研修管理の方法｜課題やシステム化のメリットと機能を紹介
研修管理とは、社員の研修の受講状況を管理することです。多くの企業は人材育成を目的に、さまざまな研修を実施しています。
少子高齢化によって労働力人口の減少が続くなか、研修を通じた社員のリスキリングに取り組む企業も多いといいます。研修によって社員一人ひとりの能力や価値を最大限引き出すことは、昨今求めれている人的資本経営の推進においても重要です。しかし、研修管理を適切に行えている企業は少ないのではないでしょうか。
そこで本記事では、研修管理の方法や管理にあたっての課題を解説します。研修管理システムを導入した場合のメリットやその機能もご紹介しますので、人事担当者はぜひ参考にしてください。
目次研修管理の内容
研修管理とは、文字通り組織に属する社員の研修状況を集約して一元管理することです。「研修状況を管理する」と一口にいっても、業務内容は多岐にわたります。主なものを3つご紹介します。
研修の実施
研修を実施することも、研修管理の一つといえます。社内研修はもとより、社外での研修やeラーニングも含まれます。
研修の受講履歴の管理
研修管理では、研修履歴も管理します。出席や欠席など受講状況のチェックをはじめ、研修の受講漏れがないように案内などを行います。
研修の習得度のチェック
研修管理では、研修内容の習得度も人事部としてチェックするといいでしょう。今の従業員のスキルレベルに適した研修だったかを振り返ることで、次に実施する研修の内容が精査できるためです。
研修管理の方法・ツール
研修管理の実施には、以下2つの方法が挙げられます。それぞれ特徴を見ていきましょう。
エクセル
研修管理の方法1つめは、エクセルでの管理です。
エクセルで管理する場合には、自社で「研修管理用」のシートを用意します。その際には営業や事務職など職種別に分ける方法や部署別に分ける方法があります。
入力や更新は、決められた担当者が定期的に実施するといいでしょう。また、管理や公開範囲、更新、セキュリティ対策も担当者が行います。
研修管理システム
研修管理の2つめの方法は、システムの活用です。
システムを活用すると、煩雑な管理やセキュリティ対策も簡単にできるようになるでしょう。自動化できる運用部分もあり、公開範囲を自由に設定できるサービスもあります。従業員自身に更新してもらうこともできるので、担当者の負担はエクセルより大きく減る可能性があります。
専用の研修管理システムもありますが、人材情報の一元化に役立つタレントマネジメントシステムに研修管理の機能が搭載されているものもあります。
研修管理システムで実現できること
研修管理システムとは、各社員の研修状況を集約して管理できるシステムです。
研修情報の一元管理
研修管理システムを使うと、研修に関する情報を集約できます。システムの中には、eラーニング学習機能が搭載され、受講履歴を自動で更新してくれるものもあります。時間や場所を選ばず、いつでも研修を受講できる点はメリットといえるでしょう。
事務作業の効率化
さらに研修管理システムを使うことで、研修に関する担当者の事務作業を効率化できる可能性があります。たとえば、研修の出欠確認や受講レポートの提出状況が一元管理でき、出欠状況の洗い出しや未提出の課題を自動で追跡できるのです。
そのため、研修管理システムを活用すると、担当者の負担軽減が期待できるでしょう。
ほかにも、研修管理システムの中には、研修の受講実績を人事評価に紐づける機能を搭載したものもあります。
研修管理システムのメリット
研修管理システムを活用すると、先述の通りさまざまなメリットが期待できます。具体的に見ていきましょう。
人事部門の生産性向上
研修管理システムのメリット1つめは、人事担当者の負担減による生産性向上です。
研修管理システムを活用すると、エクセルなどで管理していた表や報告書の作成、管理、運用がラクになります。研修への参加状況や資料提出に対する「確認作業」も減る可能性があり、人事担当者の負担を大幅に減らせるでしょう。
従来工数がかかっていた研修管理の負担が減って、別のコア業務に充てることができ、人事部門全体の生産性向上につながります。
