人事異動とは｜目的や手順、拒否や情報漏洩の対策を解説！
人事異動は、企業の命令のもと、従業員の配置や勤務地、地位や役職を変更させることです。企業における適材適所の人材配置や、今いる従業員の中で組織を充足させるために重要な施策の一つです。
しかし、人事異動がうまくいかないケースや人事異動を拒否されるケースなど、経営者や人事担当者が悩みを抱えていることはめずらしくありません。
本記事では、人事異動について総合的に解説しながら、人事異動のメリット・デメリット、注意点、人事異動の拒否などについて押さえておきたいポイントを紹介します。
目次人事異動とは
人事異動とは、企業が持つ人事権によって従業員の配属や勤務地を変更したり、勤務条件を変更することです。人事異動については、法律上の定めはありません。しかし、さまざまな事情に配慮しながら行う必要があります。
人事異動の分類
人事異動の分類としては、企業内人事と企業間人事があります。企業内人事は、企業の組織に関係する人事であり、企業間人事は、取引先や子会社などの組織にも関わる異動です。
人事異動の時期
人事異動が多い時期としては、4月1日と10月1日付けが一般的です。この2つの時期が多い理由は、年度末や決算期に合わせて行うことで、新たな目標や戦略を実施するためということがいえるでしょう。
人事異動の目的
人事異動における目的にはどのようなものがあるのでしょうか。以下で、人事異動の目的についてご紹介していきます。
組織活性化
人事異動の目的として、組織活性化が挙げられます。
組織は、長年同じメンバーでは、新しいアイデアが生まれにくくなり、成長スピードも遅くなりがちです。
人事異動によって定期的に新たな人材が加入することで、客観的な視点や斬新なアイディアが生まれるなどのきっかけにもなり、組織の成長や改革にもつながるでしょう。
人材育成や人材開発
人事異動は、人材育成や人材開発など、従業員個人の成長を目的とする場合もあります。
人事異動によって複数の部署や職種を経験することで、実務を通して新たなスキルが身につき、新しい組織での人間関係も築くことできます。
適材適所を見つけるきっかけにもなり、将来のリーダーや幹部候補の育成にも役立つでしょう。
最適な人材配置
人事異動の目的は、企業の人材を最適に配置する点にもあります。
最適な人材配置が行われることにより、組織として成果につながりやすくなるためです。
人材流動や採用難が叫ばれている昨今、すでにいる企業内の人材を最適に配置することで、人材不足にも対応できるようになるでしょう。
企業における人事異動の種類
企業全体における人事異動(企業内・企業間)について、主な種類をご紹介します。
転勤
人事異動の一つとして挙げられるのが、転勤です。人事異動の一般的なケースともいえるでしょう。
転勤は、遠方などへ転居が必要な異動というイメージが強い場合もあるかもしれませんが、転勤は転居が必要な場合だけではありません。
たとえば上野支店から池袋支店への異動など、近場への異動も転勤の一つといえます。
昇格や降格
人事異動は、昇格や降格の意味合いでも該当します。
昇格は社内で規定された格が上がることですが、地位や役職が向上する昇進も人事異動に該当します。
反対に、社内で規定された格が下がる降格も、人事異動の一つとして扱われる点も理解しておきましょう。
配置転換
人事異動は、配置転換を行う目的でも行われます。
営業職から事務職へ、総合職から一般職へ職種を変更したり、仕事内容の変更も配置転換に含まれます。
また、勤務地の変更が行われる「転勤」も、大別すると社内における配置転換に該当する点を認識しておきましょう。
出向や転籍
人事異動は、社内人事だけでなく、社外人事の場合もあります。
具体的には、企業に在籍しながら他の企業に赴いて業務に従事する「出向」や、支社や子会社などへ籍を移す「転籍」が挙げられるでしょう。
人事異動のメリット
人事異動を行うことで得られるメリットについて、以下でご紹介します。
人材育成
人事異動を行うことで、新たな経験や知識を習得できるメリットがあります。自分にとってどの職種に適性があるのかを見つけるきっかけにもなるでしょう。
組織力の強化
人事異動は、従業員個人だけでなくチームや部署としての組織力強化にもよい影響が生まれる可能性があります。
複数部署で人間関係を構築することができるため、他部署と連携する必要のあるプロジェクトなどを担当した場合にも、活かすことができるでしょう。
また、受け入れる側の部署としても客観的な視点や新たなアイデアが創出される機会にもなります。
従業員のモチベーション向上
人事異動では、モチベーション向上にも効果があるでしょう。長年、ひとつの場所や職種で同じ業務を続けていることで、考え方も固定化され、新鮮さを感じられなくなる場合もあります。
人事異動で新たな環境に身をおくことで、新たな経験や知識の習得、学ぶ意欲が向上するなど、モチベーション向上が期待できるでしょう。
