リファレンスチェックとは？ 目的と手法や流れ、質問例まで解説
リファレンスチェックは、採用候補者が過去にどのような職務を経験し、どのようなパフォーマンスを発揮したかを確認するために、前職の社長や同僚など第三者に問い合わせるプロセスです。
リファレンスチェックは、日本ではまだなじみが薄いものの、海外の企業では広く普及し、最近では国内でも関心が高まっています。面接選考において、候補者がポジションにふさわしいか否かを客観的に確認するための手段といえます。
本記事では、リファレンスチェックの目的を踏まえて、3つの手法と進め方、依頼する人、質問例、断られた場合の対処法までを解説します。
目次リファレンスチェックとは？
リファレンスチェックとは、キャリア採用の際に、応募者の現在の勤め先に対して本人の経歴や仕事ぶりなどを質問することです。
リファレンスチェックでは、応募者にビジネス上の能力が備わっているかを確認します。近年は日本でも、役員などの重要ポジションを任せる際に、リファレンスチェックを実施するケースが増えています。
なおリファレンスチェックは、内定前に実施するのが一般的です。
前職調査との違い
リファレンスチェックと混同されがちなものに、前職調査があり、目的と調査内容に違いがあります。
前職調査とは、応募者が申告した経歴に嘘がないか、職場でトラブルになった過去がないかといった背景をチェックするものです。応募者本人の同意がなければ実施できず、採用選考に関係がない情報は企業が勝手に調査できません。
一方、リファレンスチェックは、応募者の実績や働きぶりを、過去に一緒に働いた当事者に確認するプロセスです。
リファレンスチェックの主な目的
リファレンスチェックの主な目的は、入社後のミスマッチを防ぐことです。
履歴書に記載された経歴や、面接での会話だけでは、応募者の人となりやスキルを把握するのは困難といえるでしょう。
たとえば、業務上英語でのコミュニケーションが求められる場合、応募者が「英語でのコミュニケーションには慣れている」と本人が言ったとしても、実際のところはどれほどのレベルかは判断が難しいでしょう。
リファレンスチェックを実施すれば、第三者から見た応募者の人となりや働きぶり、職務遂行能力などを把握できます。一般的な採用活動だけでは、見極められない部分まで確認できるので、入社後のミスマッチの防止につながります。
また、リファレンスチェックは、休職歴や在職中の問題行動の有無など、応募者本人が隠してしまいがちな内容や説明しきれない部分も理解できる場合があります。
リファレンスチェックは誰に依頼する？
リファレンスチェックは、応募者の上司を第一候補とするのが一般的です。現職で応募者と一緒に働く機会が多く、人となりや働きぶりを熟知している人に依頼するとよいでしょう。
また、基本的には1人ではなく、複数人に依頼します。複数人から回答を得られれば、応募者についての多面的な評価を確認することが可能です。上司の目線からは見えていない候補者の一面を知るために、現職の先輩社員や同僚にも依頼する場合もあります。
依頼する相手は、企業がみずから探す場合もあれば、応募者が「この人にお願いしてほしい」と指定する場合もあります。いずれにせよ、依頼先にはリファレンスチェックの概要や目的をよく理解してもらうことが大切です。
応募者が職場の人に転職活動について知られたくない場合は、前職の上司や先輩社員にリファレンスチェックを依頼してもよいでしょう。
リファレンスチェックの3つの手法
リファレンスチェックの手法としては、次の3つのやり方が一般的です。
- 電話形式
- 書類・メール形式
- 面談形式
採用後のミスマッチ防止や客観的な評価につながるため、それぞれの手法のメリットについて、以下で詳しく解説します。
電話形式
応募者の現職場に電話をかけるリファレンスチェックの方法です。
自社の電話番号やリファレンスチェックの日時などを、応募者を通じて上司や同僚に連絡してもらいます。もっとも一般的な方法ですが、本人確認が難しく、なりすましを防ぎにくいというデメリットもあります。
書類・メール形式
依頼先に郵送やメールで質問事項を送り、回答を得るリファレンスチェックの方法です。
郵送やメールであれば、電話と異なり、本人確認書類のコピーを送ってもらうことが容易です。しかし、依頼する相手の個人情報が多分に含まれるため、情報漏えいなどの懸念がない環境を担保する必要があります。
面談形式
応募者をよく知る上司や同僚と直接面談するリファレンスチェックの方法です。
状況に応じて質問を柔軟に変更でき、相手の口調や態度から書面ではわからない回答が得られる場合があります。一方で、相手の時間を拘束しなければならないため、スケジュール調整が必要です。
近年はZoomやGoogle Meetなどのビデオ会議ツールを使用し、オンラインで面談をするケースも増えています。
リファレンスチェックの基本的な流れ
リファレンスチェックの基本的な流れは、次のとおりです。
- 応募者の同意を得る
- リファレンスチェックの相手を選ぶ
- リファレンスチェックを依頼する
- リファレンスチェックを実施する
- リファレンスチェックの結果をまとめる
採用プロセスの透明性向上やリスク管理につながるため、それぞれのステップについて、以下で詳しく解説します。
1．応募者の同意を得る
リファレンスチェックで確認できる内容には、応募者の個人情報が多分に含まれます。そのため、リファレンスチェックの実施にあたっては、応募者の同意を得るのが一般的です。応募者とのトラブルを未然に防ぐためにも、事前に書面で同意を得ておくようにしましょう。
ただし、応募者にはリファレンスチェックを断る権利があります。採用側は応募者が身構えてしまわないよう、丁寧な対応を心がけましょう。
2．リファレンスチェックの相手を選ぶ
応募者の同意を得られたら、リファレンスチェックを依頼する相手を選定します。
