社員の資格管理とは？ エクセルからシステムまで、目的・メリット・収集項目も解説
社員の資格管理は、人材育成や人事配置において欠かせない業務です。しかし、国家資格から民間資格まで含めると日本には数えきれないほどの資格があり、すべてをアナログで管理するのは難しいのではないでしょうか。
本記事では、社員の資格管理の目的やメリット、効率的な管理方法を詳しく解説します。資格管理の対象になる主な資格や、収集すべき項目も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
目次
目次社員の資格管理とは
資格管理とは、社員が保有する資格情報を集約・整理し、社内で共有可能な状態にすることです。統一のフォーマットやシステムを用いて、全社員の資格情報を一括管理します。
管理対象となる資格は、国家資格や民間資格から社内独自の資格、技能検定まで多岐にわたります。基本的には業務に必要な資格が中心となりますが、社員のスキルを網羅的に把握するため、幅広く情報を収集する企業もあるでしょう。
また、資格管理では保有資格だけでなく、今後の資格取得計画も管理するのが一般的です。適切な資格管理は、人事評価や人材配置、採用計画など、人事領域におけるさまざまな場面で役立ちます。
社員の資格管理をする目的・メリット
ここからは、社員の資格管理の目的やメリットを解説します。
業務上必要な資格を持った人を見つけやすくする
全社員の保有資格を一元管理すれば、特定の資格が必要な業務において、適任者をスムーズに見つけられます。新規プロジェクトの立ち上げるときも、資格保有者をすみやかにピックアップでき、適材適所の人材配置を実現しやすくなります。
業務上必要な知識やスキルを持つ人材を迅速に配置できるため、業務品質の向上や効率化にもつながるでしょう。また、社員一人ひとりの能力を最大限活かすことが可能となり、組織のパフォーマンスも向上します。
資格失効を防げる
資格管理は、資格失効による業務停滞の防止にも有効です。
業務上必要な資格のなかには、有効期限が設けられているものも少なくありません。たとえば、不動産取引の専門家である宅地建物取引士の資格は、5年ごとの更新が必要です。
しかし、うっかり定期更新の手続きを忘れて、資格を失効させてしまう人は一定数います。
社員の保有資格の有効期限や更新時期を管理すれば、業務に必要な資格を有効な状態に保つことが可能です。
→資格失効前にリマインド｜「One人事」資料を無料ダウンロード
リスク管理の一環となる
資格管理は、企業のリスク管理においても重要です。
業務によっては、特定の資格保有者以外が従事すると、法律上や安全上のリスクが生じる場合があります。
また、資格管理が不十分だと、必要な資格の証明に時間がかかるおそれもあるでしょう。監査や外部審査において資格保有者が従事していることを証明できないと、法令違反によるペナルティを受けかねません。
企業の信頼性を守るためにも、必要な証明をスムーズに行える仕組みをつくることが大切です。
資格手当の計算を効率化できる
資格管理は、資格手当の計算にも役立ちます。
企業のなかには、特定の資格保有者に対して資格手当を支給しているところも少なくありません。資格手当には毎月の給与に上乗せされる形態と、一時金として支給される形態がありますが、いずれの場合も社員の保有資格を正確に管理する必要があります。
資格管理により、社員の保有資格を一元管理すれば、資格手当を誰に・いくら支給すればよいのか明確になり、資格手当の計算を効率化できます。
人材育成を促進する
資格管理は、人材育成にも活用が可能です。
社員の保有資格を管理すると、おのずと「自社に必要な資格保有者が少ないこと・いないこと」も明らかとなります。これにより、社員の資格取得を促すといった適切な人材育成が可能となり、十分な人数の資格保有者を保てます。
いつ、誰に、どの資格を取得してもらうといった、実態に基づく人材育成計画を立てることにも役立ちます。
また、資格取得は社員のスキルアップの一環です。業務に関する専門性が身につけば、仕事へのモチベーションも高まり、キャリアの目標も明確にしやすくなるでしょう。
