年末調整を代行・アウトソーシングするには？【費用】対応範囲とメリット・デメリット

年末調整の代行サービス・アウトソーシングとは

年末調整の代行・アウトソーシングとは、年末に実施する所得税の精算手続きを、企業に代わって進める専門業者・サービスです。

代行サービスとは、専門的な知識やスキルが必要な業務を依頼できる、外部の専門家・有資格者が在籍する業者です。アウトソーシングとは、業務の一部を外部企業に委託することを意味します。

年末調整は、税理士や社会保険労務士などに代行・アウトソーシングを依頼できます。

代行サービスもアウトソーシングも、年末調整において税務関係の手続きを委託する点は共通していますが、対応が可能な範囲が異なります。委託範囲を超えて依頼していることが発覚すると、違反とみなされる可能性があるため、注意が必要です。

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年末調整の代行・アウトソーシングは誰に頼める？

年末調整の代行・アウトソーシングを依頼できる専門家は、主に3種類あります。それぞれの特徴やメリット、対応範囲を紹介します。

• 税理士
• 社労士（社会保険労務士）
• 経理代行サービス

税理士

年末調整は税理士に代行・アウトソーシングを依頼できます。

税務関係の処理は税理士の独占業務であり、年末調整を完全に代行できるのは税理士に限られます。税務書類の作成業務などを、税理士以外の人が代行することはできません。万一、依頼したことが発覚すると違反とみなされます。

税理士に年末調整をアウトソーシングすると、税務調査が入る場合も落ち着いて対処できるでしょう。代行には顧問料としてコストがかかりますが、税務に関する専門的なアドバイスを受けられるのはメリットといえます。

社労士（社会保険労務士）

厳密には、社労士は年末調整そのものの代行はできません。年末調整は税務にあたるため税理士の専門領域です。労働の専門家である社労士が、年末調整業務を代行すると、法律違反にあたります。

ただし社会保険労務士に、給与や社会保険に関する計算業務を担当することが可能です。また、社労士事務所が税理士事務所と連携している場合は、年末調整業務をアウトソーシングできます。

社労士への年末調整の依頼は、税理士と協力しているか事前に確認することが重要です。

経理代行サービス

経理の代行サービスに、経理業務の一環として年末調整業務の一部を依頼できます。従業員が多い企業ほど、1人あたりのコストが下げられる可能性がある点はメリットです。

ただし、税務調査などには対応できないため、よく考えてから依頼を検討しましょう。

誰に頼むべき？ほかに方法は？

年末調整の代行・アウトソーシングを検討する理由が、作業の煩雑さ、効率化の実現なら、手続きの電子化も一案です。年末調整を電子化すると、書類の回収がなくなり、多くの計算作業も自動化できます。

年末調整の効率化を実現したいなら、電子化に対応したシステムの導入も検討してみましょう。

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年末調整の代行・アウトソーシングに任せられる業務範囲

年末調整の代行や、アウトソーシングに任せられる業務の対応範囲は、以下の通りです。

• 申告書の発送
• 年末調整データの作成
• 申請書のチェック
• ファイリング
• データ加工

従業員へ年末調整に関する申請書の郵送からチェックまで一括依頼できます。どれか1つ特定の業務を依頼したい場合も部分的に依頼が可能です。

代行・アウトソーシング業者を見つけるには、インターネット検索や知人から紹介してもらう方法などがあります。

自社に合った委託先を複数候補に挙げ、比較検討したうえで問い合わせ、代行してもらいたい業務範囲に対応しているか確認しましょう。

年末調整の代行・アウトソーシング費用の相場

年末調整の費用は社員1人あたり1,000〜3,000円です。顧問契約を結ばず税理士に依頼すると、割増料金となる場合もあるため、注意しましょう。

委託先の多くは、従業員数によって1人当たりの金額が変動します。基本料金がある委託先もあるため、見積もりをとって費用対効果を検討しましょう。

年末調整の代行を検討する企業が抱える課題

年末調整の代行を検討している企業が、抱えている課題を担当者・階層別に解説します。

• 人事労務・給与担当者
• 経営者
• 従業員

人事労務・給与計算担当者の課題

年末調整において、人事労務や給与計算担当者は次のような課題を抱えています。

• ほかの業務に時間を割けない
• 申請用紙の確認作業が大変であるため、ミスが起こりやすい
• 申請書の回収や通知に手間がかかる

年末調整は年末の多忙な時期に差し迫った期限内で進めなければなりません。賞与計算や年内に締めなければならないコストなど、ほかの業務と重なりミスが増えやすい傾向にあります。

経営者の課題

年末調整代行を検討する企業の経営者は、次のような要望を持っています。

• 年末調整を効率化したい
• 年末調整を電子化したい
• 法改正に対応できない
• 年末調整に対するコストを減らしたい
• 社員に年末調整を任せられない

多忙な時期に進めなければならないうえに、煩雑な年末調整の業務を効率化して、従業員の負担を減らしたいと考える経営者は一定数いるでしょう。

従業員数が多い企業ほど、処理すべき量が多いため、課題は深刻といえます。リソースを適切に配分して、効率的に年末調整を進めるためには、代行やアウトソーシングを検討するのは当然といえるでしょう。

従業員の課題

年末調整は、経営者や人事労務担当者の立場だけでなく、一般社員から見ても課題があります。

• 書類が多くて大変
• 控除額の計算が大変
• 申請のやり方が合っているか不安
• 記入や提出が面倒

作業の煩雑さや書類の多さなどの対処に頭を悩ませていることが多いようです。従業員の負担を軽減するためにも、年末調整の電子化など、できるだけ早く対処を検討する必要があるといえるでしょう。

