私用とは【意味・使い方】所用との違い、仕事を休む理由になる？ トラブル防止法も解説

私用の意味とは

私用とは、個人の都合や業務以外の用事を指します。たとえば、従業員が業務時間中に個人の用事を済ませる必要がある場合、その用事は「私用」と見なされます。

ビジネスシーンにおいては以下のように使うのが一般的です。

所用との違いは何？

私用は、通院や家族の送迎など個人的な用事を指します。

これに対し、所用は「離席もしくは不在になる用事」すべてを指します。具体的には、社外での取引先とのミーティングや、個人的な都合での休みも含まれます。プライベートのときは私用、仕事のときは所用、といった使い分けの基準はないため、どちらを使っても問題ありません。

ただし、公私を区別するため、使用と所用を使い分けている会社も見受けられます。

私事との違いは何？

私用に類似する言葉として「私事」がありますが、その違いは範囲にあります。私事はビジネスシーンにおいて以下のように使われます。

私用は通院や家族の送迎など個人的な用事でした。一方、私事にはそれよりもう一歩踏み込んだ「個人的な事情」という意味合いで使われます。

退職ならば、出産や家族の転勤、介護が理由として考えられますが、それらは「用事」ではありません。「私事」は個人的な事情を説明するときに使います。とはいえ「私的な都合」と捉えれば私用と同じ意味になるため「私用」と「私事」を厳密に使い分けている企業はそれほど多くないでしょう。

私用の使い方と例文

ビジネスシーンにおいて「私用」は以下のような場面で使われます。

休暇の申請

業務時間中の外出

 ミーティングやイベントの欠席

メールの例文

週末に子どもが熱を出したなど、会社が休みのときに家族に何かあり、週明けに出社が難しい場合は、メールで一旦その旨を伝え、その後あらためて上長に報告するとよいでしょう。

業務時間中に届くメールは1通2通ではありません。メンバー全員にメールを送っても、その多さゆえに、メールが見落とされる可能性があります。電話をするのは経過報告もありますが、メールの見落としによって「無断欠勤」と誤解されてしまうのを防ぐためでもあります。

また、何の準備もなく仕事の話をされてもメンバーは対応できません。このため「詳しい話は週明けにします」と結んだほうが親切です。

また、あらかじめ「もう何日か休む可能性がある」と伝えておけば、メンバーも心づもりができ、上長は、そのケースを想定した業務体制を考えられるでしょう。

私用は仕事を休む理由になる？

基本的に私用は仕事を休む理由になります。具体的には以下のケースが考えられるでしょう。

通院・病気

「仕事に穴を開けられない」という強い責任感は大切ですが、自身の健康を犠牲にしたり、ほかのメンバーに風邪を移してしまったりしては本末転倒です。体調がよくないときは、早めに通院して無理せず静養しましょう。

子どもの学校行事など家庭の事情

子どもがいれば、学校行事への参加を求められる場合もあるでしょう。このほか、家族が体調を崩したときの送迎や付き添いも会社を休む理由になります。

冠婚葬祭

冠婚葬祭も同様です。企業の多くが福利厚生として「弔辞休暇」「産前産後休暇」を設けているのは、冠婚葬祭を休暇の理由に認めているからです。

銀行や公的手続き

結婚などで名字が変わった場合、給与の振り込み口座の名義を変えなければなりません。このため、公的手続きも会社を休む理由になります。

旅行やレジャー

社会的な道義から外れなければ、休暇は何をしても構いません。旅行も私用に含まれ、会社を休む理由になります。

私用は有給休暇や遅刻の理由にもなる

上述のとおり、私用は有給休暇の理由になります。

私用にはさまざまなケースがありますので、休みを取るとき、あるいは急な事情で仕事に遅れてしまうときには「私用のためお休みをいただきたい」などと申請すれば、認められるのが一般的です。

ただ、場合によっては認められないこともあります。休暇を取得する際は、事前に会社の休暇取得のポリシーや規定を確認し、必要に応じて上司や人事部門と相談することが推奨されます。

当日の遅刻や早退では認められない場合も

繁忙期などで人手が足りないとき、当日の有給申請は認められないケースもあります。休みを取る際には「私用のため」のみで認められるのが一般的ですが、当日、急に休まなければならない事情ができた場合は「なぜ休むのか」の説明があると親切です。

社外向けの理由には使わない

取引先から電話があって、担当者がいない場合は以下のように対応するのが良いでしょう。

離席している場合

相手から「伝言をお願いします」といわれた場合は、メモを取り担当者（不在メンバー）に要点を伝えます。不在時間が長引く場合は『よろしければ、こちらから掛け直ししましょうか』『□□は17時ごろ戻ってまいります。その頃、こちらから掛け直しますが』と先方にお伺いを立てましょう。

帰社時間の目安を伝えれば、先方は一度の電話で済みます。相手の負担を減らす対応も仕事をうまく進めるための大切な要素です。

終日不在の場合

休んでいる理由を詳しく説明する必要はありませんが、いないならばはっきりその旨を伝え「伝言を預かる」「明日こちらから掛け直す」など、先方の要望に合わせて対応しましょう。

ビジネスで使われる私用の種類

私用は「個人的な用事」だけではなく、ビジネスシーンでは「公私を分けるための言葉」としても使われます。

私用携帯

私用携帯とは、私たちが仕事以外で使っている携帯電話です。

公私混同を避けるため、プライベートで使う携帯電話を「私用携帯」、仕事で使う電話を「社用携帯」と分けます。また、業務時間中に私用携帯を使うのは、多くの企業で原則禁止とされています。

私用メール

私用メールとは、個人的な目的や非業務関連のコミュニケーションのために使用されるメールアドレスを指します。私用メールは、友人や家族との連絡やオンラインショッピング、趣味や興味に関する情報の受け取りなど、ビジネスとは関係ないさまざまな目的で使用されます。