人的資本経営を推進できる
資格管理は、人的資本経営を推進するうえで欠かせません。
人的資本経営とは、人材を資源ではなく投資対象となる資本として捉え、育成などを通じて持続的な成長を目指す経営手法です。人的資本経営では企業価値を高めるため、社員の成長を支援し、個々の能力を最大限発揮してもらうことが求められます。
資格管理によって社員が保有する資格が可視化されると、スキルを根拠とした配置・評価・育成が行いやすくなり、人的資本経営を後押しします。
経営戦略と連動した資格取得計画やキャリア開発を実施し、その進捗を開示すれば、人的資本の投資効果を社内外に説明するのにも役立つでしょう。
資格管理で収集すべき項目
資格管理で収集すべき情報には、どのようなものがあるでしょうか。管理項目や管理名は企業によって異なりますが、まずは基本の8項目と関連する3項目をおさえておきましょう。全社的に資格管理を始める場合は、以下を参考に、必要に応じて選んでみてください。
基本項目
| 資格管理の基本項目 | |
|---|---|
| 従業員の氏名 | 誰が資格を保有しているのかを特定するための基本情報 |
| 従業員の所属部署 | 資格がどの部署で活かされるのかを把握するために必要 |
| 業務に関係する保有資格名 | 業務遂行に必須、または有利になる資格を明確にする |
| 資格番号 | 資格の正当性を確認し、届出や申請に使える識別情報 |
| 資格証明書 | 免許証・修了証などの画像データなど。実際に証明できる書類を保存しておくことで正確な管理が可能に |
| 資格取得年月日 | いつ取得したかを記録し、経験年数や有効性を判断する |
| 資格更新年月日 | 最新の更新日を管理することで、継続的に有効かどうかを把握する |
| 資格の更新期限 | 有効期限切れを防ぐためのアラート設定に必要 |
基本項目を管理する際には、最低限の情報に加えて、より詳細なデータを残しておくと活用の幅が広がります。
たとえば、資格の概要を記録しておけば「どのような知識やスキルを証明する資格か」がひと目で分かり、人材配置や業務連携の判断に役立つでしょう。
また、過去の受験結果や更新履歴を残しておけば、社員の努力を把握しやすく、育成支援にもつながります。
大規模な組織や同姓同名の社員がいる場合には、従業員番号などの一意の識別情報を合わせて管理しておくと、検索性が高まるためシステム上で管理すると便利です。
その他関連する項目
| 資格管理の関連項目 | |
|---|---|
| 業務に直接的には関係ない資格 | 今すぐ使えなくても、新規事業や部署新設時に活用できる |
| 取得を目指して勉強中の資格 | 従業員のキャリアプランや関心分野を把握し、人材配置や育成計画に活かす |
| 資格以外のスキル・趣味・特技 | 動画編集や語学など、資格化されていないスキルも把握することで業務外の活躍機会を見つけやすくなる |
業務に直結しない資格や趣味のスキルは、従業員が「共有してもよい」と許諾した場合にのみ収集するのが望ましいです。強制すると反発される可能性もあるため、取り扱いには十分に注意しましょう。
資格管理で管理される資格の例
社内の資格管理で管理すべき資格の種類は企業によって異なりますが、主に以下のような資格の種類が対象となります。
国家資格／公的資格／民間資格
国家資格で管理されるのは、税理士や行政書士などの士業資格が中心です。
- 税理士
- 社会保険労務士
- 中小企業診断士
- 行政書士
- FP技能士
また、政府機関や自治体、業界団体などが認定する公的資格では、以下のような資格の種類が管理されます。
- 秘書検定
- 簿記検定
- ビジネスマネジャー検定
- メンタルヘルス・マネジメント検定試験
民間資格も、業務上役立つものは管理対象となる場合があります。
- TOEIC
- ケアストレスカウンセラー
- マーケティング・ビジネス実務検定
建設業・製造業
建設業・製造業における資格管理では、主に以下のような資格の種類が対象です。
- 施工管理技士（1級・2級）
- 建築士（1級・2級）
