旅費申請の流れとは？ 書類の書き方や注意点、承認フロー効率化の方法も解説

旅費申請の書類作成の手間や、承認フローの滞りなどが原因で業務が進まないと感じた経験はありませんか。

多くの企業では、出張のたびに申請書や報告書の作成・提出を求められますが、手続きが複雑だと時間を取られてしまいます。

本記事では、旅費申請から精算までの流れを整理し、書類の書き方や注意点、承認フローを効率化する方法までわかりやすく解説します。

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目次

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旅費申請とは出張で発生した費用の承認を得る手続き

旅費申請とは、出張先で支払った交通費や宿泊費、日当などの経費を会社に報告し、承認してもらい立て替えた費用を精算する手続きです。次のような流れが一般的です。

• 出張前の事前申請（必要な場合）
• 出張中の領収書保管
• 出張後の精算申請

旅費申請が適切に行われないと、従業員の負担が増加したり、会社側の経費管理があいまいになったりと不正の温床になりかねません。

また、申請の不備や承認の滞りは、総務・経理の負担増加にもつながります。

そのため旅費申請は、従業員の立て替え負担を減らし、正確な経費管理を行うために欠かせない業務です。

旅費とは？ 交通費との違い

旅費とは、業務出張にともなって発生する費用の総称です。ただし法律上、厳密な定義はありません。 一般的に移動距離が長く、宿泊や長時間の移動がともなうような出張を指します。

たとえば、次のような費用が旅費に該当します。

• 新幹線・飛行機などの移動費
• 現地でのタクシー代・バス代
• ホテルの宿泊費
• 出張手当（日当）
• 海外出張のための手続き費用
  

会社によっては、社内規程により、移動距離で「何kmからは旅費扱い」と定めているのが一般的です。

一方、オフィス間の短距離移動や営業先への日帰り訪問など、日常業務で発生する移動は「交通費」といいます。

会計上は旅費交通費にまとめて計上できますが、社内ルール上は、旅費と交通費を区別して運用している企業も多く見られます。

旅費申請でよくある悩み

旅費申請に限らず申請業務では、申請者・承認者・経理担当者の立場によって、さまざまな悩みを抱えています。

旅費申請を紙やエクセルで運用している企業には、とくに多く見られる課題です。旅費申請における社内ルールが定まっていなかったり、属人化していたりすると、よりいっそう手間がかかり、業務効率を低下させる原因にもなっています。

旅費申請はどこまで認められる？

出張で発生したすべての費用が旅費として認められるわけではありません。では、どこまでの範囲で認められるのでしょうか。一般的に認められる旅費申請の項目は、次の6つです。

• 交通費（電車、飛行機、バス、タクシー代など）
• 宿泊費（ビジネスホテル、旅館など）
• 出張手当／日当（例：食事代や雑費の補助）
• 出張先での業務用通信費
• 長期出張時の支度料（※旅費規程による）
• 海外出張時の渡航手続費

旅費申請が認められる費用は、業務に直接関連するものに限定されます。

一方で、以下のような事例は、旅費申請として認められないと考えてよいでしょう。

• 業務と関係のない観光目的の費用
• 相場よりも高額な宿泊費（例：1泊10万円など）
• 規程を超える金額の食事代
• ルームサービスやチェックアウト時間の延長費用
• 個人的な買い物や娯楽費
• 特別な理由なく利用した非合理的な移動手段（リムジン、ビジネスクラスなど）

