年末調整のしかたとは｜会社における対象者や流れ、計算方法について解説
会社は毎年、年末調整を実施する必要があります。年末調整により、源泉徴収した税額と本来支払うべき所得税の過不足を調整します。年末調整の手続きには書類の作成や計算作業が生じるため、複雑・手間がかかると感じている方も多いのではないでしょうか。
本記事は年末調整に必要なものや手続きの流れ、対象者や給与所得額・課税所得の計算方法について解説します。
目次会社における年末調整の重要性
従業員を雇用し、給与を支払っている会社は年末調整が義務付けられています。年末調整の重要性について、確認しましょう。
年末調整とは
会社では、従業員に支払う賃金から、源泉徴収で所得税に相当する金額を事前に徴収しています。しかし、源泉徴収額と実際に支払うべき所得税では、金額に差が生じます。
源泉徴収額は年収の想定額から概算されるため、昇給や残業の有無などによって差が発生するためです。1年分の収入から、控除額を差し引いた所得より、正しい所得税額を算出します。
12月末時点で在籍している人が対象で、年間所得が確定する年末に、年末調整により、源泉徴収額と所得税の差額を清算しなければなりません。
年末調整の実施は会社の義務
会社は従業員の所得税について、正しい金額を税務署に納付する義務があります。従業員を雇用し、給与を支払っている会社は、所得税を正しく計算し、年末調整を行うことが義務付けられています。
会社は年末調整で所得税を算出し、過剰に源泉徴収をしていた場合は差額を従業員に還付し、納付が足りていない場合は、追加徴収しなければなりません。年末調整に不備や不正があれば、罰則を科されるケースもあるので、注意しましょう。
年末調整の対象者
年末調整はどのような方が対象か見ていきましょう。年末調整の対象にあてはまらないケースもあるので、注意してください。
- 原則として全従業員が対象
- 元従業員にも年末調整が必要なのか
- 年末調整の対象とならない従業員
- 年の途中で年末調整が必要な場合
原則として全従業員が対象
原則として、年末調整は賃金の支払いを受ける全従業員が対象です。
雇用形態に関係なく対象のため、正社員に加えて、アルバイトやパート社員など非正規の従業員も年末調整が必要です。ただし、派遣社員は、雇用元である派遣会社にて年末調整を行います。
従業員1人につき年末調整の手続きは一度のみとなるため、職場が複数ある場合も1社で実施しましょう。原則として、支払賃金が最も多い職場において年末調整を実施します。そのほかの職場の収入は従業員本人が個別に確定申告が必要です。
元従業員にも年末調整が必要なのか
年末調整は、年末調整を行う際に在籍していない元従業員には、基本的には必要がありません。元従業員の年末調整は、新しい職場で実施されます。
年の途中で退職した元従業員には、源泉徴収票を発行して送付しましょう。新しい職場での年末調整および個別の確定申告に必要なため、源泉徴収票を本人に送付しておきましょう。
年末調整の対象とならない従業員
下記ケースに当てはまる従業員は、年末調整の対象外です。
- 1年間の給与収入が2,000万円を超える場合
- 災害減免法によって納税の猶予を受けている場合
年間の給与収入が2,000万円を超える従業員は、年末調整ではなく確定申告による納税が必要です。また災害によって経済的に影響を受けた方は災害減免法により所得税が軽減免除される場合があります。
年の途中で年末調整が必要な場合
年の途中で、年末調整が必要となる場合があります。対象となる従業員は下記の通りです。
- 海外支店などへの転勤で日本の非居住者となった場合
- 心身の障害で退職し再就職が見込めない場合
- 従業員が死亡し退職となった場合
- 12月に支給されるべき給与などの支払を受けた後に退職した人
- パートタイマーなどで1年間の給与総額が103万円以下の人（ただし、退職後その年にほかの勤務先から給与支払を受ける見込みのある人は除外）
年の途中で退職した従業員のうち、上記に該当しない場合、年末調整の対象に当てはまりません。
年末調整のしかた
年末調整のしかたや一連の流れについて、解説します。
- 所得控除額の確認
- 納税額の過不足の算出
- 従業員への還付・追加徴収
- 法定調書の作成・提出
1．所得控除額の確認
年末調整を実施するにあたり、従業員の所得控除額を確認しましょう。所得控除額は、社員一人ひとり異なってくるため、社員一人ひとりの所得控除額を確認しなければなりません。所得控除額の確認のため、11月下旬頃に従業員に必要書類を配布します。
必要書類は「基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」「扶養控除等申告書」「保険料控除申告書」の3種類です。従業員が各自でこれらの書類に必要事項を記入し、会社に提出します。
2．納税額の過不足の算出
続いて、正しい所得税額を、従業員が提出した書類より算出しましょう。源泉徴収額と所得税額の差より、納税額の過不足を算出します。
