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報連相とは|本当の意味と重要性【古い?】できない原因や上司の「おひたし」も解説

ビジネスシーンでは「報連相が重要」といわれます。報連相は単に「報告・連絡・相談」を意味すると捉えられがちですが、表面的な部分に過ぎません。報連相の本質を理解できると、円滑な業務遂行や組織運営に役立ちます。

当記事では、報連相の本質的な意味と重要性を掘り下げるとともに、できない原因とその対策を中心に解説しています。

また、最近では報連相を「古い」「時代遅れ」と感じている人もいるでしょう。そこで報連相に代わる「かくれんぼう(確連報)」や、報連相をされる上司側が気をつけたい「おひたし」など、関連する心掛けもご紹介します。

報連相とは|本当の意味と重要性【古い?】できない原因や上司の「おひたし」も解説
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    報連相とは【本当の意味】

    報連相の本当の意味とは、山種証券(現SMBC日興証券)の会長であった山崎豊治氏が1986年に執筆した著書『ほうれんそうが会社を強くする』だといわれています。著書の中で、同氏は「報告・連絡・相談ができるような風通しのよい環境を作りなさい」と記しています。

    その定義をもとにすると、報連相は以下のような解釈になるでしょう。

    報告

    • 報告漏れがないかお互いに確認し合う。声を掛け合う

    連絡

    • 「何かあったらすぐに連絡する」とルールを決めておく
    • 「連絡は何時でも構わない」と伝えておく

    相談

    • メンバー同士がお互いの変化を観察する
    • 普段と顔色や言動が違った場合、声をかけてみる
    • 感情的にほかのメンバーを否定しない
    • できるだけ早く、個別面談またはチーム全体のミーティングを設定する

    報連相それぞれの目的

    報連相は、もともと経営者や部下を抱える上司に向けて提唱された「組織づくりの概念」でした。しかし今日においては「仕事を効率的に進めるための要素」として認識されています。

    ビジネスシーンにおいては、具体的に以下のような意味合いで使われています。

    報告

    報告の意味は、自分の行動や成果、進捗などを上司や関連する人たちに知らせることです。責任を持って情報を伝え、進捗の把握や認識の統一をはかることで、組織全体が同じ方向を向いて進むことを目的として行います。

    たとえば、プロジェクトの進行状況として「今週はタスクAを完了し、タスクBは70%の進捗です」と報告します。

    連絡

    連絡の意味は、自分の予定や意向、行動などを関連する人たちに伝えることです。予期しないトラブルや誤解を避けるため、行動前や行動中に情報を共有し、スムーズな業務進行を促進する目的で行います。

    たとえば「明日、打ち合わせのため15時から17時は外出します」と連絡します。

    相談

    相談の意味は、何か問題や判断が必要な点について、上司や同僚の意見やアドバイスを求めることです。最適な判断や行動を行うために、経験や知識を持つ人々の意見を参考にしたり、重要な決定を下す前に関係者の合意を取りつけることで、のちのトラブルを回避したりする目的で行います。

    たとえば「新しいプロジェクトの方針について迷っています。A案とB案、どちらがよいと思いますか?」と相談します。

    報連相の重要性・メリット

    組織運営における報連相の徹底は、スムーズなコミュニケーションを実現し、多くのメリットをもたらします。それにより、組織全体の生産性の向上や、より高品質なサービス・商品が提供できるようになるでしょう。

    報連相を徹底する重要性やメリットをご紹介します。

    情報の透明性

    連絡しやすい環境で報連相を徹底することで、組織内の情報が透明化されます。これにより、誤解や情報の非対称性が減少し、正確な意思決定が行いやすくなります。明確に報告や連絡、相談を行うことで、仕事の進捗や状況、意図に関する誤解を最小限に抑えられます。

    責任の明確化

    適切な報告を行うことで、みずからの行動や成果に対する責任が明確になります。また、必要なときに相談することで多角的な意見や知見を取り入れられ、質の高い意思決定ができます。

