入社や退社の際に必要な手続き｜確認できるチェックリストも公開
従業員が入社するタイミングや退社するタイミングには、さまざまな手続きが必要です。手続きを行う際は、提出する書類や受け取るべき書類が数多くあります。本記事では、入社や退社にともなう手続きについて解説します。状況ごとに必要な書類などもチェックリストとしてご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
目次内定したら提出してもらう書類
まず内定したら、内定者に提出してもらう書類をご紹介します。該当する書類は以下の通りです。
| チェックリスト | |
|---|---|
| □ | 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書 |
| □ | マイナンバー記載の公式文書 |
| □ | 基礎年金番号通知書（年金手帳は不要に） |
| □ | 給与振込先の届書 |
| □ | 雇用保険被保険者証（前職がある場合） |
| □ | 前職の源泉徴収票 |
扶養控除等申告書
内定したら、扶養控除等申告書も提出してもらいます。扶養控除等申告書は、配偶者や扶養家族の有無を確認し、源泉徴収する所得税を算出するために必要です。配偶者や扶養家族がいない場合には、提出を求めなくてよいと考えられることがあります。
しかし、扶養家族がいない場合も提出が義務づけられているため注意しましょう。
マイナンバー記載の公式文書
内定したら、マイナンバー記載の公式文書も提出してもらいます。具体的には、以下の書類が挙げられます。
- マイナンバーカード（個人番号カード ）
- マイナンバーが記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書
- 通知カード
年末調整や雇用保険、社会保険の加入手続きの際には、社員のマイナンバーが必要です。
基礎年金番号通知書（年金手帳は不要に）
基礎年金番号を参照するために、入社手続きにおいて内定者に「基礎年金番号通知書」を提出してもらいます。
以前は年金手帳も提出してもらう必要がありました。厚生年金の手続きに基礎年金番号が求められるためです。しかし、2022年4月に年金手帳は廃止されており、入社手続きには不要となっています。
なお、事業主はマイナンバーを通じても基礎年金番号の確認ができます。
給与振込先の届書
内定者から給与振込先の届書を提出してもらいましょう。給与を支払う際には、金融機関の口座情報が必要です。通帳のコピーも必要な場合は、あわせて提出を依頼してください。
雇用保険被保険者証（前職がある場合）
内定したら、ハローワークから発行される雇用保険被保険者証を提出してもらいましょう。雇用保険の加入にあたって、雇用保険被保険者番号が必要なためです。雇用保険被保険者証および一体となっている雇用保険被保険者資格取得等確認通知書に記載されている項目は、以下の通りです。
- 雇用保険被保険者証の交付年月日
- 雇用保険被保険者番号
- 被保険者氏名
- 生年月日
- 直近で勤めていた会社名
前職の源泉徴収票
内定者から提出してもらう書類として、前職の源泉徴収票も挙げられます。会社が社員の年末調整にかかわる手続きを行うためには、1年間の収入と所得税額を把握する必要があります。その収入と所得税額を証明する書類が源泉徴収票です。内定者がその年に初めて就職する場合は、提出を求める必要はありません。
内定したら提出してもらう可能性のある書類
続いて内定者が提出する書類をご紹介します。該当する書類は以下の通りです。
| チェックリスト | |
|---|---|
| □ | 退職証明書 |
| □ | 卒業証明書 |
| □ | 成績証明書 |
| □ | 住民票記載事項証明書 |
| □ | 免許や資格に関係する書類 |
一つひとつの書類について解説します。
退職証明書
退職証明書とは、内定者が以前の会社を退職したことを確かに証明する書類です。内定時に、内定者から退職証明書を提出してもらうケースがあります。内定者が必ずしも退職証明書を提出する義務はありませんが、必要に応じて提出を求めましょう。
卒業証明書
内定したら提出してもらう可能性のある書類として、卒業証明書も挙げられます。提出を求める理由は、新卒や第二新卒採用の内定者が「正式に学校を卒業しているか」を確認するためです。新卒採用の場合、内定段階ではまだ「卒業見込み」なので、代わりに「卒業見込証明書」を提出してもらいましょう。
成績証明書
新卒や第二新卒採用の内定者から、卒業証明書とあわせて成績証明書を提出してもらうケースがあります。成績証明書は、基本的に所属していた学校に問い合わせれば取り寄せ可能です。必要に応じて手続きしてもらうよう、内定者に依頼してください。
住民票記載事項証明書
内定した場合、提出する書類として、住民票記載事項証明書も挙げられます。住民票記載事項証明書とは、住民票記載事項の一部を抜粋したものです。履歴書に書かれた住所と実際の居住が同一であるかを証明したい際には、内定者に提出を求めましょう。
免許や資格に関係する書類
業種によっては、内定者が特定の資格や免許を保有していることを確認する必要があります。免許や資格の保有を証明してもらうために、免許証や合格証明書のコピーを提出してもらうとよいでしょう。
入社に際して企業が準備するべき書類
続いて入社に際して企業が準備するべき書類をご紹介します。該当する書類は以下の通りです。
| チェックリスト | |
|---|---|
| □ | 採用通知書（内定通知書） |
| □ | 入社承諾書・誓約書 |
| □ | 労働条件通知書・雇用契約書 |
| □ | 身元保証書 |
一つひとつの書類について解説します。
採用通知書（内定通知書）
採用通知書（内定通知書）は、企業が準備して内定者に発送するべき書類の一つです。応募者に対して採用が決まった旨を正式に伝えるための書類で、これをメールや郵送で受け取ることで応募者は採用された事実を確認できます。採用通知書の送付を行う法的な義務はありませんが、入社日や応募のお礼などと一緒に送るのが一般的です。
