年末調整のペーパーレス化に必要な準備や運用手順とは？ 電子申請は義務？ 対象や注意点、メリットも解説
2020年10月より、国税庁は年末調整のペーパーレス化を推奨しています。2021年1月からは一部の企業に年末調整のペーパーレス化が義務づけられ、今後も義務化の対象は拡大していくことが考えられます。
以上のような背景から、年末調整のペーパーレス化を検討している企業は多いのではないでしょうか。年末調整のペーパーレス化は事業主・従業員双方にメリットをもたらすため、組織にとって好影響が期待できます。
本記事では、年末調整のペーパーレス化を進めるために必要な準備や運用手順を解説し、注意したいポイントも紹介します。
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目次年末調整のペーパーレス化の概要
まずは、年末調整のペーパーレス化の概要について解説します。
年末調整のペーパーレス化とはどのようなもの？
年末調整のペーパーレス化とは、これまで紙媒体で行っていた年末調整を、システム上の電子データで行うことです。2020年10月より、これまで紙の書類で行っていたデータの収集や必要項目の記入などを、パソコンやスマートフォンを使って手軽に実施できるようになりました。
ペーパーレス化の義務化対象は？
年末調整のペーパーレス化は任意です。ただし、なかには義務化されている企業も存在します。義務化の対象は、前々年に発行した法定調書が種類ごとに100枚以上ある企業です。
たとえば、2019年に提出された給与所得の源泉徴収票が100枚以上あった場合、2021年は給与所得の源泉徴収票をペーパーレスな方法で提出する必要があります。なお、ペーパーレス化の義務の判定は、提出した書類の種類ごとに行われます。
参照：『No.7455 法定調書の提出枚数が100枚以上の場合のe-Tax、光ディスク等又はクラウド等による提出義務』国税庁
電子データで提出できる年末調整書類
電子データで提出できる年末調整書類は、以下の通りです。
- 扶養控除等申告書
- 配偶者控除等申告書
- 保険料控除申告書
- 住宅ローン控除申告書
- 基礎控除申告書
- 所得金額調整控除申告書
また、以下の控除証明書類についても、電子化が認められています。
- 保険料控除証明書（生命保険料や個人年金保険料、介護医療保険料、国民年金保険料および地震保険料に限る）
- 住宅借入金などを有する場合の所得税額の特別控除証明書
- 年末残高等証明書（住宅ローン残高証明書など）
年末調整のペーパーレス化によって得られる5つの効果
年末調整のペーパーレス化を行うと、以下のような効果が期待できます。
- 人的負担の軽減
- コスト削減
- ヒューマンエラーの解消
- 業務効率の向上
- 多様な働き方の促進
人的負担の軽減
従来のような紙ベースの年末調整は、総務部や経理部の担当者にとって大きな負担です。年末調整に必要なデータを電子化すれば、紙を使用する場合と比べて工数が減り、担当者の負担を軽減することにつながります。
コスト削減
紙の使用量が減ると、これまでかかっていた紙代や印刷代、書類の送付や受け取りにかかる手数料などのコストが削減されます。また、書類を保管しておくためのスペースの削減にもつながり、よりコンパクトでリーズナブルなオフィスへの引っ越しも検討できるでしょう。
ヒューマンエラーの解消
人力による作業では、どうしてもヒューマンエラーが発生してしまいます。紙ベースの年末調整は情報の転記や記入をすべて手作業で行う必要があり、ミスを完全になくすことは困難でしょう。
電子化を推進すれば、必要なデータが自動入力されるため、こうしたヒューマンエラーの解消につながります。
業務効率の向上
電子化やシステム化を進めることにより、年末調整に必要な手続きを一元化できます。必要なデータが自動入力されるので、転記した内容や計算結果の確認作業も不要です。より正確に、よりスピーディーに手続きを進められるため、業務効率が格段にアップするでしょう。
多様な働き方の促進
紙ベースの場合、申告書を提出するためには従業員がオフィスに出社しなければなりません。一方、申請に必要な情報を電子データで送信できれば、年末調整のための出社は不要です。
年末調整のペーパーレス化をきっかけとして書類の電子化が進めば、テレワークなどの多様な働き方を促進できるでしょう。
【企業側】年末調整をペーパーレス化するメリット
