入社手続きにマイナンバーは必要？ 理由と回収方法、間に合わない場合の対応を解説
入社手続きでは、企業が従業員のマイナンバーを収集し、社会保険手続きなどを行う必要があります。しかし「個人情報だから提出したくない」「情報漏えいが不安」といった理由で、従業員が提出をためらうケースも少なくありません。企業にはマイナンバーを収集する義務がある一方で、従業員には提出を拒否する権利があり、制度運用には複雑な側面があります。
本記事では人事労務担当者に向けて、入社手続きでマイナンバーが必要な理由や法的根拠を解説します。さらに回収方法や提出が遅れた・拒否された場合の対応策まで紹介します。記事を読めば、マイナンバーの取り扱いに関する不安を解消し、トラブルを未然に防ぐための知識を得られるでしょう。
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目次入社手続きにマイナンバーの回収は必要？
入社手続きにおいて、マイナンバーの収集は企業にとって必要不可欠な義務です。
マイナンバーは、税金や社会保障の行政手続きに使用される12桁の番号で、日本に住民票を持つすべての個人に割り振られています。
マイナンバーの収集は、正社員だけでなく、パート・アルバイトなど、すべての雇用形態に適用されます。
主な用途は以下のとおりです。
- 雇用保険の資格取得手続き
- 健康保険・厚生年金保険の手続き
- 年末調整などの税務手続き
しかし従業員のなかには、個人情報の漏えいやセキュリティ対策、マイナンバーの使用目的の不明確さに不安を覚えている人もいます。
企業は不安を解消するため、マイナンバーの目的や管理方法をていねいに説明し、信頼関係を構築したうえで収集を進めることが重要です。
法律に沿ったマイナンバーの管理方法を確認するには、以下の資料もご確認ください。
入社手続きでマイナンバーを提出してもらう理由
企業はなぜ、入社手続きでマイナンバーを提出してもらう必要があるのでしょうか。
マイナンバー法では、社会保障・税に関する手続き書類へのマイナンバーの記載を事業主の義務として定めています。
企業は従業員のマイナンバーを収集し、各種行政手続きに使用するのです。
入社時には以下の書類にマイナンバーを記載し、年金事務所や健康保険組合、ハローワークへ提出します。
- 健康保険・厚生年金被保険者資格取得届
- 健康保険被扶養者（異動）届
- 雇用保険被保険者資格取得届
また、給与所得の源泉徴収票の作成や年末調整事務においても、マイナンバーの記載が必要です。
会社は従業員のマイナンバーを源泉徴収票に記載し、税務署や市区町村に提出する義務があります。
参照：『社会保障・税の手続書類へのマイナンバー（個人番号） の記載について、事業主・従業員の皆さんの ご協力をお願いします。』 厚生労働省
入社手続きでマイナンバーを回収する方法
マイナンバーの回収には、番号確認と本人確認が必要です。不正利用やなりすましを防ぐためです。
従業員がマイナンバーカードを持っているかどうかで、提出してもらう書類が変わります。
| 番号確認 | 本人確認 | |
|---|---|---|
| マイナンバーカードを持っている場合 | 両面コピーを提出 →番号確認と本人確認の両方が完了 | |
| マイナンバーカードを持っていない場合 | 通知カードまたはマイナンバーを記載した住民票を提出 | 運転免許証やパスポート、そのほかの写真つき公的身分証明書のいずれかを提出 |
マイナンバーを回収する方法は、3つあります。
- 紙媒体による回収
- メールによる回収
- 労務管理システムを利用した回収
以下で詳しく紹介します。
紙媒体による回収
従業員にマイナンバー通知書やマイナンバーカードのコピーを提出してもらう方法です。とくに従業員数が少ない企業やスタートアップに適しています。提出された書類は、適切に保管し、利用目的が終了したらすみやかに廃棄する必要があります。
メールによる回収
スマートフォンやデジタルカメラを使用して、マイナンバーカードや通知カードの写真を撮影し、メールで送信してもらう方法です。紙媒体での提出が難しい場合に便利です。しかし、セキュリティ対策を講じることが重要です。
労務管理システムを利用した回収
専用の労務管理システムを使用して、オンラインでマイナンバーを収集する方法です。データ管理が容易でセキュリティも高く、安全性を確保できるのが特徴です。導入コストはかかりますが、長期的に見れば業務負担の軽減につながるメリットも期待できます。
労務管理システムの機能は以下の記事よりご確認ください。
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入社手続きにマイナンバーが間に合わない場合
入社手続きにおいてマイナンバーの提出が遅れている場合、企業はどのように対応すればよいでしょうか。
マイナンバーを提出できない従業員がいても、すぐに問題が発生することはありません。現状、従業員がマイナンバーを提出しないことによる罰則がないからです。
ただし以下の理由から、できるだけ早期の提出を促しましょう。
- 行政サービスを受ける際の確認が煩雑になる
- 会社が期限までに必要な手続きを進められない可能性がある
提出が遅れたときの対応方法