入社承諾書・誓約書
企業が準備して内定者へ発送するべき書類として、入社承諾書も挙げられます。入社承諾書は入社誓約書とも呼ばれるもので、これを提出することで内定者は入社を公的な形で意思表示可能です。法律上の提出義務はありませんが、トラブルを防止するために提出してもらうことをおすすめします。
労働条件通知書・雇用契約書
労働条件通知書・雇用契約書も企業が準備し、内定者に発送するべき書類です。労働条件通知書と雇用契約書には、労働期間や就業場所、給与などに関する重要事項が記載されています。労働条件通知書の交付は法律で義務づけられています。また、雇用契約書も条件面の認識相違を起こさないための大切な書類です。
身元保証書 （任意）
身元保証書も、企業が準備して内定者に発送しましょう。身元保証書とは、内定者の身元を保証する第三者の保証人（家族など）に署名・捺印してもらう書類です。故意または重度の過失によって従業員が企業に損害などを与えたとき、本人とともに責任を負ってもらうために必要です。ただし、身元保証書で交わされる身元保証契約は、必ずしも締結しなければならないものではありません。新しく入社される人に身元保証書を提出してもらったとしても、『身元保証ニ関スル法律』に反する責任を課すのは無効になる可能性が高いです。また、就業規則に身元保証書の提出に関する記載がないと、内定者は提出を拒むことができます。
退社したら提出してもらうもの
次に退社したら提出してもらうものをご紹介します。該当するものは以下の通りです。
| チェックリスト | |
|---|---|
| □ | 退職届 |
| □ | 健康保険証 |
| □ | 書類やデータ |
| □ | 名刺 |
| □ | 会社の備品 |
一つひとつの内容について解説します。
退職届
社員が退社する際には、退職届を提出してもらいましょう。退職届とは、会社を辞める旨を正式に届け出るための書類です。契約社員やパートなどの契約期間が終了すると、状況により雇い止めになります。雇い止めの場合、退職証明書の提出は不要です。
健康保険証
社員が退社する際には、健康保険証も提出してもらってください。健康保険は会社を通じて加入し、加入の証明となります。退職時には、健康保険証を会社に返還してもらわなければなりません。その後、会社は健康保険証を日本年金機構や健康保険組合に返却する必要があります。
書類やデータ
社員が退社する際には、業務に関する書類やデータをすべて会社に戻してもらいましょう。業務に関する書類やデータは、社内機密情報の一つです。退社後に外部に流出すると大きな問題につながる恐れがあるため、退職者の手元に残らないよう入念にチェックしてください。
名刺
退職者の名刺は、会社を辞める際に返してもらわなければなりません。会社で作成したもの、自作したもの、どちらも提出してもらう必要があります。また、退職する社員が業務に携わるなかで入手した名刺も、会社を辞める際には提出が求められるケースもあります。
会社の備品
貸与していた制服や備品など会社の所有物は、退職時に返却を求めましょう。業務にあたって使用する備品は意外と多いものです。返却漏れがないよう、戻してもらう備品のチェックリストをあらかじめ作成しておくことをおすすめします。そのうえで、1点ずつ破損などがないか注意深く確認することが重要です。
退社したら企業が渡すべき書類
最後に社員が退社したら企業が渡すべき書類をご紹介します。該当する書類は以下の通りです。
| チェックリスト | |
|---|---|
| □ | 離職票 |
| □ | 雇用保険被保険者証 |
| □ | 源泉徴収票 |
| □ | 年金手帳 |
| □ | 給与関連の書類（市区町村へ提出） |
一つひとつの内容について解説します。
離職票
退職した社員に、企業が渡すべき書類の一つは離職票です。離職票の正式名称は『雇用保険被保険者離職票』といい、退職者が失業手当の給付を受ける際に必要です。退職者が次の職場が決まっていて失業手当を受給する予定がない場合は、離職票は特に使いません。可能であれば、あらかじめ退職者に離職票が必要かどうかの確認を取りましょう。退職者が59歳以上の場合は、高年齢雇用継続基本給付金などの給付額を決めるために離職票が必要ですので、忘れずに交付してください。
雇用保険被保険者証
退職した社員には、企業から雇用保険被保険者証を渡しましょう。雇用保険に加入するためには雇用保険被保険者証が必要です。退職者が次に就職する企業にスムーズに渡せるよう、滞りなく準備しておくことが大切です。すぐには就職をしない場合であっても、教育訓練給付金の支給を受けるタイミングなどで必要です。
源泉徴収票
源泉徴収票も、社員が退社したら企業が渡すべき書類です。退職者が所得税の確定申告をする際に使うほか、転職先が決まっている場合は転職先に提出するために必要です。源泉徴収票が必要になるシチュエーションは非常に重要なので、渡し漏れがないよう気をつけましょう。
年金手帳
年金手帳は、退職者が国民年金に変更する際に必要です。一般的には退職者個人が所有していますが、入社時に会社で預かっているケースもあります。もし預かっていた場合には、退職時に返却しましょう。退職者が次に就職する会社に基礎年金番号をスムーズに伝えられるよう、配慮してあげることが大切です。
給与関連の書類
退職者が会社を離れる際は、『給与支払報告書』や『特別徴収に係る給与所得者異動届出書』など給与関連の書類を市区町村に提出しなければなりません。どちらも住民税の徴収手続きをするために使われます。1年間に支払った給与が30万円を超える場合、給与支払報告書が必要です。
まとめ
本記事では入社や退社にともなう手続きや必要な書類などについて解説しました。入退社にかかわる手続きは数多くあります。漏れや不備がないよう注意深く作業を進めましょう。必要な書類などについては、ぜひチェックリストを活用してください。
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