雇用保険被保険者証を再発行する方法とは｜基本的な手順と再発行の手段を解説
雇用保険被保険者証を紛失・破損したときは、再発行手続きをとる必要があります。事業主の責務として再発行方法の確認やすみやかな入手が含まれるため、あらかじめ基本事項を押さえておくとよいでしょう。本記事では、雇用保険被保険者証の基本を整理したうえで、再発行の手順や方法、再発行が進められないケースをご紹介します。人事労務担当者は、ぜひお役立てください。
※本記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。
目次雇用保険被保険者証とは【基本を確認】
まずは、雇用保険被保険者証の基本を確認しましょう。
雇用保険被保険者証は「雇用保険の加入時に発行される証明書」
雇用保険被保険者証とは、働いている人が雇用保険へ加入していることを証明する書類で、加入時に発行されます。従業員が雇用保険の適用を受けられることを証明するとともに、雇用保険に関連する手続きにおいて重要な役割を果たします。会社側にとっても、雇用保険の適用状況を管理・確認するために必要な書類です。主に、従業員の入退社のタイミングで使用されます。
雇用保険は加入が必須なのか
続いて、雇用保険への加入が必須なのかどうかについて解説します。
特定の条件を満たすと雇用保険に加入する必要がある
雇用保険は、従業員が一定の条件を満たした際に強制加入する必要があります。具体的な条件は、下記の2点です。
- 31日以上引き続き雇用されることが見込まれる
- 1週間の所定労働時間が20時間以上である
上記の両方を満たす従業員を雇用している場合は、雇用保険への加入が必須です。雇用保険には、雇用形態や加入希望の有無に関係なく加入しなければなりません。しかし、会社の代表取締役など「雇用」にあたらない人は、対象から外れます。
また、事業主の配偶者や父母、子どもなど、事業主と同居している家族も雇用保険の対象外です。ただし、事業主の指揮命令にしたがって働いていることが明らかなことと同時に、ほかの従業員と同じ条件で働いているときは、雇用保険の適用対象となります。
従業員による保管が原則だが、企業保管が多い
雇用保険被保険者証は、従業員に渡すのが原則であり、本来であれば会社が保管することは認められていません。厚生労働省も、従業員に確実に渡すように通知しています。しかし、紛失や盗難を防ぐため、実際は事業主が管理するケースも見られます。
参考：『雇用保険の手続きはきちんとなされていますか？～被保険者記録に誤りがないことを確認するために～』厚生労働省
雇用保険被保険者証を渡すタイミングとは
厚生労働省の規定にのっとり、雇用保険被保険者証は入社手続きが終わったら返却するのが望ましいでしょう。事業主が保管している場合は、従業員の退職時に返却してください。本来、雇用保険被保険者証は労働者に対してハローワークから交付する書類であり、転職時に必要です。
雇用保険被保険者証の再発行における留意点
雇用保険被保険者証は、たとえ紛失してしまっても再発行できます。再発行時に留意すべき点について解説します。
雇用保険被保険者証をなくしたら申請が必要
紛失など何らかの事情で雇用保険被保険者証が従業員の手元にないときは、すみやかに申請作業を進める必要があります。手続きはハローワークに直接赴く方法や郵送など、複数のやり方があります。従業員が、失業手当や教育訓練給付など雇用保険の各種給付を申請するときは、雇用保険被保険者証の提示が必要です。保険者証がないと、給付申請ができなくなる恐れがあるため、紛失したらすみやかに再発行を申請しましょう。
再発行は基本的に被保険者自身が行う
雇用保険被保険者証は、基本的に被保険者みずから再発行を手配しなければなりません。雇用保険被保険者証を紛失した際には、被保険者本人が最寄りのハローワークに行って手続きを進める必要があります。あるいは、郵送や電子申請での手続きも可能です。しかし、会社の管理下にあるときに紛失した場合には、会社側で対応するのが望ましいでしょう。
雇用保険被保険者証を再発行する手順
続いて、雇用保険被保険者証を再発行する手順について、順を追って解説します。
1．本人確認を添えて再交付申請をする
雇用保険被保険者証の再発行申請には、決められた書類をハローワークに提出する必要があります。手続きにあたって求められる書類は『雇用保険被保険者証再交付申請書』と「顔写真つきの本人確認書類」などです。運転免許証やマイナンバーカードなど顔写真つき身分証明書が用意できない場合であっても、住民票と保険証のように2種類がそろっていれば代替できます。雇用保険被保険者証再交付申請書はハローワークで入手可能なので、あらかじめ用意する必要はありません。
