勤怠管理のワークフローとは？ 課題と改善手順、システム化のメリットを解説
勤怠申請において「承認が滞っている」「紙の申請書がなくなった」という経験はありませんか。紙やエクセルで勤怠管理を行っていると、申請・承認に手間がかかり、ミスがつきものです。
こうした課題を解決する手段が、ワークフロー機能が備わった勤怠管理システムです。申請から承認までをデジタルで一元化することで、無駄を減らせます。
本記事では、勤怠ワークフローの課題と改善策、システム化のメリットをわかりやすく解説します。
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目次
目次勤怠管理におけるワークフローとは何？
勤怠管理のワークフローとは、従業員が勤務に関する申請を行い、承認や決裁を経て最終的に記録されるまでの一連の流れを指します。たとえば、出退勤の打刻修正、残業や休暇の申請が含まれます。
基本的なプロセスは「申請→承認→決裁」とシンプルです。 従業員が残業を申請し、直属の上長が内容を確認・承認するといった手順が一般的でしょう。
勤怠管理のワークフローを整理し、システムで標準化することは大切です。申請や確認の負担を減らし、ペーパーレス化やデジタル化の推進にもつながります。
ワークフローの3つの運用方法
勤怠管理のワークフローには、主に3つの運用方法があります。
紙による管理
従来から多くの企業で採用されている方法です。各種申請に対して決められたフォーマットの用紙に記入し、上司や担当部署に提出します。承認者は内容を確認し押印したあと、次の承認者や人事部門に回覧します。書類作成や回覧、保管に多くの手間と時間がかかり、紛失リスクも高いのがデメリットです。
メールとファイルサーバーによる管理
エクセルやワードで作成したフォーマットをパソコンで入力し、メールで承認者に送信する方法です。承認されたファイルは共有のファイルサーバに保管されます。物理的な保管場所が不要になる一方、メールの見逃しや誤送信によるセキュリティリスクがあります。
システムによる管理
専用のワークフローシステムを導入する方法です。電子フォーマットに必要事項を入力して申請ボタンを押すだけで、適切な承認者に自動で通知が送られます。
承認者もボタン1つで承認や差し戻しができ、処理状況をリアルタイムで確認が可能です。近年は中小企業でも導入が進んでいます。
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よくある勤怠ワークフローの課題
勤怠管理のワークフローには、多くの企業が直面する共通の課題があります。 たとえば、以下のような経験はありませんか。
- 申請したのに上司から「そんな申請は届いていない」と言われた
- 給与の締め切り直前に申請漏れや修正が大量に見つかり、あわてて対応した
問題は、勤怠ワークフローが非効率なままで運用されていることが原因の一つです。 具体的にどのような課題があるのか、以下で詳しく紹介します。
申請の作成・承認に手間がかかる
勤怠管理ワークフローの最初の課題は、申請作成と承認プロセスの煩雑さです。多くの企業では申請方法が統一されておらず、紙・メール・Excelなど部署や申請種類によって異なるケースが見られます。
たとえば、ある部署では紙の申請書に記入して提出、別の部署ではExcelファイルをメールで送信というように、申請方法がバラバラになっていることがあります。従業員は申請ごとに異なる手順を覚える必要があり、無駄な時間と労力が発生するでしょう。
承認フローも属人的になりがちです。「A部長はメールでの申請を好むが、B課長は紙の申請書に押印を求める」といった状況では、申請者は承認者ごとに対応を変える必要があります。非効率なプロセスは、申請の遅延や漏れにつながり、給与計算や業務調整にも悪影響を及ぼします。
承認が漏れて業務が停滞する
勤怠管理ワークフローにおける二つ目の大きな課題は、承認プロセスでの滞りです。上司がメールや紙の申請を見落とすことで、処理が停滞するケースが頻繁に発生します。
とくに多忙な管理職は、日々の業務に追われる中で申請の確認を後回しにしがちです。たとえば、休暇申請が承認されないまま放置されると、スケジュール調整ができず、チーム全体の業務に支障をきたします。
承認フローが複雑すぎる場合も問題です。「部門長→人事→経理→社長」というような多段階の承認プロセスでは、どこかの段階で止まってしまうリスクが高まります。「現在誰が承認待ちなのか」「どこで処理が止まっているのか」が見えにくいため、フォローアップも困難になります。
改ざん・紛失のリスクに対応しなければならない
紙やエクセルの勤怠管理システムでは、データの改ざんや紛失のリスクが常に存在します。
紙の申請書は物理的な保管が必要なため、破損や紛失のリスクがあります。とくに長期保存が必要な書類の場合、保管スペースの確保や適切な管理体制の構築が課題です。
手書きの申請書は記入ミスや改ざんのリスクも高くなります。数字の読み間違いや意図的な改ざんが発生した場合、正確な勤怠記録の維持が困難です。労働基準法などのコンプライアンス面でも大きな問題となり得ます。
集計作業の負担が大きい
勤怠データの集計作業は、特に給与計算前の締め日近くになると大きな負担となります。