具体的には、毎月の源泉徴収額が2万円（24万円）、所得税額が25万円の場合、年間1万円を過剰に徴収しているため、還付しなければなりません。毎月の源泉徴収額が2万円（24万円）、所得税額が23万円の場合、年間1万円の納付が足りていないため、追加徴収が必要です。
3．従業員への還付・追加徴収
算出された納税額の過不足分について、還付・追加徴収を実施します。源泉徴収で過剰徴収している場合は従業員に還付します。
納税額が足りていない場合は、従業員に事情を説明して不足金額の追加徴収を実施しましょう。追加徴収が必要なケースは珍しく、還付するケースが一般的です。納税額の過不足分は、12月分か翌年1月分の給与にて還付、または天引きによる対応でカバーしましょう。
4．法定調書の作成・提出
下記の4種類の書類（法定調書）を年末調整では作成します。翌年1月31日までに所轄税務署や市区町村に提出する必要があります。
- 支払調書
- 給与所得の源泉徴収票などの法定調書合計表
- 給与所得の源泉徴収票
- 給与支払報告書
給与支払報告書は市区町村に提出し、それ以外は支払者の所轄税務署に提出します。
参照：『No.7411 「給与所得の源泉徴収票」の提出範囲と提出枚数等』国税庁
年末調整の必要書類
年末調整には、以下の3種類の書類を用います。それぞれの書類がどういうものか、しっかり把握しましょう。
- 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
- 給与所得者の保険料控除申告書
- 給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書とは、従業員の配偶者や扶養対象の有無を申告する書類です。年末調整の際には翌年分を提出しなければならないため注意しましょう。
未提出の場合は、翌年の年末調整ができなくなるため、従業員には確実に提出してもらう必要があります。入社初年度は、入社時に提出してもらいます。
参照：『［手続名］給与所得者の扶養控除等の（異動）申告』国税庁
給与所得者の保険料控除申告書
給与所得者の保険料控除申告書とは、従業員の生命保険や地震保険の加入を申告する書類です。提出することで保険料控除の適用を受けられます。
年末調整を行う際、保険料の支払いを証明できる書面をあわせて提出してもらう必要があります。支払証明書は毎年10月頃、保険会社より送られます。
給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
従業員の基礎控除、配偶者（特別）控除、所得金額調整控除を受けるための申告を1枚にまとめた書類です。2020年分から申告書のフォーマットが変更になり、この1枚に集約されました。この書類の提出により、配偶者控除、または配偶者特別控除が受けられます。
参照：『［手続名］給与所得者の基礎控除、配偶者（特別）控除及び所得金額調整控除の申告』国税庁
年末調整の計算方法
年末調整に必要な給与所得額と課税所得の計算方法について、紹介します。詳しく見ていきましょう。
- 給与所得額の計算方法
- 課税所得の計算方法
給与所得額の計算方法
給与所得額とは、源泉徴収前の収入金額より、給与取得控除額を差し引いたものです。給与所得額は、「給与所得額＝給与の収入金額－給与所得控除額」より算出します。
所得税を計算する際、給与の収入金額から引くことのできる控除が給与所得控除です。 給与所得控除は、給与収入のある方しか受けられません。
課税所得の計算方法
課税所得とは、所得税の課税対象になる所得を指します。課税所得の計算方法は「課税所得＝総所得金額－所得控除」です。1年間の総所得から、経費や所得控除などを差し引いて算出します。
所得控除にはさまざまな種類が存在します。代表的な所得控除には配偶者控除、扶養控除などがあり、ほかにも社会保険料控除、生命保険料控除、地震保険料控除などの所得控除が存在します。
参照：『所得税のしくみ』国税庁
年末調整の注意点
年末調整は法改正が実施されることが多く、毎年のように改正が行われています。法改正に応じて、申告書のフォーマットが変更される場合も少なくありません。
年末調整を行う際、法改正がないかどうか、年末調整への影響がないか、確認するようにしましょう。法改正がある場合、書類に不備が生じないよう、従業員にも変更点について周知しておくことが重要です。
まとめ
年末調整は社員の複数にわたる情報を取りまとめて行う必要があるため、複雑・手間がかかると思っている担当者の方は多いのではないでしょうか。
2020年10月より年末調整の電子化が始まり、データ管理がしやすくなりました。年末調整業務をデータ管理することにより、控除の条件などの入力不備を防ぎ、業務効率化の上、スムーズに行うことが可能です。
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