転職者の年末調整｜転職時期別の対応や必要書類と注意点も解説

転職者の年末調整の基本ポイント

年末調整は、1年間（1月～12月）の所得を合計して、従業員が支払った所得税の過不足を調整する手続きです。

転職者であっても年内に新しい職場で給与を受けるのであれば、基本的に年末時点で所属している会社が年末調整を行います。

転職者の年末調整には、前職の源泉徴収票が不可欠です。転職者が前職で渡された源泉徴収票を提出することで、転職前後の収入を正確に計算でき、過不足なく税額を調整できます。

アルバイトやパートを含むすべての従業員が対象であり、担当者は源泉徴収票を期限に間に合うように回収し、年内にすべての計算を終わらせなければなりません。

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転職の時期による年末調整と確定申告

転職者の調整は、従業員年末の転職時期によって対応が異なります。

12月末時点で在籍している会社が年末調整を担当するのが原則です。

しかし、転職先での給与支給や書類の提出の提出状況によって変わるため、以下で対応を確認していきましょう。

12月に転職した場合

12月に転職した従業員の場合、転職先の企業が年末調整を行うケースと行わないケースがあります。判断のポイントは「12月中に給与が支給されるかどうか」です。具体的なケースを紹介します。

12月の転職で年末調整を行うケース

転職先企業で12月中に当月分の給与が支給される場合は、転職先が責任をもって年末調整を行います。

たとえば、12月15日に入社し、12月分の給与が12月25日に支給される従業員は、転職先で年末調整をするのが基本です。担当者は前職の源泉徴収票を急いで回収し、前職と転職先の給与を合算して所得税を計算する必要があります。

ただし、12月稼働分の給与は翌年1月に支給される企業は少なくありません。そのため12月の転職では、年末調整の対象外になることが多いと覚えておきましょう。

12月の転職で年末調整を行わないケース

12月分の給与が翌年1月に支給される場合、年内に転職先で給与支給がないため、年末調整は行われません。

たとえば12月20日に転職し、残り数日の12月稼働分に対する給与は、翌年1月25日支給予定という企業では、本人に確定申告をしてもらう必要があります。

年末調整は、当年の12月31日時点の在籍者が対象であるものの、一度も給与を支払っていない従業員は対象から外れます。

12月に入社した社員の年末調整についてより詳しく知りたい方は以下の記事もご確認ください。

年内に2回以上、転職している場合

当年に2回以上転職している従業員の年末調整は、12月末時点で在籍している企業が担当します。ただし源泉徴収票がそろわない場合は、従業員自身が確定申告を行います。

たとえば、3月に会社Xを退職して4月から会社Yに入社、その後10月に会社Yを退職して11月1日に現在の会社Zに入社したAさんのケースを考えてみましょう。

ここまで解説してきたように、Aさんの12月分の給与が年内に支給されるのであれば、会社Zが年末調整を行います。会社Zの担当者は、会社Xと会社Yの源泉徴収票をAさんからすみやかに回収しなければなりません。提出が間に合わなければ、12月に給与が支給されたとしても、Aさんは自分で確定申告をする必要があります。

年内に複数回転職していると、源泉徴収票の紛失などが考えられるため、年末入社の従業員がいた場合、担当者は早めに確認することが重要です。

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年内の途中に退職したまま、転職しなかった場合

年内に退職する従業員が、転職先が決まっていないケースでも、会社は年末調整を行う必要がありません。あくまでも年内に在籍しており、12月に給与支払いのあることがポイントです。

たとえば、Dさんが10月に会社を退職し、その後年内に再就職せずに無職を続けた場合について考えてみましょう。 Dさんは退職時に会社から受け取った源泉徴収票を用意し、来年3月15日までに税務署に対して確定申告書類を提出する必要があります。

勤務先で年末調整をしなかった場合、本来の納税額に過不足がある可能性を考慮して、退職する際に、確定申告の必要性を伝えると親切でしょう。

源泉徴収票の紛失を防ぐため、退職者への書類の保管方法や再発行の手続きについて案内してもよいかもしれません。

パートやアルバイトとして転職してきた場合

年末調整の対象となる転職者は、正社員だけでなく、パートやアルバイトも含まれます。そもそも年末調整は、給与所得を受けている人が対象であるため、転職した従業員がパートやアルバイトなどの非正規雇用従業員であっても、正社員と同様に扱います。

