RFIとは？目的、メリット、作成方法を徹底解説！

RFIの定義と目的

情報提供依頼書（RFI: Request For Information）は、企業や官公庁が業務を外部に発注または委託する際に、候補となる業者から提供を求める情報の収集手段です。この文書を通じて、製品やサービスの要件や調達条件を明確にするための情報が集められます。

RFIの主な目的は、発注者が製品やサービスの選定を行う前に、必要な情報を得ることです。これにより、ベンダーの選定に至るまでの情報収集が目的となり、製品やサービスに関する性能、品質、コストパフォーマンスなどを評価するための情報が必要となります。

RFIとは？

RFI（Request For Information）は、情報提供依頼書のことを指します。これは、企業や官公庁が業務の発注や委託を計画する際に、発注先候補の業者に情報提供を依頼する文書です。具体的には、製品やサービスの詳細な情報、業者の技術力や経験、提供可能なサービスの範囲、価格設定など、発注者が知りたいと思う情報を業者に提供してもらうためのものです。

特にIT分野では、情報システムの開発や調達、IT関連業務の委託などを行う前にRFIが発行されます。これは、IT分野の製品やサービスは技術的な知識が必要であり、また、その技術が急速に進化するため、最新の情報を得ることが重要だからです。また、IT分野では、製品やサービスの性能や品質、コストパフォーマンスなどを評価するための情報が必要となります。

RFIとRFPの違い

ビジネスにおいて、プロジェクト進行のためには情報収集と提案依頼が不可欠です。このプロセスにおいて重要な役割を果たすのがRFI（Request For Information）とRFP（Request For Proposal）です。これらは目的や内容において異なり、それぞれの特徴を理解することが重要です。

RFPとは？

RFPは、提案依頼書です。特定のプロジェクトや課題に対して、業者に具体的な解決策を提案させる文書であり、プロジェクトの目的、概要、要件、期間、予算などが詳細に記載されています。

RFPの使用目的は、サービスや製品の購入に際して、複数の業者から最適な提案を募るために使用されます。企業は自社のニーズを明確にし、それに応える解決策を提供できる業者を選出することを目指します。

RFPのプロセスは、企業がニーズを詳細に記述したRFPを作成し、潜在的な業者に送付することから始まります。業者は提案を作成し提出し、企業はこれを評価して最適な業者を選択します。

RFIとRFPの主な違い

目的と内容の違い： RFIとRFPの主な違いは、目的と依頼する内容にあります。RFPは具体的な提案を依頼するのに対し、RFIは一般的な情報収集を目的としています。

RFIの使用目的： RFIは、製品やサービスの要件や調達条件を決定するための情報収集に用いられます。市場調査や業者選定の初期段階で、広範な情報を収集するために発行されます。

RFIのプロセス： RFIのプロセスは、企業がニーズや問題を記述したRFIを作成し、潜在的な業者に送付することから始まります。業者は情報を提供し、企業はこれを評価して最適な業者を選択します。

RFPの特徴： RFPは、システムの目的や概要、要件などを記述し、具体的なプロジェクトや課題に対する解決策を求める文書です。

結論： RFIは市場に何が存在するかを知るためのものであり、RFPは市場から何を選ぶかを決めるためのものです。

RFIのメリット

リクエスト・フォー・インフォメーション（RFI）は、企業が製品やサービスを購入する際に、ベンダーから必要な情報を収集するための手段です。このプロセスは、企業が最適なベンダーを選定するための重要なステップであり、そのメリットは多岐にわたります。

公平な選定

RFIの主要な利点は、公平なベンダー選定を促進することです。複数のベンダーから情報を収集し、それぞれの提案を比較することで、全ての候補が平等な条件で評価される環境を作り出します。これは、特に公的機関や大企業において、調達プロセスの公正性と透明性が求められる場合に重要です。RFIは、そのような要求に応える効果的な手段です。