年末調整をペーパーレス化するメリットについて、企業側の視点からさらに深く掘り下げていきます。
- 正確な書類を作成できる
- 入力作業や確認・修正作業を簡素化できる
- 控除計算が不要になる
正確な書類を作成できる
システムが自動で反映したデータをもとに手続きするため、書類の正確性が向上します。記入漏れやミスが起こるリスクを軽減でき、書類の不備が起こりにくくなるでしょう。
入力作業や確認・修正作業を簡素化できる
年末調整のペーパーレス化は、調整作業の自動化につながります。これまで人力で計算していた部分もシステムが自動で計算してくれるので、入力作業の負担も軽減できるでしょう。
ヒューマンエラーが起こりにくくなるため、申請内容の確認・修正作業も簡素化できます。さまざまな作業が簡素化すると、担当者の負担を軽減できるのがメリットです。
控除計算が不要になる
年末調整システムを導入すれば、従業員が作成した年末調整申告書データをそのまま利用できます。システムが控除額などの集計や検算を自動で行ってくれるため、企業側で控除額を計算せずとも手続きを進められます。
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【従業員側】年末調整をペーパーレス化するメリット
年末調整のペーパーレス化は従業員にとっても多くのメリットがあり、企業として取り組みたい施策の一つです。従業員視点でのメリットについても解説します。
- 従業員の生産性が向上する
- 書類の不備を減らせる
- 紛失によるリスクを軽減できる
従業員の生産性が向上する
ペーパーレス化を進めれば、これまで手書きで作成していた年末調整の申告書を、電子データとして作成できます。
保険会社などから受け取ったデータを取り込むだけで自動反映されるため、入力の手間が軽減されるでしょう。年末調整にかかっていた時間や労力を本来の業務に使えるようになり、生産性の向上につながります。
書類の不備を減らせる
必要なデータが自動入力できると、書類の不備を減らせます。正確な書類を作成できるため、書類の再提出を求められる可能性も低減できるでしょう。申告書の修正・確認にかかる手間を軽減できるのもメリットです。
紛失によるリスクを軽減できる
控除証明書をデータで取得できるようにすれば、紙の証明書を紛失してしまった場合も安心。システム上にデータが残されているため、再発行の手続きは不要です。このように紛失時のリスクを軽減できるのも、ペーパーレス化のメリットといえるでしょう。
年末調整のペーパーレス化に必要な準備
年末調整のペーパーレス化に必要な準備を解説します。なお、税務署への承認申請書類の提出は2021年4月以降不要とされました。
- 年末調整用のソフトフェアを検討する
- 電子申告のための環境を整える
- 導入手順や担当者を決定する
- 従業員にペーパーレス化を周知する
年末調整用のソフトフェアを検討する
年末調整をペーパーレス化するためには、専用のソフトウェアの導入が必要です。
国税庁の提供する『年調ソフト』が定番ですが、民間企業のソフトウェアにも同じような仕組みのシステムがいくつかあります。予算や既存システムとの連携などのポイントを比較し、自社に適したソフトを選びましょう。
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電子申告のための環境を整える
各種申告書の作成や電子署名など、年末調整に必要な機能がカバーされたクラウド型システムを導入します。システムを選ぶ際は、サポート体制の充実度をチェックするのがおすすめです。
導入前後のサポートが充実しているシステムなら、ペーパーレス化をスムーズに進められるでしょう。また、場合によっては給与システムの改修も検討する必要があります。
導入手順や担当者を決定する
スムーズな導入を実現するため、導入手順を明確化しておきましょう。対応する部署や担当者の割り振りも決めておくと安心です。
従業員にペーパーレス化を周知する
新しいシステムを導入するためには、従業員の理解と協力が不可欠です。
控除証明書などのデータの取得やマイナンバーカードの申請、マイナポータルへの登録など、従業員側で事前準備が必要なものもあるため、早めに周知しましょう。ペーパーレス化の意義やメリットもあわせて周知すると、従業員からの理解を得やすくなるでしょう。
年末調整の電子手続きの流れ
