人事労務クラウドとは？ 7つの比較ポイントと機能一覧、規模別・課題別の選び方を徹底解説
紙やエクセルを使った人事労務の業務に限界を感じていませんか。同じ情報を何度も入力したり、業務が属人化していたりして疲弊している企業もあるかもしれません。課題を抱える企業の多くは、クラウド型人事労務システムに移行しています。
人事労務クラウドとは、インターネット経由で利用できる人事労務管理システムです。業務の手間やミスが減るだけでなく、法改正への対応やテレワークでの業務にも適しています。
本記事では、人事労務クラウドで何ができるのか、自社の規模や課題にあった人事労務クラウドは何かなど、導入を検討する企業に向けて解説しています。
目次
目次人事労務クラウドとは？ 主流になった背景も解説
人事労務クラウドとは、インターネットを通じて利用する人事労務管理システムの一種です。従業員情報の登録・管理や入退社手続き、年末調整、社会保険手続きなど企業の人事労務業務全般をオンラインで効率的に管理できます。
従来のように紙に記入したり、Excelで管理したり、複数のシステムに同じような情報をたびたび手入力したりする必要はありません。多岐にわたる情報がつながり、「誰でも・いつでも・正確に」使える状態になります。
クラウドとオンプレミスの違い
クラウド型の便利さや柔軟性が注目される一方で、オンプレミス型と何が違うのかと気になる方もいるかもしれません。クラウド型とオンプレミス型の違いを整理してみましょう。
| 項目 | クラウド型 | オンプレミス型 |
|---|---|---|
| サーバー設置 | 不要（提供会社が管理） | 自社内に設置 |
| 初期費用 | 比較的低コスト | 高額（サーバー購入費用） |
| 運用保守 | 提供会社が対応 | 自社で対応 |
| アップデート | ほぼ自動で最新化 | 手動で設定変更 |
| 利用料 | 従量課金制 | 固定費用 |
導入や運用の負担を軽減できる点で、クラウド型にはメリットがあります。だからこそ、働き方の変化が求められる今、クラウド型人事労務システムが企業に選ばれているのです。
オンプレよりもクラウドが主流な理由
なぜいま、人事労務システムはクラウド型が主流になっているのでしょうか。背景には、ビジネス環境の変化と使いやすさという2つの要因があります。
働き方の多様化により、場所や時間にとらわれない業務遂行が求められるようになりました。体制を整えるためには、社外からでもアクセスできるクラウド環境が必要です。PCだけでなくスマホやタブレットからも使える、クラウド型の人事労務システムは、テレワークとの相性がよいといえるでしょう。
また、人事労務クラウドは、 自社でサーバーを管理したり、ITの専門知識がなくても安心して運用できる点も支持されています。メンテナンス負担が少なく、ベンダーによっては初期設定を代行してくれるなど、サポート体制が充実しています。
人事労務クラウドのトレンド
人事労務クラウドの市場は、2018年頃から急速に成長しています。人事・給与管理に強みを持っていたベンダーが労務領域に参入し、サービスの選択肢が広がりました。今では人事労務だけでなく、バックオフィス全体をまとめて効率化できるクラウドサービスも増えています。
なかでも注目したい人事労務クラウドのトレンドを紹介しましょう。
1．クラウド間連携による一元化
バラバラに導入されていた人事労務の各システムがクラウド上で連携・統合されるケースが増えています。たとえば、勤怠データが自動で給与計算に連携されたり、入退社情報が保険手続きに反映されたりと、データの最新版の保持や入力工数の削減につながっています。
2．人事データ活用の高度化
クラウドで人事労務情報を一元管理することで、データ分析の活用範囲が広がっています。
従業員のスキルや勤怠傾向、評価履歴などをもとに、人材配置や育成、離職リスクの可視化が可能になりました。「人事＝管理業務」から「人事＝経営貢献」へと役割が広がりつつあります。
3．モバイル・リモート対応の強化
テレワークや直行直帰といった働き方が定着し、スマホからアクセスできる人事労務システムが求められるようになりました。勤怠打刻、各種申請、明細確認などがスマホで完結できる仕組みは、利便性の向上にもつながります。
人事労務クラウドの情報漏洩は大丈夫？
人事労務のクラウド化が進む一方で、セキュリティへの不安を感じる企業も少なくありません。他業界を含めたクラウドサービスでは情報漏えいの事例も報告されています。
クラウドサービス選定時にはセキュリティ対策の内容の確認が必要です。
暗号化・アクセス権限管理・多要素認証などの実装状況はもちろん、インシデント対応体制や定期監査の有無もチェックするとよいでしょう。
