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内定とは【内々定・採用との区別】通知手順と辞退や取り消しの対応、式の段取りを解説

内定は内々定、採用とは意味が異なり、法的な位置づけも違います。認識の違いによる求職者とのトラブルを回避して、入社までの対応をスムーズに行いたいところです。

本記事では、内定について内々定や採用との違いを解説します。人事担当者や経営者は、ぜひ参考にしてください。

内定とは【内々定・採用との区別】通知手順と辞退や取り消しの対応、式の段取りを解説
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    内定・内々定・採用の意味とは

    内定と内々定、採用はそれぞれ異なる意味を持ちます。言葉を適切に使い分けることで、志願者が選考のどの段階にいるかが客観的に把握できるでしょう。それぞれの意味と目的について解説します。

    内定の意味と目的

    内定とは、求職者が企業から内定通知書を受け取り、入社承諾書を提出して労働契約が成立した状態のことです。労働開始日や給与など、働くにあたって必要な条件を揃えたうえで内定が成立します。労働契約を締結しているので、法的にも労働の義務が発生します。

    内定は「解約権留保付労働契約」という通常の労働契約とは異なる契約です。「解約権留保付」とは、内定取り消し事由に該当した場合、企業側が内定を取り消せる権利です。留年して大学を卒業できなかったり、不祥事を起こしたりしたときなどに適応されます。

    内々定の意味と目的

    内々定とは、内定の前段階のような位置づけです。労働契約は締結していないため、内々定が取り消されることもあります。万が一、内々定が取り消されたとしても企業の法的責任は問えません。内定とは異なり、書面を渡すことは少なく、口約束で伝えられます。

    採用の意味と目的

    採用とは、求職者がすべての選考過程を通過した状態です。内定と内々定の前段階で、企業との労働契約に合意していません。内々定を経て互いに労働条件を確認して合意すれば、労働契約が締結されます。

    内定と内々定、採用の違い

    内定と内々定、採用の違いについて解説します。それぞれを理解して使い分けましょう。

    内定と内々定の違い

    内定と内々定は労働契約の有無が違います。

    内定は企業と求職者で労働契約を締結しており、すでに入社が決まっている状態です。内定後に辞退した場合も退職と同じ扱いです。一方で内々定は、労働契約を締結していません。そのため、内々定後に取り消されることがあります。

    内定と採用の違い

    採用とはすべての選考過程を通過した状態です。選考過程を通過したあと、労働条件に互いが合意すれば内定として扱われます。選考段階によって違いがあることを覚えておきましょう。

    内定通知とは

    内定通知とは、企業が志願者に対して内定を知らせる通知です。志願者と労働契約が成立している状態のため、入社前に労働契約が示されています。内定通知書で知らせる方法もありますが、必須ではないためメールで通知する企業もあります。

    内定の通知方法・入社までの流れ

    内定を通知してから入社までは、以下の流れが一般的です。

    1. 内定を通知
    2. 条件と入社の意思を確認
    3. 入社日の決定
    4. 雇用契約を締結

    順番に解説するので、ぜひ参考にしてください。

    1.内定を通知

    はじめに求職者に対して内定を通知します。通知方法は、電話やメールが一般的です。不採用通知を出す場合は、多くはメール連絡を利用します。連絡する際は、選考結果の通知と決まっていない労働条件の確認を行います。

    2.労働条件と入社の意思を確認

    面接や内定通知で示された労働条件への同意と入社の意思を確認します。入社前の最終確認なので、給与や労働時間など、細かな条件を提示して認識の違いが生まれないようにしましょう。労働条件を提示していないとトラブルに発展する可能性があります。

    3.入社日の決定

    具体的な入社日を設定します。内定者が失業中の場合、企業にあわせて入社日を決めることが一般的です。しかし、在職中の場合は、現職との兼ね合いがあるため数か月先の入社になることがあります。

    内定者には退職日が決まり次第連絡をもらえるよう、伝えておきましょう。具体的な日にちが把握できたら、内定者と話し合って入社日を決めます。

    4.雇用契約を締結

    企業と内定者の間で雇用契約を交わします。雇用契約を締結するタイミングは、企業によってさまざまです。内定通知に承諾した段階で締結したり、入社承諾後に行う場合もあります。雇用契約書は法律上に作成義務はありません。一方で労働条件通知書の提出義務は法律で定められています。

    雇用契約書と労働条件通知書は、兼任して作成できます。2つの書類を1枚に記載する場合には、以下の項目が必要です。

    • 労働契約の期間
    • 就業場所
    • 従事する業務の内容
    • 始業時刻と終業時刻
    • 交代制のルール(労働者を2つ以上のグループに分ける場合)
    • 所定労働時間を超える労働の有無
    • 休憩時間や休日、休暇
    • 賃金の決定や計算、支払い方法、締め切り日、支払い日
    • 退職や解雇に関する規定

    すべて労働条件通知書の必須項目のため、確認しましょう。

    内定や内々定を出す時期

    企業が内定や内々定を出す時期は、以下の通りです。

    内々定大学4年の6月1日から
    内定大学4年の10月1日から

    2024年卒の場合、内々定は2023年6月1日からで、内定は2023年10月1日からです。

    内々定の一般的な時期は6月

    内々定は、大学4年生の6月1日以降に出します。新卒採用のルールとして内定は10月1日以降にしか通知できない仕組みです。

    そのため、早く人材を確保しておきたい企業が内定前提の通知を出すことで、採用活動を円滑に行う狙いがあります。内々定は面接の時期が早いだけで、内定と同じ意味と捉えてよいでしょう。