- 電気工事士（第1種・第2種）
- 危険物取扱者（乙種・甲種）
- フォークリフト運転技能講習修了証
医療・福祉業
医療・福祉業における資格管理では、主に以下のような資格が対象です。
- 看護師・准看護師
- 介護福祉士
- 社会福祉士
- 精神保健福祉士
- 薬剤師
IT・情報通信業
IT・情報通信業における資格管理では、主に以下のような資格が対象です。
- 基本情報技術者・応用情報技術者
- ITパスポート
- システム監査技術者
- 情報処理安全確保支援士（登録セキスペ）
- Cisco、AWS、Microsoftなどのベンダー資格
資格管理の方法・ツール
ここからは、資格管理におすすめの方法やツールを紹介します。それぞれのメリットを把握し、自社に最適な方法を選びましょう。
エクセル
資格管理を手軽に始めたい場合は、エクセルがおすすめです。すでにエクセルを業務に使用している企業であれば、初期費用がほとんどかからないだけでなく、多くの社員が操作に慣れているためスムーズに導入できます。自社のニーズにあわせて、管理項目を柔軟に設定できる点もメリットです。
ただし、各管理項目を手作業で入力・更新する必要があるため、煩雑でミスが発生しやすいというデメリットがあります。
エクセルで資格管理をする場合は、厚生労働省の『キャリアマップ、職業能力評価シート』を活用するのもおすすめです。職種・業種ごとにフォーマットが分かれており、活用マニュアルも公開されています。
参考：『キャリアマップ、職業能力評価シート及び導入・活用マニュアルのダウンロード』厚生労働省
資格管理特化のシステム（アプリ・ソフト）
資格管理に特化したシステムを導入するのも手段の一つです。一般的には「スキル管理システム」と呼ばれることが多く、社員の保有資格やスキル、研修などを効率的に管理できます。検索機能が充実している場合も多く、社内の資格保有者をスムーズに見つけられます。
また、エクセルと比べて、社員ごとの保有資格の可視化や共有も簡単です。
最近はスマートフォン用の資格管理アプリも登場しており、資格の更新期限の通知を効率化できます。保有資格のアンケート調査にも、スマートフォンから手軽に回答が可能です。これによりアンケート用紙の回収や転記といった業務が不要になり、社員だけでなく担当者の負担も軽減されます。
タレントマネジメントシステム
タレントマネジメントシステムには、資格管理機能が搭載されている場合が多くあります。
タレントマネジメントシステムを活用すれば、単に資格情報を管理するだけでなく、人材育成や戦略的人材配置にも活かしやすくなります。
社員の保有資格は「その人がどのようなスキルや専門性を持っているか」を示す重要な情報です。タレントマネジメントシステムなら、資格情報をスキルデータや評価情報とともに一元管理し、さまざまな人事施策に展開が可能です。
たとえば、次期管理職候補に必要な資格の有無を可視化して育成計画を立てたり、現場に必要な有資格者を即座に抽出して配置したりできます。さらに、資格・スキルを統合的に把握することで、人的資本情報の開示にも役立ちます。
資格管理はシステム化がおすすめ｜比較ポイント
資格管理に対応したシステムの選び方として、以下のポイントを比較するとよいでしょう。
資格データを育成や配置にも活かせるか
資格情報を管理するだけでなく、人材育成や人材配置に活用したい場合は、人材データベースを基盤にしたシステムがおすすめです。社員のさまざまな情報を集約できる人材データベースを中心として、スキル管理や配置などの多様な機能が搭載されている製品を選びましょう。
たとえば、タレントマネジメントシステムなら、スキル・プロフィール管理機能に加えて育成計画や目標管理などの豊富な機能が搭載されているため、人材育成や人材配置にも役立ちます。単なる資格管理に留まらない活用が可能です。
ほかの人事労務システムと連携が可能か
人事評価システムや勤怠管理システム、給与計算システムなど、ほかの人事労務システムとの連携が可能かどうかも大切です。既存の人事労務システムと連携できるシステムを選べば、人事労務業務全体の効率化につながります。
