コミュニケーションで大切なこととは？ スキルや円滑に進めるポイント
コミュニケーションで大切なことは、自分だけでなく相手の話も引き出すことです。ビジネスでは、人とのコミュニケーションを円滑にすることで、さまざまなよい影響が生まれます。
本記事では、コミュニケーションで大切なことを解説します。企業の経営層や人事担当者は、人材とのコミュニケーションそのものだけでなく、組織の円滑なコミュニケーション実現にも役立ててください。
目次コミュニケーションが大切な理由
コミュニケーションが大切な理由は以下のような点が挙げられます。
- 意思疎通が早くなる
- 信頼関係の構築
- 信頼関係によって助け合える
具体的にどのような観点から大切といえるのか、紹介します。
意思疎通が早くなる
コミュニケーションが大切な理由は、相互理解を深められるからです。コミュニケーションによって、相手や自分の価値観や考え方を相互に理解できるようになれば、意思疎通が早くなります。意思疎通がスムーズにできれば、無駄を省き、時間や行動の効率化がはかれます。
信頼関係の構築
コミュニケーションでは、相手との信頼関係を構築できる点も大切な理由です。日頃からコミュニケーションを取っていなければ、自分も相手も、お互いに信用できません。信頼関係のない相手とは、本音で話しにくいため、話の本質が見えなくなってしまいます。コミュニケーションを重ねることで、相手の人となりや価値観を理解できれば、互いに本音で話せるようになり、信頼関係が構築しやすくなります。
信頼関係によって助け合える
信頼関係を構築できれば、互いに協力しあえる点も、コミュニケーションでは大切な理由です。普段からコミュニケーションを取ることで、相手の状況をある程度理解できます。信頼関係があれば、困っている相手を助ける気持ちが芽生えます。また、自分が困ったときも、信頼関係のある相手には正直な気持ちを伝え、協力を仰ぐこともできるでしょう。
コミュニケーションが企業に与えるメリット
コミュニケーションの活性化は、企業に多くのメリットをもたらします。そこで、コミュニケーションによって企業が享受できる具体的なメリットを紹介します。
- 効率化や生産性向上
- 職場環境の改善
- 従業員のモチベーション向上
- 成果にもつながる
- 社会的信用が高まる
効率化や生産性向上
コミュニケーションは、業務効率化や生産性向上にも効果があります。コミュニケーションを取りやすい環境では、従業員が業務を進めやすくなり、必要に応じて業務分担が可能です。情報共有もスムーズにできるため、無駄のない業務やリスク管理にも役立ちます。組織全体として効率的な業務や行動ができるようになれば、生産性も向上できます。
職場環境の改善
コミュニケーションが円滑に取れると、職場環境も改善します。従業員同士の意思疎通がスムーズにでき、良好な人間関係を構築しやすくなるためです。職場の良好な人間関係は、安心して働けることにもつながり、ストレスや不安を軽減できます。このように、職場環境を改善できれば、人材の定着率も向上しやすくなるメリットがあります。
従業員のモチベーション向上
コミュニケーションは、従業員のモチベーション向上にも役立ちますします。コミュニケーションを活性化させることで、常に他者の意見や情報を受け取れるため、学びや刺激を受ける機会も多くなります。コミュニケーションによって、チームで協力しあえることもあるでしょう。逆に、良好な人間関係によって臆することなく自分の意見を発信できるようになれば、自信がついたり、意欲向上につながったりします。
成果にもつながる
コミュニケーションが活性化している組織では、自分の意見を伝える能力が身につきます。従業員がより多くの意見を出し合えれば、サービスや商品の品質向上にも役立ち、顧客満足度も向上します。また、商談や取引先の際にも相手のニーズを理解したうえで提案が可能です。結果、業務効率化をはじめ企業の成果によい影響が生まれます。
社会的信用が高まる
組織全体としてコミュニケーションを活性化させることで、生産性が向上します。その結果、質の高いサービスや商品の提供が可能です。コミュニケーションを取ることに慣れている従業員が多くなれば、顧客との信頼関係を構築しやすくなるため、顧客満足度が上がり、社会的な評価を得られやすくなります。
また、コミュニケーションによって組織環境が改善できれば、社内の雰囲気もよくなるため、求職者からの企業イメージも向上します。
コミュニケーションで大切なこと
コミュニケーションを取るうえで大切なことは、主に以下の3つです。
- 相手の意見に耳を傾け、共感する
- 自分の意見を伝える
- わかりやすく伝える
これらのポイントを心がければ、円滑なコミュニケーションがはかれます。
相手の意見に耳を傾け、共感する
