テレワーク下のコミュニケーション不足 オンラインマネジメントの課題や対策事例を紹介
働き方改革やコロナ禍をきっかけに、テレワークを導入する企業が増えました。生産性の向上やオフィスコストの削減といったメリットが期待される一方で、コミュニケーション不足に課題を感じ、出社回帰が進む動きも見られています。
本記事では、テレワーク下でコミュニケーション不足が起こる原因や、それによって生じる課題を解説します。あわせて、オンライン環境でのマネジメント方法や具体的な対策も紹介しますので、自社の状況と照らし合わせながらご覧ください。
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目次テレワーク下におけるコミュニケーションの課題
テレワークとは「tele（離れた場所）」と「work（働く）」を合わせた造語で、社員がオフィスに集まらず、在宅勤務やコワーキングスペースの活用など場所にとらわれない、フレキシブルな働き方を指します。
テレワークにおいてコミュニケーションが大きな課題として挙げられる理由は、社員同士に物理的な距離が生じ、口頭での気軽な会話が減ってしまうためと言えるでしょう。
テレワーク下に生じるコミュニケーションの課題について具体的に紹介します。
気軽な相談・雑談がしにくい
テレワーク下では、オフィス勤務と異なり社員同士が直接顔を合わせないため、気軽な相談や雑談をする機会が減ってしまいます。業務に直接関係のない雑談も、社員同士の人間関係構築につながる大切なものです。
テレワーク中、コミュニケーションの内容が業務に関することに限られてしまうと、社員同士の連携が取れずチーム力が低下してしまうおそれもあるでしょう。
また、直接聞けばすぐに解決する質問でも、テレワーク中はチャットやメール、電話をしなければならないという手間が生じます。この手間を惜しみ自己解決しようとする社員が増えることで、コミュニケーション不足につながります。
例えば業務以外の問題が生じた場合、部下から上司へのコミュニケーションはしづらい場合も多く、上司側がそれを期待するのはマネジメント力不足と言わざるを得ないでしょう。
大企業や優秀な社員が集う企業ほど、上司からの配慮やフォローの重要性を認識し、課題を解決してきた事例が数多く存在します。まずは上司側が傾聴し、配慮する姿勢、体制を整えておく必要があります。
テキスト中心のやり取りでニュアンスが伝わりにくい
対面でのコミュニケーションは、相手の表情を見て言葉のニュアンスを読み取ることができますが、テレワークでは基本的にチャットやメールなど、テキスト中心でのやりとりになるため、細かいニュアンスが伝わりづらいという課題があります。
どちらか一方の意思疎通のずれにより、思わぬ場面で人間関係の悪化が生じるおそれもあるでしょう。
テキスト上でコミュニケーションを行う際は、正しく意図が伝わるように、互いに気を遣う必要がでてきます。
コミュニケーション不足による弊害
テレワークにおけるコミュニケーション不足は、思わぬ弊害を引き起こす可能性があります。
コミュニケーション不足により生じる悪影響を把握し、テレワーク中のコミュニケーションの重要性を確認しましょう。
従業員エンゲージメントの低下
テレワーク中の働きぶりを上司に直接見られていないことで、「自分の仕事を適切に評価してもらえているのか」という疑問や不安を感じる社員が出てくる場合があります。
上司と部下のコミュニケーション不足により「仕事ぶりが評価されていない」と感じてしまうことで、社員のエンゲージメントの低下につながりかねません。
孤独・孤立感を強める
テレワークは1人で集中して作業ができるというメリットがある一方で、コミュニケーション不足の状態が続くと、孤独感や孤立感が強まるというデメリットもあります。
悩みや困り事があっても気軽に相談出来ない環境が続くことで、ストレスが溜まりメンタルヘルスに影響が出てくる可能性もあるでしょう。メンタルヘルスの悪化は、業務効率の低下にもつながってしまいます。
とくに入社間もない若手社員は、上司や同僚との関係性が築けていないままテレワークを始めている場合があります。その上でコミュニケーション不足の状態が続けば、孤独感が一層増し早期離職につながりかねません。
組織力の低下
テレワーク下では、チームのメンバーが実際に集まって仕事をする機会が少なくなります。
お互いの姿が見えないままコミュニケーション不足の状態が続けば、「誰が今どのような業務を行っているのか」というチーム全体の動きが把握できなくなってしまいます。
