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ファシリテーターとは?役割や必要スキル、具体的なテクニックを紹介

ビジネスシーンでは、会議やセミナーの際、進行役としてファシリテーターを設置するのが一般的です。ファシリテーターは、コミュニケーションの橋渡し役として、議論を促進するための役割を果たします。しかし、一般的に進行役は司会と呼び、ファシリテーターと違いが不確かな人もいるかもしれません。ファシリテーターは、グループ活動や会議を円滑に進行させ、参加者全員の意見やアイデアを引き出し、目標達成に必要なサポートをする役割があります。

当記事では、ファシリテーターの重要な役割や求められるスキルセット、さらには実際の活動の中で活用できる具体的なテクニックに焦点を当ててご紹介しましょう。

ファシリテーターとは?役割や必要スキル、具体的なテクニックを紹介
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    ファシリテーターとは?

    「ファシリテーター」とは、英語で「facilitator」と表記し、「容易にする者」や「促進する者」という意味を持ちます。具体的には、グループの議論やワークショップ、会議の中で、参加者全員の意見や知識を引き出し、コミュニケーションや協力を促進する役割を担う人です。

    ファシリテーターの役割は、参加者同士のコミュニケーションの促進にあります。主な役割や特徴は次の通りです。

    • 中立的な立場を取り、参加者の意見やアイデアを引き出し、集約することに徹する
    • 話し合いの停滞や一方通行を適切な声掛けで改善し、話を進める手伝いをする
    • 静かな参加者にも意見を求めたり、発言時間を公平に分けて調整する
    • 会議の目的やアジェンダを明確にし、議論が逸れないようにサポートする
    • 対立や意見の衝突を調整し、解決する

    ファシリテーターと司会の違い

    ファシリテーターと司会は、目的や活動する状況に違いがあります。ファシリテーターは「グループの意見や知識の引き出し」や「議論の促進」を、司会者は「イベントの進行や内容の案内」を中心に活動します。

    両者の違いをまとめると、次の通りです。

    ファシリテーター司会
    目的グループの議論や意見の集約を助け、効果的なコミュニケーションや協力を促進する。イベントやプログラムをスムーズに運営し、時間やアジェンダに沿って進行すること。
    立場中立的な立場で議論や問題解決に関与する。イベントやプログラム全体を通しての案内役。
    スタイル参加者全員の意見や知識を引き出す。みずからも発言者となり、情報を提供したり、ゲストやスピーカーを紹介したりする。
    状況ワークショップ、ブレインストーミングセッション、問題解決の会議、外部セミナーなど。講演会、テレビ・ラジオ番組、式典など。

    ファシリテーターが担う主な役割

    ファシリテーターには、外部セミナーや話し合いの場において次の役割が求められます。

    1. 意見の対立や摩擦の解消
    2. 会議の目的の明確化
    3. アジェンダの設定
    4. 時間管理
    5. 参加者の管理
    6. 結果の整理と共有
    7. 参加者の発言促進
    8. フィードバックの整理と共有

    意見の対立や摩擦の解消

    ファシリテーターは、意見の対立や摩擦を解消する役割を担っています。

    会議やプロジェクトでの意見の対立や摩擦は、多様なバックグラウンドや価値観を持つ人々が協力して仕事を進めるうえで避けられません。対立や摩擦を解消するには

    • 対立の原因や意見の違いを明確にする
    • 具体的な事実やデータをもとに議論を進める
    • 意見や感情を真摯に受け止め、理解しようとする姿勢を示す
    • 外部の専門家や中立的な第三者の意見を取り入れる
    • ドット投票、ランキング、多数決など意見をまとめる手法を取り入れる
    • 一時的に議論を中断し、冷静になる時間を設ける

    という方法が有効です。対立そのものは、新しい視点やアイデアの源泉となるため、慎重に取り扱ったうえで解消を目指します。

    会議の目的の明確化

    ファシリテーターは、進行役としてだけではなく準備から会議に携わります。会議にはそれぞれ異なる目的があります。目的が明確でないと、参加者は何を求められているのかわからず、議論が散漫になりがちです。開始時に目的を明確に伝え、実現のためのキーポイントやアジェンダを事前に共有するとよいでしょう。

    アジェンダの設定

    ファシリテーターは、アジェンダを設定し、会議の流れや進行を明確にします。参加者はアジェンダに沿って準備をしてから会議に臨むことが望ましいです。事前にアジェンダを作成して参加者と共有し、アジェンダの項目ごとに目的や目標を明記するといいでしょう。

