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電子申請するメリットとは? 申請時の注意点やe-Govの概要・利用手順も解説

電子申請とは、申請や届け出などをインターネット経由で行政に提出するシステムのことです。これまで窓口で行っていた手続きが、インターネットで完結するようになりました。窓口に行く必要がないため、時間の削減につながり他の業務がはかどります。電子申請を使いこなすことで、生産性が向上するでしょう。本記事は、電子申請の導入を検討している方に向けて、メリット・デメリットや申請方法などを解説します。e-Gov(イーガブ)の利用手順も解説するので、ぜひ役立ててください。

※本記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

電子申請するメリットとは?申請時の注意点やe-Govの概要・利用手順も解説
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    「電子申請」とは何か

    電子申請とは、申請や届け出などをインターネット経由で行政に提出するシステムのことです。これまで行政機関の窓口で行っていた手続きを、会社のパソコンやスマートフォンから行えるようになりました。24時間365日いつでも申請できるので、窓口の営業時間を気にする必要がありません。

    なぜ電子申請の導入が必要なのか?

    電子申請の義務化により、導入が必須となっています。

    特定の法人を対象とした「電子申請の義務化」

    2020年4月から特定の法人を対象に電子申請が義務化されました。対象の手続きは、社会保険や労働保険の一部で「行政手続コスト削減のための基本計画」に基づき開始しました。生産性の向上を目的としており、申請手続きが簡素化しています。

    電子申請義務化の対象となる法人・手続き

    電子申請義務化について以下の項目を解説します。

    • 電子申請義務化の対象となる「特定の法人」とは?
    • 電子申請義務化の対象となる手続き

    電子申請義務化の対象となる「特定の法人」とは?

    特定の法人とは以下のいずれかを満たしている企業のことです。

    • 資本⾦、出資⾦または銀⾏等保有株式取得機構に納める拠出⾦の額が1億円を超える法人
    • 保険業法に規定する「相互会社」
    • 投資信託、投資法人に関する法律に規定する「投資法人」
    • 資産流動化に関する法律に規定する「特定目的会社」

    該当する企業は電子申請義務化の対象のため、手続きに向けて準備しましょう。

    参考:『2020年4月から特定の法人について電子申請が義務化されます』厚生労働省

    電子申請義務化の対象となる手続き

    電子申請義務化対象の手続きは以下の通りです。これまで窓口で行っていた手続きは、すべて電子申請で行うことができます。

    健康保険厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届
    被保険者報酬月額変更届
    被保険者賞与支払届
    労働保険継続事業に取り組む事業主が提出する以下の申告書
    (※一括有期事業を含む)
    年度更新に関する申告書
    (概算保険料申告書・確定保険料申告書・一般拠出⾦申告書)
    増加概算保険料申告書
    雇用保険被保険者資格取得届
    被保険者資格喪失届
    被保険者転勤届
    ⾼年齢雇用継続給付支給申請
    育児休業給付支給申請

    参考:『2020年4月から特定の法人について電子申請が義務化されます』厚生労働省

    電子申請を導入するメリット

    電子申請を導入するメリットは以下の5つです。

    • 場所・時間に関係なく申請できる
    • 時間やコストを削減できる
    • 属人化をなくし、情報を共有できる
    • 紛失・盗難のリスクを軽減できる
    • 電子納付できる

    順番に解説します。

    場所・時間に関係なく申請できる

    場所や時間を気にせず申請できます。紙で申請する場合、行政機関の窓口に行ったり、営業時間中に行ったりと時間や場所が限られていました。電子申請は自宅や会社など通信環境があれば、どこからでも申請手続きができます。休日・祝日問わず24時間申請できるので、効率的に業務を行えるでしょう。

    時間やコストを削減できる

    時間やコストが削減できます。これまで行政機関へ行くための移動時間や窓口での待ち時間、郵送代などのコストが発生していましたが、電子申請にすればすべて不要になります。空いた時間で滞っている業務を行うなど、ほかの仕事に費やすことができるでしょう。

    属人化をなくし情報を共有できる

    情報の管理や共有がスムーズに行えます。これまでは担当者のみが業務内容を理解していたため、退職・転勤にともなう引き継ぎの際は手間や時間を要していました。電子申請は過去の申請内容を検索できたり、必要な書類を確認できたりするのでスムーズな引き継ぎが行えるでしょう。