    効率的な業務遂行

    連絡を適切に行うことで、業務の進行状況や変更点などを迅速に共有できるとともに、業務の効率が向上します。

    社員のモチベーション向上

    情報が適切に共有され、みずからの意見や疑問が尊重される環境では、社員のモチベーション向上に影響します。

    組織の柔軟性の向上

    よく行われる相談を通じて、多様な意見や知見が組織内で共有されることで、変化に対する組織の柔軟性が向上します。

    リスクの低減

    問題点やリスクを早期にキャッチし、適切な対応が取れるでしょう。報連相を通じて早期に情報が共有されるためです。

    チームワークの醸成

    報連相を継続的に行うことで、組織のメンバー間で信頼関係が築かれ、全体として一体感が生まれることが期待されます。

    報連相ができないと何がダメ? デメリット

    報連相の中で「報告・連絡・相談」どれが欠けても、業務に支障をきたしたり、メンバー同士の意思疎通がうまくはかれなくなったりなどの問題が生じます。

    報連相が定着していない企業で発生するデメリットをご紹介します。

    情報の非対称性

    適切な報告がなされないことで、メンバー間の情報の非対称性が生じる可能性があります。これにより、一部の人が情報を持っている一方で、ほかの人は重要な情報を持っていないという状況が生まれ「聞いた」「聞いてない」「言った」「言わない」の水掛け論になってしまいます。

    誤解やトラブルの増加

    連絡が不十分であると、プロジェクトの進行状況や変更点などが正確に伝わらず、誤解やトラブルが生じるリスクが高まります。

    適切な判断の遅延

    必要なときに相談がなされないと、適切な判断や対応が遅れるだけでなく、結果的にプロジェクトの進行も遅れ、クオリティの低下を招きます。

    モチベーションの低下

    報連相の欠落は、関係者が自分の役割や業務の価値を疑問視する原因となることがあります。情報が共有されず、みずからの業績や貢献が評価されていないと感じると、モチベーションの低下につながります。

    組織の一体感の喪失

    継続的なコミュニケーションがないと、組織内での孤立感や一体感の喪失が生じ、チームワークがなくなってしまいかねません。

    リスクの見落とし

    報連相の流れがスムーズでないと、組織にとってのリスクや問題点が早期に共有されず、あとに大きなトラブルとして表面化する可能性があります。

    効率の低下

    予期しない変更や認識のズレが生じることで、業務の遂行が遅れます。このような非効率は、組織の業績や収益性にも悪影響を及ぼします。

    報連相が苦手な人とは|特徴や心理

    報連相(報告・連絡・相談)が苦手な人の特徴には、以下のような傾向が見られます。

    自己主張が弱い

    自分の考えや意見を他人に伝えることが難しく、結果として報連相を適切に行えないことがあります。オンラインやテキストでコミュニケーションする機会が増えると「こんな小さなことを聞くまでもないかな」と報告や相談を控えてしまうことがあるかもしれません。

    遠慮し過ぎてしまった結果、じつは「重要な確認事項だった」「ミスを防ぐ指摘だった」というケースもあるでしょう。控えめな性格だと結果的に報連相が苦手な人という印象を周囲に抱かれてしまう可能性があります。

    完璧主義者

    何かを伝える前に、完璧であると感じるまで待とうとして、報告が遅れたり、連絡がおろそかになってしまったりする場合があります。

    自己中心的な思考

    他人との情報共有の重要性を理解していないか、軽視しているため、他人とのコミュニケーションに積極的でない傾向があります。

    情報の整理・整頓が得意でない

    頭の中での情報の整理や、それを他人に伝えるための表現方法を見つけるのが苦手という特徴があります

    過度なプライド

    自分の弱みや間違いを他人に見せたくないと感じ、報告や相談を避ける傾向にあります。

    コミュニケーションツールが得意でない

    そもそも社内で使用するメールやチャットツールを使うのが苦手な人もいます。ツールへの苦手意識が、報連相を遠ざけてしまうことがあるのです。

    人間関係のストレス

    職場の人間関係にストレスを感じている場合、報連相を適切に行う意欲が低くなってしまいます。

    過度な恐れや不安

    誤った情報を伝えることや、不完全な情報を共有することへの恐れや不安から、報連相を控える傾向が見受けられます。

    報連相を苦手に感じる原因

    報連相に苦手意識を感じる原因は「心理」と「環境」のいずれか、またはその両方に原因があります。

    本人の心理・マインドが原因

    心理的要因として、以下の4つが考えられます。

    自己評価の低さ

    人はしばしば自分の業績や意見が他人に比べて劣っていると感じることがあります。このような低い自己評価は、報連相のプロセスにおいてみずからの意見や業務の成果を他人に共有することへの不安や恐れを引き起こします。