    時間管理

    ファシリテーターは、アジェンダの各項目に所要時間を設定し、その時間を超えないように進行を管理します。会議が時間通りに終了することは、参加者のスケジュール管理や次のアクションへの移行に重要です。必要に応じてタイマーやアラームを使用しましょう。

    議論の促進

    ファシリテーターは、発言の機会を平等に提供し、沈黙している人にも意見を求めたり、発言時間を制限して、多くの人が意見を共有できるようにしたりする役割があります。

    会議は、参加者がアクティブに参加し、意見を共有することで効果が高まります。特定の人が発言を独占する、あるいは一部の人が沈黙すると、多様な視点や意見が得られず、会議の質が低下してしまいます。

    参加者の発言を促進するには、

    • 小グループに分けたディスカッション
    • オープンクエスチョン
    • アイスブレイク

    などを場面に適して実施しましょう。

    結果の整理と共有

    ファシリテーターは、会議の最後に、議論の要約や決定事項、次のステップを確認し、会議後に議事録を作成し、参加者に共有します。

    会議の終了時に、議論の結果や次のアクションを明確にすると、参加者が具体的なタスクや責任を持ち帰れるため、次回以降の生産性向上につながります。参加者の満足度も高まり、次回の会議への参加意欲や協力意識の醸成にも貢献するでしょう。

    フィードバックの収集と反映

    ファシリテーターとして、フィードバックを受け入れて会議を改善する役割も求められます。

    フィードバックの収集には、アンケートの実施などの方法があります。アンケートは、セッションやワークショップの終了後に参加者に配布、またはオンラインツールを使用するとよいでしょう。

    アンケートの質問例
    セッションの内容の明確さはどれくらいでしたか?どの部分が特に有益でしたか?改善すべき点は何ですか?

    また、その場で直接フィードバックを収集し、即座に感じた印象や具体的な改善点を得る方法やセッション中の参加者の反応や行動を観察する方法もあります。

    ファシリテーター本人が会議に集中する必要があるため、観察はアシスタントが行っても構いません。観察することで、参加者の関与度やセッションの流れに関する有益な洞察を得られるでしょう。

    フィードバックを収集したら、内容を分析して改善案の実施と提案を行い、継続的にPDCAサイクルを回します。

    フィードバックの分析方法
    フィードバックの内容を整理し、共通の意見やテーマを特定する。反応がわかれた項目や特に評価の高かったポイントを明確にする。分析を通じて、必要な改善点や新しいアプローチの提案をまとめる。
    改善案の提案と実施方法
    具体的なアクションプランを立てる。たとえば「次回からは議論の時間をもう少し取る」「視覚的な資料やツールの導入を検討する」など。チームや関連者とフィードバックの結果を共有し、改善策の提案や意見交換を行う。次回のセッションやワークショップで、改善策を実施し、その効果を確認する。

    一度のフィードバックや改善策の実施だけでなく、定期的にフィードバックの収集・分析・反映のサイクルを繰り返すことで、継続的にセッションの質を向上させるとよいでしょう。

    たとえば、あるワークショップでファシリテーターが行ったフィードバック収集では、多くの参加者から「ディスカッションの時間が不足していた」との声があったとします。このフィードバックをもとに、次回からはアジェンダの中でディスカッションの時間を増やし、さらにわかりやすい質問を準備することで、参加者の活発な議論を促進できるでしょう。

    ファシリテーターに求められるスキル

    会議ではときに沈黙が生じたり、参加者の意見をほかの人が誤解してしまったりする場面があります。その際もファシリテーターは、議論を主導して活発にさせなければなりません。

    会議で求められるファシリテーターのスキルは次の通りです。

    • ロジカルシンキング
    • 信頼構築能力
    • 柔軟な対応能力
    • 聴く力
    • フィードバック能力
    • 時間管理スキル
    • アジェンダ設定のスキル
    • チームビルディングの能力

    ロジカルシンキング

    ファシリテーターには、参加者の意見が何を言いたいのかを整理できるほどの、ロジカルシンキングが求められます。ファシリテーターは参加者の一員として課題の本質を考えたり、ほかの参加者の発言の真意を推察したりする必要があります。

    参加者がどんな意図で意見を話したのかを考え、議論が停滞したときは「Aさんの意見はつまり、〇〇ですよね。であれば、この切り口からもアプローチできると思いますが、Bさんはどう思われますか?」というように展開すれば、再び意見が出始めるでしょう。

    ロジカルシンキングを養うには、問題解決のフレームワークを実施したり、批判思考を練習したりするといいかもしれません。

    メンバーとの信頼構築能力

    ファシリテーターは、公平公正な態度でメンバーと信頼関係を築く必要があります。すべての意見に等しく耳を傾け、どの意見にも偏見なく受け入れる姿勢を示さなければなりません。加えて、アイコンタクトや頷きなどのあいづちで「聞いている姿勢」を示すことも有効です。

