雇用保険被保険者証を再発行に必要なものとは？ どこでやる？ 費用は？ 即日発行できる？ 基本手順を解説
雇用保険被保険者証を紛失・破損したときは、再発行手続きをする必要があります。事業主の責務として再発行方法の確認やすみやかな入手が含まれるため、基本事項を理解しておきたいところです。
本記事では、雇用保険被保険者証の基本を整理したうえで、再発行の手順や方法、再発行ができない場合を紹介します。
目次雇用保険被保険者証とは【基本を確認】
雇用保険被保険者証とは、従業員が雇用保険に加入していることを証明する重要な書類です。従業員が新たに雇用された際（加入時）に発行されます。
従業員にとっては、失業給付の申請や再就職の際の保険加入確認のタイミングで、適用を受けられることを確認する大事な書類です。
企業側としても、従業員が雇用保険に適切に加入しているかどうかを管理し、確認するために使用します。従業員の入社時や退社時、または転職の際に確認が必要となります。
雇用保険の加入条件
雇用保険は、従業員が一定の条件を満たした際に強制的に加入する必要があります。具体的な条件は、下記の2点です。
| 雇用保険の加入条件 |
|---|
| ・31日以上引き続き雇用されることが見込まれる ・1週間の所定労働時間が20時間以上である |
両方を満たす従業員を雇用している場合は、雇用保険への加入が必須です。雇用形態や加入希望の有無に関係なく加入しなければなりません。
雇用保険の加入対象外
会社の代表取締役など「雇用」にあたらない人は、雇用保険の対象から外れます。事業主の配偶者や父母、子どもなど、事業主と同居している家族も雇用保険の対象外です。
ただし、事業主の指揮命令にしたがって働いていることが明らかであり、ほかの従業員と同じ条件で働いているときは、雇用保険の適用対象となります。
雇用保険被保険者証は従業員による保管が原則
雇用保険被保険者証は、従業員に渡すのが原則であり、本来であれば会社が保管することは認められていません。厚生労働省も、従業員に確実に渡すように通知しています。しかし、紛失や盗難を防ぐため、実際は事業主が管理するケースもなかにはあるようです。
参考：『雇用保険の手続きはきちんとなされていますか？～被保険者記録に誤りがないことを確認するために～』厚生労働省
従業員に渡すタイミング
雇用保険被保険者証は、厚生労働省の規定に沿って、入社手続きが終わったタイミングで返却します。
万一、事業主が保管している場合は、従業員の退職時に返却しましょう。雇用保険被保険者証は、本来はハローワークが労働者に対して交付する書類です。労働者が転職する際に必要となります。
雇用保険被保険者証の再発行におけるポイント
雇用保険被保険者証は、たとえ紛失したり破損してしまったりしても再発行ができます。再発行のポイントを2つ紹介します。
- 紛失したら再発行を申請する
- 再発行は基本的に従業員自身が行う
雇用保険被保険者証をなくしたら申請が必要
紛失など何らかの事情で雇用保険被保険者証が従業員の手元にないときは、すみやかに再発行の申請しなければなりません。
雇用保険被保険者証の再発行手続きは、ハローワークの窓口に直接出向く方法や郵送などがあります。雇用保険被保険者証は、従業員が失業手当や教育訓練給付など、雇用保険の各種給付を申請するときに提示が必要です。
雇用保険被保険者証がないと、給付申請ができなくなる恐れがあるため、紛失したらすみやかに再発行を申請しましょう。
再発行は基本的に従業員自身が行う
雇用保険被保険者証は、基本的に被保険者みずから再発行を手配しなければなりません。紛失した際は、被保険者本人が最寄りのハローワークの窓口に行って手続きを進める必要があります。郵送や電子申請での手続きも可能です。
ただし、会社の管理下にあるときに紛失した場合には、会社側で対応するのが望ましいでしょう。
雇用保険被保険者証を再発行する手順・必要なもの
雇用保険被保険者証を再発行する手順を解説します。
- 本人確認書類を添えて再交付申請をする
- 手続き完了後、再発行された被保険者証を受け取る
1．本人確認書類を添えて再交付申請をする
雇用保険被保険者証の再発行申請には、決められた書類をハローワークに提出する必要があります。
再発行手続きにあたって求められる書類は、「雇用保険被保険者証再交付申請書」と「顔写真つきの本人確認書類」などです。顔写真つきの本人確認書類の例は、運転免許証やマイナンバーカードなどです。
顔写真つきの本人確認書類が用意できないときは、住民票と保険証のように顔写真がない2つの身分証がそろっていれば代替できます。
| 雇用保険被保険者証の再発行に必要なもの（本人申請） |
|---|
