年末調整時にマイナンバーの記入は必要か｜申告書類や提出に必要な書類などもあわせて解説
年末調整の時期になると、扶養控除等申告書や保険料控除申告書など、従業員に提出してもらわなければならない書類が増えるでしょう。その際、書類にはマイナンバーを記入してもらう必要があるのか、あいまいな年末調整の担当者もいるのではないでしょうか。
そこで本記事では、年末調整に際してマイナンバーの必要性や記入が必要な書類の種類、提出方法、従業員に拒否された場合の対処法まで徹底的に解説します。
※本記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。
目次年末調整にマイナンバーは必須
年末調整では、関係書類へのマイナンバーの記載は必須です。2016年1月よりマイナンバー制度の運用が本格的に始まったため、2016年1月以降に用意する源泉徴収票や支払調書には、マイナンバーを記載することが義務化されました。
年末調整に関係する書類のうち、源泉徴収票と給与支払報告書、扶養控除等申告書、この3つの書類についてはマイナンバーの記入が必須です。加えて、控除対象の家族や配偶者がいる従業員の書類には、家族のマイナンバーも記入しなければなりません。
特に扶養控除等申告書については従業員本人が作成して提出する必要があるため、マイナンバーの記入漏れがないよう、担当者としてあらかじめアナウンスしましょう。
年末調整にマイナンバーが必要な理由
年末調整にマイナンバーが必要になった理由は、行政事務の効率化と一体化が挙げられるでしょう。
マイナンバー制度は、社会保障や税などさまざまな分野において、情報収集と管理を効率化し、国民の利便性を向上させるためにつくられました。従来は各公共機関ごとに独自の番号で、個人情報を認識していたのです。
年末調整においても、マイナンバーを記載した状態の書類を提出することで、各公共機関でバラバラだった管理体制を統一することを目指しています。
共通の番号で管理できると各公共機関同士でやりとりが簡素化するため、情報の連携や確認がスムーズになるでしょう。業務コストの削減によって効率化にもつながり、公平かつ公正な課税体制を構築できると期待されています。
参考：『「マイナンバー法案」の概要』内閣官房社会保障改革担当室
マイナンバーの記入が必要な書類と不要な書類
年末調整に関する書類は、マイナンバーの記入が必要な書類と、記入する必要がなくなった書類に分かれます。それぞれについて具体例を挙げながらご紹介します。
マイナンバーの記入が必要な書類
マイナンバーの記入が必要な年末調整に関する書類は、以下の通りです。
- 源泉徴収票
- 給与支払報告書
- 扶養控除等（異動）申告書
- 給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
源泉徴収票は従業員本人のマイナンバーに加えて、控除対象扶養家族（16歳以上）のマイナンバーも記入する必要があります。
ただし、従業員本人に交付する源泉徴収票にマイナンバーを記入する必要はありません。給与支払報告書と扶養控除等（異動）申告書については、従業員本人と控除対象となる配偶者や扶養親族のマイナンバーを記入します。
なお「給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」は、従業員本人のマイナンバーは不要ですが、配偶者のマイナンバーは原則として記入することとされています。
年末調整においてマイナンバーは毎年必要なのか
年末調整は、毎年10〜11月頃になると従業員に書類を準備してもらいますが、マイナンバーも毎年記入してもらわなければいけないのでしょうか。マイナンバーの記載は、一定の条件を満たしている場合、省略できます。毎年、年末調整の書類提出のたびに記載する必要はありません。
マイナンバーを省略できる条件について、確認していきましょう。
マイナンバーの記載が不要となる条件
マイナンバーの記載が必要な年末調整書類であっても、以下の条件を満たしていると省略することができます。
- 従業員と給与支払い者との間で、マイナンバーの省略について合意済み
- 従業員と給与支払い者がお互いに、過去に提出したマイナンバーに相違ないことを確認済み
- 申告書の余白に、給与支払い者がマイナンバーを確認したことを表示
- 申告書の余白に、従業員が給与支払い者へ提供済みのマイナンバーに相違がないことを記入
条件が適用できる書類
マイナンバーを記載しなくてもよい条件が適用できる書類は、以下の通りです。
- 扶養控除等（異動）申告書
- 給与所得者の配偶者控除等申告書
- 公的年金等の受給者の扶養親族申告書
- 退職所得の受給に関する申告書
- 所得金額調整控除申告書
上記書類であっても、帳簿に控えている従業員の氏名やマイナンバーと内容と異なる場合は、記載しなければなりません。
マイナンバーの記入が不要な書類
マイナンバー制度の運用が始まった当初は、マイナンバーの記入が必要だったものの、所得税法などの改正により不要になった書類もあります。2016年4月1日以降、マイナンバーの記入が不要になった書類は、以下の通りです。
- 給与所得者の保険料控除申告書
- 給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書
上記2つの書類は、マイナンバーの記入は不要ですが、法人番号は必須です。給与支払い者が法人の場合は、引き続き給与支払い者の法人番号を忘れずに記入しましょう。
年末調整にマイナンバーの提出に必要な書類
従業員本人からマイナンバーの提供を受ける場合、本人確認を行うことがマイナンバー法で義務づけられています。そのため、マイナンバー提出時に以下の3つの書類を提出してもらいましょう。
- マイナンバー提出書
- マイナンバー確認書
- 本人確認書
1．マイナンバー提出書
マイナンバー提出書は会社から専用用紙を配布し、従業員に記載してもらいます。
2．マイナンバー確認書
マイナンバーカードまたはマイナンバー通知カードのコピーを提出してもらうか、マイナンバーが記載された住民票の写しを提出してもらいます。
