人材配置とは？目的や最適化する手順と方法を紹介
人材配置とは、企業にとって経営目標の達成や組織力強化に重要な人事戦略の一つです。しかし「人材配置がうまくいかない」「人材配置の成果が出ない」など、最適な人材配置に課題を抱えている企業は少なくありません。また、従業員の適材適所を見極めて最適な人材配置を行うことで、従業員のエンゲージメント向上にもつながります。
本記事では、企業の最適な人材配置の実現に向けて、人材配置の目的や適切な人材配置の進め方を中心に解説していきます。人材配置に課題を感じている場合や、最適な人材配置の方法を知りたいという経営者・人事担当者は、ぜひお役立てください。
目次人材配置とは
人材配置とは、組織における人材を部署やチームに配属させることです。
人材配置を行う時期としては、採用時や人事異動などで実施されるのが一般的でしょう。
従業員のスキルや特性などを踏まえたうえで適材適所の人材配置を行うことができれば、組織力強化や目標達成につながります。また、従業員の満足度も向上し、離職防止にも影響するでしょう。
人材配置の目的
人材配置は、主に以下の4つの目的から実施されることが多いです。
| 1．目標達成 2．組織改革 3．人材育成 4．人材のモチベーションとエンゲージメントの向上 |
最適な人材配置を行うことでパフォーマンスの向上や組織活性化につながり、チームや部署だけでなく、企業の経営目標の達成が期待できます。
従業員の適性を踏まえた人材配置が実現すると組織課題の解決にもつながるでしょう。また、適材適所の人材配置を行うことで、エキスパートを育てたり、スキル向上も見込めるため人材育成にも効果的です。
従業員にとっても自分のスキルや特性を活かせる配属によって、活躍できる場面が増えたり、成果を出すことで満足度やエンゲージメント向上にもつながるでしょう。
人材配置の実施で考えられるメリットや効果
最適な人材配置によって得られる効果やメリットについてご紹介します。
離職防止
最適な人材配置を行うと、人材の離職防止につながるでしょう。適性を踏まえた人材配置を行うことで、従業員が配属部署で活躍したり、成果を出しやすくなるため、モチベーションやエンゲージメントが向上するためです。
一方で、適材適所の人材配置が行われないと、自分の能力を活かせずモチベーションが低下する恐れがあるでしょう。結果的に離職につながってしまうことも否定できません。
離職が続いてしまうと、従業員の士気や企業イメージにも影響する危険性があり、組織力や優秀な人材採用にも影響が生じるのです。そのため、最適な人材配置を行うことは離職防止や人材採用にも重要なポイントといえるでしょう。
生産性向上
適切な人材配置は生産性向上にも効果的といえるでしょう。
従業員のスキルや特性を活かすことによって、少ない工数で業務を行えるようになったり、効率化も見込めます。従業員本人としても、自分の適性を活かせる場所で働けると精神的な負担が和らぐでしょう。
組織力強化
人材配置を最適化することで、組織力の強化にも効果が期待できます。
適材適所の人材配置にすることで、従業員が最大限のパフォーマンスを発揮して活躍しやすくなります。その結果、従業員のモチベーション向上だけでなく、チームや部署の目標達成にもよい影響を及ぼすでしょう。
また、定期的に人材配置を変更する場合においても、新しい意見の創出や不正防止につながるため、組織力の向上や活性化が期待できます。
人件費削減
適材適所の人材配置が実現すると、人件費の削減にも効果が期待できるでしょう。
スキルや得意分野を活かした人材配置によって、最小限の人材でパフォーマンスを発揮できるようになり、教育や研修にかかる人的コストを抑えることにもつながります。人材不足の場合でも、やみくもに人材採用を行わず、生産性を向上できるでしょう。
従業員のストレス軽減
適材適所の人材配置では、従業員のストレスや心理的な負担の軽減にも効果があるでしょう。
従業員特性を活かした配置によって、業務に対する過度な不安を抑えることにもつながるはずです。また、適切な人材配置によって一人ひとりのパフォーマンスが向上し、組織力が強化できれば、従業員が抱える業務負担の抑制も期待できるでしょう。
人材配置の実施で考えられるデメリット
人材配置を行ううえで考えられるデメリットについてチェックしてみましょう。
人材育成に影響する可能性も
人材配置のやり方やタイミングによっては、人材育成に影響する可能性もあります。
業務に慣れる前に人材配置を実施すると、不安が残ったまま業務を担当することになります。一方で、業務に慣れたもののすぐに別の部署へと配置変更をしてしまうと、スキルや知識が定着しないことになりかねません。
また会社全体で不適切な人材配置が頻繁に実施されると、従業員が会社へ不信感を抱いたり、離職につながる危険性もあるでしょう。
人材配置を行う際は、適切なタイミングや内容で実施できるようにするのが大切です。
時間やコストがかかる
適切な人材配置を行うためには、時間や労力、コストがかかります。
従業員の情報を把握したうえで最適な配置を検討し、採用にも活かす必要があるためです。経営層や人事担当者の主観ではなく、現場責任者や従業員本人のこれまでの経験や成果を踏まえたうえで最適な配置にしなくてはなりません。