例外として、普通車が満席のためグリーン車を使い、クライアントへの接待を兼ねた場合は、経費として認められる可能性があります。

ただし出張先でのクライアント接待費用は、会社の規程によって、接待交際費として計上される可能性があります。

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交際費・研修費・福利厚生費は含まれない

出張に関連して発生した費用でも、旅費として申請できない交際費・研修費・福利厚生費があります。

経費の目的を明確にし、それに基づいた旅費規程を設ければ、旅費申請の範囲が明確になります。

旅費申請のルール化に重要な旅費規程とは

旅費規程とは、企業の出張にかかわる経費の取り扱いを定めた社内ルールです。

出張の定義や適用範囲、旅費の種類や支給基準、距離、申請・精算方法などを定め、承認の基準となります。主な項目は以下のとおりです。

• 出張の定義（例：片道100km以上の移動をともなう業務）
• 交通費の支給基準（利用可能な交通機関、クラスなど）
• 宿泊費の上限額
• 日当の金額（役職別、国内/海外別）
• 申請・精算の手続き
• 例外的な状況への対応（緊急時の規定外利用など）

旅費規程は業種や規模、出張の頻度などに応じて、企業ごとに異なります。たとえば、営業部門が多い企業では柔軟な交通機関の選択を認める、グローバル展開している企業では海外渡航について細かな規定を設けるなど事業内容に応じたルールを定める傾向があります。

旅費規程によって明確なルールを設け、不必要な支出を抑制すれば、経費処理の適切な運用と、承認プロセスの効率化が可能です。

旅費申請の流れ（事前仮払い申請）

旅費申請の方法には、事前の仮払いと事後の立て替え精算があります。

事前仮払い申請は、出張前に費用を概算で見積もり、従業員に渡しておく方法です。

海外出張や長期出張など費用が高額で、本人の負担が大きいケースに向いています。ただし、出張の前後で二度処理が必要になるため、管理側の負担が増えるのは難点です。

差し戻しやミスを発生させないためにも、事前仮払い申請の流れと、それぞれの段階でおさえておきたいポイントを紹介します。

仮払い申請を出す

まずは出張者が仮払申請書を作成します。最低限、書かなければならない項目は以下のとおりです。

• 仮払い希望日
• 仮払い金額（できるだけ正確な概算）
• 出張の目的・期間
• 交通費・宿泊費などの内訳
• 精算予定日
  

航空券や宿泊の予約画面を添付してもらうと、金額の根拠が明確になり、承認も早くなります。概算が大きくズレると出張後の手間が増えるため、旅費規程と金額の妥当性は事前に確認しておく必要があります。

上司・管理部門が承認する

仮払申請書が提出されると、上司や管理部門が内容を確認します。確認のポイントは以下のとおりです。

• 目的は妥当か
• 金額は社内規程内か
• 出張の必要性が説明されているか

気になる点があれば、申請者への直接確認も大切です。書き方の例をマニュアルに添付したり、申請テンプレートを整備したりしておくと、申請者の迷いが少なく、問い合わせも減ります。

また、承認の滞りを減らすため、申請前の段階で、承認者にひとこと相談する決まりになっている会社もあるようです。

管理部門が仮払い分を渡す

仮払い旅費申請が承認されたら、申請書は経理に回り、仮払金を現金や振り込みで支給します。

その際は必ず金額のチェックと受領印・サインをもらいます。「いつ・誰が・いくら受け取ったか」が明確だと、後日の精算もスムーズです。

仮払旅費申請は会社のお金を一時的に預ける方法です。出張旅費だけを適正に管理してもらうようにしましょう。

出張後に精算申請書を提出する

出張が終わったら、申請者から実費をまとめた「仮払経費精算書」が提出されます。経理では、次の点を中心に確認します。

• 領収書がそろっているか
• 金額・日付・内訳の整合性は取れているか
• 「雑費」など不明な分類になっていないか
• 経費の内容が業務に関連しているか
• 税金（消費税）が適切に記載されているか
• 提出期限を守っているか（例：1週間以内）

