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年末調整の過不足とは? 年末調整の流れから過不足の原因、対処法までまとめて解説

年末調整では、1年間の納税額の過不足が精算されます。

本記事では、年末調整の手続きの方法や納税額の過不足の計算に悩む給与計算担当者に向けて、年末調整業務の基本についてわかりやすく解説します。過不足が生じる原因や対処法についてもご紹介しますので、年末調整業務を円滑に進める参考にしてください。

※本記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

年末調整の過不足とは? 年末調整の流れから過不足の原因、対処法までまとめて解説
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    年末調整の過不足とは何か

    まずは年末調整についておさらいをしたあとに、年末調整の過不足について解説します。

    年末調整とは

    年末調整とは、本来納めるべき税額を実際の所得や扶養環境に基づいて再計算し、各従業員の納税額を確定させるために行われる手続きです。通常、12月から1月にかけて行われ、年間収入に対して適切な源泉徴収税額を計算し直すことで、過不足を調整します。年末調整は、企業が給与を支給している従業員が対象です。

    参照:『源泉徴収義務者(給与の支払者)の方へ(令和4年分)』国税庁 

    年末調整の過不足とは

    年末調整で、従業員が本来納めるべき税額と企業が源泉徴収した金額を比べたときに発生した差額を過不足といいます。年末調整により判明する過不足には、名前の通り、本来納めるべき税額が源泉徴収済税額を下回っている「超過」のケースと、本来納めるべき税額が源泉徴収済税額を上回っている「不足」のケースが存在します。

    年末調整で過不足が出たときにすべきこと

    年末調整の計算の結果で「超過」が判明すると、多く徴収していた分を従業員に返還する「還付」が必要です。反対に不足が判明すると、足りない分を従業員から追加で収受、つまり「徴収」しなければなりません。還付および徴収の方法については、次の章で解説します。

    年末調整業務の流れ

    給与計算担当者が押さえておくべき年末調整業務の基本的な流れについて解説します。

    1.従業員から各種申告書を提出してもらう

    年末調整の計算を正しく行うために、まずはじめに従業員から各種申告書を提出してもらう必要があります。年末調整に関する書類の提出期限は1月31日です。ほとんどの企業は余裕をもって12月中に終わらせることが多いため、10~11月頃を目安に従業員から申告書を集めるようにするとよいでしょう。従業員から提出を受ける必要のある申告書は以下の通りです。

    • 扶養控除(異動)申告書
    • 基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
    • 保険料控除申告書
    • 住宅借入金等特別控除申告書

    上記のうち、住宅借入金等特別控除申告書については、住宅ローンの借り入れが2年目以降である従業員のみが提出の対象です。それ以外の申告書は、すべての従業員から提出を受ける必要があります。

    参照:『給与所得者(従業員)の方へ(令和4年分)』国税庁

    2.年末調整の計算をする

    従業員から提出された申告書に基づき、年末調整額を算出する業務を開始します。年末調整の計算の流れは、以下の通りです。

    1. 1年間で各従業員に支払った給与の総額を算出する
    2. 1の金額から給与所得控除額を差し引く
    3. 2の金額から所得控除額を差し引く
    4. 算出所得税額を求める
    5. 住宅ローン控除を差し引く
    6. 年調年税額を計算する
    7. 過不足額を精算して還付・追加徴収する

    7の手続きを行ったあとは、源泉徴収票を作成・配布し、年末調整の業務は完了です。

    参照:『年末調整がよくわかるページ(令和4年分)』国税庁 

    3.法定調書を作成し提出する

    年末調整の計算を行ったあとは、4つの法定調書を所轄の税務署や市町村に提出する必要があります。提出する必要のある法定調書については、以下の通りです。

    1源泉徴収票源泉徴収票とは、給与から天引きされた税金の情報をまとめた書類で、収入や源泉徴収税額などが記載されています。
    2法定調書合計表法定調書とは、会社が源泉徴収票などの情報を集計し、まとめた表で、税務署に提出され、各従業員の税金計算に用いられます。
    3支払調書支払調書とは、会社が支払った報酬や賞与などの情報をまとめた書類で、受取人ごとに支払額や源泉徴収税額が記載され、税務申告などに利用されます。
    4給与支払報告書給与支払報告書とは、会社が従業員に支払った給与や手当などの情報をまとめた書類です。

    上記4つの法定調書は、年末調整を行った翌年1月31日が提出期限と定められています。

    参照:『No.7401 法定調書の種類』国税庁 

    年末調整で過納が判明した場合にすべきこと

    年末調整により、源泉徴収額が本来納めるべき税額よりも多いことが判明した場合、従業員に過納分を還付する必要があります。

    過納した分の税額を還付する

    年末調整で過納が判明した場合、その金額分を従業員に還付します。還付の方法としては、本年最後に支払う給与についての税額計算を省略して年末調整を行う方法と、本年最後に支払う給与についての税額計算をした上で年末調整を行う方法があります。会社で過納額の還付ができない場合、税務署から会社に一括して還付されるか、税務署から従業員に直接還付されます。

    参照:『4 過不足額の精算』国税庁

    「年末調整過納額還付請求書兼残存過納額明細書」を作成する

    過納額が多額である場合や、会社の解散・廃業などにより会社から過納額分を還付しきれない場合、税務署から還付を受けます。このとき「年末調整過納額還付請求書兼残存過納額明細書」を作成し、所轄の税務署に提出する必要があります。「年末調整過納額還付請求書兼残存過納額明細書」とは、過納した税金を税務署から返還してもらうための請求書です。