    会議の序盤は参加者全員が緊張しているケースが多く、意見が出ない状況が見受けられます。最初にファシリテーターが意見を出したり、パネラーの意見に同調したりすると、話しやすい環境を整えましょう。

    柔軟な対応能力

    ファシリテーターは、出席者の異なるバックグラウンドや意見、突発的な事態など、予期しない状況が発生しても、迅速に対処しなければなりません。集団活動や会議の場で、グループの方向性を保つため、また、参加者の関与とモチベーションを維持するためです。

    たとえば、会議の進行中に新しい情報や重要な意見が提示された場合、それに基づいてアジェンダや議論の方向性を見直す柔軟性が求められます。

    また、多様な意見に対する対応方法として、異なる視点や意見を受け入れるオープンマインドを持ち、それを尊重する姿勢も大切です。異なる意見が存在することは、多様性の証であり、その中から新しいアイデアや解決策が生まれる可能性もあります。

    柔軟性を養うためには、ロールプレイを実施したり、他者からのフィードバックを積極的に受け入れたりして、多様な状況に対応できるように継続的に学習しましょう。

    聴く力

    聴く力は、ファシリテーターが議論におけるコミュニケーションの質を高めるうえで欠かせない要素です。スキルを習得し、実際の場で適切に使用することで、相手との関係性の深化や情報の正確な共有、そして効果的な意思決定が可能です。

    聴く力を高めるには、相手の言葉・非言語に集中し、細部まで注意を払って積極的な理解を示すとともに、オープンクエスチョンを心掛け、相手が話しやすい環境を整えるとよいでしょう。

    フィードバック能力

    押しつけないフィードバックの提供能力も、ファシリテーターに求められるスキルです。フィードバックにおいて気をつけたいポイントは、以下の通りです。

    • 事実や観察に基づいて具体的にコメントする
    • 前向きなフィードバックを先に伝える
    • 問題点の指摘だけでなく、改善の提案を含める

    たとえば、会議でのプレゼンテーションのあと、ファシリテーターは、まずそのプレゼンテーションのよかった点を伝えます。そのあと、具体的な点を挙げて構築的なフィードバックを提供し、改善の提案を行うとよいでしょう。

    1よい点データの図がとてもわかりやすかった
    2改善点第3スライドのデータについて、出典が明確でなかった
    3改善提案次回からは、すべてのデータに出典を記載するとより信頼性が増します

    褒められて気を悪くする人はいないでしょう。最初に「出来たこと」「よかったこと」を伝え、「こうすればもっとわかりやすくなると思うよ。参考にしてみて」と、自分の意見を押しつけずにフィードバックすると、相手のモチベーショは高まります。

    時間管理スキル

    ファシリテーターが時間を管理することは、会議やワークショップが効果的に進行するための鍵です。以下に時間の管理のための具体的な方法を紹介します。

    • 開始と終了時刻を参加者に提示する
    • タイムキーパーを任命する。またはタイマーやアラームを使用する
    • 長時間の会議では適切な間隔で休憩を設けることで、参加者の集中力を維持する

    アジェンダ設定のスキル

    アジェンダを設定することも、ファシリテーターに求められるスキルです。アジェンダを設定する方法は次の通りです。

    1. 会議の目的を明確にする
    2. 必ず取り上げたい議論やテーマをリスト化する
    3. 決めなければならないことの優先順位をつける
    4. 参加者の意見や要望を取り入れる

    すべてのアジェンダを計画通りにこなせるとは限らないため、少し余裕を持たせましょう。会議やワークショップを生産的で有意義にするために、アジェンダの設定スキルは重要です。

    チームビルディングの能力

    セミナーが「有意義だった」「参加してよかった」と参加者に思ってもらうために、雰囲気づくりの一環として、チームビルディングの能力もファシリテーターに求められるスキルの一つです。

    チームビルディングに必要な要素は以下の通りです。

    • 参加者同士で明確なビジョンや目的を共有し、一体感を育てる
    • アクティビティなどを通じて、参加者同士の関係性を深める

    ファシリテーションに使えるテクニック・ポイント

    ファシリテーションに使えるテクニックを、次の場面や状況別にご紹介します。

    • 発言が少ない場合
    • 会議をゴールに導く場合
    • 意見を整理する場合
    • グループダイナミクスを活用する場合
    • フィードバック
    • リモート環境

    発言が少ないときのテクニック

    ファシリテーターの役割は、参加者に発言を促し、議論を活発化させることです。最初は誰しもが周りの様子を伺い、意見が出ないケースも珍しくないため、発言が少ないときに使えるテクニックをご紹介します。

