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タスクフォースとは?意味や目的、成功させるポイントを徹底解説

タスクフォースとは、特定の目標やプロジェクトを達成するために一時的に結成されるチームです。ビジネスシーンでは、従業員の経歴・得意分野にあわせてメンバーを集め、組織を編成する必要があり、タスクフォースはその一手法といえます。

当記事では、ビジネスにおけるタスクフォースの意味や目的と役割、企業がタスクフォースを置くメリットと成功させるポイントを解説します。

タスクフォースとは?意味や目的、成功させるポイントを徹底解説
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    タスクフォースとは?

    タスクフォースとは、特定の問題や課題に取り組むために、一時的に組織される特別なチームやグループの総称です。「〇〇フォース」の語源は軍事用語にあるといわれています。

    ビジネスシーンでは、特定の仕事に従事するメンバーを「タスクフォース」とも呼びます。

    タスクフォースとプロジェクトチーム・ワーキンググループの違い

    タスクフォースと類似する言葉として「プロジェクトチーム」と「ワーキンググループ」があります。主な違いは、結成する期間やメンバーの構成、取り組む業務の緊急性です。違いを以下の通り表にまとめました。

    タスクフォースプロジェクトチームワーキンググループ
    目的迅速な意思決定、緊急性の高い複雑な課題の解決プロジェクトの遂行特定業務や課題への共同作業、調査
    期間限定的、短期中期〜長期短期〜長期
    構成メンバー課題に対して専門的な知識や経験を持つプロジェクトに必要なスキルを持つ業務や課題に関連する
    成果課題解決、方針の策定プロジェクトの完遂業務の完遂、課題に対する計画策定、調査報告

    タスクフォースの主な役割は、企業内・事業内における緊急性のある課題の解決です。実務においては、緊急性が低い、または比較的簡単に解決できる問題は通常のプロジェクトチームやワーキンググループが対応することが多いでしょう。しかし、特別な専門知識を要する、または迅速な対応が求められる複雑な課題については、タスクフォースが組織され、これらの緊急の問題に特化して取り組みます。

    タスクフォースの体制図の例

    タスクフォースの体制は、企業によって異なりますが、一般的に以下のメンバーで構成されます。

    タスクフォースとは?意味や目的、成功させるポイントを徹底解説

    タスクフォースの目的・実施するメリット

    企業にとって、タスクフォースを設置するメリットは以下の通りです。

    1. 緊急課題の迅速な対応
    2. 多部門・多職種の連携強化
    3. 新しい取り組みやイノベーションの推進
    4. 組織の知識やスキルの共有
    5. 組織文化や風土の変革促進

    緊急課題の迅速な対応

    タスクフォースの結成は、特定の課題に焦点を絞り、専門的な知識や経験を持つメンバーが、迅速に問題解決に取り組むことを可能にします。通常の組織階層を持たないため、意思決定プロセスが迅速に実施され効率的な対応ができます。

    多部門・多職種の連携強化

    タスクフォース結成のメリットは、部署にまたがる連携を強化することも挙げられます。

    大規模な企業や複雑な業務を持つ組織では、異なる部門や職種間での情報の非連携やミスコミュニケーションが発生しやすいものです。これは、各部門が独自の目標やKPIに基づいて動いていることや、異なる業務文化や専門性が背景にあることが原因にあげられます。

    タスクフォースの設置は、このような課題を解決する効果的な手段です。タスクフォースは特定の目的や課題解決のために設けられるため、異なる部門や職種のメンバーが1つのチームとして集結します。これにより、各部門や職種の連携強化が見込めます。

    新しい取り組みやイノベーションの推進

    タスクフォースの結成によって、さまざまな職種や専門知識を持った人が協力し合うことで新たなアイデアを生むきっかけにもなります。企業が競争力を維持・強化するための重要な要素となるでしょう。

    組織の知識やスキルの共有

    タスクフォースは、特定の目的や課題を解決するために異なる部門や職種から選ばれたメンバーで構成されます。多様なメンバーが一堂に会することで、それぞれが持つ知識やスキル、経験が自然と共有される環境が生まれるきっかけとなるでしょう。

    たとえば、マーケティング部門の専門家が製造部門の技術者と協力することで、製品開発のアイデアや市場戦略のブレインストーミングが行われることが考えられます。知識の共有は、単なる情報交換以上の価値を持ちます。異なる背景や視点を持つメンバー間のコミュニケーションを通じて、新しいアイデアや解決策が生まれやすくなります。

    タスクフォースの活動を通じて、個々のメンバーもみずからのスキルセットを拡充するチャンスです。具体的には、カスタマーサクセスの専門家がインサイドセールス・フィールドセールスの業務やノウハウに触れることで、その専門性をさらに高められます。

