就業規則は10人未満の会社でも必要なのか｜就業規則を作成するメリットや注意点を解説
10人未満の会社では就業規則を作成する義務はありません。しかし、就業規則を作成しないことにより、会社の秩序が守られないなどのデメリットが生じます。そのため、10人未満の会社でも就業規則を作成するのがおすすめです。
本記事では、就業規則作成のメリットや作成手順、注意点を解説します。最後まで読むと、就業規則を作成するか否かの判断ができますので参考にしてください。
目次10人未満の会社の就業規則について
従業員が10人未満の会社における就業規則の概要を解説します。
従業員10人未満の会社でも就業規則の作成は必須？
従業員10人未満の会社では就業規則の作成は不要です。しかし、厚生労働省が公開している就業規則講座によると、従業員10人未満の会社でも、就業規則の作成が推奨されています。一方で、常時10人以上の従業員の会社は、労働基準法第89条により就業規則の作成が義務づけられています。
参照：労働基準法 | e-Gov法令検索
参照：厚生労働省中小企業のための就業規則講座
従業員が10人未満の会社でも就業規則に効力はある？
従業員が10人未満の会社の就業規則にも効力はあります。ただし、従業員に周知していることが条件です。就業規則の告知は、労働基準法第106条によって義務付けられているため守りましょう。
就業規則における従業員の数え方について
就業規則の作成義務を負うか否かは、従業員数によって異なります。就業規則における従業員の数え方をおさえておきましょう。
従業員数は雇用契約を結んでいる人の数
従業員は、会社と雇用契約を結んでいるすべての人を指します。非正規雇用であっても、雇用保険に加入していなくても、その会社と直接契約をしていれば従業員に含まれます。つまり派遣社員は、派遣元である会社の従業員であるため、1名として数えません。
事業所ごとに従業員の数を算出する
就業規則の作成義務は常時従業員数が10人以上か否かにより異なります。そして、従業員数は事業所ごとに数える必要があります。
たとえば、株式会社Aの本社に20人、支社に8人、営業所に5人の従業員が勤務していると仮定しましょう。この会社で就業規則の作成義務が発生するのは本社のみです。あくまで事業所ごとに従業員数を数えるため、従業員数が10人未満の支社や営業所は、就業規則を作成する必要はありません。
就業規則を作成するメリット
就業規則を作成するメリットは次の5つです。
- トラブルを事前に防げる
- 万が一トラブルが生じた場合に速やかに対処できる
- 会社の秩序が安定する
- 会社の主張を通す根拠となる
- 新しい従業員に指針を示せる
それぞれ解説します。
トラブルを事前に防げる
ルールが明確化されていないことで、労働条件や賃金の支払いなど、さまざまな問題が起こりやすくなります。就業規則に労働条件について明記することで、リスクを最小化できます。
万が一トラブルが生じた場合に速やかに対処できる
就業規則を定めておけば、万が一のトラブルにも速やかに対処できます。
たとえば「ハラスメント行為の事実が認められたものは解雇の対象とする」と就業規則に明記しているとします。このような記載があれば、たとえハラスメント行為が起きたとしても就業規則に沿って、速やかに対処できるでしょう。トラブルが起きた際には就業規則が解決の指針となることがあります。
会社の秩序が安定する
就業規則を定めることで、ルール内での行動が求められるため、結果として秩序が保たれます。たとえば、服装規程に「ダメージジーンズや肩が出ている服装など、露出が多い衣類は着用しないこと」と明記しているとします。
この場合、露出の多い服装で出勤できないため、従業員はTPOに合わせた服を着用するでしょう。もしダメージジーンズを履いていても、就業規則に則り注意できます。会社の秩序を安定させるうえでも、就業規則は重要な役割を果たします。
会社の主張を通す根拠となる
労使間トラブルが起こった際には、就業規則によって適切性を判断できます。就業規則は、いざというときに会社を守る手段です。
新しい従業員に指針を示せる
就業規則を作成しておけば、新しく雇用する従業員にルールを明示できます。結果、会社の秩序を理解してもらえるでしょう。
従業員数が10人未満の会社でも、就業規則を作成しておくことで、新しい従業員に会社のルールを一から説明する必要はなくなります。また、就業規則の作成が義務付けられた場合でも、速やかに対処できるでしょう。
就業規則を作成しないデメリット
就業規則を作成しないデメリットは次の5つです。
- トラブルを解決するための根拠がない
- 従業員から不満を持たれやすい
- 会社の秩序が安定しない
- 遅刻や欠勤に対処できない
- 労働裁判において根拠がない
それぞれ解説します。
トラブルを解決するための根拠がない