そうするとメンバー全員が「チームの一員」としての意識が薄れ、結果的に組織力が低下してしまいます。
離職率の増加
テレワーク下のコミュニケーション不足によるエンゲージメントの低下や孤独感の増加、チームの一員としての意識が薄れることで、最終的に離職率の増加といった深刻な問題につながりかねません。
上司が部下の悩みに気付けないことが離職の原因になりやすいため、テレワーク中はオフィスでの勤務以上に密なコミュニケーションを心掛ける必要があります。
コミュニケーション不足の解消法
テレワーク下におけるコミュニケーションの重要性を理解したところで、具体的にコミュニケーション不足の解決方法を見ていきましょう。
コミュニケーションツールの活用
社員同士が離れた場所で働くテレワーク中にコミュニケーションを活性化させるためには、「ビジネスチャット」や「Web会議システム」などのコミュニケーションツールを積極的に取り入れましょう。
代表的な2つのコミュニケーションツールの特徴を紹介します。
ビジネスチャット
ビジネスチャットはメールよりもカジュアルに会話ができるSNSのようなツールです。
チーム内での業務連絡の他に気軽な雑談にも向いているため、日常的なコミュニケーションの活性化に役立ちます。
Web会議システム
Web会議システムは顔を合わせて会話ができるため、相手の表情を見ながらコミュニケーションを取ることが出来ます。
そのため、テキストでのやり取りでは伝えることが難しいニュアンスの会話も、対面での会話と同じように伝えることが可能です。
業務状況の可視化
テレワーク下ではコミュニケーションツールの利用と並行して、タスク管理ツールやスケジュール共有ツールを活用し、チームメンバーの業務状況を可視化するようにしましょう。
チーム全体の動きを一目で分かるようにすることで、「組織の一員として働いている」という意識付けや、チーム内で助け合いながら円滑に業務を進めることが可能になります。
1on1ミーティングの実施
1on1ミーティングとは、上司と部下による1対1の面談のことです。テレワーク中にWeb会議システムを活用して1on1ミーティングを実施することにより、部下の悩みや業務の状況を把握し、適切なサポートを行うことができます。
1on1ミーティングを定期的に行うことで、部下は「自分のことをしっかり見てくれている」と実感することができ、モチベーションアップや孤独感の緩和につながります。
仮に、何か社員に気になる点があったり、パフォーマンスが上がっていないと見受けられる社員がいた場合には、上司は早急に対策を講じる必要があります。
社員の悩みやメンタルヘルスについての変化に柔軟に対応することも、雇用者や上司の責任であり、役割と言えるでしょう。
経営陣や管理者の意識向上
テレワークを推進することで、社員にとってのメリットは格段に上がります。通勤時間がない分、仕事に集中できる時間が確保できたり、体調面に不安のある社員でも安心して業務することができるなど、従業員エンゲージメントの高い企業ほど、積極的にフレキシブルな働き方を導入しています。
とくに、優秀な社員ほど選択肢が多く、多様な働き方を求めるといった背景があり「テレワークやリモートを認めない＝柔軟性のない企業」と判断する傾向が増えていることから、エンジニアやクリエイターなど、テレワークで業務可能な職種であれば、テレワークが当たり前といった価値観が定着しています。
さらに、入社時にテレワークありの条件で募集しているのに入社後テレワークを認めなかったり、出社してもあまりコミュニケーションを取らないにもかかわらず「出社しろ」と強制的に出社させる企業は要注意です。「社員の声を聞かない」企業と見做され、優秀な社員ほどすぐに退職してしまう可能性が高いでしょう。
雇用者側は、採用した時点で社員に責任が生じます。一度テレワークを認めていたにもかかわらず、正当な理由なく撤回し出社を強制するという企業で問題になるケースは少なくありません。経営者や上司の気分や嫌がらせと捉えられないよう、社員の希望を調査し、多様な方法を取り入れる必要があります。
テレワーク下のコミュニケーションのポイント
テレワーク下のコミュニケーション不足の解消法として、コミュニケーションツールやタスク管理ツールなどの導入を紹介しました。
しかし、これらのツールを「導入しただけ」では根本的なコミュニケーション不足の解消にはなりません。ある程度のルールを定めて、社員同士が活発にコミュニケーションを取れる環境作りが必要です。
