人材要件の作り方とは？ 定義するフレームワークや設定項目、採用ペルソナとの違いを解説

人材要件とは、自社に必要な人物像を定義したものです。ミスマッチのない採用活動を実現するうえで、人材要件の設定は欠かせません。しかし実際に設計するとなると、何から始めればいいか迷う方も多いでしょう。

本記事では、人材要件に必要な項目や設計に役立つフレームワーク、具体的な作り方をわかりやすく解説します。自社の採用課題と照らし合わせながらご確認ください。

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目次

人材要件・人材要件フレームとは

人材要件とは、採用活動の軸となる「求める人物像の定義」です。ここでは、人材要件の基本的な意味から、人材要件フレームの構造、採用ペルソナとの違いを順に解説します。採用基準のばらつきやミスマッチに課題を感じている方は、まずここから確認してみてください。

人材要件は、自社に必要な人物像の定義したもの

人材要件とは、企業のビジョンや経営戦略をもとに、自社が求める人物像をスキル・経験・志向などの観点から言語化したものです。

人材要件を設定する目的は、採用基準の統一です。明確な要件がなければ、面接官によって合否の判断がばらつき、採用後のミスマッチにもつながります。反対に「どんな人を採りたいか」を具体的に言語化しておくことで、採用にかかわる全員が共通の基準で動けるようになります。

たとえば「主体的に動ける人」という表現ではなく、「新規顧客開拓の経験があり、目標に対してみずから行動計画を立てられる人」まで落とし込むことで、評価の揺れを防げるでしょう。

人材要件フレームとは

人材要件フレームとは、募集ポジションに求める条件を「必須要件（must）」と「歓迎要件（want）」に分けて整理した構造のことです。

人材要件をただ列挙するだけでは、採用現場で使いにくいです。そこで、条件に優先順位をつけて構造化するのが人材要件フレームの役割です。mustは「これがなければ採用できない」最低限の条件、wantは「あればより望ましい」条件を指します。

mustとwantの区分けにより、複数の候補者を比較しやすくなります。

人材要件と採用ペルソナとの違い

人材要件が「求める条件の定義」であるのに対し、採用ペルソナは「その条件を満たす架空の人物像」です。両者は目的が異なります。

人材要件は採用基準の統一に使うもの、ペルソナはその基準をもとにターゲットを具体化し、訴求メッセージや採用チャネルの設計に活用するものです。

たとえば、人材要件で「営業経験3年以上・自己管理能力が高い」と定めたうえで、ペルソナとして「32歳・メーカー営業出身・副業に関心あり・転職理由はキャリアの幅を広げたい」といった人物像を描くイメージです。人材要件があってはじめてペルソナは機能します。

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人材要件を定義する目的

人材要件が設定されていない場合、面接官ごとに合否基準がばらつき、個人の感覚や印象だけで採用判断が下されるリスクがあります。結果として、入社後に「スキルが業務レベルに達していない」「職場環境に馴染めない」といった問題が生じ、早期退職と再採用コストという二重のコストを招きます。

一方、人材要件を適切に定義しておくと、採用にかかわる全員が統一基準で動けるようになります。必須要件を満たす候補者が複数いた場合も、歓迎要件をもとに比較・判断できるため、選考の質が上がります。また、明確な要件を公開することで、自社に合った人材が自律的に集まりやすくなり、母集団の質が向上するでしょう。

採用のミスマッチは、基準のあいまいさから生まれます。人材要件の定義は、ミスマッチの課題を解消するために必要です。

人材要件で定義するべき設定項目

人材要件を作成するにあたり、定義すべき項目はさまざまです。企業によって異なることもあるでしょう。募集する職種や役職などによっても異なるため、ポジションに合わせた設定項目を用意するとよいでしょう。一般的には次のような項目を定義するケースが多いです。