バラバラの管理方法で収集された勤怠データは、給与計算のために一元化をしなければなりません。作業は多くの場合、手で行われるため、時間と労力がかかるだけでなく、入力ミスのリスクも高まります。
たとえば、月末の給与計算前には、人事担当者が各部署から集めた勤怠データを手作業で集計し、チェックしなければなりません。申請・承認ミスが発覚すると、修正作業が発生し、給与計算に遅延が生じることもあります。
勤怠システムと給与システムが連携していない場合は、二重入力が必要となり工数が大きくなり、ミスの可能性も高まります。非効率な作業は、人事・総務部門の大きな負担です。
勤怠ワークフローを改善する手順
勤怠管理のワークフローを改善するには、現状の課題を把握し、効率的なプロセスの再構築が必要です。一般的な改善手順は、以下の4ステップに分かれます。
- 現状の勤怠ワークフローを可視化する
- 申請・承認の流れをシンプルにする
- 申請ルールを決める
- ワークフローをデジタル化する
各ステップで具体的に何をしていくのか、解説していきます。
現状の勤怠ワークフローを可視化する
勤怠ワークフロー改善の第一歩は、現状のプロセスを可視化することです。勤怠管理における申請から承認、記録、給与計算までの一連の流れをフローチャートや図に落とし込み、業務の全体像を明確にします。
「誰が」「どのような申請を」「どのタイミングで」行い、「誰が」「どのように」承認し、「どのように」処理されているのかを詳細に図式化します。たとえば、残業申請の場合、従業員が申請書を作成し、上長が承認するという流れを図にあらわしましょう。
可視化によって、業務のボトルネックは特定が可能です。「申請が滞るポイントはどこか」「承認に時間がかかる原因は何か」といった問題点が明らかになります。各プロセスにかかる時間や手間、発生しやすいミスや問題点も洗い出し、改善すべき点を明確にします。
申請・承認の流れをシンプルにする
現状分析の次のステップは、申請・承認フローの簡素化です。複雑で冗長なプロセスを見直し、効率的なワークフローを設計します。
不必要な承認ステップを削減します。たとえば「課長承認後、部長承認も必要か」「同じ内容を複数の担当者がチェックしているか」といった点を見直し、承認者を一人に集約するなどの簡素化をはかりましょう。
申請ルールを決める
次に申請ルールを標準化します。「休暇申請は3営業日前までに」「残業申請は当日中に」など、明確なルールを設定し、全社で統一します。申請の種類ごとに最適な承認ルートを設計し、組織構造や権限に応じた効率的なフローを構築しましょう。
申請フォーマットや承認基準も標準化することで、申請作成の手間を減らし、承認者の確認作業も効率化できます。シンプルで標準化されたワークフローは、従業員の理解も促進し、ミスや漏れを防止する効果もあります。
ワークフローをデジタル化する
業務フローの標準化と簡素化が完了したら、最後のステップとしてワークフローのデジタル化を進めます。勤怠管理システムのワークフロー機能を活用することで、申請から承認までのプロセスを自動化できます。
クラウド型の勤怠管理システムなら、導入コストを抑えられ、設定やメンテナンスの手間も少ないため、多くの企業におすすめです。場所や時間を問わずリアルタイムでの申請・承認が可能になり、承認待ちの時間も大幅に短縮されます。
システム選定の際には、自社の要件を明確にすることが重要です。必要な申請種類や承認ルート、連携すべき他システム（給与システムなど）や利用人数、予算などを整理し最適なシステムを選びましょう。
とくに重要なのは、必要な申請・承認フローを社内ルールに沿って、自社独自で自由に設計できる機能があるか、従業員や承認者が使いやすい操作性かといった点です。
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勤怠管理をシステム化するならワークフロー機能付きに
勤怠管理システムを選ぶとき、ワークフロー機能があるかどうかで業務の効率性は大きく変わります。
ワークフロー機能がないシステムでは、申請と勤怠データが別々に管理されるため、承認後も手作業で勤怠データに反映させなければなりません。
一方、ワークフロー機能があるシステムでは、申請が承認された時点で勤怠データに自動的に反映されます。そのため、データの二重管理や手作業による入力ミスを防げ、担当者の確認作業の負担を減らせるでしょう。
勤怠管理の課題を解決するには、ワークフロー機能を備えたシステムを選ぶのがおすすめです。
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勤怠ワークフロー機能搭載システムのメリット
勤怠管理にワークフロー機能を備えたシステムは、企業の労務管理を大きく改善します。
アナログな管理から脱却し、申請から承認までの流れを自動化することで、業務効率が上がるだけでなく、コンプライアンスの強化や従業員の満足度向上にもつながるでしょう。
具体的なメリットは、以下の4つです。
- 申請フローを見える化できる
- 承認までの時間を短縮できる
- 人的ミスを防げる
- ペーパーレス化を推進できる
申請フローを見える化できる
勤怠ワークフロー機能搭載システムの大きなメリットは、申請フローの可視化です。従来の紙ベースでは、申請書がどこで止まっているかわかりにくい課題がありました。