今は「資格管理に特化したシステムだけでよい」と考えている場合も、あとからほかのシステムを導入したくなる可能性は十分にあります。人事労務システムをあまり活用していない企業も、将来的なことを考えて連携機能をチェックしておきましょう。
使いやすいか
新しいシステムを導入する際は、使いやすさも重要なポイントです。操作方法が複雑でわかりにくいと、せっかくシステムを導入しても活用しにくくなります。
シンプルでわかりやすく、操作性に優れた製品を選ぶことが大切です。また、モバイル端末への対応もチェックしておきましょう。
費用は適正か
資格管理システムの導入費用は、製品によって大きく異なる場合があります。初期費用や月額利用料、オプション費用など実際にかかる費用の総額を把握したうえで、予算に合わせて選びましょう。
また、費用対効果を考慮することも重要です。安さにばかりこだわらず、自社にとって必要な機能やサービスを備えた製品を選びましょう。
資格情報を集計・分析できる機能があるか
資格管理システムを選ぶ際は、資格情報の登録だけでなく、資格保有者の集計や分析が可能かどうかもチェックしましょう。
資格ごとの保有者数や年代別・部署別の有資格者の分布など、情報を多角的に集計・分析できるシステムを選べば、社員の資格取得計画や異動の計画を立てやすくなります。社員の強み・弱みを的確に把握できるので、今後の事業戦略に活かすことも可能です。
また、資格保有者数の数値データや資格保有者の分布図などを作成できると、社内外への報告にも役立ちます。資格情報を手作業で集計・分析するのは手間がかかるので、従業員の規模が大きいほど導入メリットが大きいといえるでしょう。
研修管理もできるか
資格は研修と密接に結びついています。資格更新に必須の講習や、社員育成の一環としての研修を同じシステムで管理できれば、担当者の業務負担を減らせます。
資格と研修をまとめて管理するシステムを選ぶと、「誰がどの資格を持ち、次にどんな学習を行うべきか」までを把握でき、育成計画も立てやすくなるでしょう。
クラウド型かオンプレミス型か
資格管理システムを大きく分けると「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分かれます。
インターネットを経由するクラウド型は、初期費用が比較的抑えられ、テレワーク環境でもオンラインで編集できるのがメリットです。
一方、オンプレミス型は自社サーバーに構築するため、セキュリティやカスタマイズ性を重視する企業に適しています。
企業規模や利用環境に応じて、自社に最適なものを検討するとよいでしょう。
資格管理をシステム化するメリット
資格管理をシステム化すると、手で作業するよりも業務を大幅に効率化できます。主なメリットは以下の3つです。
- 社内で資格情報をスムーズに共有できる
- 資格情報の管理・更新を半自動化できる
- 人事業務全体を効率化・戦略的に実行できる
ただし、資格管理システムの機能はサービスによって異なります。トライアルなどを利用して、自社でやりたいことができるのか、よく検討しましょう。
社内で資格情報をスムーズに共有できる
資格管理システムを導入すると、最新の資格情報を全社でスムーズに共有が可能です。
アクセス権を設定しておけば、必要な人が必要なときに情報へアクセスできるため、監査などの場面でもすぐに証明資料を提示できます。
エクセルでは全員で同時編集ができず、セキュリティのリスクもあります。システムならトラブルを避けつつ、常に正しい情報を参照できる体制を整えられるのがメリットです。
資格情報の管理・更新を半自動化できる
資格情報を最新に保つのは意外と大変です。エクセル管理だと更新が後回しになり、期限切れや失効が見落とされることも少なくありません。
資格管理システムには、更新期限を自動で通知する機能や、入力しやすい専用画面が備わっています。
そのため、担当者は余計な手間をかけずに情報を最新化でき、期限管理も安心です。更新漏れを防ぎ、常に正しいデータを活用できることは、システム化の大きなメリットといえるでしょう。