領収書の紛失はよくあるため、出張前に「領収書は袋にまとめる」「写真を撮って残しておく」といった対策を伝えておくと、あとの処理が効率化します。

経費精算システムを使用している場合は、入力ルールを明確にしておけば、差し戻し作業が減り、チェック工数も軽減できます。

実費との差額を精算する

旅費申請の最終確認として、申請内容と領収書が一致しているか確認し、仮払金との差額を支払い、または回収します。

• 仮払金が余った → 会社に返金
• 実費のほうが多かった → 追加支給

差額精算が遅れると会計処理に影響するため、出張後は早めの対応を求めましょう。返金や追加支給の際は、経理記録と証憑の保存が重要です。精算金額は、仮払金との比較や税区分も含めて正確に計算する必要があります。

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旅費申請の流れ（事後立替精算申請）

旅費申請における事後立替精算は、従業員がいったん出張費を立て替え、出張後に実費を精算する方法です。

多くの企業で採用されており、発生した金額のみを精算できるため、処理が一度で済むのが特徴です。出張が多い営業部署や、経費が予測しやすい短期出張に適しています。

事後立替精算の流れも、それぞれの段階でおさえておきたいポイントを確認していきましょう。

旅費申請を出す

出張前には、出張申請書を作成し、上司・管理者の承認を得る必要があります。申請書には次の項目を明確に記載します。

• 出張の目的（例：「〇〇社との商談」「現地調査のため」など具体的に）
• 行き先
• 期間
• 使用予定の交通機関や宿泊先
• 予想される費用（交通費・宿泊費・日当など）
  

立替であっても見込み費用や旅程を申告してもらえれば、承認者側も判断しやすくなり、出張後の精算作業もスムーズになります。申請方法は会社によって異なるため、社内ルールを整備しておきましょう。

旅費は立て替える

旅費申請の承認が下りたら申請者は出張へ向かい、発生した費用を立て替えます。

支払いの際には、領収書を受け取ることが基本です。

• 交通費・宿泊費は会社名での領収書発行が望ましい
• タクシーなど領収書が出ないときは、日付・経路・金額をメモ
• 紛失を防ぐために、封筒での保管やスマートフォンで撮影するなど工夫する

撮影した領収書をそのまま保存できる「デジタル領収書」を認めている会社もあります。

不明瞭な支出や私的利用に見える経費は、差し戻しにつながるため、申請者自身にも事前に経費の範囲を把握してもらうようにしましょう。

出張後に精算申請書を提出する

出張から戻ったら、すみやかに旅費申請における精算書を作成し、領収書と一緒に提出してもらいます。時間が経つほど支出内容を忘れやすいため、当日〜翌日中の作成が理想です。

精算書の主な項目は以下のとおりです。

• 交通費・宿泊費・日当など項目ごとの金額
• 領収書の添付
• 内訳・合計

領収書は、日付順や費目ごとに分けておくと、承認者側の照合がスムーズです。書類の不備があると承認が遅れる原因になります。

経費精算システムにおいては、入力ルールや添付要件を明確にしておきましょう。

上司・管理部門の承認を得る

旅費申請における精算書が提出されたら、上司や管理部門が内容を確認します。主な確認ポイントは次のとおりです。

• 旅費規程や出張目的に合致しているか
• 支出が業務上妥当な範囲か
• 特殊な経費や例外的な支出に説明があるか

不明点があれば、追加で申請者に確認する可能性もあります。承認をスムーズに進めるためにも、精算書は見やすく整理し、必要な証憑をそろえることが重要です。

管理部門が確認して仕分ける

承認後は、精算書が経理など管理部門に回付され、記載された内容が社内の旅費規程や税務要件に沿っているかを細かくチェックします。

• 領収書と申請内容に相違がないか
• 記載漏れや金額の誤りはないか
• 税務上、問題のある支出が含まれていないか

不備があれば差し戻しが必要です。月末や期末は処理が集中しやすいため、精算の締切日は明確に周知しておきましょう。

経理では最終的に会計処理として仕訳を行うため、情報の正確性が重要です。

小口現金・口座振り込みで精算する

経理による確認が完了すると、立て替えた費用が従業員へ支払われます。支払い方法や入金のタイミングは企業によって異なり、3つの方法が一般的です。

• 小口現金での受け取り
• 給与と合わせて口座振込
• 指定日に経費だけを振込

受け取り時には、金額に誤りがないか確認してもらいましょう。精算後は、今回の出張で使用した経費の記録も整理し、証憑とあわせて保管しておきます。

旅費申請書の書き方

旅費申請書は、出張時に発生した交通費・宿泊費などを会社へ報告して精算するための書類です。正確に作成されていれば、承認フローが滞らず、経理の確認作業もスムーズに進みます。