    特に「自分の提案や業績が十分でない」との考えが背景にある場合、他人とのコミュニケーションを避けがちです。

    コミュニケーションの不安

    社交的な場面や公の場での発言に対する不安や恐れは、報連相を行ううえで大きな障壁となることがあります。このような不安は、過去の経験や持続的な自己意識の高さから来ることが多いでしょう。

    たとえば、過去に意見を伝えた際に否定的なフィードバックを受け取った経験があると、再びそのような場面を避けるために報連相を控える傾向があります。

    完璧主義

    完璧主義的な傾向を持つ人は、自分の業務や成果が完璧でない限り、他人に伝えることをためらいます。そのため適切なタイミングでの報告や連絡が遅れることが多く、相談すべき内容も内に秘めがちです。

    失敗への過度な恐れ

    人は誰しも間違いを犯す可能性がありますが、その失敗を過度に恐れて報連相のプロセスが妨げられることがあります。特に誤った情報を伝えることや、知識の不足を他人に見せることを極端に恐れると、積極的な報連相が難しくなります。

    職場環境が原因

    環境的要因として次の4つが考えられます。

    適切なコミュニケーションツールの不足

    メールやチャット、ビデオ会議ツールなど、ビジネスにおいては多様なコミュニケーションツールが不可欠です。これらのツールが不足している、またはその使用方法が十分に伝えられていないと、報連相の効果は低下します。

    不適切なフィードバック

    報連相を行った際に、上司や同僚から適切なフィードバックが得られないと、次回から報連相を行う意欲が失われる可能性があります。特に過度な批判や否定的なフィードバック、無関心な態度は、報連相を行うモチベーションを大きく低下させます。

    上司や同僚の態度

    上司や同僚の態度は、報連相を行ううえでの大きな要因です。特に上司が報連相の重要性を認識していない、またはそれを実践していないと、部下も同じ行動を模倣する傾向があります。

    業務の過負荷

    業務量が過大であり、日常のタスクに追われる中で、報連相を行う時間や余裕が持てないと、品質や頻度は低下します。このような状況では、報連相があと回しにされ、結果として重要な情報の共有が遅れるリスクが増大します。

    報連相が上手い人とは|特徴や心理

    組織の中には報連相に苦手意識を感じる人もいれば、報連相をていねいにやる人もいます。反対に報連相が上手な人の特徴や心理の傾向を確認してみましょう。

    明確なコミュニケーションスキル

    言葉を選ぶ能力や情報を整理して伝える能力が高く、相手が何を知りたいのか、何を理解しているのかを把握し、そのうえで適切な情報を伝えられます。

    主体性と責任感

    みずからの業務やプロジェクトに対する責任を感じ、その進捗や結果を自発的に報告する姿勢があります。

    相手の視点を理解しようとする姿勢

    コミュニケーションの際、相手の立場や必要としている情報を理解し、それに基づいて報連相を行います。

    情報の整理能力

    多くの情報の中から重要なものを取り出し、それを効果的に整理して伝えられます。

    タイミングに敏感

    いつ報告すべきか、いつ連絡すべきか、いつ相談すべきかといったタイミングを適切に捉えられる傾向にあります。

    肯定する姿勢

    相談を受ける際、非難や批判ではなく、ともに問題解決を目指します。

    継続的な学びの姿勢

    フィードバックを受け入れ、自分のコミュニケーション方法を常に改善しようとする姿勢があります。

    利用するツールに精通している

    メールやチャットツール、ビデオ会議システムなど、使用するコミュニケーションツールの機能を理解し、最大限に活用できます。

    感受性が高い

    周りの雰囲気や変化を敏感に察知し、適切なTPOに合わせた報連相の方法を考えられる人です。

    報連相で気をつけること・コツ

    報連相が苦手意識がある場合は、次のポイントをを意識するといいでしょう。報連相で気をつけることやコツをご紹介します。

    相手の立場を考慮する

    伝える情報が相手にとってどれだけ有益かを考え、相手のニーズにあわせて情報を整理・提供しましょう。

    適切なタイミングを選ぶ

    急ぎの場合はすぐに伝えるべきですが、そうでない場合は相手の様子を見て伝えるタイミングを考えましょう。だた、伝えるタイミングが分からない場合は「今、お時間よろしいでしょうか?」と相手に確認したり、見えるところにメモを残したりする方法も有効です。