しかし人材配置は重要な人事戦略の一つでもあるため、時間とコストがかかるという点を理解したうえで計画的かつ戦略的に進めるようにしましょう。
すぐに直接的な利益につながるわけではない
最適な人材配置を実施した場合でも、すぐに効果を感じられるような利益を出せるわけではありません。
適材適所の配置をした場合でも、従業員にとっては新しい環境への順応やスキルを活かすには時間がかかる場合もあるでしょう。
人材配置を実施する際は、すぐに成果を期待するのではなく、長期的な視野で考えた場合に目標達成や組織力強化が期待できるものと踏まえておくのが重要といえます。
人材配置をするタイミングや考え方
人材配置は日常的に行われている場合もありますが、新規採用や組織変更などで計画的に実施されることも多いでしょう。経営状況によっては、社員数を減らす目的で人材配置を余儀なくされる場面もあります。
ここでは、人材配置の見直しを行うタイミングや考え方をご紹介します。
人事異動
人事異動は配置転換とも呼ばれ、人材配置の中で最も多く行われているといえるでしょう。
社員のスキル・経験や仕事への意欲などを総合的に判断したうえで、人事部が他部署と調整しながら、仕事内容や勤務場所を変更します。
人事異動の目的は、新たな環境で社員の成長を促すことといえます。また、ハラスメントの加害者と被害者を引き離すために行われる人事異動の事例もあるでしょう。
組織体制の変更
人材配置は、会社の組織体制が変わる場合も行われます。業務の担当者変更をはじめ、部署の新設や統合・廃止などさまざまですが、経営戦略の見直しの一環で行われる場面もあるでしょう。
スタートアップ企業や中小企業など経営の意思決定が迅速な企業では、積極的に組織変更が行われる傾向にあります。配置する人材のスキルやポテンシャルによって組織・会社の生産性に大きく影響するため、慎重かつ客観的な人材配置の決断が必要といえるでしょう。
役職の変更（昇進・昇格）
特定の社員の役職を変更する際も、人材配置が行われます。
昇進・昇格にともなう人材配置では、会社からの評価が明確にされ、モチベーション向上につながりやすいでしょう。パート・アルバイトあるいは契約社員から正社員への雇用形態の変更も、昇進・昇格の一種です。反対に降格も同様で、パフォーマンスや勤務態度を理由に役職を下げる人材配置を行います。
新規採用
新卒社員や中途社員を採用する際も、人材配置のタイミングです。組織の中に新しい風を吹き込み、マンネリ化を防ぐことで、組織の活性化が期待できるでしょう。
人材配置後の定着を見越して、採用計画を立てる段階から慎重な検討が必要です。
リストラ・契約解除
業績が悪化したり、業務が縮小したときも人材配置を行うことが多いです。従業員数の削減をともなう人材配置を余儀なくされるケースです。
具体的には、有期雇用契約で働く人の契約更新を見合わせたり、早期退職を希望する人を募集したりすることが挙げられます。
人員削減をともなう人材配置は、各部署へ大きく影響するため、十分な話し合いを行いましょう。
人材配置を最適化するステップや具体的な方法
最適な人材配置を実施するためには、以下5つのステップで行うとよいでしょう。
| 1．課題抽出や組織目標を明確化する 2．現状の確認や分析を行う 3．従業員の意向をヒアリングする 4．人材配置のシミュレーションをする 5．人材配置の実行と効果検証 |
ステップごとに、具体的な方法をご紹介します。
1．課題抽出や組織目標を明確化する
まず、自社における人材配置の課題や各部署の人材に関する課題を抽出したうえで、今後の目標を明確にします。
課題に沿って具体的な人材配置の戦略を立てることで、組織課題の解決につながりやすくなります。目標については、定性的なものだけでなく、定量的な内容も含めて検討するようにしましょう。
2．現状の確認や分析を行う
次のステップでは、現在の人材配置に関する確認や分析を行います。
人材情報をデータ化すると、現在の人材配置の確認や分析がしやすくなるでしょう。各チームや部署の人材配置状況や課題を確認し、どのような人材がどこに必要なのかなどを把握しましょう。
3．従業員の意向をヒアリングする
人材配置の次のステップとして、従業員の希望をヒアリングすることも重要です。対象者へヒアリングを行い、希望や希望理由、今後のキャリアビジョンなども確認しておくとよいでしょう。
すべての希望をかなえることは難しいものの、適材適所の人材配置はトップダウンの配置ではなく、本人の意向も踏まえて調整することをおすすめします。
4．人材配置のシミュレーションをする
人材配置を決定する前には、シミュレーションをしましょう。
生産性の向上や上司部下のバランス、成長促進ができるかどうかなど、広い視野で人材配置の計画案を検討しましょう。また、1つの案だけでなく複数パターンを用意してシミュレーションをすることも大切です。
5．人材配置の実行と効果検証
人材配置の計画案が決まったら実施します。
各ステップを実行している中で、計画が予定通り進まないことや目標に変更が生じる場合もあるでしょう。その場合は、変更が必要な段階で計画を見直し、変更案を作成しましょう。
また、効果検証としては目標達成率の確認、対象従業員や上司へのヒアリングを行います。効果が出ていない場合は、問題点を抽出して改善策を練りましょう。
人材配置表・人員配置図の作り方