    内定の一般的な時期は10月

    内定は、大学4年生の10月1日以降に出します。内定通知が解禁となる10月1日にあわせて、出されます。また、10月に内定式が多い理由は、内定通知ルールが影響しているからです。

    内定式とは

    内定式は労働契約を確定させる式典のことで、次年度の新卒社員向けに行われます。内定者と企業側の双方にとって重要な式典になるため、事前準備はしっかり行いましょう。内定者には開催日の1か月前までに案内を通知して段取りを組みます。

    内定式で行われる内容

    内定式で行われる内容は、以下の通りです。

    • 内定通知書の授与
    • 社長・役員の挨拶
    • 内定者の自己紹介
    • 内定者同士の懇親会
    • 今後の連絡について
    • 入社書類の提出

    主な目的は、内定者の労働契約を確定させることですが、企業の雰囲気や内定者同士の親睦など、さまざまなことがわかる機会でもあります。

    内定式に必要な準備

    内定式に必要な準備は、以下の通りです。

    • 会場の確保
    • スケジュールの確認
    • 内定者への連絡
    • 綿密な打ち合わせとリハーサル

    会場は、毎年開催している場所があれば確保しやすいでしょう。タイムスケジュールを作成したり、遅刻した人がいた場合の対応を考えたりしてスムーズな運営を行います。

    内定辞退とは

    内定辞退とは、内定通知を出したあとで内定者が自己都合により辞退することです。内定通知が出ている時点で雇用契約が成立しているため、辞退すると契約不履行にあたります。

    正当な理由なく辞退すれば、内定者に損害賠償請求も可能です。ほかの求職者を断ったことによる機会損失や、採用にかかった選考費用などについて損害賠償請求ができることがあります。しかし、ほとんどの場合は、理由を聞いて辞退を了承します。

    内定を辞退される理由

    内定を辞退する理由はさまざまですが、多くの場合、以下の理由が該当します。

    • 条件面で折り合いがつかない
    • 希望の職種ではなかった
    • 他社から内定が出た
    • 留年した
    • 志望業界が変わった
    • 志望の優先順位が低い

    さまざまな理由がありますが、ほかの事情を優先した結果、内定辞退につながっています。

    内定辞退への対策

    内定を辞退されないためには、以下の対策が有効です。

    • 内定後の定期的な懇親会の開催
    • 歓迎する姿勢で内定者を迎え入れる
    • 企業見学の実施

    定期的な接点や歓迎している姿勢を見せることで、内定者と関係性が深くなり内定辞退防止につながります。

    それでも内定辞退された場合の対応

    対策を行ったにもかかわらず内定を辞退された場合は、意向を受理するか引きとめるかに分かれます。意向を受理する場合は、応募への感謝の気持ちを伝えながら、内定辞退を了承しましょう。

    内定辞退を引きとめる場合は、再検討をしてもらえないか交渉します。一緒に働きたい気持ちを伝える姿勢を見せながら、辞退理由に対して柔軟に対応する気持ちを示します。

    内定取り消しとは

    内定取り消しとは、入社予定の人に出した内定を取り消すことです。内定が出ている時点で労働契約が成立しているため、合理的な理由がない限り取り消しはできません。ここでは、内定取り消しができる条件や注意点について解説します。

    内定取り消しが認められる条件

    内定取消ができる条件は、以下の通りです。

    • 応募書類に虚偽の内容が記載されている
    • 内定者の病気やけが
    • 内定者が学校を卒業できない
    • 内定者の犯罪や不適切な言動

    不祥事や不適切な行動があった場合は、内定取り消しができる可能性があります。アルバイト先での悪ふざけをSNSに投稿して炎上するような行動は、社員として不適格なため、内定を取り消しにできる可能性が高いです。

    病気やけがなどで、業務に耐えられないと判断した場合も内定取り消しになる可能性があるため、内定者の行動には留意しましょう。

    内定取り消しする際の注意点

    内定を取り消す場合は、合理的な理由を内定者に提示しないと、訴訟問題に発展する可能性があるため注意が必要です。

    内定取り消し時の注意点は、以下の通りです。

    • 訴訟問題に発展する可能性がある
    • 法律を遵守して対処する

    労働契約を結んでいるため、内定取り消し扱いは解雇と同じといえます。解雇は労働契約法第16条に基づき、合理的な理由が必要とされています。説明をせず、一方的に内定を取り消すと訴えられる可能性があるため、注意しましょう。

    (解雇)
    第十六条 解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。

    引用:『労働契約法』e-Gov法令検索

    しかし、合理的な理由であれば解雇できるため、法律にのっとって厳粛に対応しましょう。

    まとめ

    内定とは、求職者が企業から内定通知書を受け取り、入社承諾書を提出して労働契約が成立した状態です。内々定や採用とは異なり労働契約が結ばれているため、法律的に入社する義務があります。

    内定式を毎年行っている場合、例年通りの流れで行いましょう。内定者同士で親睦を深めたり企業側との顔合わせを行いお互いを知れる機会のため、スムーズな進行が大切です。

    内定式後に辞退者が出た場合は、意向を受理するか引きとめるかの選択が必要ですが、いずれも真摯に対応しましょう。対応次第では企業イメージの低下につながる可能性があります。