    オープンクエスション

    「あなたはどう思いますか?」「その点について詳しく教えてもらえますか?」のように、回答を限定しない、意見や感想に幅がある質問を投げかけます。

    意図的に沈黙をつくる

    質問のあと、即座に次に進むのではなく、あえて沈黙を続けることで、発言を促す効果があります。人は長い沈黙を自然と埋めたくなる傾向があるため、活用します。

    アイスブレイク

    会議やワークショップの初めに、軽いゲームや自己紹介の時間を設けることで、参加者の緊張をほぐし、発言しやすい雰囲気をつくり出します。

    小さなグループに分ける

    大きなグループでは発言しづらい人も、小さなグループでは意見を出しやすくなります。各小さなグループで出た意見や提案を共有すると、全員の意見を取り入れることができます。

    まずは全員に意見を書き出してもらう

    参加者に付せんやカードに意見やアイデアを書いてもらい、それをボードに貼ります。その後、関連する意見をグループ化し、それに基づいて議論を進めることで、参加者全員の意見を取り入れることができます。

    発言のバランスを調整する

    一部の参加者が発言を独占しがちな場合は、彼らに感謝の意を表明しつつ、ほかの人たちの意見も聞きたいと伝え、ほかの参加者にも発言の機会を促します。

    肯定的なフィードバック

    参加者の発言に対して、肯定的なフィードバックや感謝の意を表明することで、ほかの参加者も発言しやすくなる雰囲気をつくり出します。

    会議をゴールに導くテクニック

    ファシリテーターは、最終的に意見をまとめなければなりません。会議をゴールに導くテクニックは、次の通りです。

    明確なアジェンダの提供

    会議の初めに明確なアジェンダを共有し、それをもとに進行することで、参加者が目的やゴールを意識しながら議論に参加できます。

    途中経過の確認

    会議の途中で、現在の進行状況や達成度を確認します。これにより、目的やゴールから逸れていないか、新たな課題や問題が浮上していないかを把握できます。会議の進行や参加者の発言を適切に促進し、議論が目的やゴールから逸れないようにしましょう。

    ゴールへの再確認

    会議の終盤や重要なポイントで、もともとの目的やゴールを再度強調します。これにより、参加者が議論の方向性を再確認し、ゴールに集中できます。

    ビジュアルツールの利用

    ホワイトボードやプロジェクターを使用して、目的やゴール、進行状況をビジュアルに表示します。視覚的な情報は理解や記憶に効果的であり、参加者の関与を高めます。

    時間管理

    会議の時間を厳守し、各アジェンダ項目の所要時間を明示することで、効率的な議論を促します。

    意見を整理するテクニック

    ファシリテーターにとって、多くの意見や情報を整理することは、議論やアイデアの洗練させるために重要です。意見を整理するテクニックは次の通りです。

    マインドマップ

    マインドマップは、中心的なアイデアを中心に、関連するサブアイデアや情報を放射状に整理するビジュアルツールです。主要なトピックや課題をペーパーまたはデジタルツール上の中央に配置し、関連するサブトピックやアイデアを放射状につなげていきます。関連するアイデアや情報が生まれると、それをサブトピックとしてさらに分岐させます。

    KJ法 

    KJ法は、個々の意見や情報をグルーピングし、関連性やテーマに基づいて整理する方法です。まず、参加者に意見や情報を付箋などに書き出させます。次に、それらの付箋をテーマや関連性に基づいてグルーピングし、ボードや壁に配置します。各グループには、そのグループの主要なテーマや内容をあらわすラベルをつけることで、一目でそのグループの内容がわかるようにします。

    SWOT分析

    概要 SWOT分析は、あるトピックやプロジェクトの強み(Strengths)、弱み(Weaknesses)、機会(Opportunities)、そして脅威(Threats)を整理するためのフレームワークです。4つのカテゴリー(S、W、O、T)に基づいて情報を整理し、それに基づいて戦略やアクションプランを考えるための基盤作りに有効です。

    グループダイナミクスを活用するテクニック

    グループダイナミクスは、グループ内の個人間の関係や相互作用の様式を研究する心理学の一分野です。ファシリテーションにおいて、グループダイナミクスの理解は非常に重要で、適切に活用することで、グループの協力や効率を最大化できます。

