雇用契約書はなくてもいい？ 違法性は？ ない場合のデメリットや想定トラブルを紹介
雇用契約書とは、労働者と企業の間で結ばれた雇用契約の内容を示したものです。雇用契約とは、労働者が雇用主に使用されて労働に従事する対価として、労働者に報酬を支払うことを約束する契約を指します。
雇用契約書の作成・交付は法律上、義務づけられていません。しかし、雇用契約書がないことで従業員とのトラブルが発生する恐れもあるため、注意が必要です。
本記事では、雇用契約書がなくても違法ではない理由をはじめ、雇用契約書がない場合のデメリットや想定されるトラブルについて解説します。人事労務に携わる担当者は、ぜひ参考にしてください。
目次雇用契約書がない＝違法ではない
雇用契約書は、雇用主と労働者が労働契約に合意したことを示す重要な書類です。一般的に給与の計算や支払い方法、休日、福利厚生など労働条件にまつわる内容が記載されています。
民法第623条において雇用契約を締結する際に、書面での発行は義務づけられていないため、雇用契約書がなくても違法ではありません。
第六百二十三条 雇用は、当事者の一方が相手方に対して労働に従事することを約し、相手方がこれに対してその報酬を与えることを約することによって、その効力を生ずる。
引用：『民法 第623条』e-Gov法令検索
ただし、労働契約法第4条では「労働契約の内容について、できる限り書面により確認するものとする」と定められています。雇用契約書は作成する義務がないものの、作成と交付が推奨されていると覚えておきましょう。
パート・アルバイトであっても違法ではない
たとえパートやアルバイトであっても、雇用契約書がないことは違法ではありません。なかには、書面を取り交わさずに口頭のみで、パート・アルバイトに対して雇用契約を結んでいる企業もあるでしょう。
パートやアルバイトのような非正規雇用労働者であっても、正社員と同じように雇用契約書の作成や交付は義務づけられていません。そのため、雇用形態にかかわらず、雇用契約書がないからといって、違法性が問われることはないと考えてよいでしょう。
雇用契約書がなくても労働条件通知書の交付は必要
企業が従業員を雇用する際、雇用契約書はなくても問題ではないものの、労働条件通知書は交付するよう法律で義務づけられています。
労働条件通知書とは、労働条件を明示するための書類であり、記載すべき事項が定められています。
雇用契約書は雇用主と労働者が合意したことを証明する書類です。一方の労働条件通知書は、企業が労働者へ労働条件を明示する目的で交付される書類という違いがあります。
労働条件通知書への記載が必要な事項を「絶対的明示事項」、就業規則などで規定されている場合に記載する事項を「相対的明示事項」といいます。
労働条件通知書に記載する内容は、以下の通りです。
| 絶対的明示事項 | ・労働契約の期間 （有期雇用契約の場合は、契約更新の有無や更新の判断基準） ・就業の場所 ・従事する業務内容 ・始業時刻と終業時刻 ・残業の有無 ・休憩時間と休日、休暇・賃金の計算方法と支払い方法 ・賃金の締め日と支払い日 ・昇給に関する事項 ・解雇事由を含む退職に関する事項 ・就業場所や業務内容について変更される可能性のある範囲※ ・契約期間や更新回数の上限の有無と理由※ ・無期雇用転換申込権に関する説明と、転換後の労働条件※ |
|---|---|
| 相対的明示事項 | ・退職手当・臨時の賃金と賞与 ・労働者への負担が発生する食費や作業用品 ・安全衛生 ・職業訓練 ・災害補償 ・業務外の疾病扶助 ・表彰と制裁 ・休職 |
※2024年4月より追加
昇給に関する事項や相対的明示事項は口頭での明示でもよいとされていますが、トラブルを防ぐためにも書面にしておくと安心です。
雇用契約書がなくても作成する方が安全な理由
現在、雇用契約書がない企業であっても、作成した方が安全と考えられています。その理由を詳しく解説します。
- 労使間で認識違いによるトラブルを回避するため
- 企業への信頼とイメージが向上するため
- 雇用契約を守る意識が高まるため
労使間で認識違いによるトラブルを回避するため
雇用契約書を作成する大きなメリットは、企業と従業員の認識違いを減らし、トラブルを回避できることです。
労働条件通知書は、企業から労働者に対して一方的に交付するものである一方、雇用契約書は、企業と従業員の双方が合意したことの証明となります。
万が一、訴訟問題に発展するようなことがあっても、双方の合意を示す雇用契約書の存在が、トラブル解決に向けて効力を発揮するといえるでしょう。
企業への信頼とイメージが向上するため
雇用契約書があると、労働者が安心して信頼を得られるだけでなく、企業のイメージにも好影響を与えるでしょう。
口頭でのやり取りのみでは「言った・言わない」の問題に発展しかねません。労働条件をあいまいにしてしまうと、労働者は企業に対して不平や不満を抱えてしまいます。労働条件を明らかにしない企業として評価を受け、マイナスなイメージを持たれてしまう恐れもあります。
労働条件を書面で残しておくと、企業と労働者の間に信頼関係が構築され、気持ちよく働いてもらえる環境の整備につながるでしょう。