    タスクフォースの設置は、企業内での知識やスキルの共有を促進し、組織の成長と進化をサポートします。これは、企業が持続的に競争力を保持し、変化する市場環境に適応する上での重要なステップと言えるでしょう。

    組織文化や風土の変革促進

    タスクフォースは、異なる部門や背景を持つメンバーが一堂に会し、特定の課題解決のために共同で取り組む特性を持っています。これにより、従来の業務の枠組みや考え方から一時的に解放され、新しい視点やアプローチで問題に取り組めるでしょう。

    また、タスクフォースの活動は既存の組織階層や役職にとらわれないため、通常よりも活発な意見交換が見込めます。このような環境は、組織内での新しい価値観や働き方を実践し、組織全体に広げるための実例です。

    タスクフォースの取り組みが成功を収めると、組織全体のモチベーション向上や新しい取り組みへの意欲を刺激する要因となることが多くなります。その結果、従来の組織文化や風土に変革の風を吹き込み、企業全体の進化や成長を促進するきっかけとなるでしょう。

    タスクフォースのデメリット(注意点)

    メリットも多いタスクフォースは、立ち上げにおいては以下の懸念点を払拭しなければなりません。

    1. コミュニケーションの課題
    2. 継続性の欠如
    3. リソースの過度な集中
    4. 期待値とのギャップ
    5. 組織文化や既存の業務フローとの摩擦

    コミュニケーションの課題

    タスクフォースは一時的チームであり、最初はコミュニケーションに課題が発生しがちです。

    異なる価値観を持つメンバー間でのコミュニケーションがスムーズに行われないと、誤解や対立が生じやすくなります。特に、具体的なタスクの方向性や目的、役割分担などが明確に共有されていない場合、それぞれのメンバーが異なる方向に進むリスクが高まります。

    解決策として、タスクフォースの開始段階でのオリエンテーションやワークショップを実施し、メンバー間の信頼関係の構築や共通認識の形成を促進することが有効です。このほか、透明性の高いコミュニケーションツールの導入や、メンバー間での定期的なフィードバックの時間の確保は、誤解や対立を最小限に抑える効果が見込めます。

    継続性の欠如

    タスクフォースはその性質上、一時的な組織であり、特定の目標や課題を解決したあとには解散することも少なくありません。このため、短期的な成果を上げることができても、それが長期的な成果や組織全体の継続的な発展に結びつかないことが考えられます。

    たとえば、タスクフォースが新しいプロセスや方針を導入したとしても、その後のフォローアップや継続的な改善、実際の業務における定着が不十分であれば、効果は一時的なものに留まります。また、タスクフォースの活動内容や成果がほかの部門やチームとの連携なしに進められると、組織全体としての一貫性や連携が欠けるリスクがあります。

    このような継続性の欠如を回避するためには、タスクフォースの設置だけでなく、その活動後のフォローアップや取り組みの継続を計画的に進める体制が必要です。タスクフォースの結果や提案を組織全体の業務に組み込むためのプロセスを明確にし、関連する部門や担当者との連携が不可欠です。

    リソースの過度な集中

    集中的なリソースの投入は、当該の課題解決には効果的である一方、組織全体としてのバランスやほかの業務への影響を引き起こす可能性があります。特に、リーダーとマネージャーのタスクフォースへの参加は、日常の業務やほかのプロジェクトが停滞する原因になり得ます。

    これを避けるためには、タスクフォースの設置と運営に際して、リソースのバランスや全体の業務プロセスを常に意識することが重要です。タスクフォースの活動期間や目的、そしてその後の段階を明確にし、組織全体としての人員の再配置や計画の見直しを行いましょう。

    期待値とのギャップ

    過度な期待は逆にプレッシャーとなり、実際の結果との間にギャップが生じるリスクを高めることも考えられます。

    特に、タスクフォースの目的や目標が明確でない、あるいは達成可能性が低い場合、期待と実際の結果との間に大きな隔たりが生まれる可能性が高まります。これは、組織内での失望や信頼の喪失を引き起こすことになり、結果的に組織全体のモラルやモチベーションを低下させる恐れがあります。

    このようなギャップを回避するためには、タスクフォースの設置前に、その目的や目標、期待される成果を明確に定義し、関連するステークホルダーと共有することが重要です。また、タスクフォースの活動の進行にあわせて、定期的な進捗報告や評価を行い、必要に応じて目標の再設定や調整を進めてください。

    組織文化や既存の業務フローとの摩擦

    タスクフォースは、特定の課題やプロジェクトに焦点を絞った特別なチームとして設立されることが多いため、その活動やアプローチは従来の組織文化や業務フローと異なる場合があります。これにより、タスクフォースと既存の部門やチームとの間で、価値観、優先順位、または業務の進め方に関して摩擦や誤解が生じる可能性が高まります。