まずは提出が遅れる理由と、提出可能となる時期の目安を本人に確認することから始めましょう。提出を求めた経過は必ず記録として保存しておくと安心です。
マイナンバーの確認方法には複数の選択肢があります。マイナンバーカードのほか、マイナンバー付き住民票の写しや、記載事項に変更がない場合は通知カードでも確認が可能です。選択肢を複数を提示することで、提出への抵抗感を減らせるかもしれません。
提出が長期に遅れる場合は、定期的な声かけによって状況を確認しつつ、提出方法を再度案内します。
過度な催促は避け、不利益な取り扱いは行わないよう注意が必要です。
入社手続きにマイナンバーの提出を拒否された場合
入社手続きでマイナンバーの提出を拒否された場合も、間に合わない場合と同様に強制はできません。また、提出拒否を理由とした不利益な取り扱いも認められません。
マイナンバー法では、事業主に対して社会保障・税関連の手続き書類へのマイナンバー記載を義務づけています。しかし、従業員自身には提出の法的義務は課されていないため対応が難しい側面があります。
マイナンバー提出のメリットを説明する
マイナンバーは社会保障や税務手続きの効率化のために必要です。従来は住民票コードや基礎年金番号など、複数の番号や書類で管理されていた情報が、マイナンバーによって一元管理できるようになりました。
手続きが簡素化され、従業員本人の利便性も向上することをていねいに説明しましょう。
利用目的と情報管理の安全性を説明する
企業としての利用目的と情報管理体制を明確に説明します。情報管理の安全性への不安を持っている従業員もいるかもしれません。
マイナンバーの取り扱いには厳格な制限があり、利用目的を事前に通知する義務があります。法定された目的以外での使用は禁止されており、第三者機関による管理状況のチェックも行われています。
安全管理体制について説明することで、情報漏えいへの不安を和らげるでしょう。
継続的にコミュニケーションを取る
マイナンバーの提出を拒否されても、一度であきらめることなく、継続的なコミュニケーションを心がけましょう。
過度な催促は避け、従業員との信頼関係を損なわないよう配慮することが重要です。
企業側の義務を果たすため、提出を求めた経緯を記録し続けることも忘れずに行いましょう。
入社手続きでマイナンバーを回収する際の注意点
入社手続きでのマイナンバーの回収では、利用目的を事前に通知する法的義務があります。社会保障では健康保険や厚生年金の申請、税関連では源泉徴収票の作成や年末調整の手続きに使用することを伝えましょう。
回収したマイナンバーの安全管理も重要です。まずはアクセス権限を限定し、必要な範囲内でのみアクセスを許可します。書類は施錠できるキャビネットに保管し、データは暗号化やアクセスログを記録を徹底します。
外部記憶媒体の使用は禁止し、情報漏えいのリスクを最小限に抑えましょう。
従業員の不安を解消するため、安全管理体制や情報の取り扱い方針をていねいに説明することも大切です。
参照：『個人情報の保護に関する法律 第18条』 e-Gov法令検索
安全なマイナンバーの管理方法を確認するには、以下の資料もご確認ください。
入社手続きで回収したマイナンバーを安全に取り扱う方法
入社手続きで回収したマイナンバーの管理は、企業にとって重要で神経を使う業務といえます。取り扱いには細心の注意を払わなければなりません。
また、個人情報と直接紐づくマイナンバー管理には、「情報漏えいのリスク」と「効率化」 という2つの課題があります。
課題解決の手段として、マイナンバー管理システムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。導入により、セキュリティが強化され、業務効率の改善も期待できます。
システムを活用すれば、マイナンバーの取得から帳票発行までを一元管理でき、未提出者のチェックも画面上で簡単に確認が可能です。
現在、多くのマイナンバー管理システムが提供されており、企業規模や業務内容に応じてクラウド型やオンプレミス型を選べます。給与計算システムと連携できるものを利用すると、より効率的な労務管理が実現できるでしょう。
安全なマイナンバー管理を支援｜One人事[労務]
マイナンバーの安全な管理は企業にとって重要な責務です。
One人事[労務]は、マイナンバー管理における課題を包括的に解決する労務管理システムです。マイナンバーの取得から利用、廃棄までの一連のプロセスを一元管理できます。
従業員のマイナンバー情報を安全に保管するために、管理に課題がある企業は検討してみてはいかがでしょうか。
マイナンバー管理に関する詳しい機能や導入方法については、お気軽にお問い合わせください。貴社の課題に合わせた最適なソリューションをご提案いたします。
入社手続きではマイナンバーをすみやかに回収（まとめ）
マイナンバーは社会保障や税務手続きに不可欠な個人情報であり、入社時にすみやかに回収しなければなりません。
ただし、従業員には提出の法的義務はないため、利用目的を明確に説明し、理解を得ながら収集を進めることが重要です。
回収したマイナンバーの取り扱いには、アクセス権限の設定や保管場所の施錠管理など、厳格な安全管理措置が必要です。
要件を満たしながら効率的に管理するには、マイナンバー管理システムの活用をご検討ください。