適材適所の人材配置
人事異動は企業において適材適所の人材配置にも効果があります。複数の部署や職種を経験したうえで、従業員の最適な配置につながる可能性が高まるでしょう。
適材適所が実現することで、従業員だけでなく、企業にとっても生産性の向上や成果創出などのメリットを期待できるでしょう。
人事異動のデメリット
人事異動を行うことで得られるメリットについて、以下でご紹介します。
モチベーション低下や退職のリスク
人事異動のデメリットとして、人事異動の対象者を誤ってしまうことで、従業員のモチベーション低下を招く可能性もあります。
たとえば、従業員の希望とはまったく異なる部署や職種へ人事異動になった場合、意欲低下につながり成果も出しにくくなる場合があるでしょう。
最悪の場合は、退職につながる可能性もゼロではありません。人事異動を行う際は、押しつけにならないよう面談など通して従業員本人にも意図や目的を伝えるようにしましょう。
従業員のワークライフバランスが崩れる可能性
人事異動によって、従業員のライフワークバランスが崩れる可能性もあります。
たとえば通勤時間の増大、休日の変更、勤務時間の変更などが挙げられます。特に配偶者や子どもがいる場合には注意が必要でしょう。
こうした大きな変化が伴う人事異動の場合も、あらかじめ従業員本人に伝え、本人が納得いく説明をするようにしましょう。
人事異動の手順
人事異動の一般的な手順やフローについて、以下で確認してみましょう。
- 各組織の調査
- 異動候補者を選定と決定
- 関係者に内示する
- 異動者をフォローする
1.各組織の調査
人事異動を行う際は、各部署の状況や必要な人数、欲しい人材などを調査しましょう。
部署に適切な人員配置をするために、どのような資質を持った人材が適切なのかなどのイメージもヒアリングすることが重要です。
2.異動候補者を選定と決定
人事異動における次のステップでは、候補者を選定しましょう。
従業員の異動希望者や従業員情報をチェックしながら候補者を抽出します。各部署における人物像と照らし合わせながら、最適な候補者を選定しましょう。候補者が決まったら、候補者の上司に説明して了承を得たうえで異動先の上司にも伝えるようにしましょう。
3.内示する
人事異動の際は、辞令として出す前に、候補者に対して通知することを内示といいます。
候補者への内示は、上司から伝えるのが一般的です。異動目的や異動先など異動に関する内容を面談を通して伝えます。人事異動の候補者が納得できるように、丁寧な説明を行うようにしましょう。
万が一候補者の不満が強い場合には、再度調整や面談等を行います。
4．異動者のフォロー
人事異動後も忘れてはいけないのが、異動後のフォローです。
新たな慣れない環境に飛び込むことで、不安やネガティブな感情を抱えるケースも少なくありません。安心して働けるように、環境の調整や面談などの実施で、異動者をフォローするようにしましょう。
人事異動の注意点
人事異動を行う際に注意すべき点について、以下でご紹介します。
性別による差別
人事異動では、男女差別のように性別を理由に行うことがあってはなりません。
男性だから、女性だからという理由で、指定の部署への異動を促すようなことがないよう、注意しましょう。
不要な出向
人事異動で出向を命ずる際、不当な理由では有効にはなりません。
本当に出向しなければならない理由があるうえで、適切な従業員を候補者として選定するようにしましょう。
育児・介護に対する配慮
人事異動では、育児や介護をする従業員には配慮する必要があります。
人事異動によって、勤務時間や通勤時間が変わり、育児や介護が難しくなる可能性がある場合は、配慮が必要です。
異動の目的を具体的に伝える
人事異動を行う際は、候補者の従業員が納得できるよう、丁寧な説明が必要です。
異動の目的や必要性、異動先が必要とする人材など、企業の経営目標を交えながら説明することで、本人の理解や納得を得られやすくなるでしょう。
現場にも事前に十分なヒアリングを行う
人事異動では、事前に該当部署の現場担当者や責任者へのヒアリングが重要です。
現場の状況や本音を聞き出し、どのような人物像を求めているのかを理解し、適切な候補者を選定できるようにしましょう。
人事異動の配置転換を拒否できる正当な理由
人事異動の際に、従業員が拒否できるケースについて以下で確認してみましょう。
職種が限定されている場合
人事異動では、職種が限定されている場合に拒否できるケースがあります。たとえば雇用時の契約内容や労働条件通知書などで限定された職種から変わる場合が挙げられます。
雇用契約書や労働条件通知書の記載内容を確認し、特定の職種や業務だけが記載されているかどうかという点が重要です。
こうした点も含めて、限定的な記載をしてしまうと、人事異動を拒否される可能性もあるため、柔軟な記載をするようにしましょう。