    たとえば、タスクフォースが迅速な行動や革新的な取り組みを推進する一方で、既存の部門は従来の方法や業務の継続を重視する場合、そのギャップは明確になり、双方の間で緊張や対立が生じることが考えられます。また、タスクフォースの活動が既存の業務フローやスケジュールに影響を及ぼす場合、それが業務の遅延や効率の低下を引き起こすリスクも存在します。

    このような摩擦を最小限に抑えるためには、タスクフォースの設立段階でその目的、役割、期待される成果を明確にし、組織全体と共有することが不可欠です。さらに、タスクフォースのメンバーやリーダーは、組織内のほかの部門やチームとの連携を密に保ち、進行中の情報共有やフィードバックの取得を怠らないよう努める必要があります。

    タスクフォースの具体的な活用例(事例)

    タスクフォースの結成によって、企業を大きく転換させた具体的な例として、5つの企業をご紹介します。

    Toyota(トヨタ)

    トヨタは2000年代に大規模なリコール問題を抱えた際、タスクフォースを設立しました。

    このタスクフォースは即座に行動し、問題の原因を突き止め、公的な対応を迅速に行いました。また、長期的な品質向上策を策定することで、再発防止に努めました。

    日本航空(JAL)

    2009年に日本航空は財務危機に直面し、政府が主導して5人組のタスクフォースが設立されました。5人の内4人のメンバーは日本の産業再生機構(IRCJ)の元職員です。

    このタスクフォースは、「JAL再生タスクフォース」と呼ばれています。日本航空の再構築を目指し、計画を立て実行に移されました。

    General Electric (GE/ジェネラル・エレクトリック)

     GEは、Lean Six Sigmaという品質改善手法を企業全体で展開するためのタスクフォースを結成しました。タスクフォースは、組織のあらゆるレベルでのトレーニングやサポート体制の整備を行い、この取り組みを成功させました。これにより、GEは業績の大幅な向上を達成しました。

    タスクフォースを成功させるポイント

    タスクフォースは単に設置すれば利益を生んでくれるわけではありません。利益につなげるには適材適所の見極めと認識の共有が不可欠です。タスクフォースを成功させるポイントをご紹介します。

    適切なメンバーの選定

    タスクフォースにおいては短期間での問題解決を求められます。仕事のやり方、業務の流れを把握している社員がよいでしょう。

    スムーズなコミュニケーション

    タスクフォースにおける効果的なコミュニケーションは、その成果を大きく左右します。特に短期間での活動が求められる場面では、コミュニケーションの方法や頻度、さらに適切なツールの選択が不可欠です。スムーズなコミュニケーションを促進するには、日常的なチェックインミーティングや週次・月次のレビュー会が有効とされています。

    タスクフォースのメンバーが毎日短いチェックインミーティングで顔をあわせることで、進捗の共有や問題点の早期発見が可能です。定期的に大きなミーティングを設けることで、戦略的な方向性や課題を検討するといいでしょう

    タスクフォースの性質や緊急性に応じて、コミュニケーションの頻度は調整します。高度な緊急性を要するプロジェクトでは、毎日のコミュニケーションが望ましいこともあります。

    コミュニケーションを円滑にするツールは、以下の通りです。

    ●チャットツール
    Slack、 Microsoft Teamsなどのリアルタイムのコミュニケーションツールは、即座の質問や情報共有に適しています。

    ●プロジェクト管理ツール
    Trello、 Asana、 JIRAなど、タスクの進捗や割り当てを一覧で確認できるツールは、全体の状況を把握しやすくします。

    ●ドキュメント共有
    Google Docs、 Dropbox、 OneDriveなど、複数人でのリアルタイム編集や共有が可能なツールを用いることで、情報の一元化とアクセスの容易さが保たれます。

    円滑なコミュニケーションには準備が大切です。まずはミーティングの前に明確なアジェンダを設定し、目的や期待される結果を明確にしましょう。そして会議中は、他者の意見やフィードバックを真摯に受け止め、コミュニケーションの質を高めるとともに、メンバーが自由に意見や懸念を共有できるオープンな環境づくりに努めましょう。

    コミュニケーションはタスクフォースの成功を左右する要素であり、適切なツールの選択と準備は、重要です。

    目標設定とモニタリング

    タスクフォースとして社内の精鋭が結集しても「何のためのチームか」、また、「会社としてどんな展開で問題を解決したいのか」が明確になっていないと、成功に向けた計画は立てられません。短期間の目標設定において、有効なのがSMARTの原則です。SMARTの原則の各要素をご紹介します。

    ●S (Specific/具体的)
    目標は具体的に設定されるべきです。たとえば「売上を向上させる」という目標よりも「3カ月後に10%の売上向上を目指す」という目標の方が具体的です。