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人事労務クラウドの導入メリット
人事労務クラウドが普及した背景や活用トレンドを見てきましたが、では実際に導入すると、企業にどのような変化があるのでしょうか。
人事労務クラウドを導入することで得られる主なメリットを4つ紹介します。
- 手間と時間を減らして効率を上げられる
- 入力と転記のミスを減らせる
- 窓口負担を減らせる
- コンプライアンスを遵守する
手間と時間を減らして効率を上げられる
人事労務クラウドを導入することで、紙やエクセルでのアナログ管理に比べて大幅な業務効率化が期待できます。
手作業が減り、書類の作成や情報管理がスムーズになるのはメリットです。たとえば入社手続きも、新入社員がシステム上で直接入力することで、情報の登録が可能です。雇用契約や保険手続きにも連携されます。
保管書類もすべてクラウド上に集約でき、物理的スペースや検索工数も削減できます。さらに、従業員の基本情報は一度の入力で給与計算や年末調整など各業務へ自動反映され、業務の無駄を減らせます。
入力と転記のミスを減らせる
人事労務クラウドには、ミスを未然に防ぐチェック機能が備わっている場合があります。
入力内容に異常があれば自動でエラーを表示し、本人が気づける仕組みです。万が一間違って提出されても、差し戻しをWeb上で行うため、無駄なやり取りが減るでしょう。
また、給与計算や社会保険料の計算も自動化されており、人に依存しすぎない正確な処理が可能になります。誰がいつどの情報を更新したかといった履歴も残るため、トラブル時の原因追跡も簡単になるのはメリットです。
窓口負担を減らせる
人事部門にとって、日々の従業員からの問い合わせに負担を感じることもありますよね。人事労務クラウドでは、手続きや申請を従業員自身がオンラインで完了できるようになるため、担当者が個別に対応する手間を減らせる点がメリットです。
問い合わせに対する負担が減れば、人事部門はより戦略的な業務に時間を使えるようになります。
コンプライアンスを遵守する
人事・労務の分野では、法改正が頻繁に行われ、都度対応が必要です。人事労務クラウドは、自動で制度改正に対応できるものも多く、最新の法的ルールに沿った運用に手間なく変更できるというメリットがあります。
たとえば、36協定の上限を超える残業が発生しそうな場合にはアラートを表示することで、早めに改善を促せるため、コンプライアンスの強化につながります。法定帳票の自動作成・保管にも対応しており、監査時の対応も安心です。
人事労務クラウドの機能一覧
人事労務クラウドには多様な機能がありますが、 重要なのは「自社の業務にとって、どこが自動化・効率化できるか」という視点です。主な機能を業務別に紹介します。
従業員情報管理の機能
基本情報やキャリア情報を一元管理し、人事異動にも対応できる体制を整える機能です。
| 主な機能 | 詳細 |
|---|---|
| 基本情報の一元管理 | 氏名、住所、家族構成などの基本情報の管理 |
| キャリア情報管理 | 職歴、保有資格、スキル情報の管理 |
| 組織管理 | 組織図作成。部署、役職、人事異動の履歴管理 |
入退社管理の機能
入社から退職までの手続きを効率化し、属人化やミスを防ぐ機能です。
| 主な機能 | 詳細 |
|---|---|
| 入社手続き | 入社書類の作成・電子化、社会保険・雇用保険の手続きを自動化 |
| 退職手続き | 離職票の作成など |
給与関連の機能
勤怠データをもとに自動で給与計算し、明細も電子配信で負担を軽減できます。
| 主な機能 | 詳細 |
|---|---|
| 計算 | 勤怠データに紐づく給与計算の自動化 |
| 明細発行 | 源泉徴収票・給与明細の電子化 |
年末調整の機能
提出書類の収集から計算、提出までをオンライン化します。
| 主な機能 | 詳細 |
|---|---|
| 情報収集 | 保険料控除証明書などの電子収集 |
| 計算 | 還付・追加徴収の自動計算 |
| 電子提出 | 税務署への電子申告に一部対応 |
マイナンバー管理の機能
マイナンバーの収集・保管・アクセス管理を安全に運用する機能です。
| 主な機能 | 詳細 |
|---|---|
| 収集・保管 | マイナンバー情報を安全に収集・保管、権限の設定 |
社会保険関係の機能（e-GOV連携）
主要な社会保険・労働保険関連の電子申請に対応している機能です。
| 主な機能 | 詳細 |
|---|---|
| 電子申請 | 算定基礎届、月額変更届、賞与支払届の作成、労働保険料申告書、雇用保険関係書類の作成 |
労務文書の管理機能
各種申請書や証明書をクラウド上で電子保管に対応した機能で、検索もスムーズになります。