人事異動の目的が不当な場合
人事異動の目的が不当とされる場合にも、拒否することができるケースに該当します。
たとえば、退職させる目的で行われる人事異動などが挙げられるでしょう。
正当な理由がないにもかかわらず転勤や配置転換、職種変更を命じた場合は拒否されるだけでなく、違法として問題になる場合もあるため、注意しましょう。
人事異動の必要性がない場合
人事異動は、適材適所などを主眼として人材配置を最適化するために行われます。
そのため、企業として明確な理由や業務上の必要性がない場合は拒否される場合もあります。
人事異動を行う際は、企業として理由を明確にし、業務上の必要性もある場合に行い、そのことを説明できるようにしましょう。
人事異動が法律に違反する場合
人事異動では、性別による差別や人種差別、出産や婚姻、育児や介護を理由とした場合は認められません。
出産や育児休業を経験した従業員を正当な理由なく異動させたことで、大きな問題になったケースもあります。
たまたま出産や婚姻、育児や介護を行う従業員が人事異動の候補者になる場合は、人事異動の目的や選定理由などを丁寧に説明し、納得してもらえるようにしましょう。
人事異動を拒否されたら
人事異動を拒否された場合、企業側は話し合いや丁寧な説明を重ねましょう。それでも拒否された場合は、法的根拠を示したうえで候補者の納得をしてもらう必要があります。
一般的に、会社規定に人事異動を命じる権利がある場合は、従業員が拒否することはできません。
しかし、従業員が納得していない状態で人事異動を強行した場合、退職につながる可能性もあるでしょう。
人事異動を拒否された場合は、従業員の考えにも耳を傾けたうえで調整したり、別の人材を再選定するなどの対応を検討します。また、給与や手当の改善を行うなども人事異動を拒否された場合の解決策の一つとして検討してみるのもよいでしょう。
人事異動の情報漏えい
人事異動では、正式な辞令が出るまでは漏洩させないのが常識であるものの、辞令が発令される前に漏れてしまうケースも少なくありません。そこで、人事異動の情報漏洩について、以下のポイントをチェックしてみましょう。
人事異動の情報がなぜ漏えいするのか
人事異動の情報が洩れる理由は、「情報管理ができていない、規定がない」ことや「情報管理の仕組みがない」、「情報を入手した側の感情」が挙げられます。
情報管理については、いくら口外禁止としていても明確にルールとして規定されてなければ漏れやすくなるでしょう。また、ルール化している場合でもルールが機能していないケースも考えられます。
人事異動に関する情報管理については、明文化したうえで、よりプライバシーが守られるような環境で内示や連絡を行うようにするなどの配慮が必要といえるでしょう。
また、人事異動に関する情報を入手した側(本人、上司、関係者)が驚いたり、喜んだり、不満などといった感情により、周囲への口外につながるケースもあります。
一人ひとりの倫理観の問題ではあるものの、日頃から企業として社内規定やルールを守ること、社内情報を口外しないという点を繰り返し伝えるようにしましょう。
人事異動における情報漏えいの対策
人事異動の情報を漏洩させないために、社内ルールを設けたり、情報管理の仕組みや情報伝達の環境への意識を強化しましょう。
たとえば、情報を共有する関係者の制限や口外禁止についての再確認、内示する方法の見直しなどが挙げられます。
人事異動にかかわらず、社内の重要な情報が漏洩する可能性もあるため、企業における社内情報の取り扱いや伝達の仕方、従業員への社内ルールの徹底の意識づけなどを強化しましょう。
人事異動にもタレントマネジメントが役立つ
人事異動を行う際は、事前のヒアリングや調査が重要です。タレントマネジメントシステムは、従業員情報をすぐに確認することができ、組織図や各部署の体制を確認したり、イメージする際にも役立つでしょう。
アンケート機能などが搭載されているタレントマネジメントシステムなら、日頃から人材配置について、従業員の本音をあぶり出すことにも効果があるでしょう。
人事異動がスムーズにいかないことが多い場合や、従業員の納得が得られにくい場合、人事異動後のトラブルが発生しがちな企業は、効率的かつ効果的に人事異動を進めるのをサポートするタレントマネジメントシステムの検討をおすすめします。
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まとめ
人事異動は、企業にとって不足している人材を充足させたり、最適な人員配置にもつながる人事施策の一つです。
人事異動は種類も多岐にわたり、さまざまなケースが挙げられます。人事異動の流れの効率化や効果的な人事異動のためにも、タレントマネジメントシステムの活用がおすすめです。
人事異動に課題を抱えている場合は、ぜひタレントマネジメントシステムの導入も検討してみてはいかがでしょうか。