    書類を作成したら、「受給者の源泉徴収簿の写し」と「過納額の請求及び受領に関する委任状(連記式)」、「翌年分の源泉徴収簿の写し(過納額を翌年に繰り越して還付している場合)」を添付したうえで所轄の税務署に提出し、手続きは完了です。

    参照:『[手続名]源泉所得税及び復興特別所得税の年末調整過納額の還付請求』国税庁

    年末調整で不足が判明した場合にすべきこと

    年末調整により、源泉徴収額が本来納めるべき税額よりも少ないことが判明した場合、従業員から追加で不足分を徴収する必要があります。

    12月の給与から徴収する

    年末調整で不足が判明した場合、年末調整を行う月の給与から不足分を徴収します。不足額の全額を年末調整を行う月(12月)の給与から徴収した場合、同月の税引後の給与の金額が、同月の1~11月までの税引後の給与の平均月割額の7割未満となる場合は、不足分の清算を翌年に繰り延べて実施できます。繰り延べを希望する場合は、「年末調整による不足額徴収繰延承認申請書」を所轄の税務署に提出する必要があります。

    参照:『[手続名]年末調整による不足額徴収繰延の承認申請』国税庁

    「不足額徴収繰延承認申請書」を提出する

    「年末調整による不足額徴収繰延承認申請書」とは、納税額の不足分を翌年に繰り延べて徴収するための申請書です。年末調整の結果、納税額の不足が判明した場合、通常は一度に徴収されます。申請書の提出によって、不足分を翌年に繰り延べて徴収できます。申請書は、承認を受ける年度の最後の給与を支払う日の前日までに、所轄の税務署に提出する必要があります。

    参照:『[手続名]年末調整による不足額徴収繰延の承認申請』国税庁

    年末調整で過不足税額が発生する主な要因

    年末調整により、過不足税額が発生する原因にはどのようなものがあるのでしょうか。実際に起こりやすい原因についてそれぞれ解説します。

    過納が起きる場合

    本来納めるべき税額よりも多く源泉徴収してしまう過納が起きる原因には、主に以下の4つがあります。

    • 年の途中で扶養親族・源泉控除対象配偶者が増えた
    • 年の途中で本人が障害者、寡婦(夫)、勤労学生に該当することとなった
    • 賞与が少額であった
    • 追加の控除申請があった

    追加で発生する控除申請の例としては、住宅ローン控除や配偶者控除、配偶者特別控除などが挙げられます。

    不足が起きる場合

    源泉徴収額に不足が発生する原因には、主に以下の3つがあります。

    • 源泉徴収金額が少ない
    • 社会保険などの支払いが前年より少ない
    • 年の途中で扶養家族の人数が減少した

    特に、扶養していた子どもが独立した場合などは不足の原因となりやすいため、従業員の扶養環境についてはよく確認するようにしましょう。

    年末調整で控除できない項目に注意

    年末調整の計算において控除できる項目と控除の対象とならない項目があるため、これらをしっかり区別したうえで計算することが重要です。年末調整で控除できない項目について解説します。

    ふるさと納税の控除

    ふるさと納税の控除は、年末調整で行えません。ふるさと納税は、12月31日までに行った分が寄付金控除の対象となり、12月に行う年末調整の計算に反映させることが難しいためです。ふるさと納税の控除を受けるためには、以下の手順で従業員自身が申請を行います。

    1ふるさと納税をした各自治体から「寄附金受領証明書」が郵送される
    2ふるさと納税をした翌年の確定申告で、寄附金受領証明書と個人番号確認の書類および本人確認の書類を提示またはコピーを提出する
    ※e-Tax(電子申請)で確定申告を行う場合は、本人確認書類などの提示またはコピーの提出は不要
    3確定申告から1~2か月後に所得税からの還付、翌年6月に住民税からの控除額が反映された「住民税決定通知書」が郵送される

    参照:『No.1155 ふるさと納税(寄附金控除)』国税庁

    医療費控除

    医療費控除も、年末調整で適用を受けることができません。医療費控除もふるさと納税と同様に、12月31日までに行った医療費の支出が控除の対象となり、年末調整の計算の時期までにその金額を確定させられないためです。医療費控除を受けるためには、従業員自身で確定申告を行ってもらうか、医療費控除の特例である「セルフメディケーション税制」を利用する必要があります。

    参照:『No.1120 医療費を支払ったとき(医療費控除)』国税庁

    初年度の住宅ローンの控除

    住宅ローン控除は、2年目以降の従業員が対象であり、初年度の従業員については年末調整の対象外となるため、従業員自身で確定申告を実施する必要があります。住宅ローン控除を初年度に受ける従業員は、源泉徴収票や住宅ローンの借入金残高証明書、土地・建物の登記簿謄本などの必要書類を用意して、購入した物件に移住した翌年の1月1日~3月15日までの間に確定申告を実施しなければなりません。該当する従業員がいる場合は、あらかじめ住宅ローン控除に関する確定申告の案内を行っておくとよいでしょう。

    参照:『No.1211-1 住宅の新築等をし、令和4年以降に居住の用に供した場合(住宅借入金等特別控除)』国税庁

    まとめ

    本記事では、年末調整で過不足が発生する原因や対処法について解説しました。年末調整で過不足が判明した場合は、焦らずに適切な手順を踏んで対処するようにしましょう。年末調整の計算を正しく行うためにも、従業員の情報管理や給与計算にクラウドシステムの導入を検討してはいかがでしょうか。

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