テレワーク下のコミュニケーションのポイントを解説しますので、参考にしてください。
意識的に雑談の場を設ける
Web会議システムを利用したミーティングを行う際、冒頭の5分〜10分程度は雑談の時間に充てたり、毎日朝礼を行いチーム内で雑談や業務の進捗状況を確認したり、意識的にコミュニケーションの場を設けるようにしましょう。
複数人でミーティングを行う場合は、発言が一部の社員に偏らず、全員が発言できるように配慮することがポイントです。
また、テレワーク中にコミュニケーションを取るハードルを下げるために、ビジネスチャットでは絵文字やスタンプを使ったカジュアルな会話をある程度容認し、日常的に雑談しやすい環境を整えておきましょう。
ただし、距離感を履き違えるなど、ハラスメントに該当する言動には気をつけましょう。例えばハートの絵文字などを使うことを不快に思う社員もいることから、ビジネスリテラシーやハラスメント講習などを受けている企業や管理者の場合、とくに上司側が誤解を与えやすい言動や絵文字を使うことを避けることでハラスメントトラブルを回避している例もあります。
顔を合わせてミーティングを行う
Web会議システムでは、カメラをオフにして音声のみでミーティングを行うことも可能です。しかし、お互いに表情を見ながら話すことでより深いコミュニケーションを取ることができるため、Web会議システムでミーティングを行う際は、なるべくカメラをオンにしましょう。
テレワーク下では対面で話す機会が減るため、意識的に顔を合わせることが大切です。顔を合わせたコミュニケーションを定期的に行うことで、社員同士の信頼度が上がり組織力の向上や孤独感の緩和につながります。
プラスの言葉を掛け合う
テレワーク中は基本的に1人での作業が多くなるため、孤独感や孤立感を強める傾向があります。
そこで、テレワーク下でのコミュニケーションは些細なことでも相手を褒めたり感謝をしたり、プラスの言葉を掛け合うことを意識してみましょう。「自分の価値を認めてもらえている」という感覚が生まれることで、メンタルヘルスに良い影響を与えると考えられます。
コミュニケーションの活性化によるメリット
口頭で簡単に会話ができるオフィス勤務と異なり、テレワーク中の会話はツールを活用する必要があるため、コミュニケーションを取ること自体にハードルを感じる方もいるようです。
テレワーク下のコミュニケーションへの心理的ハードルを下げるためにも、コミュニケーションの活性化は必要です。
コミュニケーションの活性化が企業にとってどのようなメリットがあるのか、具体的に見ていきましょう。
チームの結束力が強くなる
テレワーク下では社員が直接集まる機会が減るため、チーム力の低下が懸念されます。しかし、テレワーク中でもしっかりとコミュニケーションが取れていれば、信頼関係が構築されチームの結束力の強化が期待できます。
コミュニケーションの活性化によりチーム内で協力し合う雰囲気ができ、生産性の向上にもつながるでしょう。それには何より、社員を管理するマネジメント力が重要になってきます。
業務効率が向上する
テレワーク下にコミュニケーションが活性化することで、意思疎通の齟齬によるトラブルの防止や、協力し合える環境を作ることができるため、結果として業務効率化の向上が期待できます。
離職率が低下する
コミュニケーションが活性化することにより、困った時に気軽に相談したり、周りに協力を求めやすい環境が整います。また、深刻化する前に部下や同僚の悩みに気付くことができ、離職率の低下にもつながるでしょう。
コミュニケーションの活性化は、テレワーク下で社員が安心して働くためにも大切なことだといえます。
テレワーク下のコミュニケーション改善のために
テレワーク下では、気軽な相談や雑談の減少、テキスト中心のやり取りによる認識のずれなどから、コミュニケーション不足が起こりやすくなります。結果として、従業員エンゲージメントの低下や孤独感の増加、組織力の低下、離職率の上昇といった問題につながります。
こうした課題を防ぐには、ビジネスチャットやWeb会議システムの活用に加え、業務状況の可視化や1on1ミーティングの実施、雑談しやすい雰囲気づくりなど、日常的にコミュニケーションを取りやすい環境を整えることが大切です。テレワークでも社員同士がつながりを感じながら働ける体制を整え、働きやすさと組織力の両立を目指しましょう。