年末調整を代行・アウトソーシングするメリット

年末調整を税理士など外部にアウトソーシングして、代行してもらうと、以下のようなメリットがあります。

• 多忙な業務から解放される
• ミスを軽減できる
• 人件費を削減する

多忙な業務から解放される

年末調整を代行・アウトソーシングすることで、従業員は多忙な業務から解放され、重要な業務に専念でき、全体の業務効率が向上します。

年末調整は、書類配布や回収、計算など手間のかかる作業が多いため、年末の忙しい時期に重なると、従業員の負担が増大します。

専門家に頼ることでパフォーマンスの低下を防いで、業務の滞りを減らせるため、生産性が維持されるでしょう。

ミスを軽減できる

専門の代行業者に依頼することで、年末調整のミスを軽減し、正確な処理が期待できます。

年末調整は複雑な計算や確認作業がともない、ミスが発生しやすい業務です。特に年末は多くの業務が重なり、時間的な余裕がないため、細かな確認がおろそかになってしまうこともあるでしょう。

専門家は最新の税制度や手続きを把握しているため、安心して業務を任せられます。

人件費を削減できる

年末調整の代行サービスを利用することで、追加コストを抑えることができ、人件費を削減できます。自社で担う場合、従業員の残業が増えたり、臨時の人員を確保したりする必要もあるでしょう。

ただし、依頼する前に代行料と人件費を比較し、費用対効果が見込めるか、よく検討する必要があります。

年末調整を代行・アウトソーシングするデメリットや注意点

年末調整を代行・アウトソーシングはメリットがある一方で、デメリットや注意点もあります。主な注意点は以下の通りです。

• 税理士にしか依頼できない業務がある
• 情報管理を徹底する
• 費用対効果を見極める必要がある

税理士にしか依頼できない業務がある

年末調整において、税務の代理・税務書類の作成・税務相談は、税理士にしか依頼できません。外部に委託する場合、頼める人が限定されていることに注意しましょう。

社労士などへの税務関係の業務委託が発覚すると、税理士法違反に該当します。ただし、申請書の配布やチェックは税理士以外でも委託可能です。

年末調整業務を委託する場合、どの業務範囲をアウトソーシングするのか、洗い出したうえで依頼先を検討しましょう。

情報管理を徹底する

年末調整の代行サービスを利用する場合、従業員の個人情報（住所や氏名、マイナンバーなど）を外部に預けるため、情報漏えいのリスクが高まります。

万が一個人情報が流出すると、企業の信頼が損なわれる可能性があるため、プライバシーマークの取得や情報セキュリティ対策を行っている委託先を選ぶことが重要です。

費用対効果を見極める必要がある

年末調整の代行サービスのコストに対して効果が見合わないと、期待したメリットが得られません。

委託先の実績や契約継続率を確認し、サービスの質とコストを比較検討しましょう。また、外部委託により社内にノウハウが蓄積されない点にも注意が必要です。

費用だけでなく、セキュリティやサービス内容を総合的に評価し、慎重に選定することが重要です。

年末調整を代行・アウトソーシングする前に検討したいこと

年末調整業務の代行・アウトソーシング業者へ依頼する前に、社内で以下の点について検討したうえで具体的に選定に入りましょう。

• 費用対効果をシミュレーションする
• 効率化ツールの導入を検討する

費用対効果をシミュレーションする

年末調整の代行を検討する前に、費用対効果をシミュレーションする必要があります。

シミュレーション項目は以下の通りです。

• 委託費用と内製による人件費・時間・リソースの比較
• 代行によるメリット（ミス削減や法令遵守など）

デメリットも定量的に評価し、コストとのバランスを見極めることが重要です。シミュレーションを実施し、委託そのものが最適なのかを確認します。

内製の方がメリットがあるのであれば、年末調整システムなどの導入を検討しましょう。

効率化ツールの導入も検討する

年末調整業務の負担を軽減するためには、代行サービスに加えて効率化ツールの導入を検討することも重要です。

たとえばクラウド型の年末調整システムを導入すると、書類の回収や入力作業、計算業務を半自動化し、申請手続きをシンプルにできます。手作業によるミスを減らし、効率的な業務遂行が実現できるでしょう。

内製化ツールの導入なら、社内にノウハウを蓄積しながら、情報セキュリティについても安心できます。

ツール導入には初期費用や運用コストも発生しますが、長期的なコスト削減や効率化効果を考慮すれば、代行に頼らずに社内で業務を完結させる選択肢も現実的です。

年末調整システムの導入には、機能や操作性、サポート体制を十分に評価し、自社にとって最も適切なものを比較検討して選定しましょう。

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年末調整の代行は慎重に比較検討を（まとめ）

年末調整は企業にとって重要な税務手続きであり、外部委託する際は委託先に税理士が在籍しているかを確認することが重要です。税理士以外が税務処理を担当すると法律違反にあたるため、注意が必要です。

また、個人情報を扱うため、委託先の情報管理体制も厳密に確認しましょう。委託にかかるコストと効果を比較し、自社にとって最適な選択肢を検討することが重要です。

費用対効果を見極めたうえで、内製化も検討される場合、年末調整システムの導入・活用も視野に入れてみてはいかがでしょうか。長期的に見ると、セキュリティ面や業務ノウハウの蓄積などにおいてメリットが期待できます。

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