システム導入により、申請者は自分の申請の進捗をリアルタイムで把握できます。
たとえば残業申請が上司の承認済みで、部長の承認待ちであることがひと目で確認が可能です。管理者も全体の状況を把握しやすく、停滞や承認漏れをすぐに発見できます。透明性の向上が従業員からの問い合わせを減らし、公平な労務管理に役立ちます。
承認までの時間を短縮できる
勤怠管理のワークフロー機能は、承認プロセスのスピードアップになります。紙の申請書は、承認者が不在の場合に処理が遅れがちでした。
システムなら、承認者はスマートフォンやタブレットで外出先からも申請を確認し承認が可能です。
たとえば、出張中の上司が移動中に残業申請を処理できるため、承認までの時間が短縮されます。申請がすぐに処理されることで業務全体が円滑に進み、労務管理の効率も向上します。
人的ミスを防げる
勤怠管理ではヒューマンエラーが大きな課題です。誤った集計や承認漏れは、法令違反のリスクも生じさせます。
ワークフロー機能付き勤怠管理システムなら、入力チェックや承認ルールの自動適用で不備を防止できます。
たとえば、残業上限を超える申請には警告を出し、休暇取得のルール違反には自動でブロックが可能です。さらにデータの自動集計により、手作業による計算ミスをなくし、正確な勤怠管理を実現します。
ペーパーレス化を推進できる
ワークフロー機能がある勤怠管理システムの導入は、ペーパーレス化を推進します。紙の申請書や押印が不要になり、印刷コストや保管スペースを削減できます。
データは電子保存されるため、過去の勤怠データや申請履歴をすぐに検索が可能です。たとえば、従業員の1年分の残業申請を数秒で抽出できます。
業務効率の向上だけでなく、勤怠データを分析して人事施策に活かすなど、戦略的な活用方法も検討できるでしょう。
勤怠ワークフロー機能搭載システムの注意点
勤怠管理のワークフロー機能搭載システムには多くのメリットがありますが、導入・運用には注意点もあります。
まずは導入と一緒に、業務プロセスの見直しが必要です。既存ルールのままでは運用できず、標準化や簡素化が求められます。たとえば部署ごとに異なる承認ルートや紙限定の申請は、導入を機に統一が必要です。
現場からの抵抗も予想されるため、ていねいに説明したうえで調整しなければなりません。初期設定には労力がかかり、設定ミスは法令違反や給与未払いのリスクを生むため、ベンダーの支援を受けながら慎重に進めましょう。
導入後は社員から操作方法の問い合わせが増えるため、段階的な計画が必要です。勤怠管理システム選定時には操作性の高さもよく確かめましょう。
勤怠ワークフロー機能搭載システムの選び方
勤怠管理システムの選定は、業務効率化と労務管理の適正化に影響する重要な決定といえます。多くのサービスがあるため、自社に最適なものを選ぶには慎重に比較しなければなりません。主な比較ポイントは以下のとおりです。
- 導入コストと料金体系
- 操作性と現場の負担
- カスタマイズ性と業務適応性
- 企業規模との適合性
- クラウド型とオンプレミス型の選択
- 既存システムとの連携性
勤怠管理システムの料金は従業員数に応じた月額課金が主流で、中小企業には低コストのクラウド型が人気です。一方、大企業向けの高機能システムは費用が高額になる傾向があります。
比較項目として操作性も重要で、スマートフォンやタブレット対応なら現場の負担を減らせます。業務フローや自社独自のルールにあわせた柔軟なカスタマイズ性も選定の大きなポイントです。
クラウド型は初期費用が低く素早い導入に適し、オンプレミス型は高度なカスタマイズや強固なセキュリティを求める企業に向いています。給与計算ソフトや人事管理システムとの連携性も確認しましょう。
まとめ｜勤怠管理はワークフロー機能搭載のシステムで効率的に
勤怠管理は、紙やエクセルで運用すると申請や承認が煩雑になり、ミスや遅延が起こりがちです。課題を解決するには、ワークフロー機能を備えた勤怠管理システムの導入をおすすめします。
申請フローを見える化し、進捗をリアルタイムで把握することで、承認のスピードが上がり、集計や管理の負担も減らせます。ペーパーレス化が進むのも大きなメリットです。
勤怠管理システムの選定では、コストや操作性、カスタマイズ性、ほかのシステムとの連携を比較検討しましょう。
勤怠管理の効率化は、業務負担の軽減だけでなく、従業員が安心して働ける環境づくりにもつながります。ワークフロー機能がある勤怠管理システムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
勤怠管理システム｜One人事[勤怠]
One人事[勤怠]は、最大5段階のワークフローが組めるクラウド型勤怠管理システムです。打刻や残業、休暇などの勤怠申請に関するワークフローを、自社ルールに沿って設定が可能です。
One人事[給与]と連携することで、承認された勤怠データを自動で集計し、給与計算の処理に反映できます。
初期費用や操作性については、お気軽にご相談ください。専門のスタッフが貴社の課題をお聞きしたうえでご案内いたします。
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