簡単なスクリーニング

RFIによって、企業はベンダーの初期スクリーニングを容易に行えます。ベンダーからの回答を分析することで、企業は自社のニーズに合致する候補を選び、その後のRFPプロセスをより効率的に進めることができます。これにより、時間とリソースの節約に繋がります。

情報収集

RFIは、製品やサービスの詳細、価格、サポートの可用性、ベンダーの経験と専門知識など、幅広い情報を収集する手段を提供します。また、新しい技術や市場のトレンドに関する情報も得られるため、企業はビジネスの改善と競争力の維持に役立つ知見を得ることができます。

RFIは、公平な選定、効率的なスクリーニング、広範囲な情報収集のメリットを提供し、企業が最適なベンダーを選定し、ビジネスの成功を支援するための重要なツールです。

RFIの作成方法

Request for Information（RFI）は、製品やサービスの購入を検討している企業が提供者に対して情報を提供するよう依頼する文書です。
これにより購入者は提供者の製品やサービスが自社のニーズに適合するかどうかを判断することができます。本章では、RFIの作成方法について詳しく解説します。

RFIの項目

RFIには、目的や趣旨、自社情報、相手企業の基本情報、製品の基本情報、機能要件などが含まれます。これらは、提供者が自社の製品やサービスを適切に紹介し、購入者が適切な判断を下すための基盤です。

• 目的や趣旨を明確にし、提供者が回答を準備する際の指針とします。
• 自社情報には、業種、規模、事業内容、現在使用している製品やサービスを含め、提供者が購入者のニーズを理解するための情報を提供します。
• 相手企業の基本情報には、企業名、所在地、連絡先を記載し、購入者が提供者と連絡を取る際の基本情報を得ます。
• 製品の基本情報には、製品名、特徴、価格を記述し、購入者が提供者の製品を基本的に理解できるようにします。
• 機能要件では、製品の機能、性能、対応規格を記述し、購入者が自社のニーズに対する製品の適合度を評価できるようにします

RFI作成時の注意点

• 回答を書きやすくするために、質問を明確にし、回答の形式を指定します。
• 提供者が情報を自由に提供できる余地を残し、細かすぎる指示は避けます。
• 依頼の背景を明確にし、自社が製品やサービスを検討する理由や解決しようとしている問題を含めます。

このように効果的なRFIを作成することで、自社のニーズに最適な製品やサービスを見つけることが可能です。これらのガイドラインを踏まえ、購入者と提供者双方にとって有益な情報交換のプラットフォームを構築しましょう。

RFIの活用例

Request for Information（RFI）は、企業が新たなITシステムを導入する際に、ベンダーから必要な情報を収集するための文書です。この文書を通じて、企業はベンダーの技術力、経験、提供サービスの詳細などを理解し、最適なベンダーを選定することが可能となります。以下では、RFIの活用例として、ITシステム調達におけるRFIの役割と、RFIを活用したベンダー選定の流れについて詳しく解説します。

ITシステム調達におけるRFIの役割

企業が新たなITシステムを導入する際、RFIはベンダーの技術力、経験、提供サービスの詳細を理解し、最適なベンダーを選定するための重要な文書です。RFIを利用することで、調達するシステムの品質や性能、コストパフォーマンスを正確に把握し、その情報を基にRFPを作成することができます。

RFIを活用したベンダー選定の流れ

ベンダー選定では、RFIで調達システムの要件や期待機能、予算を明記し、ベンダーからの情報提供を促します。ベンダーからの回答を評価した後、調達者はRFPを作成・提出し、具体的なシステム開発の提案を依頼します。

ベンダーはこのRFPに基づいて提案を作成し、調達者はこれをもとに最終的なベンダー選定を行います。

まとめ

RFIとRFPを効果的に活用することで、調達者はベンダーの技術力や経験を深く理解し、自社の要件に最も適したシステム開発ベンダーを選定することが可能です。

これにより、企業は業務効率化や競争力強化に直結するITシステムの導入を成功に導くことができます。