人材配置表・人員配置図を作成すると、従業員の情報を比較しながら適材適所の人材配置を検討できます。今回は、 エクセルや各種ツールを活用した人員配置表・人員配置図の作り方をご紹介します。
エクセルでつくる
人材配置表・人員配置図を作成する際は、表計算ソフト「Microsoft Excel」を使うのが一般的です。エクセルがインストールされたパソコンは多いため、従業員も簡単な操作で図や表を作成できるでしょう。
人員配置表・人員配置図に必要な項目はさまざまですが、最低でも以下の項目は盛り込むことをおすすめします。エクセルの拡張機能である「組織図ウィザード」を活用すると、簡単に人材配置図を作成できます。
| ・年齢 ・経歴や実務経験 ・勤怠や労働時間 ・人件費 |
また、Webを検索すればダウンロードできるテンプレートもみつかりますので参考にしてみてください。
ツールを活用する
人事データの分析に対応したソフトウェアやツールを使えば、簡単な操作で人材配置図を作成できます。人材配置表・人材配置図を作成するだけなら、無料でダウンロードできるテンプレートを活用するのもよいでしょう。
また昨今では、さまざまな条件で人材データを収集し管理、分析できる「タレントマネジメントシステム」の活用も効果的です。人材配置をシミュレーションできるタレントマネジメントシステムもあります。
人材配置を最適化するポイント
人材配置を最適化するために重要なポイントについて解説していきます。
配置図/組織図を作成する
人材配置を最適化するためには、組織図を作成し、全体像を把握できるようにすることが重要です。
組織図を作成する際は、事前に各部署の業務や役割、部署に求める人材像を明確化しましょう。そのうえで適任者を配置するような流れにするとスムーズに人材配置を行えるでしょう。
PDCAサイクルをまわす
人材配置の実施した際は、効果検証を行うようにしましょう。定期的にPDCAサイクルをまわし、効果が感じられない場合は、適宜計画の見直しを行います。
PDCAをまわす際は、従業員や上司、人事担当者など広い範囲で人材配置の効果を確認します。またアンケートなどを実施するのも有効でしょう。
システムを活用する
最適な人材配置を行うためには、従業員データを一括管理できるシステムや目標と評価を管理できるシステムが役立ちます。
システム上で人材情報を一括管理できることで、人材配置や目標、評価を簡単に確認できます。システムによっては組織図を作成できるものもあります。システムを活用すると、人材配置における業務を効率化できるため、参考にしてみてください。
コンピテンシーの活用
人材配置を最適化するために、コンピテンシーを活用するのもポイントの一つです。
コンピテンシーとは、能力や適性を指す言葉です。コンピテンシー評価を導入することで、組織において成果を出している人材の能力や特性、考え方を把握したうえで人事評価や人材配置に役立てます。
組織において成果を出している人材像を明確にすると、人材配置や配置転換にも役立つでしょう。
最適な人材配置にはタレントマネジメントシステム
タレントマネジメントシステムは、経営目標の実現や戦略人事の実行を目的として、さまざまな人事施策に役立たせることができるシステムです。
一般的に搭載されている機能としては、従業員データの管理機能はもちろん、データ分析機能や評価管理、組織図機能やアンケート機能、そのほか計画立案に役立つ機能などが挙げられます。
タレントマネジメントシステムによっては既存の外部システムと連携できるものもあるため、既存のシステムと連携できるシステムを探すのもよいでしょう。
最適な人材配置を実現するならOne人事[タレントマネジメント]
One人事[タレントマネジメント]は、人材データの一元管理や可視化、最適な人材配置、優秀な人材育成、納得感のある人事評価など、戦略的人事の実行をサポートするタレントマネジメントシステムです。
人材配置に必要な従業員のスキルや特性を一括管理できるとともに、アンケート機能を活用することで人材配置に関する従業員の声を集めることもできます。また、クラウド上で目標や評価の管理もできるので、各機能を活用して人材配置に役立てられるでしょう。
「One人事」は多くの官公庁や大学法人、さまざまな規模の民間企業への導入実績を誇ります。業種や業態を問わず幅広い企業や公的機関で、人事業務の効率化や人材情報の一元管理、データ分析から組織の強化につなげられるでしょう。
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まとめ
人材配置は、企業にとって重要な人事戦略の一つです。人材配置は最終的な経営目標の達成や経営戦略の実現にも影響するといえるでしょう。そのため、人材配置を最適化することは多くの企業にとって課題の一つとされているはずです。
人材配置を最適化するには、事前に配置シミュレーションを行うなど現状の把握や従業員へのヒアリングが重要です。また、人材配置を実施したあとの効果測定や見直し、再配置も欠かせません。
最適な人材配置を行うには日頃から社内に散在するデータを集約しておく必要があるため、効率化するためにもシステム導入の検討をしてみてはいかがでしょうか。本記事で紹介した考え方や具体的なステップを、最適な人材配置案を実行にお役立てください。