    紛失・盗難のリスクを軽減できる

    電子で管理するため、紛失や盗難のリスクが軽減できます。紙の場合、郵送したり、行政機関に持参したりするため、置き忘れなどによる紛失のリスクがあります。従業員の個人情報なので、万が一を考えると大きな事件に発展することも考えられるでしょう。電子申請は社内で手続きを済ませられるので、第三者の目に触れない、安全性の高い環境で申請ができることがメリットといえます。

    電子納付できる

    手数料が電子納付できます。電子納付とは、インターネットバンキングや金融機関のATMを利用した納付方法のことです。窓口で現金を支払う必要はなく、原則24時間365日いつでも納付することができます。申請から納付までを会社にいながら完結できるため、簡潔に済ませられるでしょう。

    電子申請を導入するデメリット

    電子申請を導入するデメリットは以下の2つです。

    • 利用環境を整備する必要がある
    • 電子申請に対応していない手続きもある

    それぞれについて解説します。

    利用環境を整備する必要がある

    電子申請を行うには以下の準備が必要です。

    • ネットワーク環境の整備
    • 電子機器の用意
    • 電子認証の取得 など

    古い機器を使っていたり、電子申請をはじめて行ったりする企業では、電子申請の利用環境に対応したパソコンやICカードリーダーの購入など、運用を開始するまでに手間と時間を要します。担当者があらかじめ電子申請の手順を理解し、申請に向けた環境作りが求められるでしょう。

    電子申請に対応していない手続きもある

    e-Govでは、一部の健康保険組合への手続きに対応していません。段階的に運用開始しているため、加入している健康保険組合が電子申請可能かどうか確認しましょう。電子申請非対応の場合、紙での申請が必要です。万が一に備えて、紙での申請方法も確認しておくとよいでしょう。

    電子申請を実施するための方法

    電子申請方法には、以下の2種類があります。

    • e-Gov(イーガブ)による申請
    • API対応ソフトを利用した申請

    e-Gov(イーガブ)による申請

    e-Gov(イーガブ)とは、総務省が管轄しているポータルサイトのことです。電子申請手続きのほかに、行政サービスに関する情報を網羅的に閲覧できます。e-Gov(イーガブ)を利用するには、e-Gov(イーガブ)専用アプリケーションを取得して、アカウント登録を行います。登録したアカウントでログインすると、マイページから電子申請できるようになります。

    API対応ソフトを利用した申請

    API対応ソフトとは「アプリケーションとプログラムをつなぐもの」です。わかりやすくいうと「異なるソフトウェア同士をつなげるもの」で、互いに共通言語を利用してデータのやりとりを行います。e-Govアプリを取得する必要がなく、現在利用している人事労管理ソフトなどをそのまま使用して電子申請できるため、業務をより効率化できるでしょう。

    e-Gov電子申請で利用できる機能

    e-Govで利用できる機能は以下の通りです。

    • 手続きの検索
    • 処理状況
    • メッセージ通知
    • 公文書のダウンロード

    さまざまな機能があるため、電子申請で困ったときには重宝するでしょう。

    参考:『e-Gov電子申請とは』e-Gov電子申請

    e-Gov電子申請をするメリット

    e-Govで電子申請をするメリットは以下の4つです。

    • 24時間365日手続きできる
    • ペーパーレス化・コスト削減につながる
    • 行政窓口に行く必要がない
    • マイページから状況が確認できる

    ペーパーレス化を目的に始まった取り組みですが、利便性が向上して使いやすくなっています。

    e-Gov電子申請の利用の流れ

    e-Govで電子申請を行うには以下の手続きが必要です。

    1. 利用準備をする
    2. 申請・届け出をする
    3. 処理状況を確認する
    4. 手数料を納付する
    5. 公文書を取得する

    1.利用準備をする

    利用開始にあたって、担当者が行うことは3つあります。

    • e-Govアカウントを取得する
    • ブラウザの設定を確認する
    • e-Gov電子申請アプリをインストールする

    e-Govアカウントを取得する

    はじめに公式サイトでメールアドレスの登録を行います。メールアドレス宛に送られてきたURLにアクセスすると、パスワードの入力画面が表示されるのでパスワードを登録します。登録完了後は、メールアドレス宛にメールが送信されるので、問題なく登録ができているか確認しましょう。