なお、マイナンバー通知書のコピーの場合、顔写真つきの本人確認書類1通または顔写真なしの本人確認書類2種類が必要です。住民票の写しにおいては、住民票以外の本人確認書類を1通あわせて提出してもらいます。
3．本人確認書
- 住民票の写し（マイナンバーの記載なし）
- 運転免許証
- パスポート
- 健康保険証
- 在留カード など
参考：『「マイナンバー法案」の概要』内閣官房社会保障改革担当室
マイナンバー取集の方法
年末調整の書類には従業員のマイナンバーを記入する項目があり、記載は必須事項です。担当者は従業員にマイナンバーを提供してもらわなければなりません。
従業員にマイナンバーの提出を促し、取り集める方法としては、以下の3つが挙げられます。
- 扶養控除等申告書にマイナンバーを記載してもらう
- マイナンバー専用の用紙にマイナンバーを記載してもらう
- クラウドシステムでマイナンバーを管理する
扶養控除等申告書にマイナンバーを記載してもらう
マイナンバーを従業員から集める方法の1つめは、扶養控除等申告書にマイナンバーを記載してもらうやり方です。従業員には、書式に沿って記入することを伝えればよいため、もっとも簡単な方法といえるでしょう。
ただし、決めたり考えたりしなければならないことは当然発生します。マイナンバーを回収するための専任担当者や、回収した扶養控除等申告書を保管する場所として、鍵つきの書庫や金庫を用意するなど、スムーズに保管できるように準備しましょう。
マイナンバー専用の用紙にマイナンバーを記載してもらう
あらかじめ専用の用紙にマイナンバーを記載してもらう方法です。年末調整の際は「扶養控除等申告書」のマイナンバー記載欄を、空白のまま提出してもらいます。マイナンバーは法律上、原則として扶養控除等申告書に記載しなければなりません。
ただし、会社の実態にあわせてマイナンバーを管理できるようにするため、マイナンバーを別で管理する方法も認められています。
クラウドシステムでマイナンバーを管理する
クラウド管理システムを利用してマイナンバーを収集しておく方法も便利です。源泉徴収票を作成するときは、担当者がクラウド上に保管されたマイナンバーを参照すればよくなります。
クラウド管理システムを使うと、マイナンバーのデータをサーバー上に保管でき、さらに収集や場合によっては廃棄までもシステム上で完結できるかもしれません。マイナンバーを持ち出す必要もないため、安全かつ効率的に収集できるはずです。
個人番号を忘れてしまった場合
マイナンバーを忘れてしまった場合、マイナンバーカードを再発行するかマイナンバーつきの住民票の写しを発行することで個人番号を確認することができます。
マイナンバーカードの再発行
マイナンバーカードの普及率は、令和5年4月末時点で約7程度にのぼります。マイナンバー通知カードで個人番号を把握している方も少なからずいるでしょう。
しかしマイナンバー通知カードは令和2年5月25日をもって廃止されたため、個人番号を忘れてしまった場合マイナンバーカードを発行してもらう必要があります。マイナンバーカードの発行は無料でできますが、再発行には手数料として1,000円（電子証明書が不要な場合は800円）かかります。
また、発行には3週間から2か月ほどかかるため、前もって従業員にアナウンスしておきましょう。
マイナンバーつきの住民票の写し
マイナンバーが施行された2015年10月5日より、マイナンバーつきの住民票（写し）の発行が可能になりました。住民票発行にかかる費用は300円とマイナンバーカードの再発行より安く、即日発行できるので急ぎの場合はこちらの方法がおすすめです。
マイナンバーつきの住民票を発行するには、本人確認書類（写真つき住民基本台帳カード・運転免許証・パスポート・運転経歴証明書のいずれか、またはキャッシュカード、健康保険証、通帳など氏名が確認できる書類2点）が必要です。
マイナンバーつきの住民票の請求書の項目に、マイナンバーの記載を希望する欄があるので、忘れずにチェックしておきましょう。
マイナンバーの記載を拒否した場合
マイナンバーは重要な個人情報のため、なかには記載を拒否する従業員もいるかもしれません。この場合の適切な対応方法を解説します。
- 従業員が企業にマイナンバーを提示することは義務ではない
- マイナンバーがなくても手続きはできる
従業員が企業にマイナンバーを提示することは義務ではない
従業員を雇っている企業にとって、年末調整書類作成におけるマイナンバーの記載は義務的な業務です。
しかし現時点では、従業員にマイナンバーを提示してもらうことを義務づける法律は存在しません。従業員に年末調整書類へのマイナンバーの記入を拒否された場合は強制できないため、現状では罰則が科されることはないでしょう。
マイナンバーがなくても手続きはできる
年末調整書類の準備にあたり、従業員に十分に説明したとしても、なかなか理解が得られなければ、マイナンバーなしで手続きを進めることは可能です。
税務署はマイナンバー制度が浸透するまでに時間がかかると認識しているため、マイナンバーが記載されていない書類が提出されても受理するとしているためです。
ただし、マイナンバーの記載がないことを単なる義務違反と判断されないよう「従業員にマイナンバー提出を求めたが、拒否された」という経緯を記録しておきましょう。
まとめ
2016年1月からマイナンバー制度の運用が開始され、2016年1月以降の年末調整にマイナンバーは必須とされました。そのため、年末調整書類の源泉徴収票や給与支払報告書、扶養控除等（異動）申告書には、従業員本人のマイナンバーと控除対象扶養家族のマイナンバーの記載が必要です。
しかし、給与所得者の保険料控除申告書などマイナンバーの記入が不要な年末調整書類もあります。年末調整担当者は、記入漏れや誤記のないよう、マイナンバーの記入が必要か否か正しく把握しておきましょう。
また、マイナンバーは大切な個人情報であるため、クラウドシステムなどを利用して、安全にマイナンバーを管理することが重要です。
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