| 主な機能 | 詳細 |
|---|---|
| 電子保管・検索 | 各種申請書、証明書類のデジタル保管 |
人事労務クラウドの機能活用例
人事労務クラウドを活用することで、どのように業務が効率化されるのでしょうか。代表的な業務を例に、具体的な活用イメージを紹介します。
入退社手続きの管理画面
入社や退職にともなう手続きは、紙やメールのやり取りが多く、工数がかかる業務の1つです。人事労務クラウドを使えば、工数を大幅に削減できます。
たとえば入社手続きでは、新入社員がシステム上で必要事項を入力し、本人確認書類などをアップロードするだけで多くは完結します。情報は自動で人事労務クラウドに反映され、雇用契約書や社会保険の書類も半自動で作成が可能です。
人事労務クラウドの導入により、従来比で約66%の工数削減が可能になった企業もあります。人事担当者は書類作成や確認に追われることなく、受け入れ準備に時間を充てられるでしょう。
▼労務クラウドの導入による工数削減をシミュレーションしてみませんか。次の資料で大まかに試算できます。ご利用ください。
年末調整の管理画面
年末調整は、多くの人事労務担当者にとって、年末の繁忙期を象徴する業務です。年末調整の労務のクラウド化により、効率化が可能です。
従業員はWeb上で控除申告書を作成し、保険料控除証明書などをアップロード。不備によってはその場で指摘されるため、人事部が一つひとつ確認する手間が省けます。人事担当者は、提出状況や進捗をダッシュボードで一覧管理でき、未提出者には自動でリマインド通知が送られます。
労務のクラウド化により、年末調整業務の工数も約74%削減されたという実績もあります。年末から年始にかけて集中していた業務を分散でき、より計画的な対応が可能となるでしょう。
自社に合った人事労務クラウドの活用方法をもっと知りたい方は、One人事[労務]の紹介ページをご確認ください。
One人事[労務]は、入退社手続きや年末調整をクラウド上で完結させる機能を搭載しています。操作に慣れていなくても使いやすく、手厚いサポート体制により、初めての電子化でも安心です。
▼One人事[労務]をはじめ、クラウド人事労務システム「One人事」を知るには、以下の資料もご確認ください。
人事労務クラウドの7つの比較ポイント
人事労務クラウドは、多くのメリットがありますが、製品によって機能や特性に差があります。導入を成功させるには、自社の課題にあったサービスを見極める必要があります。人事労務クラウドを比較・検討する際の7つのポイントを解説します。
- 欲しい機能
- 情報の入力方法
- 既存システムと連携機能
- 自社の働き方への対応可否
- 電子申請（e-Gov）の対応可否
- サポート体制
- 費用と成果のバランス
欲しい機能で比較する
人事労務クラウドを選ぶうえでまず確認したいのは、自社にとって必要な機能がそろっているかどうかです。
たとえば、従業員情報管理はほとんどのサービスに備わっていますが、勤怠クラウドとの連携機能などは差が出やすいポイントです。
将来的に制度変更や業務拡大の可能性がある場合は、拡張性も見ておくと安心です。海外展開を視野に入れるなら、多言語対応や海外拠点のデータ管理も確認しましょう。
情報の入力方法で比較する
従業員情報を従業員自身に入力してもらえるかは、業務負担を左右するポイントです。
たとえば、入社手続きでは入力用URLやQRコードを送るだけで、担当者の入力が不要になります。免許証を撮影して情報を読み取るAI OCR機能や、別システムとのAPI連携などがあれば、よりスムーズです。
人の入れ替わりが多い業態では、メール不要でQRコードから直接入力できると、手間を大幅に削減できます。
既存システムと連携機能で比較する
現在使用している勤怠管理ソフトや会計システムと人事労務クラウドがスムーズに連携できるかどうかも重要です。
API連携の可否やデータ形式の互換性、連携の設定にどれだけの工数がかかるかは、導入後の運用効率に影響します。
また、データ連携時のセキュリティ対策など、技術的な安全性も確認しておきましょう。
自社の働き方への対応可否で比較する
人事労務クラウドは、自社の就業規則や働き方に適していることがポイントです。たとえば、フレックス制やリモートワーク、変形労働時間制に対応できるか、手当や控除の計算ルールを柔軟に設定できるかなどをチェックしましょう。
カスタマイズ性も比較ポイントです。標準機能だけで足りない場合に、どこまで対応できるか、対応コストはどの程度かを事前に確認しておくと安心です。
電子申請（e-GOV）の対応可否で比較する
人事労務クラウドでは、社会保険や労働保険の手続きを、書類作成から電子申請まで一貫して対応できるかも重要です。