    簡潔さを意識する

    長すぎる報告や連絡は相手の負担です。伝える前に5W1Hに当てはめて情報を整理しましょう。

    双方向のコミュニケーションを重視する

    報連相は一方的な情報の伝達だけでなく、双方向のコミュニケーションです。「相手に正確に伝わったか」を確認し、質問やフィードバックには誠実に答えましょう。不明点があったときには素直に「わからない」と正直に伝えてください。

    適切なコミュニケーションツールを選択する

    状況や内容に応じて、もっとも適したコミュニケーションツール(メールや電話、ビデオ会議など)を選択しましょう。

    報連相のやり方【シーン別】

    報連相では「タイミング」「ツールの選択(口頭・文章)」「わかりやすさ」が大切です。しかし実際の業務では、状況によってポイントが異なり、臨機応変に対応しなければなりません。

    そこで実際のビジネスシーンを想定して、報連相のやり方の例をご紹介します。

    プロジェクト進行中の報連相

    プロジェクトが進行中の際、その進捗や問題点、今後の方針の共有が求められます。まずは定期的なミーティングを設定し、プロジェクトの進捗や課題を共有しましょう。

    全員が同じ情報を持ち、方向性を共有することが大切です。そして進捗報告書やダッシュボードを活用し、具体的な数字や結果を可視化します。

    障害や問題が発生した場合は、早急に関係者に報告し、解決策を共有または相談します。隠さず、透明性を持って対応するのがポイントです。さらに今後の方針やタスク、期限を明確にして伝えましょう。

    トラブル発生時の報連相

    トラブルや予期しない問題が発生した際の報連相は迅速かつ正確に行う必要があります。トラブルが判明したら、まずは「何が、どのように、いつ発生したのか」事実を明確に伝えます。推測や個人的な意見は避けてください。

    トラブルが及ぼす影響や範囲まで、事前に確認したうえで報告します。即座にとれる対策や解決策があれば、提案します。一次対応が落ち着いたら、トラブルの原因を特定し、部署やメンバー内で再発防止策を考えましょう。

    日常業務の報連相

    日常の業務においては、情報や状況変化をメンバー全員で共有しながら仕事を進めることが求められます。たとえば日々の業務の完了状況や未完了タスクを報告します。未完了タスクについては、必要なリソースや他部門の支援が必要など、早めに相談するといいでしょう。

    また重要な業務関連情報や変更点があれば、関係者に連絡します。もし急ぎがあった場合は、チャットや口頭で伝え、対応を協議します。

    報連相をされる上司側のポイント

    報連相はコミュニケーションを円滑にし、業務をスムーズに進めるために大切です。同様に報連相をされる側である上司としても気をつけたいポイントがあります。報連相をされる上司側のポイントを確認しましょう。

    受け入れの姿勢

    否定的な反応や過度な批判は、部下の報連相の意欲を低下させてしまいます。

    傾聴

    話を聞く際は、真剣に耳を傾け、相手の意見や感情を理解する姿勢が求められます。時折、相手の言葉を要約や確認で繰り返すことで、部下は「上司はわかってくれている」と感じるはずです。