また、ハローワークのホームページからもダウンロード可能です。代理人が対応する場合は、委任状と代理人の本人確認書類も用意しましょう。委任状の様式は任意ですが、こちらもハローワークのホームページからダウンロードできます。記載方法がわからない場合は、ハローワークの様式をそのまま使うのがおすすめです。
2．手続き完了後、再発行された被保険者証を受け取る
必要書類の提出後、ハローワーク側で手続きが実施されます。手続きに要する期間は即日〜1週間程度で、手続きが完了すると再発行された雇用保険被保険者証を受け取れます。再発行の方法によって発行までの時間が変わるので、注意してください。
雇用保険被保険者証を再発行するには【3つの方法】
雇用保険被保険者証は、以下の3種類の方法で再発行できます。
- ハローワークで再発行
- 郵送で再発行
- 電子申請で再発行
それぞれのやり方を解説します。
ハローワークに出向いて再発行する方法
雇用保険被保険者証を直接ハローワークに出向いて再発行するのは、もっとも一般的な方法といえるかもしれません。ハローワークで再発行するメリットは、即日発行が可能なことです。再発行に時間をかけたくない場合は、ハローワークでの手続きを検討するといいでしょう。ハローワークが開いている時間は、原則として平日の8時30分から17時15分です。なかには土曜日や夜間に利用できるところもあるため、事前に地域を管轄するハローワークの営業時間を確認しておきましょう。
郵送で再発行する方法
管轄のハローワークに必要書類を郵送する方法でも、雇用保険被保険者証の再発行が進められます。郵送での再発行を検討する際は、ハローワークごとに対応が異なる点に注意してください。あらかじめ郵送を受けつけているかを確認するのがおすすめです。郵送で再発行する際のデメリットは、手続きに1週間程度かかる点と、返信用封筒のコストがかかる点です。郵送で再発行申請をする場合には、下記の書類をハローワークに送りましょう。
- 雇用保険被保険者証再交付申請書
- 本人確認書類の写し（マイナンバーカード、運転免許証、官公庁が発行した身分証明書など）
- 返信用封筒（切手を貼りつけたもの）
申請書には、申請者本人の連絡先の記載が必要です。連絡先の記載漏れや本人確認書類の添付漏れがないよう気を配りましょう。
電子申請で再発行する方法
行政情報ポ―タルサイト『e-Gov（イーガブ）』を活用すると、オンライン上で再発行手続きができます。24時間いつでも申請できるため、手間がかからないうえ、2〜3日程度で再発行が完了します。e-Govを利用する際には電子署名が必要なので、事前に認証局で『電子証明書』を発行しておきましょう。
雇用保険被保険者証が再発行できない事例とは【2つのケース】
雇用保険被保険者証が再発行できない事例について2つのケースをご紹介します。
雇用保険の加入条件を満たしていないケース
雇用保険の加入条件を満たしていない従業員の、雇用保険被保険者証は、当然ながら再発行できません。もともとは加入条件を満たしていたとしても、労働形態の変更などによって雇用保険の加入条件を満たせなくなった場合、再発行はできなくなります。
| 雇用保険の加入条件 |
|---|
| ・31日以上引き続き雇用されることが見込まれる ・1週間の所定労働時間が20時間以上である |
あらかじめ加入条件を理解し、自社の従業員が被保険者の対象に含まれるかを把握しておきましょう。
雇用した転職者が退職から7年以上経っているケース
雇用した転職者が退職から7年以上経っている場合も、雇用保険被保険者証は再発行できません。退職から7年以上経つと、雇用保険の被保険者番号がハローワークのデータベースから消去されるためです。
新規採用した人が7年以上働いていなかった場合には、再発行ではなく新規の発行手続きを行いましょう。具体的には、個人事業主として長期間事業を営んでいた人や、子育てを終えて久しぶりに働き始める人を雇用する場合などが想定されます。再発行ができるのか、それとも新規で取得する必要があるのかを事前に確認しておくのがおすすめです。
雇用保険被保険者証の再発行は早めに進めましょう
本記事では、雇用保険被保険者証の再発行に関する基本事項について解説しました。雇用保険被保険者証は従業員にとっても雇用主にとっても重要な書類であるため、紛失などの際にはすみやかに再発行手続きをしましょう。
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