コミュニケーションで大切なことは、相手の意見に耳を傾けることです。まずは相手の考えや感情を理解するために、否定せず傾聴する姿勢が大切です。相手の意見を一度受け止めたうえで、自分の意見や客観的な視点を取り入れて話し合いましょう。特に、相手の意見が間違っていたとしても、全否定するのではなく、肯定的に捉え、共感することが大切です。
自分の意見を伝える
コミュニケーションでは、自分の意見を伝えることも大切です。自分の意見を伝える際は、勢いよく伝えるのではなく、落ち着いて伝えるようにしましょう。自分が考えを伝えることによって、相手はどのように感じているのかなども、表情などから読み取りながら話すことが大切です。
わかりやすく伝える
コミュニケーションで自分の意見を伝える際は、相手にあわせてわかりやすく表現するようにしましょう。これは、顧客や取引先、部下とのコミュニケーションにおいて非常に大切です。自分と同じような知識がある前提で話すのではなく、相手が理解できるような言葉を使ったり、シンプルに伝えるようにしましょう。
コミュニケーション能力を向上させるコツ
コミュニケーション能力を向上させるためのコツを紹介します。個人としてすぐに取り入れられるものを中心に紹介するのでぜひ参考にしてください。
- 前向きな内容や話しやすいテーマで行う
- 相手の話を否定しない
- 目を見て話す
- 端的に話す癖をつける
- 相手は話す際は相づちを打つ
前向きな内容や話しやすいテーマで行う
コミュニケーション能力を向上させるためには、前向きで話しやすいような話題からはじめるのが大切です。たとえば、相手の長所の話や、プライベートで起こった明るい話などが挙げられます。特に、仕事以外の話から入ることで、話しやすい雰囲気を醸成できます。
相手の話を否定しない
コミュニケーション能力を向上させるためには、相手を否定しないことです。相手を否定する発言は、心を開いて話さなくなる可能性があります。どうしても相手の話が間違っているようなときは、全面的に否定するのではなく、共感しながら正しい内容を伝えるなど工夫してみましょう。
目を見て話す
コミュニケーション能力を向上させるためには、相手の目を見て話すことも大切です。相手の目を見て伝えることで、自分の表情からも相手に伝えられます。また、相手が話しているときも、目を見て聞くことで真剣さや誠実さが伝わります。
端的に話す癖をつける
コミュニケーション能力を高めるためには、端的に話すことも大切です。限られた時間でダラダラ話していては、大切なことが伝わりません。要点を意識してシンプルに話せることは仕事のさまざまなシーンで役立ちます。また、できるだけ結論から話すようにしで、自分の言いたいことや話したいことが相手に伝わりやすくなります。
相手は話す際は相づちを打つ
コミュニケーション能力を高めるためには、相手の話に対して相づちを打ちましょう。相づちを打つことで、話を聞いていることが伝わります。また、否定をせずにづちを打ちながら話を聞くことで、相手も安心して話せます。場合によっては、相手の言ったことをオウム返しするなど、内容の誤解を防止し、相手が話しやすい環境を整えることも必要です。
コミュニケーションでは目的を理解することも大切
コミュニケーションを取るうえで、目的を理解することも大切です。相手とのコミュニケーションを取る際に、相手の目的は何なのかを意識すると、コミュニケーションの質が高まります。コミュニケーションの目的には大小さまざまありますが、大きく分類すれば「自分の行動を変えたい」もしくは「相手の行動を変えたい」の2つです。
相手の行動や意識を変えたい
コミュニケーションの中で、新たな情報や考え方などを相手に与える方法です。相手に情報を提供し、学んでもらうことで、行動や考え方を変えてもらうようにしたい目的があります。たとえば、組織体制の変更や業務の進め方などを変えたい場合がこれに該当します。
自分の行動や意識を変えたい
コミュニケーションを通して、情報収集をしたり、相手に相談したりする方法です。相手から情報を集めたり意見を聞いたりすることで、自分の悩みや課題の解決に役立てたい目的があります。たとえば、人間関係のトラブルや業務上のミス、部下育成の悩みなどを解決したい場合が該当します。
まとめ
コミュニケーションで大切なことは、自分の意見を伝えるだけでなく、相手の意見にも耳を傾けることです。また、目的を理解することも、スムーズなコミュニケーションにつながります。
企業としてコミュニケーションを活性化させることで、業務効率・生産性の向上や、職場環境の改善、従業員のモチベーション向上、社会的評価が高まるなど、さまざまなよい影響があります。会社のコミュニケーション活性化には、1on1面談や社内SNS、社内報の活用が有効です。テレワークではWeb会議を活用し、部署間交流イベントやフリーアドレス制の導入も検討しましょう。また、コミュニケーションを促す休憩スペースの設置も効果的です。すぐに導入可能な施策もあるので、ぜひ参考にしてください。