たとえば、入力内容から自動で帳票を作成し、e-Govにそのまま提出できる機能があれば、役所対応の手間を大幅に削減できます。
ただし、保険組合や届出の種類により対応範囲が異なるため、自社がよく使う手続きに対応しているかを必ず確認しましょう。
サポート体制で比較する
人事労務クラウドの導入後も安心して利用できるよう、充実したサポート体制を持つベンダーを選ぶことが重要です。初期設定のサポートやデータ移行支援、マニュアルやFAQの充実度、法改正への対応体制を比較しましょう。
「何かあったときにすぐ相談できるかどうか」といった緊急時の対応体制も、確認しておくと安心です。
費用と成果のバランスで比較する
人事労務クラウドは、導入コストと業務時間の短縮といった効果とのバランスを見て判断する必要があります。初期費用・月額料金だけでなく、追加機能の費用や利用人数の増加による料金変動も確認しておきましょう。
可能であれば、ROI（投資対効果）の試算をして、どの程度の効率化が見込めるかを数字で比較すると、上層部への説明材料にもなります。
▼労務クラウドの導入による費用対効果をシミュレーションしてみませんか。次の資料で大まかに試算できます。ご利用ください。
人事労務クラウドの料金相場
人事労務クラウドの料金は、従業員数と利用機能の範囲によって異なります。たとえば従業員50人未満の中小企業であれば、1人あたり月額1,000円前後が相場です。従業員数が増えると単価は下がりサービスもあり、500人規模では月額500円程度に収まるケースもあります。
ただし、さまざまな機能を利用する場合は、オプション追加として別途費用がかかることもあります。必要な機能だけを選べるか、将来的に拡張できるかを事前に確認しましょう。
人事労務クラウドの規模別・課題別の選び方
人事労務クラウドは、企業の規模や直面している課題によって、重視したいポイントが変わってきます。それぞれの観点から選び方を紹介します。
企業規模で選ぶなら
| 規模 | 一般的に重視される機能例 |
| 小規模 | 基本機能の網羅、操作のシンプルさ、低コスト |
| 中規模 | 権限設定、他システム連携、自動アップデート機能 |
| 大規模 | 高度な分析、カスタマイズ性、マルチ言語対応 |
小規模企業では、社会保険や年末調整の手続きに手間がかかり、従業員情報の管理が属人化しているケースも少なくありません。導入コストを抑えながら、基本的な労務機能をしっかりカバーできる人事労務クラウドを選びましょう。
中規模企業では、部門間の情報共有の煩雑さや、法改正への対応が課題になります。権限管理機能や別システムとの連携、法対応の自動化などが重要な選定ポイントです。
大規模企業になると、グループ会社や海外拠点を含めた一元管理が求められるほか、戦略的な人材活用のための基盤も必要です。高度なデータ分析や柔軟なカスタマイズ、グローバル対応が可能な人事労務クラウドが適しています。
課題別で選ぶなら
業務効率化を重視する企業では、紙やExcelでの管理による非効率な業務フローからの脱却が課題となっています。書類作成の自動化や電子申請連携、一括データ登録機能を備えた人事労務システムが効果的です。
| 課題 | 一般的に重視される機能例 |
| 業務効率化 | 自動作成、電子申請、一括登録 |
| 法令対応 | 法改正ルールの自動反映、アラート機能 |
| データ活用 | 分析レポート、タレントマネジメント |
業務効率化を重視する企業では、人事労務クラウドの導入で紙やエクセル管理からの脱却が課題です。書類作成の自動化や電子申請、一括データ登録機能を備えた人事労務クラウドが有用です。
コンプライアンス強化を目指す企業では、労働時間の管理や頻繁な法改正への対応が求められます。法令の自動反映やアラート通知機能が充実した製品を選びましょう。
データ活用を重視する企業では、人材データの分散や、戦略的活用が困難になっているケースが多くあります。分析機能やレポート出力、タレントマネジメントとの連携に優れた人事労務クラウドをおすすめします。
人事労務クラウドに迷ったらトライアルを利用する
人事労務クラウドの選定では、事前に実際の使用感を確認することが重要です。多くのサービスで1か月前後の無料トライアルが用意されているため、自社との相性を見極めるために活用しましょう。
本記事で紹介した比較ポイント、操作のしやすさや自社業務への適合、やりたいことが本当にやりきれる機能なのかなどを確認するのがおすすめです。
人事労務クラウドOne人事[労務]でも、無料トライアルを用意しています。ぜひ体験してみてください。
人事労務クラウドの選択肢に｜One人事[労務]
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