私用メールでのやり取りは、業務の内容や会社の情報が第三者に漏れるリスクを避けるため、業務に関連しない内容に限定すべきです。仕事のメールは、私用メールではなく社用アドレスを使うのが一般的です。

私用端末

私用端末とは、個人がプライベートで使用する携帯電話やパソコンのことを指します。多くの企業では、これらの私用端末を業務で使うことを推奨しておらず、雇用契約書や社内規約で制限や禁止が定められていることが一般的です。

私的ネットワーク

私的ネットワークとは、個人が自宅や外出先で利用するインターネット接続環境のことを指します。

多くの企業は、セキュリティ上の理由から、このようなネットワークへの社用端末の接続を制限しています。しかし、会社の方針やリモートワークの取り組みによっては、特定の条件下での接続が許可されることもあります。

私用にまつわるトラブル

使用による休暇や業務における私的端末の利用は以下のようなリスクをともないます。

二重業務

二重業務とは、自分がやっていた業務を、周りのメンバーが「まだ終わってない」と勘違いし、新たに始めてしまうことを指します。同じタスクを2回やるので、ファイルも2つ作成されます。これは生産性の低下だけでなく、メンバーを混乱させる要因にもなります。

データの漏えい

私用端末では、企業の重要なデータが不適切に管理される可能性があります。不十分なセキュリティ対策により、機密データが第三者に漏えいする可能性があります。

 セキュリティの脆弱性

私用端末は、企業のセキュリティポリシーやシステムと整合しない場合があります。これにより、マルウェアやウイルスの侵入リスクが高まります。

コンプライアンスの問題

私用端末の使用が、業界の規制や法令遵守に違反する可能性があります。そのような場合、企業が法的な問題に巻き込まれる可能性があります。

デバイスの紛失または盗難

私用端末の紛失や盗難により、機密情報が不正アクセスされるリスクがあります。

ネットワークのセキュリティリスク

私用端末から企業のネットワークにアクセスすると、ネットワークが脅威にさらされる可能性があります。不正アクセスやDDoS攻撃のリスクが増加する可能性があります。

私用にまつわるトラブル防止法

私用には「個人的な用事」と「私的利用」の2つの意味があるため、それぞれのシーンに分けてトラブルの防止法をまとめます。

私用で休暇を使う場合

会社に所属している以上、仕事に穴を開けないことが大前提となります。そのために、不可欠なのが報連相です。

• いつ休む
• その間の仕事は誰にカバーしてもらう
• 進行中の案件にどう対応するか

自分が休みの場合は、普段その業務を担当していないメンバーがその穴を埋めます。事前に、上記3点を伝え、対応を話し合うだけでもメンバーの心理的負担が軽くなるでしょう。

私的利用をする場合

リモートワークなどで自宅のインターネット回線を使う場合、以下のようなトラブル防止策があります。

• 方針提示
• 事前申請など、社内規定の順守徹底
• セキュリティ研修
• ネットワークと端末のセキュリティ強化

私的ネットワークなどを使う場合は、そのセキュリティー強化が不可欠なのはいうまでもないでしょう。そのうえで、これに関しては企業としての考えを示し、それを浸透させていく必要があります。規定の遵守呼びかけや、研修会はその手段の一つです。

まずは、貴社としての方針提示がトラブル防止の第一歩となるでしょう。

私用を使う際の注意点

私用による休暇取得にせよ、端末やネットワークの利用にせよ、何らかのトラブルにつながる可能性は否定できません。その可能性をできる限り小さくするために、前者においては報連相の徹底、後者においては方針提示が不可欠です。

具体的に以下5点を徹底させると、トラブルが起きにくくなる、または万が一、起こってしまった場合、迅速に対応できるでしょう。

ポリシーの策定

企業は、従業員が私用で端末を利用する際のポリシーを明確に策定し、周知徹底する必要があります。具体的なガイダンスと規則を設定することで、リスクを最小限に抑えることができます。

セキュリティの確保

私用端末のセキュリティ対策を強化することが重要です。たとえば、端末に対するアンチウイルスソフトウェアのインストールや、定期的なセキュリティアップデートの確認を要求することが考えられます。

データ管理

機密データの管理方法を明確にし、私用端末上でのデータの取り扱いに関するガイダンスを提供することが重要です。また、企業のデータを私用端末にダウンロードしないなどのルールを設定することも重要です。

トレーニングと教育

従業員に対して、セキュリティ意識の向上と私用端末利用のベストプラクティスに関する継続的なトレーニングと教育を提供することが重要です。

アクセス制限

私用端末からの企業ネットワークやデータへのアクセスを厳格に制限し、必要な場合のみ特定の端末やアプリケーションへのアクセスを許可することが重要です。

定期的なリスク評価

私用端末の使用に関するリスクを定期的に評価し、ポリシーやガイダンスを更新することで、企業のセキュリティ向上につながります。

出勤情報の共有

休む理由を聞く必要はありませんが「誰がいつから、いつまで休むか」をメンバー同士で共有し、その間の業務の進め方を話し合っておくと、トラブルを防止できます。

まとめ

体調不良や家族の事情、旅行などの私用で休んだり、リモートワークに切り替えたりする場面があるかと思います。そのとき、ビジネスパーソンに求められるのは会社に不利益を出さないことです。そのためにメンバー同士の情報共有、事前申請が必要になります。

しかし、単に「伝えて終わり」ではトラブルを防ぎきれない可能性もあります。自分が不在のときにほかのメンバーが業務をスムーズに進められるようにするため、業務分担と進め方についてもあらかじめ話し合っておきましょう。