One人事

内定辞退とは? 伝え方やマナー、電話とメールの例文も紹介

内定辞退とは、内定者が自己都合により内定を断ることを指します。内定辞退には、内定通知の段階で辞退するケースと内定を承諾したあとに辞退するケースがあります。

大きな採用コストをかけて内定を出したにもかかわらず、辞退されてしまうのは、企業にとって大きな痛手です。

本記事では、人事担当者が知っておきたい内定辞退の定義や実態を解説したうえで、求職者が心得ておきたいマナーを紹介します。

内定辞退とは? 伝え方やマナー、電話とメールの例文も紹介
目次アイコン 目次

    内定辞退とは

    内定辞退とは、企業が求職者に内定を出したあと、内定者が自己都合により辞退することです。ただし、内定通知の段階と、内定承諾後の辞退では、意味合いが異なります。

    内定承諾後の辞退とは

    内定承諾後辞退とは、内定通知後に内定承諾書によって入社意思を示したにもかかわらず、内定を辞退することです。

    内定通知後、入社の意思表示をした時点で雇用契約が成立すると考えられており、承諾後の辞退は契約不履行に該当します。ただし、一般的には職業選択の自由の観点から、内定承諾後でも辞退できると理解されています。

    一方で、通常の内定辞退とは、企業に内定承諾書を提出する前に内定を辞退する行為です。

    つまり、内定辞退と内定承諾後の辞退では、意思表示を行い雇用契約が成立しているか否かに違いがあります。

    内定とは

    内定とは、正式に発表する前に内々で決定事項となった採用を意味します。ビジネスにおいて主に2つのシーンで内定が使われます。

    • 採用側が求職者に対して内定通知を出し、求職者が内定を承諾すること
    • 人事が辞令を発表する前に、対象者に内定を伝えること

    どちらの場合も、正式発表や決定の前に行われる意味合いがあります。

    内定通知書とは

    内定通知書とは、決定事項を本人に伝えるための通知書です。採用決定を伝える内定通知書は、求職者にとって重要な役割を担います。

    内々定との違い

    内定と内々定の違いはタイミングです。内定は、正式な発表の前に内々に伝えるものであり、内々定はさらに前の段階で採用を決定します。

    たとえば、採用では内定を出す前に、内々定として求職者本人に伝えて人材を確保し、入社準備を促す役割があります。

    内定取消とは

    内定取消とは、一度出した採用や昇格など確定していた内定を取り消す行為です。

    内定取消は厳密に法律で規制されているわけではなく、仮に取り消したとしても解雇にはあたりません。ただし、社会通念に基づいた取消のみ認められるため、慎重に行うべきです。

    内定辞退の状況

    候補者の内定辞退は、企業にとって人材確保や予定している採用人数にズレを生じさせるため、極力避けたいでしょう。しかし、多くの企業において内定辞退は起こりうる問題です。

    内定辞退の状況について、確認してみましょう。

    内定辞退の割合

    内定に関するデータとして、就職みらい研究所が行った『就職プロセス調査(2024年卒)』によると、2023年9月1日の時点で2024年卒が内定を辞退した割合は63.8%です。

    内定辞退率は、2023年卒の同時期は64.7%、2022年卒の同時期は62.1%と同程度の水準であり、多くの学生が内定を辞退していることがわかります。

    また、就活生が内定を取得した企業数の平均は2.52社、内定を辞退した企業数は1.44社と報告され、多くの学生が内定を辞退していることがわかります。

    参照:『就職プロセス調査(2024年卒) 「2023年9月1日時点 内定状況」』就職みらい研究所

    内定辞退のマナー

    内定辞退は少なからず企業に負担をかけます。職業選択の自由や労働契約の解約権に基づいて、候補者が辞退する権利は認められていますが、企業に対して誠実に対応することが望ましいです。