一方で、記入漏れや不明瞭な記載があると差し戻しが発生し、精算が遅れます。申請者と承認者、双方の手間を削減するためにも、基本項目をおさえておきましょう。旅費申請書に記載すべき主な項目と例は以下のとおりです。

社内規程に沿った形式で、適切に作成された旅費申請書は、会社全体の経費管理の効率化にもつながります。

提出方法

旅費申請書の提出方法は、紙・メール・エクセルファイル・クラウド経費精算システムなど、企業によってさまざまです。近年はクラウド型システムの利用が増え、スマートフォン入力や領収書の画像添付で手続きを完結させている企業も多くなっています。

旅費申請・承認をミスなく完了するポイント

旅費申請から承認までのフローを、効率的に完了させるためには、いくつかのポイントがあります。

1. 旅費規程を用意しておく
2. 立替や精算フローを整える
3. 期限とルールを明確にする
4. 妥当性を確認する
5. 不正を見抜く
6. ルールを社内通知する

適切に運用されていないと、不正請求や差し戻しなど、コンプライアンスや生産性にも影響します。6つのポイントについて、一つずつ確認していきましょう。

旅費規程を用意しておく

旅費規程は、出張にかかわる経費の取り扱いを定めたルールです。

旅費規程が整備されていないと、判断ミスや差し戻しが増えます。交通費・宿泊費の上限、利用できる交通手段、例外条件など、申請者と承認者の双方が迷わないよう基準を明確にしておきましょう。

規程は定期的に見直し、より実態に即したものにしましょう。

立替や精算フローを整える

旅費精算を滞りなく進めるには、「誰が・どの段階で・何をチェックするのか」を整理し、明確なフローを作成しておくことが必要です。

承認ワークフローは、経費の種類や金額に応じて、承認者を分ける方法もあります。

たとえば、少額の経費は直属の上司のみで承認し、高額な経費は部門長や経理部門にも確認を求める、といった運用です。

このように立替や精算フローを整えておくと、無駄な差し戻しが減り、処理スピードも向上します。

期限とルールを明確にする

旅費申請が遅れると、金額の記憶違いや領収書紛失などのトラブルが起きやすくなります。

経費発生からの提出期限や必要書類といったルールは明確にし、社内ポータルなどで周知しておきましょう。

一般的に7日〜30日の期限が設定されているようです。

期限を過ぎると 不正やミスの発生リスクが高まるため、社内規程やマニュアルで期限を明確に示し、精算を後回しにしないよう徹底する必要があります。

妥当性を確認する

出張時の交通費・宿泊費・飲食費が、業務上必要な範囲かどうかを確認する必要があります。不正や無駄な支出を防ぐためにも欠かせません。

一方でクライアントとの重要な商談で、業務上の目的に照らして合理性が認められる状況であれば、高級レストランの利用が許可されるケースもあります。

金額の妥当性、内訳の明確さ、領収書の内容といった点を基準に、客観的に判断しましょう。

不正を見抜く

旅費申請の不正防止のために、兆候を理解しておくことも大切です。

• 領収書の日付が不自然である
• 金額が不自然に増加している
• 同一の領収書が複数回提出されている
• 上限額ギリギリの申請が続く
• 経費の名目があいまいである
• いつも同じ業者・同じ金額の申請が続く