応募者に選んでもらう場合は、まず何人か候補者を出してもらい、その中から自社で依頼先を選定するとよいでしょう。応募者には、リファレンスチェックの目的を共有したうえで、自分の働きぶりや人となりをよく知る人物を選出してもらうように依頼します。
通常であれば上司を紹介してもらうのが一般的ですが、難しい場合は先輩社員、それも難しい場合は同僚に依頼するよう伝えましょう。
自社でリファレンスチェックの相手を選ぶ場合は、業界のネットワークや人脈などを駆使して候補者を探し出します。ただし「個人情報を勝手に話すのには抵抗がある」として、協力を得られない可能性があることも考慮に入れておきましょう。
また、リファレンスチェックの調査会社に選定を依頼する方法もあります。調査会社の場合は、リファレンスチェックの実施まで含めて依頼できる可能性があるため確認しましょう。
3．リファレンスチェックを依頼する
候補者を選定したら、リファレンスチェックを依頼します。自社の担当者が直接連絡する場合は、先方から理解を得られるよう、目的やおおまかな質問内容などをあらかじめ伝えるとよいでしょう。
自社で依頼する場合、まずは応募者から話を通してもらう方法もあります。応募者から職場の上司や先輩社員などにリファレンスチェックを依頼してもらい、承諾を得られた人にのみ担当者が連絡を取ります。
なりすまし防止の観点から、コンタクトを取るときは、候補者の個人的な連絡先ではなく、会社の窓口に連絡することをおすすめします。
候補者と直接連絡を取れたら、詳しい日程を調整しましょう。
4．リファレンスチェックを実施する
先方と調整した日程にて、リファレンスチェックを実施します。電話や面談の場合、所要時間は15分が目安です。
書類やメールの場合は、期日までに余裕を持って送付しましょう。
5．リファレンスチェックの結果をまとめる
リファレンスチェックの結果は、報告書にまとめます。記録に残すことにより、リファレンスチェック実施後の採用過程においても、担当者に応募者の情報を共有できます。
リファレンスチェックにおける質問例
リファレンスチェックの所要時間は一般的に15分程度と、それほど長いわけではありません。限られた時間を有効活用できるよう、質問内容は事前に考えておきましょう。
「勤務状況」「勤務態度や人となり」「業務経験・スキル」の3つのカテゴリーにおける質問例を紹介します。
勤務状況に関する質問
- 応募者の役職や担当している業務内容に間違いはありませんか？
- 応募者が以前、どの会社に勤務していたかご存じですか？
- 応募者はいつから在籍していますか？ など
勤務態度や人となりに関する質問
- 応募者が欠勤・遅刻・早退をする頻度は多いですか？
- 応募者は残業が多いですか？少ないですか？また、理由はなんだと思いますか？
- あなたが思う、応募者の長所と短所を教えてください。
- 応募者と一緒に仕事をする中で、感じたことを教えてください。
- 応募者の上司や部下との接し方について教えてください。 など
業務経験・スキルに関する質問
- 応募者の主な実績を教えてください。
- プロジェクトで問題やトラブルが起こった際、応募者はどのように対応していましたか？
- 応募者にはリーダーシップや決断力があると感じますか？
- 応募者の○○のスキルに関する習熟度を教えてください。 など
リファレンスチェックを拒否された場合の対処法
応募者からリファレンスチェックを拒否されたら、まず理由を尋ねてみましょう。「職場に転職について知られたくない」「上司から引き止めにあっている」などの事情がある場合は、内定後や退職確定後へ変更し、リファレンスチェックを実施できるケースがあります。
応募者の上司や同僚など、リファレンスチェックの候補者に拒否された場合は、別の候補者がいないか確認しましょう。現職を退職済みの人や前職で一緒に働いていた人など、選定の幅を広げることで別の候補者が見つかる可能性があります。
また、電話や面談でリファレンスチェックを実施する場合、まとまった時間が必要なので、上司や同僚との関係を気にしてチェックを拒否する応募者もいるでしょう。
オンライン上で完結するリファレンスチェックツールを活用すれば、それぞれが都合のよいタイミングで回答できる場合が多く、候補者の負担が軽減されます。
リファレンスチェックで採用ミスマッチ防止へ
リファレンスチェックとは、応募者の現在の職場に対して、働きぶりや実績などを質問することです。応募者と関係性が深い上司や同僚への質問により、履歴書や面接だけでは見えてこない人となりや実際のスキルを把握でき、採用後のミスマッチの防止につながります。
ただし、第三者から応募者の個人情報を聞くため、応募者本人はもちろん、リファレンスチェックを依頼する上司や同僚からも、十分な理解を得る必要があります。関係者全員が安心できるよう、丁寧な対応を心がけましょう。
採用をミスマッチ防止にも｜One人事[タレントマネジメント]
One人事[タレントマネジメント]は、社内で活躍している人材を明確にし、評価や育成などにデータを活用する、人材の活躍推進プラットフォームです。
採用管理においても、採用ミスマッチの防止などにお役立ていただけます。
One人事[タレントマネジメント]をはじめとする「One人事」シリーズは、社内に点在する情報を集約し、効率の向上を助けるとともに、本来やるべき業務に集中できる環境整備を支援しております。労務・勤怠・給与からタレントマネジメントまで、人材情報の一元管理により、人材の活躍を促進する環境を整えたい企業は、検討してみてはいかがでしょうか。
当サイトでは、採用管理の効率化に役立つ資料を無料でダウンロードしていただけます。お気軽にお申し込みください。
| 「One人事」とは？ |
|---|
| 人事労務をワンストップで支えるクラウドサービス。分散する人材情報を集約し、転記ミスや最新データの紛失など労務リスクを軽減することで、経営者や担当者が「本来やりたい業務」に集中できるようにサポートいたします。 |