初期費用や気になる使い心地については、当サイトより、お気軽にご相談ください。専門のスタッフが自社の課題をていねいにお聞きしたうえでご案内いたします。

    One人事」とは?
    従業員の「入社から退社まで」をワンストップで支えるクラウドサービス。分散する人材情報を集約し、転記ミスや最新データの紛失などのリスクを軽減することで、経営者や担当者が「本当にやるべき業務」に集中できるようにサポートいたします。