年末調整に必要な書類の書き方をわかりやすく解説

年末調整における各種控除を適用するためには、従業員にさまざまな書類を提出してもらわなければなりません。しかし、年1回のことなので書き方を忘れてしまう従業員も多く、担当者に問い合わせがくることも少なくないでしょう。

そこで本記事では、年末調整の必要書類と書き方を、初めてでも迷わず記入できるようにわかりやすく解説します。従業員からの問い合わせに備えて、基本をおさらいしておきましょう。

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目次

年末調整とは

年末調整とは、従業員の毎月の給与から天引きした源泉徴収税額と、1年間の所得税額の差額を精算する手続きです。

両者を差し引きしたあと、超過がある場合は給与支給に上乗せし、不足がある場合は給与支給から天引きします。

年収が2,000万円を超える場合や、『災害被害者に対する租税の減免、徴収猶予等に関する法律』により所得税の徴収猶予・還付を受けている場合など、一部には年末調整の対象外となる例外もあります。

ただし、例外を除けば、雇用形態を問わず、ほとんどの従業員が年末調整の対象です。

従業員は、おおむね10月下旬から12月上旬にかけて各種申告書を提出し、企業はその内容に応じて年末調整の手続きを行います。

年末調整が必要な理由

年末調整の目的は、所得税を正しく納付することです。従業員に支払う給与からは、社会保険料や住民税、そして所得税などを天引きします。このように、給与支給の際に所得税を差し引くことを源泉徴収といいます。

しかし、源泉徴収で天引きされる所得税額は、あくまで概算の金額です。所得税の正確な金額は、1年間の給与総額や各種控除の有無がわからないと算出できないため、年に一度「概算の税額」と「本来の税額」を一致させる手続きが必要になります。

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年末調整の手続きに必要な書類の種類

年末調整では、従業員がいくつかの申告書に必要事項を記入し、提出してもらう必要があります。

• 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
• 給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 給与所得者の特定親族特別控除申告書 兼 所得金額調整控除申告書
• 給与所得者の保険料控除申告書
• 住宅借入金等特別控除申告書
  
  

書類の名称が長く、似ているように思えるため、混乱してしまう従業員もいるかもしれません。

ここでは、人事担当者としておさえておきたい、年末調整に必要な主な書類と役割・提出対象を整理します。基本をおさらいしながら、従業員への説明にすぐ使える内容として確認しておきましょう。

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

従業員が扶養する配偶者や親族に関する情報を記載する書類です。給与所得者の扶養控除等（異動）申告書では、次の控除について申請します。

年末調整は、扶養控除等（異動）を提出した従業員を対象に実施します。扶養控除等（異動）は、主たる勤務先1か所にのみ提出してもらいます。

そのため、複数の勤務先で働く従業員は、自社以外で年末調整を受けるケースもあるため、注意しましょう。

副業などで複数の勤務先がある従業員は、自社ではなく、ほかの主たる勤務先で年末調整を受けるケースもあります。提出を求める前に、主たる勤務先であるかどうか、あらかじめ確認するようにしましょう。

給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼  給与所得者の特定親族特別控除申告書 兼 所得金額調整控除申告書

従業員が、基礎控除や配偶者控除・配偶者特別控除、特定親族特別控除または所得金額調整控除を受けるための書類です。

基礎控除

基礎控除とは、とは、年間の合計所得金額が2,500万円以下のすべての従業員に適用される控除です。控除額は、合計所得金額に応じて次のように決まります。

なお、令和7年と令和8年については、合計所得金額が132万円超655万円以下の場合は次のようになります。

参照：『令和７年度税制改正（基礎控除の見直し等関係）Ｑ＆Ａ』国税庁

配偶者控除

配偶者控除とは、給与収入が123万円以下の配偶者を扶養している場合に適用される控除です。控除額は、従業員の合計所得金額によって異なります。また、配偶者が70歳以上の場合は老人控除対象配偶者とみなされ、控除額が上乗せされます。

配偶者の給与収入が123万円を超えていても、201.6万円未満であれば配偶者特別控除を適用することが可能です。配偶者特別控除の金額は、従業員本人と配偶者の合計所得金額によって決定されます。

特定親族特別控除

特定親族特別控除は、令和7年の年末調整から新設された制度です。控除を受けられるのは、生計を一にする年齢19歳以上23歳未満の親族がいる人で、親族の合計所得金額が58万円超123万円以下であることが条件です。