| ・雇用保険被保険者証再交付申請書 ・顔写真つきの本人確認書類（顔写真がない身分証2種類でも可） |
雇用保険被保険者証再交付申請書は、ハローワークの窓口やホームページからダウンロードすることで入手できます。
代理人が雇用保険被保険者証の再発行申請をする場合は、委任状と代理人の本人確認書類も必要です。委任状の様式は任意であり、ハローワークのホームページからダウンロードの可能です。
2．手続き完了後、再発行された被保険者証を受け取る
雇用保険被保険者証再交付申請書などが受理されると、ハローワークで再発行の手続きが進められます。
雇用保険被保険者証の再発行には、即日から〜1週間程度かかります。ハローワークの窓口で申請する場合は即日で発行できます。
ハローワークで手続きが完了すると、新しい雇用保険被保険者証を受け取れます。
雇用保険被保険者証を再発行はどこでやる？即日可能？費用は？
雇用保険被保険者証の再発行する方法には次の3種類です。基本的に再発行自体に費用はかかりません。
- ハローワークの窓口で再発行
- 郵送で再発行
- 電子申請で再発行
再発行の申請をどこでやるかによって、発行にかかる期間と申請者が負担するものが異なります。3つの方法別に手続きを解説します。
ハローワークの窓口に出向いて再発行する方法
雇用保険被保険者証を直接ハローワークに出向いて再発行するのは、もっとも一般的な方法といえます。
ハローワークで再発行するメリットは、即日発行が可能なことです。再発行に時間をかけたくない場合は、ハローワークでの手続きを検討するといいでしょう。
ハローワークが開いている時間は、原則として平日の8時30分から17時15分です。なかには土曜日や夜間に利用できるところもあるため、事前に地域を管轄するハローワークの営業時間を確認しておきましょう。
郵送で再発行する方法
管轄のハローワークに必要書類を郵送する方法でも、雇用保険被保険者証の再発行が進められます。
郵送での再発行を検討する際は、ハローワークごとに対応が異なります。あらかじめ郵送を受けつけているかを確認しましょう。
郵送での再発行手続きは、交付まで1週間程度かかり、返信用封筒のコストがかかる点がデメリットです。郵送で再発行を申請をする場合は、以下の書類をハローワークに送ります。
| 雇用保険被保険者証の再発行に必要なもの（本人郵送） |
|---|
| ・雇用保険被保険者証再交付申請書 ・本人確認書類の写し（マイナンバーカード、運転免許証、官公庁が発行した身分証明書など） ・返信用封筒（切手を貼りつけたもの） |
雇用保険被保険者証再交付申請書には、申請者本人の連絡先を記載する必要があります。連絡先の記載や本人確認書類の添付を忘れないようにしましょう。
電子申請で再発行する方法
行政情報ポ―タルサイト「e-Gov（イーガブ）」を活用すると、オンライン上で雇用保険被保険者証の再発行手続きができます。
e-Govは、24時間いつでも申請できるため、手間がかからないうえ、2〜3日程度で再発行が完了します。e-Govをの利用には電子署名が必要です。事前に認証局で「電子証明書」を発行しておきましょう。
雇用保険被保険者証が再発行できない場合はある？
雇用保険被保険者証が再発行できない場合もあります。
- 雇用保険の加入条件を満たしていない
- 雇用した転職者が退職から7年以上経っている
雇用保険の加入条件を満たしていない
雇用保険被保険者証は、従業員が雇用保険の加入条件を満たしていないければ、当然ながら再発行できません。
もともとは加入条件を満たしていたとしても、労働形態の変更などによって雇用保険の加入条件を満たさなくなると、再発行はできなくなります。
| 雇用保険の加入条件 |
|---|
| ・31日以上引き続き雇用されることが見込まれる ・1週間の所定労働時間が20時間以上である |
雇用した転職者が退職から7年以上経っている
雇用保険被保険者証は再発行は、雇用した転職者が退職から7年以上経っている場合も受け付けけてもらえません。具体的には、個人事業主として長期間事業を営んでいた人や、子育てを終えて久しぶりに働き始める人などが考えられます。
退職から7年以上経つと、雇用保険の被保険者番号がハローワークのデータベースから消去されるためです。新規採用した人が7年以上働いていなかった場合は、新規で発行手続きをする必要があります。
雇用保険被保険者証の再発行は早めに手続きを（まとめ）
雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入している従業員に対して発行される証明書で、主に加入歴を証明するものです。
雇用保険被保険者証は、従業員にとっても雇用主にとっても重要な役割を果たす書類です。紛失が発覚したらすみやかに再発行手続きを進めましょう。