就業規則がなければ、トラブルを解決するために、支えとなる根拠がないことになります。根拠となるルールがなければ、トラブルが起きた場合であっても、水掛け論になりかねないでしょう。
従業員から不満を持たれやすい
ルールが存在せず、上司が全てを決める状況では、従業員からの不満が生じやすくなるでしょう。理由は「上司の好みによって物事が判断されている」と従業員は感じるからです。上司の好き嫌いで物事やルールが決まることは、理不尽ともいえます。従業員から不満を持たれるのは当然かもしれません。就業規則を作成していると、その場の思いつきではなく、ルールに基づいて公平な対応ができます。結果として、従業員からの不満も減るでしょう。
会社の秩序が守れない
従業員を注意や勧告する際に、就業規則がなければ正当なルールに基づく判断ができず、従業員の行動に対する善し悪しの判断がしにくくなってしまいます。このような状態では、会社の秩序は守れないでしょう。就業規則によって、あらかじめ違反行為と懲戒処分の種類・程度を明示することで速やかに適切な処分ができます。
遅刻や欠勤に対処できない
就業規則に定めることで、従業員が遅刻した場合、企業は遅刻分を給与から差し引けます。これは、就業規則に根拠があるからこそできる処分です。しかし、就業規則がなければ、遅刻や欠勤に対する減給について対処できません。就業規則には、勤怠や賃金のルールを明確にしておきましょう。
労働裁判において根拠がない
トラブルが裁判に発展した際、就業規則がなければ根拠を示せません。職場にふさわしくない身なりや行動をする従業員を解雇する場合、その根拠を就業規則に明記する必要があります。就業規則がない場合、従業員を解雇できる根拠がないため、裁判で会社が不利な立場になる可能性があります。
就業規則を作成する流れ
就業規則を作成する流れは次の通りです。
- 就業規則の作成の準備をする
- 就業規則を作成する
- 労働基準監督署長に届け出をし、従業員に周知する
それぞれ解説します。
就業規則の作成の準備をする
就業規則は、経営理念や経営方針に基づいて作成しましょう。また、労働条件の異なる従業員別に、就業規則を作成する必要があります。就業規則でどのような項目を作成すべきかわからない方は、厚生労働省が公開しているテンプレートを参考にするのがおすすめです。
就業規則を作成する
就業規則は、従業員への意見聴取で作成する必要があります。就業規則の作成に不安のある方は、社会保険労務士に相談するのも一つの手段です。
労働基準監督署長に届け出をし、従業員に周知する
作成した就業規則は、労働基準監督署長に提出します。その後、就業規則を従業員に周知しましょう。周知方法は、全従業員が閲覧できる場所への掲示や書面での交付などです。就業規則は、労働基準監督署長に提出後、従業員へ周知することではじめて効力を持ちます。
就業規則を作成する際の注意点
就業規則を作成する際の注意点は次の3つです。
- 法律を遵守しているか
- 従業員の過半数から意見を集めているか
- 従業員に周知しているか
それぞれ解説します。
法律を遵守しているか
作成した就業規則は法律に沿っているか確認することが重要です。法律に違反している場合、効力は無効となることもあります。たとえば、労働時間が6時間を超えるにもかかわらず、休憩時間を30分しか取らせない旨を就業規則に明記していると仮定しましょう。
この規定は、労働基準法第34条の「労働時間が 6時間を超え、8時間以下の場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は、少なくとも1時間の休憩を与えなければならない」という労働基準法に違反しているため無効です。
従業員の過半数から意見を集めているか
就業規則は役員や人事担当者のみで作成することは控えましょう。労働者の過半数を代表する者から意見を集めることが必要です。労働組合がある場合は、労働組合から意見を集める必要があります。従業員からの意見を集めて就業規則を作成することは、働きやすい職場環境や従業員の不満が減少するなど大きなメリットがあるでしょう。
従業員に周知しているか
就業規則は従業員が認知してはじめて効力を持ちます。作成したあとに従業員に内容を周知させましょう。
まとめ
従業員が10人未満の会社は、就業規則の作成義務がありません。しかし、トラブルを事前に防げたり会社の秩序が守られたりできるため、作成をおすすめします。
実際に厚生労働省も、事業所の規模によらない就業規則の作成を推奨しています。社員10名未満の事業所でも、就業規則の作成を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。
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