    フィードバック

    報連相を受けたあと、必要に応じフィードバックやアドバイスをすることで、部下の成長をサポートします。質問によって、より深い議論や理解を促進できます。

    明確な指示と期待値の共有

    何を期待しているのか、どのような結果を求めているのかを明確に伝えることで、部下の混乱や迷いを軽減できます。

    思考の柔軟性

    部下からの新しいアイデアや提案に対して、柔軟な態度を示し、その意見の価値を正当に評価しましょう。

    情報の共有

    部下から得た情報が、ほかのメンバーや関連部署と共有すべきものであれば、迅速に共有し、組織全体のスムーズな運営をサポートします。

    定期的なコミュニケーション

    報連相の機会を定期的に設けることで、部下の業務の進捗や悩み、提案などをタイムリーに把握できます。

    成長と自立を促す姿勢

    常に部下の成長を念頭に置き、過度な干渉ではなく、自立した判断や行動を促すようなサポートを心掛けましょう。

    部下の報連相には「おひたし」で返す

    部下の報連相に対して、上司は「おひたし」を意識して返答するといいとされています。

    お|怒らない

    おひたしの「お」は怒らないです。人は怒りや非難の対象になることを恐れて、重要な情報を伝えづらくなることがあります。上司が怒らない態度を心がけると、部下は安心して話せるようになります。業務の遅れやミスが発覚したとき、頭ごなしに怒らないようにしましょう。

    ひ|否定しない

    おひたしの「ひ」は否定しないです。部下の意見や提案を尊重し、それに対して柔軟な態度を持つことを意味します。即座に否定的な反応をすることで、部下の発言や提案の意欲が低下します。

    また、新しい視点やアイデアが見過ごされるリスクも生じます。否定するのではなく、理解を深めるための質問や、建設的なフィードバックを行うことが重要です。

    た|助ける

    おひたしの「た」は助けるです。部下が困難や課題に直面した際、単に指示を出すのではなく、ともに問題解決の方法を探求するスタンスを取ることを指します。部下の自立を促すだけでなく、その背景や状況理解を深め、必要なサポートは部下の成長や業務の質の向上に不可欠です。

    し|指示する

    おひたしの「し」は怒らないです。情報や状況をもとに、明確で具体的な行動指示を部下に伝えることを指します。

    部下が迷ったり、方向性を見失ったりする場合、上司として状況に応じた指示は、業務の効率化や目的の達成に欠かせません。ただし、この際にも部下の意見を尊重し、ともに最適な方法を模索する態度が求められます。

    報連相は古い? 時代遅れ? かくれんぼう(確連報)とは?

    報連相は組織において重要と考えられる一方、古くて時代遅れと考える人もいます。そこで新たに広まったのが「確連報(かくれんぼう)」です。業務の精度を高めるために重要な概念としてビジネスシーンで徐々に広まってきました。

    「確連報(かくれんぼう)」の3つの要素について解説します。

    確認 

    「確認」は、与えられた指示や情報を受け取った際に内容を理解し、正しいかどうかを再確認することを意味します。具体的には、指示内容や要点を自分の言葉で言い換え、上司や依頼者からの承認を得ることを指します。これにより、最初から誤解や間違いを防ぎます。

    連絡 

    「連絡」は、タスクの進捗状況や変更点、予期しない問題などを定期的にまたは発生時に関係者や上司に伝えることを指します。「報連相」の「連絡」と同じですが「確連報」の文脈では、情報伝達のタイミングや内容の精度をより重視します。

    報告 

    「報告」は、タスクの完了後やプロジェクトの各フェーズが終わったあと、結果や達成状況を関係者や上司に伝えることを意味します。

    具体的には、目標とのギャップや遭遇した問題、今後の改善点などを報告します。適切な報告により、組織全体の学習や次回へのフィードバックが行われやすくなるでしょう。

    「確連報」の手法を取り入れることで、業務の進捗が透明化され、誤解や情報の齟齬を最小限に抑えられます。また、全体としてのコミュニケーションの質が向上し、組織の生産性や効率性も高まることが期待されています。

    まとめ

    報連相とは「報告・連絡・相談」の頭文字を取ったビジネスの標語です。単なる行為にとどまらず、本来は報連相を行うことで風通しのよい組織風土の醸成を目指しています。

    報連相のコツは「タイミング」「ツール」「分かりやすさ」「傾聴の姿勢」などです。タイミングを見計らうのも重要ですが、控えめな性格で待ってばかりでは伝えられずに終わる可能性も否めません。緊急性の程度を判断し、シーンに適した臨機応変な伝え方を考えましょう。

    また、部下は否定されるとやる気を失います。ミーティングや個別面談において上司は「おひたし」を念頭に、怒らず・否定せず・助けて・指示を出すことを意識してみてください。ささいなことですが、その積み重ねが「意見が出やすく風通しのよい環境の構築」につながるでしょう。

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