雇用契約を守る意識が高まるため
雇用契約書があることで、従業員との雇用契約を守る意識が高まります。雇用契約書に労働時間や休憩、休日などの労働条件が明記してあると、従業員も安心して業務に専念できるはずです。
雇用契約を守る意識を高めて、労務トラブル全般の回避にもつながるでしょう。
雇用契約書がないデメリット・想定トラブル
雇用契約書を作成していないと、さまざまなデメリットが生じる恐れがあります。雇用契約書がない企業に想定されるトラブル例を紹介しましょう。
- 労使間の認識違いによるトラブル
- 求人情報と実際の働き方が異なる
- 試用期間の条件が従業員に理解されない
- 解雇や配置転換のルールが不明確になる
労使間の認識違いによるトラブル
雇用契約書がない状態で労働契約を結んでしまうと、企業と従業員の間で、労働条件について認識が食い違いやすくなります。賃金や労働時間などに認識の相違があると、あとに大きなトラブルに発展しかねません。
特に注意したいのは、固定残業代です。固定残業代とは、あらかじめ定められた一定の残業代を支払う制度です。無駄な残業を抑制したり、給与計算の手間を省けたりするメリットがあります。
固定残業代の制度について明確に記載し、従業員に説明して同意を得ておかないと、残業代をめぐってトラブルが起きるケースが想定されます。
固定残業代を支給していても裁判で認められず、別途残業代の支払いを命じられた事例も過去にはあります。雇用契約書を作成して、労使間の認識違いを防ぐことが大切です。
求人情報と実際の働き方が異なる
雇用契約書がないと、求人情報に記載されていた労働条件と実際の待遇が異なるというトラブルが生じやすくなります。
雇用契約書を交付していないと、従業員が実際に働きはじめてから、企業側と労働条件の認識が違うことに気づく可能性があります。口頭で雇用契約の内容を説明していたとしても、従業員側が「知らない」と主張すれば、企業側が不利になるでしょう。
採用ミスマッチを防ぐためにも、雇用契約書を作成し、書面に残しておくことをおすすめします。
試用期間の条件が従業員に理解されない
雇用契約書がないと、従業員は試用期間の条件を理解しないまま、入社してしまう恐れがあります。試用期間とは、企業が従業員を雇用する際に、業務を遂行する能力があるか、戦力として活躍してくれるかなどを判断するための期間です。
試用期間について正しい理解を促すためにも、雇用契約書には以下の項目を記載しましょう。
- 試用期間の長さ
- 試用期間中の賃金
- 試用期間の延長の有無や延長される事由
解雇や配置転換のルールが不明確になる
雇用契約書がないと、解雇や配置転換などのルールが不明瞭になります。
企業が従業員に対して配置転換を命じたり、解雇したりするには、契約上の根拠を示さなければなりません。雇用契約書で異動や解雇について規定されていないと、契約上の根拠がないとみなされ、無効になることもあります。
就業場所や従事する業務、解雇事由を含む退職に関する事項は、書面で明示しなければならない絶対的明示事項です。これらは特に、従業員の生活に大きく影響を及ぼします。転勤や配置転換などで労働条件に変更が生じる可能性があるなら、雇用契約書に記載しておきましょう。
雇用契約書があった方がいい場合
雇用契約書の作成は義務ではありませんが、ないとトラブルが生じる恐れがあるため、可能な限り作成すべきと考えられています。
特に、以下のような企業では、雇用契約書を作成するのが望ましいでしょう。
- 休日が変則的な場合
- 残業が必要な場合
- 転勤や配置転換、職種変更などの可能性がある場合
- 試用期間が設けられている場合
労働条件通知書のみでは、企業と労働者が合意したことを証明できないため、双方の認識違いが生じやすくなります。
「休日がもっとあると思っていた」「残業があるとは聞いていない」などのトラブルを回避するためにも、雇用契約書の作成をおすすめします。
雇用契約書は電子的方法で作成できる
雇用契約書に記載されるような労働条件は、以前まで書面で明示するように義務づけられていました。しかし、2019年の法改正により、労働者が希望すると、労働条件通知書を電子的方法で作成・交付することも認められました。労働条件通知書は「労働条件通知書兼雇用契約書」としてまとめて作成する企業もあります。
雇用契約書を電子化することで、以下のメリットが期待できます。
- 郵送や印刷、保管などのコスト削減
- 事務処理の効率化
- 記入ミスの予防 など
FAXやメール、SNSなどを利用すると、書類の作成や管理、確認がしやすくなるでしょう。
雇用契約書を用意してトラブル回避
雇用契約書の作成・交付は法律で義務づけられていないため、なくてもよい文書といえます。
しかし雇用契約書は、従業員に気持ちよく仕事を進めてもらうために重要な書類です。労働条件を書面で形に残すと、企業と従業員双方を守ることにもつながります。
労使間のトラブルを回避するためにも、現在雇用契約書がない企業は、用意した方がよいといえるでしょう。
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