これらの要件を定義しておくと、採用面接時にチェックすべき事柄が明確になり、応募者から知りたい情報を引き出しやすくなります。

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人材要件を定義するための下準備

人材要件を定義する場合、ただ闇雲に設定するのでは適切な人材採用に結びつかない可能性があります。人材要件を定義する前に、次のような準備を実施しましょう。

経営理念と企業理念の理解

人材要件を定義するには、まず経営理念や企業理念、経営戦略など自社のことをを理解しておかなければなりません。企業が最終的にどこを目指しているのかや、どのような組織をつくりたいのか、そのためにどのような採用計画が必要なのかを把握し、どのような人物が必要となるかのベースを明らかにしておくことが大切です。

また、自社の経営理念や企業理念と採用計画を比較し、矛盾が生じていないか、非現実的な計画となっていないかを見極めることも重要です。

なお、採用計画は経営計画と連携し、中長期的に検討しなければなりません。現時点で不足しているポジションのことだけしか考えなかった場合、新規事業が立ち上がったときなどに人員計画や採用計画が崩れてしまう可能性があります。

今後自社がどのような計画を遂行していくのかも踏まえたうえで人材要件の定義へと移る必要があります。

業務の洗い出し

次に、業務の洗い出しも実施しましょう。募集ポジションの業務内容を詳細に洗い出すことにより、どのような人物を求めるのかが明確になります。

採用におけるミスマッチを回避するためには、募集ポジションの業務をスムーズに遂行できるスキルや能力を持った人物を採用することが大切です。しかし採用担当者がその業務の内容を把握していなければ、適切な人材要件を定義できません。

業務の内容を把握していなかったために、本来採用すべき人を採用できなかったり、採用した従業員が入社後に「思っていた内容と違った」と業務に対して不満を覚えるということが起こる可能性があります。そのような事態を防ぐためにも、必ず募集ポジションの業務は詳細まで洗い出すようにしましょう。

既存の従業員へのヒアリング

人材要件の定義を採用担当者やマネジメント層だけで判断するのはおすすめできません。

実際に採用された人物が配属される部署の従業員にも意見を求めることで、より具体的に必要な人物像が見えてきます。求めるスキルや経験のほか、どのような志向や性格の人がよいのかなど、現場の声を反映させた要件定義が重要です。

また、職場の雰囲気や部署の風土なども確認しておくとよいでしょう。いくらスキルや経験が満たされていても、実際に働く環境に馴染めないと早期退職を誘発します。

職場環境やメンバー同士の雰囲気などに合った人材を採用できるような準備も必要です。

人材要件を定義するフレームワーク

人材要件を定義するにはフレームワークを活用するのが便利です。ここでは4つのフレームワークを紹介します。自社に合った方法で人材要件を定義してみてください。

MUST・WANT・BETTER・NEGATIVE

下準備によってそろえた情報をもとに、条件を「must＝必須」「want＝歓迎」「better＝尚可」「negative＝不要」の4つに分類するフレームワークです。

優秀な人材を採用するには、条件の優先順位をつけることは大切です。しかし、あまりにも必須条件が多くなってしまうと、そもそも人材要件にマッチする人材がいない（または極端に少ない）可能性が高まり、効率的な採用活動が行えません。

まずは条件をMUST・NEGATIVEの2つに分け、MUSTに分類された条件のうち、とくに必須ではないがあればよいとされる条件をWANTやBETTERに振り分けていくようにします。

必須条件を設定する場合は、そのスキルや経験がなければ業務が遂行できないというものに限定するようにしましょう。

氷山モデル

氷山は水面から出ている部分と水面下の部分があることから、「氷山モデル」は、物事表面だけでなく、見えていない要素も含めて全体像を捉える考え方です。氷山モデルでは、「行動」「知識・スキル」「マインド」の3つの要素から定義します。

「行動」はもっとも重要な要素です。業務を遂行し、自社の事業を成功に導くには「行動」が大前提だからです。そのため、氷山のうち水面から出ている部分に該当します。

「知識・スキル」「マインド」は、行動を促すのに必要な要素となり、氷山の水面下の部分つまり見えていない部分です。見えてはいないものの、氷山を形成している大事な要素でもあると捉えることができます。