    内定辞退の際に心得ておきたいマナーを紹介します。

    • ていねいに誠実に対応する
    • できるだけ早く連絡する
    • 内定辞退は担当者の都合に配慮する

    ていねいに誠実に対応する

    内定辞退の連絡は、誠意ある対応が必要です。メール1本で済ませるのではなく、まずは電話で内定辞退の意思を伝えるなどが望ましいでしょう。

    企業は多くの応募者の中から、慎重な選考を重ねたうえで内定者を決定しています。自分に内定を出すことで、不採用となった人がいることも忘れてはいけません。

    このような点を踏まえ、ていねいで誠実な対応をもって内定辞退を伝えることが望ましいでしょう。

    できるだけ早く連絡する

    内定辞退をするなら、できるだけ早く連絡することも大切です。企業は、採用戦略に基づいて内定を出しています。候補者が内定を辞退すると、採用数の予定が狂ってしまい、追加で内定を出さなければなりません。

    内定辞退を決めたら速やかに連絡するのがマナーです。

    内定辞退は担当者の都合に配慮する

    内定辞退を伝える際、何も考えずにただ事実を伝えるのではなく、人事担当者の迷惑にならないように配慮して連絡しましょう。

    できるだけ早く伝える場合でも、始業時間や休憩時間、終業時間以降は避けたいところです。ビジネスにおいて避けるべき時間や、タイミングには最低限の配慮をしたうえで連絡しましょう。

    内定辞退を伝える際に意識すべきこと

    内定辞退とは? 伝え方やマナー、電話とメールの例文も紹介

    内定辞退を伝えるときに、特に注意しておくべきことを紹介します。

    • 話の構成を考える
    • 理由を簡潔に伝える

    話の構成を考える

    内定辞退を伝える際は、以下の4つを意識して話をしましょう。

    • 内定に対するお礼
    • 辞退の旨および理由
    • 謝罪の言葉
    • 結び

    話の構成を組み立てておかないと、話がまとまらず無駄に時間を使い、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。

    スムーズで伝わりやすい会話のためにも、あらかじめ構成を考え、伝えるようにしましょう。

    理由を簡潔に伝える

    内定辞退では、理由も伝える必要があります。ただし、詳細に長々と理由を述べる必要はありません。

    以下の内容を、相手の様子をうかがいながら、差し支えない程度に簡潔に述べましょう。

    • 他社に就職を決めた
    • 最終的に条件面が合致しなかった

    理由を伝えない場合でも、担当者から尋ねられることも少なくありません。そもそも内定を出してくれた企業に対して、理由なく辞退することは失礼です。手短に理由も添えましょう。

    万一、詳細を深く追求された場合、どうしても話せない事情があるのであれば「詳細については控えさせていただけますでしょうか」と断りを入れても問題ありません。

    内定辞退の電話連絡

    内定辞退を電話で伝える場合は、以下の注意点を意識しましょう。

    • 話す内容を考えておく
    • 内定のお礼を伝える
    • 辞退の旨を伝える
    • 辞退理由を簡潔に述べる
    • 辞退についてお詫びする

    特に、話の組み立て方が大切です。お礼と謝罪についても忘れずに伝えましょう。

    内定辞退を電話で伝えるときの会話例

    内定辞退の電話連絡について、会話例を紹介します。

    内定者お世話になっております。
    私、御社の採用選考で内定をいただきました〇〇と申します。
    採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
    担当者はい、お電話変わりました。採用担当の〇〇です。
    内定者お世話になっております。
    御社の採用選考を受け、先日内定をいただきました〇〇 〇〇でございます。
    内定についてご連絡させていただいたのですが、今お時間は差し支えないでしょうか。
    担当者はい、大丈夫です。
    内定者この度は内定をいただき、ありがとうございます。
    内定について検討しました結果、大変申し訳ありませんが、今回は辞退させていただきたいと思い、ご連絡いたしました。
    担当者そうなのですね。理由を伺ってもよろしいでしょうか。
    内定者はい。御社と同時に選考が進んでいた企業からも内定をいただきまして、ギリギリまで悩んだのですが、そちらの企業に進むことを決意したためです。
    担当者そうだったのですね。非常に残念ですが承知しました。
    内定者本来なら直接お伝えすべきところ、電話でのご連絡となり、申し訳ございません。
    また、内定をいただいたにもかかわらず、このような結果になってしまい、大変申し訳ございません。
    担当者いえいえ、大丈夫ですよ。
    残念ではありますが、他社様でのご活躍をお祈り申し上げます。
    内定者ありがとうございます。お忙しい時間に申し訳ありません。
    それでは、失礼いたします。