ただし、所得が給与だけの場合は、給与の収入金額が123万円超188万円以下の場合に対象になります。

控除額は、特定親族の合計所得に応じて、3万円から63万円の範囲で以下のとおり決まります。

出典：『令和７年度税制改正の大綱（１/９）』財務省

特定親族には児童福祉法に基づいて養育を任されている「里子」も対象に含まれます。ただし、次の人は対象になりません。

•  配偶者
• 青色事業専従者として給与の支払を受ける人
• 白色事業専従者

所得金額調整控除

所得金額調整控除は、年収が850万円を超える従業員のうち、次のいずれかに該当する人に適用されます。

• 23歳未満の扶養親族がいる
• 従業員本人が特別障害者に該当する
• 同一生計配偶者または扶養親族が特別障害者に該当する

年収が850万以下でも、給与所得と年金所得の両方がある人は最大10万円が控除されますが、その場合は年末調整ではなく確定申告が必要です。

給与所得者の保険料控除申告書

従業員が保険料控除を受けるため、加入している保険について記載する保険です。保険料控除には、次の4つの種類があります。

▼社会保険料控除の書き方は、次の記事でもご確認いただけます。

住宅借入金等特別控除申告書

住宅ローン控除を受けるために記載する書類です。年末調整で処理できるのは2年目からで、1年目は本人が確定申告をする必要があります。

年末調整の各書類の書き方

次に、年末調整の必要書類の書き方を解説します。

年末調整に関する書類の名称や目的はわかっていても、実際に「どこに何を書くのか？」という質問を受けることもあるのではないでしょうか。

以下では、年末調整の主要な申告書それぞれについて、記入時のポイントを紹介しています。従業員からの質問対応や、回収書類の確認の際にご活用ください。

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書には、主に次の5つの記入箇所があります。記入ポイントをおさえておきましょう。

出典：『令和7年分給与所得者の扶養控除等（異動）申告書』国税庁より一部加工

給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 特定親族特別控除申告書 兼所得金額調整控除申告書

一見ややこしい書類名ですが、基礎控除・配偶者控除・所得金額調整控除・特定親族特別控除の4つが1枚にまとめられた様式となっています。各項目の記入ポイントを確認しておきましょう。

出典：『令和7年分給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼  給与所得者の特定親族特別控除申告書 兼 所得金額調整控除申告書』国税庁より一部加工

給与所得者の保険料控除申告書

保険料控除申告書では、加入している保険の種類ごとに内容を正しく記入する必要があります。控除対象や計上額の誤りがないよう、4つの欄ごとの確認ポイントをおさえておきましょう。

出典：『令和7年分給与所得者の保険料控除申告書』国税庁より一部加工

住宅借入金等特別控除申告書

住宅ローン控除の2年目以降に使用される住宅借入金等特別控除申告書は、記入項目が多い書類の1つです。計算欄が多く、従業員も不安になりやすいため、年末残高や居住割合などの数値に誤りがないかを確認する必要があります。

参照：『《記載例》給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書兼（特定増改築等）住宅借入金等特別控除計算明細書の記載例』国税庁

年末調整の各書類の提出期限

年末調整は多くの場合、当年の12月から1月上旬までの間に、すべての手続きを終えるよう業務を進めていきます。

万一、控除証明書の紛失などで手続きが遅れた場合も、翌年1月31日までに税務署に提出できれば問題ありません。

まとめ｜書き方を理解し、年末調整をスムーズに進めましょう

年末調整では、基礎控除や配偶者控除などの控除を適用するため、従業員から各種申告書を提出してもらう必要があります。

各書類は、従業員本人や家族の状況、収入に応じた重要な判断材料となる大切な書類です。

担当者としては、書類の役割と記入のポイントをおさえておくことで、よくある質問や記入ミスにも落ち着いて対応できるようになるはずです。

毎年の対応をよりスムーズに進めるためにも、本記事で紹介した内容を活用していきましょう。

年末調整を効率化｜One人事[労務]

年末調整の手続きは、とても煩雑で工数のかかる業務です。担当者の負担も大きく、人的ミスが発生しやすいのが現状ですよね。ミスなくスムーズに進めるには、業務の電子化も検討してみてはいかがでしょうか。

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