年末調整をペーパーレス化したあとの手続きは、おおむね以下のような流れで行われるのが一般的です。
- 【従業員側】必要な電子データを取得する
- 【従業員側】年末調整申告書を作成する
- 【企業側】年税額を算出する
【従業員側】必要な電子データを取得する
従業員が保険会社などから控除証明書などを電子データで取得します。企業側は、電子データでの取得が必要なことを従業員にあらかじめ周知しておくと親切です。
【従業員側】年末調整申告書を作成する
保険会社などから受け取ったデータをもとに、従業員が年末調整控除申告書作成用ソフトウェアで申告用の電子データを作成します。入力や計算は自動で行われるため、知識がなくても安心です。
【企業側】年税額を算出する
従業員が作成したデータを受け取り、企業側の担当者が処理を進めます。給与システムなどにインポートして、年税額を計算します。計算はシステムが自動で行うため、計算ミスが起こるリスクを軽減できます。
年末調整のペーパーレス化を推進するうえでの注意点
年末調整のペーパーレス化を進める際は、以下の3点に注意しましょう。
- 導入フェーズでは担当者の負担が増加する
- 当面は紙と電子を並行して運用する
- マイナンバーカードの取得を推奨する
それぞれのポイントについて、詳しく解説します。
導入フェーズでは担当者の負担が増加する
ペーパーレス化の導入期には、一時的に担当者の負担が増加する場合があります。従業員側にとっても慣れない作業が多いため、混乱が生じないよう、担当部署や担当者が責任をもって周知を行うことが大切です。
当面は紙と電子を並行して運用する
紙ベースの申請方法を完全に廃止し、いきなり電子申請のみにしてしまうと、社内に混乱が広がるリスクが高まります。当面は移行期と位置づけ、紙と電子を並行して運用するのがおすすめです。
マイナンバーカードの取得を推奨する
マイナンバーカードを取得し、マイナポータルと連携すると、加入している保険会社の控除証明書を一括で取得できます。ただし、マイナンバーカードを全従業員が取得しているとは限りません。
また、証明書を取得するにはマイナンバーに対応したスマートフォンなども必要です。従業員が新しい申請方法をスムーズに利用できるよう、マイナンバーカードを取得するメリットを周知するとよいでしょう。
年末調整システムは国税庁と民間のどちらを選ぶべきか
年末調整をペーパーレス化するには、年末調整システムの導入が必要です。年末調整システムには国税庁が用意しているものと民間のものとがあり、それぞれ異なる特徴があります。
国税庁の年末調整システムが向いている企業
国税庁が提供する年末調整システムが向いているのは、以下のような企業です。
- 導入コストを抑えたい
- 従業員数があまり多くない
国税庁の年末調整システムは無料で利用できるため、コストを抑えてペーパーレス化を進めたい企業におすすめです。
また、マイナポータルとの連携で各種控除証明書を一括で取得できます。民間のシステムと比べて機能は少ないものの、従業員側の業務効率化も期待できるでしょう。そのため、従業員数が少なく、もともと担当者の業務負担がそれほど多くない企業に適しています。
民間の年末調整システムが向いている企業
民間企業が提供する年末調整システムが向いているのは、以下のような企業です。
- 従業員の作業負担が課題になっている
- 導入前後にサポートを受けたい
民間の年末調整システムは、機能性の高さが魅力です。従業員ごとの提出状況を把握できたり、未提出の従業員にアラートが通知されたりと、さまざまな機能を利用できます。加えて、ほかのシステムとの連携ができる場合も多く、担当者の業務負担を軽減できます。
また、サービスによっては導入前後のサポートを受けられる場合もあります。
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年末調整のペーパーレス化で、業務効率をアップ
従来の紙ベースの年末調整には、担当者の負担が大きい、入力や計算のミスが起こりやすいなどさまざまな課題があります。年末調整のペーパーレス化を進めれば、これらの課題を解消し、業務効率を高められます。
ただし、新しいシステムを運用するためには、従業員の理解が不可欠。ペーパーレス化のメリットや必要な準備を示し、スムーズな導入を実現しましょう。
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