受講漏れの軽減
研修管理システムのメリット2つめは、受講アラートなども自動化できる点です。結果的に受講忘れや遅刻率を低下させ、機会損失を防げるでしょう。
人材育成の強化
研修管理システムのメリット3つめは、人材育成の強化につながる点です
「研修の受講履歴」や「研修の習熟度」は、従業員によって異なるため、フォローは個別で行うのが望ましいといえます。しかし、多くの研修管理では、担当者の負担が大きく、個別フォローまでは手がまわらない場合が多いでしょう。
一方、研修管理システムを活用して業務効率化が進むと、担当者の負担が減り、個別フォローの時間を確保できるようになるでしょう。
研修受講に対して個別フォローができると、従業員一人ひとりの育成強化にもつながります。
社員のモチベーション向上
研修管理システムの3つめは、社員の仕事へのモチベーション向上が期待できる点です。
研修管理システムを利用すると、eラーニング機能の活用などによって、離れた支店や系列企業の社員も同時に同じ研修に参加できます。
多くの社員が研修に参加する姿を見ると、お互いに競争意識が芽生えるきっかけにもなるでしょう。
また、良質な研修に参加する機会促進によって、成長意欲も高まる可能性があり、人材育成の観点からも重要です。
受講分析の精度を上げる
研修管理システムの4つめは、研修結果を分析し、PDCAをまわせる点です。
従来の研修管理では、研修結果の収集はできても、分析までにはなかなか至りませんでした。なぜなら工数が大幅にかかるからです。
研修管理システムを使うと、研修に関するさまざまな情報を一元管理でき、データの分析や比較が簡単になります。分析結果に関する報告書の作成など、煩わしさも減るでしょう。
研修管理システムを選ぶ際は、あらかじめ分析機能が搭載されたシステムを選定し、使いやすさなどもチェックしておくと、導入後スムーズに活用できます。分析結果をもとに、次に受講させるべき研修内容や企業や社員の課題が見えてくることもあるでしょう。
研修管理システムの主な機能
続いて、研修管理システムの具体的な機能についてご紹介します。
eラーニング
eラーニングとは、インターネットを通じて学習できるシステムです。映像を流したり、双方がコミュニケーションを取りながら学べます。
時間や場所を選ばずに研修できるため、本社と支社とで教育格差を埋めるのにも役立ちます。感染症など、密を避けて研修を行いたい場合に有効です。
研修への参加機能
研修への参加機能とは「誰が、どの研修に、いつ参加したか」を管理できる機能です。
一人ひとりの参加履歴を一元管理できるため、締め切り直前に研修への参加を促したり、受講票の一括送信などに便利でしょう。キャンセルなどの事務作業も自動化でき、担当者の負担軽減につながります。
提出物の管理
提出物の管理機能とは、レポートなどの提出状況を管理するものです。たとえば、事前課題や研修後の報告書が未提出な場合に、アラートメールを自動で送れます。担当者の作業を簡略化できるでしょう。
データの蓄積・分析
データの蓄積・分析機能とは、研修に関するあらゆるデータを集約し、分析ができる機能です。たとえば、特定の資格取得を推奨する企業では、研修後のテスト結果を分析し、社員が資格を取得するために必要な課題を洗い出すことができます。
必要な課題が抽出できれば、今後どういった研修を展開し、資格取得につなげるかなどの対策が見えてくるでしょう。
研修管理システムの選び方・ポイント
続いて、研修管理システムの選び方のポイントをご紹介します。選定の際のヒントにしてみてください。
セキュリティは万全か
研修管理システムを選ぶ際は、セキュリティに不安を覚える担当者も多いでしょう。
研修管理では、社員の研修に関する情報を多岐にわたり管理します。そのため、情報漏洩に注意を払う必要があります。セキュリティが万全でないと、多額の賠償金が発生したり、社内外からの信用を失う恐れもあるでしょう。
研修管理システムを選ぶ際には、システムを提供する会社のセキュリティ対策を確認しましょう。その際のチェックポイントは以下の通りです。
| ・暗号化しているか？ ・脆弱性診断、データベース多重化を実施しているか？ ・権限設定ができるか？ |
セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶことで、安心して研修管理ができます。
目的の機能があるか
研修管理システムの選定で最重要ポイントは、自社で実施したい研修管理ができるかどうかです。せっかく研修管理システムを導入しても、自社の目的にそぐわない機能であれば、意味がありません。
研修管理システムを選ぶ際には、自社で管理したいことが実現できるかをチェックしましょう。
たとえば、知識やスキルを共有し、全社員に対する知的財産にしたいと考えるならば、研修で得た知識やスキルの習得状況が分析できる機能を搭載したシステムがよいかもしれません。
研修管理での成果を人事評価と紐づけたい場合には、評価システムと連携できるものが合致するでしょう。
研修管理システムの導入前に目的を整理し、最適なものを選ぶようにしましょう。
研修管理の課題
日頃から、自社独自で研修管理を行っている企業は多いかもしれません。しかし、人事担当者は、運用に多くの課題を抱えていることでしょう。
研修管理が抱える課題は以下の通りです。
- 担当者の事務的な負担が大きい
- 研修結果の分析が難しい
- 個別のフォローまで手がまわらない
担当者の事務的な負担が大きい
研修管理の課題1つめは、担当者の事務的な負担が大きいことです。
研修管理は「研修の実施」「受講歴の管理」「習得度のチェック」など多岐にわたります。さらに、たとえば専門的な資格を要する職種では、資格の更新状況や取得すべきタイミングまで業務が及ぶことがあるでしょう。
そのため、研修管理を実施する人事担当者などにとって、時間や手間がかかり大きな事務的負担となります。
研修の習熟度の分析が難しい
研修管理の課題2つめは、研修の習得結果の分析が難しいことです。実施した研修が、社員の人材育成につながっているのか、効果が見えにくいことも多いでしょう。
研修管理では、本人の得意・不得意やほかの研修を受けた場合との比較など詳細を分析し、次の研修につなげなければいけません。このような分析作業は、とても手作業でやるのは難しいでしょう。さらにどのような指標や数値を集計したらいいのか、検討がつかない場合もあるかもしれません。
個別のフォローまで手がまわらない
研修管理の3つめは、社員一人ひとりのフォローまで手がまわらない担当者が多いことです。「研修の受講履歴」や「研修の習熟度」は、従業員によって異なるため、フォローは個別で行うのが望ましいでしょう。
しかし、個別に「理解度にあわせた教育」や「不足内容へのレクチャー」を実施すると、担当者の負担は増えるばかりです。そのため、担当者が日々の業務をこなしつつ個別のフォローまで行うことは、現実的ではありません。
研修管理もサポートする｜One人事[タレントマネジメント]
One人事[タレントマネジメント]は、研修管理もサポートするクラウドツールです。
研修の受講履歴を人材情報に紐づけて育成計画に活かすなど、戦略的な人材育成にお役立ていただけます。人事評価機能も兼ね備えるため、研修の受講状況に応じて評価と連携することもできるでしょう。
「One人事」は多くの企業や公共機関の導入実績を誇り、セキュリティ面も万全です。自社の人事課題や目的に応じて欲しい機能だけを選べる柔軟な料金プランなので、多機能過ぎて使いこなせないという無駄はありません。
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研修管理を効率化するには？
研修管理システムは、各社員の研修情報を管理できるシステムです。サービスによって機能はさまざまで、研修管理システムという名前でなくても研修管理をサポートする機能が搭載されている人事システムもあります。タレントマネジメントシステムもその一つです。
導入目的を整理し、どこまでの研修管理を行うのかを整理したうえで、自社に最適なシステムを選びましょう。煩雑な研修管理業務を効率化したい場合、システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。