たとえば、12月にパートとして入社し、12月末に給与が支給されたEさんは年末調整が必要です。Eさんの前職の源泉徴収票をできるだけ早く回収して対応しましょう。

転職しても年末調整の対象とならない人

転職しても、以下のケースでは年末調整の対象外となり、本人が確定申告をする必要があります。

また、年末調整の提出書類や内容に不備がある場合や確定申告でしか受けられない控除を受ける場合なども確定申告が必要です。

年末調整で受けられる控除

年末調整では、従業員が正しく申告書を提出し、以下の控除を適用することで従業員の税負担を軽減できます。　

• 基礎控除
• 社会保険料控除
• 配偶者控除
• 配偶者特別控除
• 扶養控除
• 障害者控除
• 勤労学生控除
• 寡婦控除
• ひとり親控除
• 生命保険料控除
• 地震保険料控除
• 小規模企業共済等掛金控除
• 住宅借入金等特別控除（1年目は確定申告が必要）

たとえば「生命保険料控除」には生命保険料控除証明書、「住宅借入金等特別控除」には住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書などの添付が必要です。控除に必要な添付書類を従業員に案内し、確実に申告書を回収するようにしましょう。

なお、上記に含まれない「医療費控除」「寄附金控除」「雑損控除」は、確定申告でしか受けられない控除です。

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年末調整で必要な書類

年末調整に必要な書類は、従業員が企業に提出する書類と、企業が税務署や市区町村に提出する書類を整理して理解することが大切です。正しい税計算のためにも、それぞれの書類について解説します。

従業員が企業に提出する際に必要な書類

年末調整で従業員が企業に提出するのは以下の5つの書類です。

• 扶養控除等（異動）申告書
• 保険料控除申告書
• 基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
• 各種控除に必要な証明書
• その他必要書類（住宅借入金等別控除申告書や年度途中入社の場合は源泉徴収票など、該当者のみ）

提出する書類は、従業員が受ける控除によっても異なります。

担当者は必要な書類を案内し、控除対象となる項目を漏れなく申請してもらうことが重要です。「どの書類が必要か」を事前に伝えましょう。

企業が税務署や市区町村に提出する書類

年末調整では、企業が税務署や市区町村に書類を提出します。具体的にどのような書類をどこに提出するのか解説します。

税務署への法定調書合計表は、税申告の根拠となるため、間違いなく記載しなければなりません。

給与支払報告書は、統括表と個人別明細書の2種類に分かれています。統括表は表紙の役割があり、従業員が居住する市区町村ごとに作成します。個人別明細書は従業員ごとの情報を記載する書類で、源泉徴収票と同じ内容です。

提出先は、従業員が居住する市区町村であるため、住所変更があった従業員についてもれなく対応しましょう。

転職した年の年末調整における注意点

転職者の年末調整をスムーズに進めるには、企業と従業員双方の事前準備と確認が欠かせません。以下で、よくある状況に応じた注意点を解説します。

転職前の源泉徴収票を確実に回収する

企業は転職してきた従業員に、前職の源泉徴収票をできるだけ早く提出してもらいましょう。書類が未提出のままだと、正確に年末調整を実施できません。

前職の源泉徴収票は、何月に転職したとしても、入社日には確実に回収しておかなければならない書類の一つです。提出が遅れると紛失のリスクも高まるため、早めにフォローすることが重要です。

源泉徴収票を紛失した転職者には、前職に再発行を依頼する必要があることもあわせて案内しましょう。

再発行方法について詳しく確認したい方は以下の記事もご確認ください。

年内の転職が何回でもすべての源泉徴収票を回収する

1年間に複数回転職している場合、年末調整は12月末時点で在籍している企業が行います。従業員が年内に給与支給を受けた前職およびそれ以前のすべての源泉徴収票が必要です。

入社時に複数回転職の有無を確認し、過去すべての源泉徴収票を回収するよう依頼しましょう。提出が間に合わない場合は、本人が確定申告を行う必要があることを伝えます。

転職前に離職期間がある場合

転職前に離職期間がある従業員の場合、国民年金や国民健康保険料に関する控除証明書を収集し、年末調整に反映する必要があります。

従業員に離職期間中の支払いが控除対象になることを説明し、該当書類を早めに提出するよう案内しましょう。

とくに国民年金保険料の控除証明書は、再発行に時間がかかる可能性もあるため、年末調整の期限が迫る前に、早目の回収を行うことが重要です。

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まとめ

転職後の年末調整では、時期・条件によって回収書類や対応が少し異なります。とくに、12月に転職した場合や年内に複数回転職している場合は、源泉徴収票の回収と給与支給タイミングの確認が重要です。

人事労務担当者は、転職者の状況に応じて、提出する書類や注意点を案内する必要があります。早めの準備とフォローにより、従業員の不安を解消し、スムーズな年末調整を実現しましょう。

年末調整を効率化するには？｜One人事[労務]

年末調整に関わる業務は非常に煩雑であり、工数のかかるものです。限られた時間の中で効率的に進めるには、業務の電子化をおすすめします。

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