    参考:『e-Govアカウントの登録方法』e-Govポータル

    ブラウザの設定をする

    ブラウザの設定は、ポップアップブロックの解除を行います。ポップアップがブロックされていると、画面表示が適切に行われないためです。各種ブラウザにより解除方法が異なるので、自身が利用しているブラウザのポップアップブロックの解除方法を公式サイトで確認しましょう。

    参考:『ポップアップブロックの解除』e-Gov電子申請

    e-Gov電子申請アプリをインストールする

    e-Gov電子申請アプリを公式サイトからインストールしましょう。WindowsやMacなどのOSによりインストール方法が異なるため、公式サイトで確認しましょう。

    参考:『アプリのインストール』e-Gov電子申請

    2.申請・届け出をする

    利用準備が完了したら申請・届け出を行いましょう。まず、マイページの「手続検索」から提出する書類を選択します。申請者情報や法人情報など必要事項を入力したうえで、必要書類を添付し、提出します。申請手順は公式サイトにくわしく掲載されているため、確認しながら行うとよいでしょう。

    参考:『電子申請する』e-Gov電子申請

    3.処理状況を確認する

    マイページの「申請案件一覧」から処理状況を確認しましょう。審査中や審査終了といった処理状況は、パソコンだけでなくスマートフォンからもひと目で確認できるため、待っている間にほかの業務を進められます。申請状況の詳細を見るには「到達番号」をクリックすることで確認できます。処理状況の確認方法は、公式サイトにくわしく掲載されているので確認してみてください。

    参考:『申請等の処理状況を確認する』e-Gov電子申請

    4.手数料を納付する

    申請が終わったら手数料を納付しましょう。手数料が必要な場合、手続検索結果一覧に「行政手数料有」と表示されます。手数料の納付は、銀行のATMかインターネットバンキングから行えます。

    ATMを利用する場合 

    状況確認画面から以下の番号を控えたうえで、Pay-easy(ペイジー)対応のATMで手数料を支払いましょう。

    • 納付番号
    • 確認番号
    • 収入機関番号

    インターネットバンキングを利用する場合

    e-Govの「金融機関一覧ページ」で、納付する金融機関を選択するとWebサイトが表示されるため、そこからログインしましょう。ログイン後は各金融機関のWebサイトの手順に沿って手続きを行います。「電子納付」ボタンをクリックしてから30分以内に手続きを完了しないと、最初から電子納付をやり直すことになるため注意しましょう。

    参考:『金融機関一覧』e-Gov電子納付

    5.公文書を取得する

    申請が受理されたら公文書を取得しましょう。公文書はマイページの「申請案件一覧」からダウンロードできます。

    参考:『公文書の確認をする』e-Gov電子申請

    電子申請の際に注意したい点

    電子申請時は以下の2つに注意しましょう。

    • セキュリティ体制を万全にする
    • 既存システムの把握と安定した利用環境の準備をする

    順番に解説します。

    セキュリティ体制を万全にする

    セキュリティには細心の注意を払うようにしましょう。個人情報を扱うため、流失すると重大な事故につながる恐れがあります。たとえば、第三者による盗聴や改ざんを防ぐためにデータ通信を暗号化したり、送信ドメインを認証したりして、アドレスが正しいか検証するなどが挙げられるでしょう。

    既存システムの把握と安定した利用環境の準備をする

    使用しているシステムの把握や、安定性のある利用環境の準備をしましょう。今後、電子申請に切り替えることが決定した場合、導入したシステムが不具合なく動作するのか、エラーが起きた際の対処法はどうするのかなど、現状の把握と環境構築が必要不可欠です。人事システムや給与計算ソフトなど、現在使用しているものがあれば、APIソフトを導入することでより安全性の高いシステムを構築できるでしょう。

    まとめ

    電子申請は、窓口に行かなくても手続きが行えたり、紛失や盗難のリスクを軽減できたりと、担当者や企業にとって多くのメリットが得られます。仕事をスムーズに進めてくれるだけでなく、空いた時間で新たな仕事に取り組めるなど、業務の効率化や工数の削減にもつながるでしょう。電子申請だけでなく、年末調整やマイナンバー管理などの幅広い業務を1つのソフトウェアで管理することで、さらに効率化をはかれます。

    One人事」は電子申請のほかに、年末調整やマイナンバー管理など幅広い業務の効率化を助け、担当者の手間を軽減するシステムです。1つのソフトウェアであらゆる手続きを行うことで、業務効率化をはかれます。

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