    グループダイナミクスの構成要素
    1フォーミング (形成)新しいグループができたばかりの時期メンバーはお互いを知る過程にあり、対立や意見の衝突は少ない
    2ストーミング (対立)メンバー同士の意見の違いや役割の競合が表面化する時期対立や摩擦が起こりやすい。
    3ノーミング (規範形成)グループ内でのルールや役割、規範が確立される時期対立が収束し、協力的な雰囲気が形成される
    4パフォーミング (実行)グループが最も効果的に機能する時期メンバー同士の信頼関係が築かれ、目標達成に向けて効率的に作業が進められる。

    グループダイナミクスを意識したファシリテーションのテクニックは次の通りです。

    対立の前兆の察知

    メンバー間のコミュニケーションの変化や、特定のメンバーが発言を控えるようになるなどのサインから、対立の前兆を察知します。早期にこれを捉えることで、対立がエスカレートする前に適切な対応を取ることができます。

    役割の明確化

    ストーミングの段階では、役割の不明確さが対立の原因となることが多いです。そのため、ファシリテーターは役割の明確化を促進し、各メンバーの期待値を合わせることで対立を軽減します。

    フィードバックのテクニック

    ファシリテーターにとってフィードバックは、成果や行動の改善、そしてパフォーマンスの最適化にとって欠かせません。フィードバックのポイントやテクニックは次の通りです。

    目的の明確化

    セッションの初めに、フィードバックの目的や期待する成果を明確にします。これにより、受け手もその意図を理解しやすくなります。

    具体的な事例の提示

    抽象的なフィードバックよりも、具体的な事例や状況を基にしたフィードバックの方が、受け手が理解しやすく、具体的なアクションにつなげやすいです。「もっと頑張って」のようなあいまいなフィードバックよりも、「この部分をこのように改善すればよい」という具体的な提案をしましょう。

    また、人格や性格に関する批判ではなく、行動や結果に焦点を当てたフィードバックを提供します。

    ポジティブなフィードバック

    よかった点や成功例を挙げ、受け手の自信やモチベーションを維持・向上させることが重要です。また、フィードバックは客観的に、かつ冷静に行う必要があります。

    双方向のコミュニケーション

    フィードバックは一方通行ではなく、受け手の意見や感想、疑問も受け入れる対話の場として進行します。フィードバックの終わりには、具体的な改善のためのアクションプランを共有し、受け手の自主性を尊重しながらサポートします。

    タイミング

    フィードバックは適切なタイミングで行うことが重要です。事象が発生した直後に行うと、相手も何を言われているかがわかり、次回以降の改善が見込めます。

    リモート環境で使えるテクニック

    オンライン会議やリモートワーク環境は、物理的な距離や技術的な制約が存在するため、対面の場とは異なるファシリテーションのアプローチが必要です。事前の準備とルールの策定によって、オンラインでも対面のときと同様にセミナーや会議を進められます。リモート環境におけるファシリテーションのポイントは次の通りです。

    適切なオンラインツールの選択と活用

    Zoom、Microsoft Teams などのビデオ会議ツールを活用し、全員の顔が見える設定にすることで、コミュニケーションの質を向上させます。ビジュアルコラボレーションツールを使うと、ブレインストーミングや意見の整理もできます。

    アイスブレイクの実施

    セッションの初めや途中に軽いゲームやアクティビティを取り入れ、参加者のエンゲージメントを高めます。

    アジェンダの明確化と事前共有

    会議の目的や流れを事前に共有し、参加者があらかじめ準備や心構えをすることができるようにします。

    定期的なフィードバックの取得

    リアクションアイコンやチャット機能を活用し、参加者の意見や感想を随時取得します。

    小グループでのブレイクアウトセッション

    大人数のオンライン会議では発言が難しいため、ブレイクアウトルームなどを使って小グループに分け、議論を深めます。

    カメラオンの奨励

    参加者にカメラをオンにしてもらうことで、顔を見ながらのコミュニケーションを促進します。

    リモート環境専用のエチケットの策定

    マイクのミュート時のマナーや、画面共有の際の注意点など、リモート環境専用のエチケットを共有し、円滑なコミュニケーションを促進します。

    まとめ

    ファシリテーターの役割はセミナーや話し合いの場における議論の促進です。パネラーに発言を促したり、パネラー同士の意見の対立を解消したりすることも含まれます。イベントの進行など司会の役割とは異なります。

    会議を活性化させるために、パネラーの発言の真意を要約する力や全員の意見を傾聴する力が求められます。

    働いていると、会議や社外向けのイベントでファシリテーターを務める機会があるでしょう。会議やイベントは時間をオーバーしたり、反対にあまり意見が出なかったり、さまざまなケースがあります。

    そのような事態を想定してあらかじめ準備しておけば乗り切れます。ご自身がファシリテーターを務めるときには、本記事の内容を参考に準備を進めてみてください。

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