自社が必要とする「行動」が何か、その行動を促すために必要な「知識やスキル、マインド」は何かをそれぞれ当てはめていくのが「氷山モデル」による人材要件の定義です。

GRPIモデル

「GRPIモデル」は、組織開発にも使われるフレームワークで、「Goal（目標）」「Role（役割）」「Process（手順）」「Interaction（関係性）」の4つの要素で構成されています。

人材要件のフレームワークとして使用する場合、「Goal（成果）」「Role（役割）」「Process（スキル）」「Interaction（マインド）」とするとわかりやすいでしょう。

GRPIモデルでは、マインド・スキル・行動によって、成果に結びつくという考え方です。このフレームワークを活用した人材要件定義を行う場合は、

というように、GRPIそれぞれに当てはまる条件を絞り込んでいきます。GRPIモデルは人材要件の定義だけでなく、より強固なチーム形成を行いたい場合にも活用できます。

コンピテンシーモデル

「コンピテンシーモデル」とは、自社で高いパフォーマンスを発揮している従業員の特徴や行動、マインドなどの共通点をヒアリングしたうえで整理し、モデルとなる人物像を確立させる方法です。

コンピテンシーモデルで確立された人物像を中心に採用活動を実施することで、優秀な人材を確保でき、より強固な組織づくりに結びつけることが可能となるという考え方です。

ただしモデル像を確立するまでに時間もかかるうえ、コンピテンシーモデルを活用したからといって、必ずしも企業の求める人材を採用できるとは限りません。

コンピテンシーモデルを活用した人材要件を定義する場合は、まずはこのフレームワークをしっかりと理解することが大切です。

人材要件の作成ポイント・注意点

人材要件は、以下のポイントや注意点を押さえたうえで作成すると、効果的かつ効率的な採用活動につなげることができます。

育成でカバーできる条件は人材要件に含めない

人材要件では必須となる条件が多すぎないことも大切です。自社の人材育成によってカバーできるスキルや資格などは、MUSTやWANTの条件に含めなくてよいでしょう。

人材要件は複雑になりすぎないことが大切です。

MUST要件を減らしすぎない

MUSTを増やしすぎないことが大切ですが、逆にMUSTやWANTの条件が少なすぎるのも問題です。

優秀な人材を確保するには、ある程度の必須・歓迎項目を設定する必要があります。何より、それらが設定されていないと、面接官ごとに合否基準にばらつきが出てしまうおそれがあります。

採用条件は慎重かつ適切に設定するよう心掛けましょう。

応募者が得られるメリットも整理しておく

人材要件は自社が従業員に求めるスキルや経験ですが、求めるばかりではなかなかよい人材の採用へは結びつきません。自社で働くことで得られるメリットや価値などを応募者に提示することも大切です。企業が人材要件を定義するのと同様に、応募者も企業に何かしらのメリットを求めているということを忘れないようにしましょう。

効果検証を行いPDCAを回す

採用活動は、毎回効果と検証を実施することが大切です。新たに設定した人材要件でどのくらいの応募があったのか、面接を実施できたのは何人かといった検証を行うとともに、目標に達していない場合は改善を重ねていくことが重要です。

どんなに効果的かつ効率的な採用方法を用いたとしても、一筋縄ではいかないのも採用活動です。PDCAを回しながら、できるだけ早い段階で効率的な採用活動を確立するように努めましょう。

人材要件の作り方まとめ

人材要件の定義は、採用ミスマッチを防ぎ、採用活動の質を高めるために必要です。経営理念の理解や業務の洗い出し、現場へのヒアリングといった下準備を行ったうえで、MUST・WANTの整理やコンピテンシーモデルなどのフレームワークを活用することで、より精度の高い人材要件を定義できるでしょう。

しかし、採用した人材が定着・活躍するためには、要件定義だけでなく、入社後の育成やキャリア管理まで一貫して支援する仕組みも欠かせません。そこで役立つのがタレントマネジメントシステムです。従業員のスキルや経験・志向などの人材データを一元管理することで、採用要件との整合性を確認しながら、配置・育成・評価を最適化できます。採用の精度向上と人材の定着を同時に実現したい方は、ぜひ検討してみてください。

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