定期的にチェックし、兆候が繰り返し見られたら、注意しましょう。

経費精算システムを利用していれば、過去の傾向から異常値を自動で検出できる場合もあります。

ルールを社内通知する

旅費申請の規程は、従業員が理解し、適切に運用できて初めて意味を持ちます。つくって終わりではなく、必要に応じて定期的な更新も重要です。

そのため、以下のような情報共有が必要です。

• イントラネットや従業員ポータルへの掲載
• 新入社員研修での説明
• 定期的なリマインド
• 規程更新時の周知
• 更新理由の明確な説明

継続的な発信により、コンプライアンスを維持し、現場の混乱を最小限に抑えられます。

旅費申請でよくある疑問

旅費申請では、申請期限や必要書類、特殊な旅費の扱いなど、とくに迷いやすいポイントです。疑問を解消しておけば、スムーズな申請処理と適切な経費管理につながります。

以下では、代表的な疑問を取り上げ、わかりやすく解説します。

旅費申請の期限はいつまで？

会社規程によりますが、税務上は、領収書の日付が同一年度内であれば精算が可能です。半年以上前の領収書でも、同じ年度であれば問題ありません。

しかし、実務では「出張後1か月以内」など短い期限を設ける企業がほとんどです。理由は3つあります。

• 経理担当者の負担を軽減する（古い領収書は旅程表などとの突合が必要）
• キャッシュフローを安定させる
• 予算管理の精度を高める

社内規程によっては、期限を過ぎると精算できない可能性もあります。出張後はできるだけ早く申請してもらうルールを設けるのが安心です。

旅費申請の領収書なしでもよい？

基本的には領収書の提出が必須です。理由は以下のとおりです。

• 不正請求の防止
• 消費税の仕入税額控除の要件（インボイス等の保存が必要）
• 経費の適正管理

ただし、領収書が取得できない場合に限り、日付・金額・支払先・行き先などの記録で対応できるケースもあります。最終的な判断は旅費規程によるため、自社のルールを確認しましょう。

帰省旅費申請・赴任旅費申請の対象は？

帰省旅費は単身赴任者が家族のもとへ帰省する交通費、赴任旅費は現在の居住地から新たな赴任先（転職先）へ移動するための費用です。

帰省旅費は原則として所得税の課税対象ですが、業務上必要な会議とあわせて帰省するときは、一部非課税となる事例もあります。

赴任旅費の支給条件や上限額は会社によって異なります。一般的には領収書が必要で、赴任先到着日に支給される会社が多いようです。

どちらの旅費も、会社の規定によって支給条件や金額が大きく異なるため、自社の旅費規程を確認する必要があります。

旅費申請はシステム化すると効率的

旅費申請業務は、いまだに紙や手作業が中心の企業も存在し、手間やミスが発生しがちです。こうした課題を解決するには、旅費申請のシステム化がおすすめです。

申請業務をデジタル化すると、紙の申請書の作成・管理が不要になり、移動経路を自動で入力できます。社内の申請フローを統一すれば、透明性も確保されます。スマートフォンやPCから簡単に操作できるシステムも多く、移動中でも申請を完了させられるのはメリットです。

承認者側から見た場合、確認工数が減り、ワンクリックで承認ができます。履歴や証憑を保存できるため、監査対応や過去の申請内容の確認が容易になり、データの一元管理が可能です。各システムと連携させると、よりいっそう業務効率化を進められます。

申請者・管理者双方の負担を軽減し、不正防止にも役立ちます。

お役立ち資料

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まとめ｜旅費申請はルールを守り効率的に

旅費申請は、出張業務にともなう経費を適切に管理するためのプロセスです。

適切な旅費申請の仕組みを構築するためには、旅費規程の整備が不可欠です。出張基準を明確にし、コンプライアンスへの抵触といったリスクを抑えましょう。

旅費申請を電子化すると、業務効率の向上が期待できます。

明確なルールと効率的なシステムの活用によって、関係者の負担を軽減しながら、内部統制を強化していきましょう。