    内定辞退をメールで伝える場合

    内定辞退をメールで伝える場合は、以下の注意点を意識しましょう。

    • 件名は簡潔に主旨を記載する
    • 内定のお礼を記載する
    • 辞退の旨および理由を記載する
    • メールでの連絡についてお詫びする
    • 辞退について謝罪する
    • 企業や人事担当者への配慮を記載する
    • 返信がない場合は電話をする

    内定辞退をメールで伝える際の例文

    内定辞退をメールで連絡する際の例文を紹介します。本来、内定辞退は電話で伝えるのが望ましいですが、担当者が不在などの理由でメールで連絡することもあるでしょう。

    その場合は、電話をかけたが不在だった点を記載します。万が一、メールの返事がなければ、確認のためにも数日後に再度電話をかけてみましょう。

    件名内定辞退のご連絡(氏名)
    本文株式会社〇〇
    人事部採用課 〇〇さま

    お世話になっております。
    貴社の採用選考を受け、先日内定をいただきました〇〇 〇〇でございます。

    お電話をいたしましたところ、ご不在とのことでしたので、メールにてご連絡いたしました。

    この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

    しかしながら、大変恐縮ではありますが、今回の内定を辞退したくご連絡いたしました。理由は貴社と同時に選考が進んでいた企業への入社を決意したためです。

    選考において、貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。

    本来ならば貴社に赴いて直接お伝えするべきと存じますが、メールでのご連絡となりますことをご容赦いただけますと幸いです。

    この度は大変申し訳ございません。

    末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

    内定辞退の起こり得る問題と対処法

    内定辞退の際に起こり得る問題と、対処法を紹介します。

    • 内定辞退の連絡が遅くなった場合
    • 内定承諾を迷っている場合
    • 内定承諾後に辞退する場合

    内定辞退の連絡が遅くなった場合

    内定辞退について、ギリギリまで悩んだり、他社の選考が終わるまで時間がかかったりした場合、連絡が遅くなることもあるでしょう。

    内定通知後は、内定承諾の返事について期限が決められていることもめずらしくありません。そのため、内定を辞退する場合は、速やかに連絡をする必要があります。連絡が遅くなればなるほど、企業に迷惑がかかってしまいます。

    内定を辞退する場合は、期限内に回答するだけでなく、できるだけ早い段階で連絡をするようにしましょう。

    内定承諾を迷っている場合

    内定承諾の期限が迫っているものの、迷いや他社の選考の都合で返事ができないときは、期限を延ばしてもらえないか相談してみましょう。

    具体的にあと何日待ってほしいのかを伝える必要があります。一般的には、1週間程度であれば待ってもらえる可能性が高いです。

    ただし、他社の選考を理由にすると、受け入れてくれない企業も中にはあるかもしれません。そのため、1週間程度であれば「親と相談する」などの理由にとどめるのが無難です。

    いずれにしても回答期限までに内定承諾の返事ができない場合は、速やかに連絡や相談をしましょう。

    内定承諾後に辞退する場合

    内定承諾をしたあとに、内定辞退をすることも不可能ではありません。

    ただし、内定承諾後の辞退は、いっそう企業に迷惑がかかってしまいます。内定承諾後にやむを得ず辞退するのであれば、よりていねいに誠実に対応するようにしましょう。

    まとめ

    内定辞退とは、企業からもらった内定を辞退することです。

    内定辞退は、法律などで制限されていないませんが、企業に迷惑がかかってしまうのも事実です。内定辞退を決意した場合は、できるだけ早い段階で連絡をしましょう。

    本記事で紹介した通り、内定辞退の連絡は電話もしくはメールで行うのが一般的です。どちらの方法で連絡する場合も、事前に話の構成を練って内定のお礼を述べたうえで、なぜ辞退するのか理由を簡潔に説明し、誠意をもってお詫びを述べましょう。