人事業務全体を効率化・戦略的に実行できる
資格管理のシステム化は、情報の集約だけでなく、人事業務全体の効率化になる点がメリットです。資格管理の効率化を通して、担当者の負荷を軽減できます。
また、蓄積した資格データを分析すれば、戦略的人材マネジメントの推進にもつながります。
保有資格を一覧化したり、資格保有者の割合をグラフで可視化したりして、人材配置や研修計画の根拠として活用が可能です。
資格管理を始める際の3つのポイント
最後に、これから資格管理を始めたい企業に向けて、注意したいポイントを3つ紹介します。
- 管理者と各社員のアクセス範囲を決める
- 管理する資格項目を決める
- 更新のタイミングを決める
管理者と各社員のアクセス範囲を決める
資格管理を始める際は、まず「誰がどこまで情報を扱えるのか」を明確にする必要があります。
資格情報には個人情報や機密性の高いデータが含まれるため、漏えいすれば信用が低下し、最悪の場合は訴訟リスクにもなりかねません。
システム全体を統括する管理者を決め、社員ごとに閲覧・編集できる範囲を設定しましょう。
たとえば、社員本人は自分の資格データを更新できるが、他人の情報は閲覧のみとするなどです。
権限を曖昧にすると誤入力や不正利用の原因となるため、最初にルールを固めることがポイントです。
管理する資格項目を決める
次に重要なのは、どの資格情報を収集・管理するかを明確にすることです。氏名や所属部署、資格名や資格番号、取得日や更新日、有効期限といった基本項目は必須です。
さらに、資格証明書のデータや今後取得予定の資格も管理対象に含めると、育成や配置に活かしやすくなります。
反対に、項目を増やしすぎると入力負担が大きくなるため注意しましょう。自社の業務に本当に必要な情報は何かを見極め、最低限の必須項目と将来活用できる追加項目を切り分けて設計すると、無理なく運用が可能です。
更新のタイミングを決める
資格管理は導入して終わりではなく、情報を最新に保つ仕組みづくりが重要です。資格は取得・更新・失効があるため、定期的に更新ルールを決めておかないとすぐにデータが古くなってしまいます。
たとえば「年1回の一斉更新」や「四半期ごとの確認」など、社内に合ったサイクルを設定しましょう。
さらに、資格管理システムのアラート通知機能を活用すれば、更新漏れを防ぎやすくなります。
明確なルールと仕組みを整え、常に最新の資格データを安心して活用できる体制を築けるかがポイントです。
まとめ｜資格管理から企業価値の向上へ
資格管理は、企業が従業員一人ひとりの保有資格を管理し、更新漏れや適切な人材マネジメントに活かす方法や取り組みです。無料で手軽に始める方法もありますが、管理の手間やコストを加味すると、システムの活用が便利でしょう。適切に運用できれば、人事業務の効率化につながります。
資格管理システム・ツールの一つに、タレントマネジメントシステムがあります。活用により担当者にかかる負担を減らしながら、戦略的な人材マネジメントを推進できるでしょう。資格管理の方法として、タレントマネジメントシステムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
資格管理なら｜One人事[タレントマネジメント]
One人事[タレントマネジメント]は、従業員のスキルや経歴などを一元管理できるタレントマネジメントシステムです。社員のスキル管理を可視化し、人材配置や人材育成、人事評価などを戦略的に進めるためにお役立ていただけます。
「One人事」は多くの企業や公共機関の導入実績を誇り、セキュリティ面も万全です。自社の人事課題や目的に応じて欲しい機能だけを選べる柔軟な料金プランなので、多機能過ぎて使いこなせないといった無駄はありません。
当サイトでは、タレントマネジメントシステム、従業員の資格、スキル管理に関する情報を多数掲載しています。効率よく業務を進めたい方は、ぜひほかのチェックしてみてください。
また、人事労務のノウハウに関する資料を無料でダウンロードいただけます。また、無料で試せるトライアルも利用できますので、まずはお気軽にお問い合わせください。