    ●M (Measurable/計測可能
    目標は数値や指標によって計測可能でなければなりません。これにより、達成度を確認しやすくなります。

    ●A (Achievable/達成可能)
    実現可能で挑戦的な目標を設定することで、メンバーのモチベーションを高めることができます。しかし、過度に高い目標は、逆にモチベーションの低下を招く可能性もあります。

    ●R (Relevant/関連性)
    目標はタスクフォースの目的や組織全体の戦略と関連性を持っているべきです。これにより、メンバーがその意義や価値を認識しやすくなります。

    ●T (Time-bound/期限を定めた)
    目標には明確な期限を設定することで、メンバーに焦点を持たせ、成果を期待されるタイミングを明確にします。

    目標設定で期間を設定するときは、緊急性やリソースの利用可能性、ほかのイベントの期限を考慮しましょう。 

    タスクフォースの対応が求められる課題の緊急性に応じて、期間を短くするか長くするかを判断します。また、必要なリソースや人員が利用可能な期間を考慮しつつ、予算のサイクルやほかのプロジェクトのスケジュールなども踏まえて、期間を設定します。

    明確な期間と目標の設定は、タスクフォースが効果的に活動し、成果を明確にするための基盤です。SMART原則に基づいた目標設定と、適切な期間の設定を通じて、タスクフォースメンバーの能力を引き出しましょう。

    リソースとサポートの確保

    タスクフォースが中心となる問題解決にはメンバーの能力だけではなく、周囲の理解と支援も欠かせません。

    問題解決を効果的に進めるためには、、以下の4つのリソースの調整が必要です。

    財務リソースタスクフォースの活動やプロジェクトの実施に必要な予算の確保。
    人的リソースタスクフォースのメンバーとして参加する専門家や担当者の選定。
    技術リソースソフトウェアやハードウェア、特定の技術やノウハウの提供。
    情報リソース必要なデータや情報へのアクセス権、またはそれを収集・分析するためのツールの提供。

    上層部とのコミュニケーション

    タスクフォースを成功させるには、上層部とのコミュニケーションの円滑化も欠かせません。

    タスクフォースの進捗や成果、課題などを周期的に上層部に定期的に報告し、上層部のメンバーとタスクフォースのメンバーが直接顔をあわせて情報交換や議論を行いましょう。上層部の意見を収集し、フィードバック内容をタスクフォースの活動に反映させます。

    タレントマネジメントの導入

    タスクフォースは特定の問題やプロジェクトに対応するために、一時的に組成されるチームです。メンバーの選定には、その問題に対応するための特定のスキルや経験が求められます。

    タスクフォースとタレントマネジメントは、密接にかかわっており、人材スキルの最大活用という点で共通しています。

    タレントマネジメントとは、組織内の人材のスキルや経験を正確に把握し、最適な配置を行うなど人材パフォーマンスを最大化する取り組みです。タレントマネジメントに日頃から取り組んでいる企業は、タスクフォースのメンバー選定が容易でしょう

    人材の成長とキャリアパス

    タスクフォースに参加することは、メンバーにとって新しい経験やスキルの習得の機会です。タレントマネジメントは、個々の従業員の成長とキャリアパスをサポートすることを目的としています。タスクフォースの活動はタレントマネジメントの一環として位置づけることができます。

    組織の柔軟性と適応性

    タスクフォースは、組織が迅速に変化する環境に対応するための柔軟性と適応性を持っています。タレントマネジメントは、組織の人材を最適に活用し、変化に対応する能力を高めることを目的としています。この観点から、両者は組織の適応能力を高めるための手段として相互補完的な関係にあります。

    組織文化とエンゲージメント

    タスクフォースの成功は、メンバーのエンゲージメントやチームワークに大きく依存します。タレントマネジメントは、組織文化の形成や従業員のエンゲージメントの向上を目的としています。このため、タレントマネジメントの取り組みは、タスクフォースの成功をサポートできます。

    タスクフォース結成に役立つタレントマネジメントシステム

    タレントマネジメントシステムは、組織の人材を最大限に活用し、適切な配置や後継者候補の選抜・育成に役立ち、最終的に経営目標の達成を支援する重要なツールです。

    組織内の人材のスキルや経験、専門知識を一元的に管理することで、タスクフォースのメンバー選定において、最も適切な人材を迅速に特定し、配置できます。これは、短期間でのタスク達成や特定の専門知識が求められるプロジェクトにおいて、価値のある情報です。

    また、タスクフォースが必要とするスキルと、組織内で利用可能なスキルとの間に存在するギャップを特定することで、人材の育成や外部の専門家を招へいする際の判断基準になるでしょう。これにより、タスクフォースの活動をより効果的に進めるための資源を迅速に確保できます。

    タレントマネジメントシステムに組み込まれたパフォーマンス管理機能を利用すると、タスクフォースの活動やメンバーの成果を継続的に評価し、適切なフィードバックや指導を実施できるでしょう。

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