社内システムの乱立を解消するには？ サイロ化の原因と統合のメリットを人事向けに解説
給与計算、勤怠管理、採用管理……業務効率化に欠かせないシステムが増える一方で、「各システムの連携に時間がかかる」「どれが最新データなのかわからない」といった状況に心当たりはありませんか。
業務システムを使うことで効率化を目指したはずが、実際には二重入力や情報の分断が増え、かえって業務が煩雑になっていることも少なくありません。
本記事では、システム乱立の問題点と人事システムを統一することで得られるメリットについて、具体的な解決策とともに解説します。社内のデジタル環境を見直し、戦略的な業務に集中できる仕組みを考えていきましょう。
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目次社内システムの乱立とは？ 増える原因
社内システムの乱立とは、企業の業務効率化を目的に導入された複数のシステムが、計画性なく増え続け、かえって業務負担を増大させている状態を指します。
本来は効率化を目指して導入されたシステムが、情報の分断や重複作業を招き、非効率な環境を生み出す原因となっているのです。
現在、多くの企業がシステム乱立の課題に直面しています。背景には以下のような主な原因が挙げられます。
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部門ごとに最適なシステムを導入したため
システムの乱立は、各部門が独自の判断で業務に最適なシステムを選定・導入することから始まります。
部門間の情報共有が少ない場合や、システム部門によるガバナンスが不十分な場合に顕著です。
同じような機能を持つシステムが重複して存在したり、部門間でデータが連携できなかったりする状況が発生しています。
全社的なDX戦略がないため
IT戦略や方針が明確でない企業では、場当たり的にシステム導入が繰り返され、社内システムの乱立を引き起こします。
全社的な視点でシステムを導入・運用する計画がないため、各部門が、独自の判断で必要なシステムを選定し、無秩序にシステムが増えてしまったのでしょう。
システムの導入目的が効率化しか考えていないため
多くの企業が、目の前の業務効率化だけを目的としてシステムを導入する傾向にあります。データの相互運用性やほかのシステムとの連携を考慮していません。
しかし、それこそがシステム乱立を助長する原因となっている可能性もあります。
短期的な課題解決を優先した結果、長期的な視点での「データ活用」や「統一基盤の構築」「一元化」という観点が欠如し、システムの乱立を招いています。
レガシーシステムが残っているため
既存のレガシーシステムは業務フローに深く組み込まれている企業では、完全な置き換えが困難です。
新しい業務要件や法改正への対応が必要になったとき、新たなシステムを追加で導入し、新旧システムが併存するシステムの乱立につながっています。
レガシーシステムは最新システムとの連携性が低く、システム間の統合を困難にする要因ともなっています。
その結果、かえって業務効率を下げ、組織全体の意思決定のスピードを落としてしまっているのでしょう。
社内システム乱立（サイロ化）の課題・放置するリスク
社内システムの乱立とは、部門ごとに異なるシステムが導入され、互いに連携されていない状態です。「サイロ化」と呼ぶこともあります。
システムの乱立は、人事労務部門においても深刻な問題となっており、以下の課題が発生しています。
- 運用維持コストがかさむ
- 二重登録の手間が効率を下げている
- 最新情報かわからなくなってしまう
- 部門間での情報共有が進まない
運用維持コストがかさむ
システムの乱立により、複数のシステムを並行して運用することで、余分なコストが発生しています。
複数のシステムごとに必要な保守費用やライセンス料が別々に発生するため、全体のコストが増大しているのです。
システム間で連携させるために、予期せぬ追加の開発や専用ツールの導入が発生することも少なくありません。
各システムのメンテナンスや更新作業も個別に必要となり、工数と費用がかさんでしまうのは問題です。
二重登録の手間が効率を下げている
システムの乱立が原因で、異なるシステム間でデータ連携が難しい事態となっています。複
たとえば中途社員が入社した際、給与システムや勤怠管理システム、人材管理システムへそれぞれ個別に情報を入力しなければならないためです。
連携するには、複数のシステムに同じ情報を重複して入力しなければならず、人事担当者の作業負担が増大しています。
重複する入力作業は、ヒューマンエラーのリスクも高める一因にもなっています。
最新情報かわからなくなってしまう
システムの乱立により、複数のシステムに同じような情報が分散していると、どのデータが最新か判断できません。
従業員の異動情報がシステムによって異なる場合、正しい所属情報を特定するのに時間がかかるため、人事関連の意思決定に遅れてしまうのはリスクといえるでしょう。
部門間での情報共有が進まない
システムの乱立で情報が分断されているので、部門を越えた共有が妨げられています。
人事データが複数のシステムに分散していると、経営層への報告資料の作成や、ほかの部門との人事情報の共有に時間がかかり、意思決定をスピーディーに進められません
データフォーマットも統一されていないため、情報の集計や分析にも余分な手間がかかり、効率が落ちてしまうのも問題です。
社内システムの乱立を解消する3ステップ
システム乱立の問題を解決するためには、段階的なアプローチが必要です。
以下の3ステップで計画的に進めることで、システム統合を実現できます。
- 業務の棚卸し・標準化
- システムの解約・統合の検討
- 統一プラットフォームの導入
各段階のポイントを解説するので確認していきましょう。
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業務の棚卸し・標準化
システム乱立の解消を始める第一段階として、現状の業務プロセスを整理し標準化する必要があります。
IT部門とユーザー部門が協力して、各社内システムの利用状況や機能、コストなどの情報を収集して現状を正確に把握しましょう。
業務プロセス整理と標準化では、以下のポイントを重点的に分析します。
- 使われていないシステムや機能の特定
- 重複している機能の洗い出し
- 負担がかかっている業務の見極め
システムの乱立解消に向けた業務プロセスの標準化では、部門内で現状の業務を整理し、部門間で共通化できる業務とできない業務を明確に区分けすることが重要です。
システムの解約・統合の検討
棚卸しの結果をもとに、不要なシステムの廃止や重複システムの統合を進めます。統合を進める主な方法は以下のとおりです。
- 既存システムの1つにほかのシステムの機能を集約
- 新システムを構築して複数システムの機能を統合
システム乱立を解消するには、利用部門と十分に調整し、業務への影響を最小限に抑える工夫が必要です。
単なる機能の寄せ集めにならないよう、使いやすさを重視して、統合を心がけます。
統一プラットフォームの導入
システム乱立を完全に解消する最終段階として、データ統合基盤と統一プラットフォームを導入します。
データ統合基盤を利用すると、複数のデータソースからの情報を一元管理し、システム間の連携強化が可能です。
共通プラットフォームの導入により、異なるシステム間の連携が容易になり、本当の業務効率化が達成されます。
既存システムを一気に移行するのではなく、段階的に共通プラットフォームへの移行を進めることで、円滑にシステムを統合できるでしょう。
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乱立するシステムを統合するメリット
システムの乱立を解消し、正しく統合することで、企業は大きなメリットを得られます。以下では、システム統合がもたらす主な効果について詳しく解説します。
- 運用維持コストの削減
- 情報の一元化による効率化を実現
- 最新情報をリアルタイムで可視化
- 経営判断がスピーティーに
企業の生産性を上げ、一人ひとりが働きやすくなるためにも、システム乱立の解消にできることから取り組んでみましょう。
運用維持コストの削減
システムの乱立が解消されると、コストが大幅に削減されます。。システムごとに発生していた保守費用やライセンス料が一本化され、全体的なコスト抑制が可能です。
各システムの個別メンテナンスや更新作業も一括で行えるようになるため、運用管理の工数も削減できるでしょう。
システム導入による工数削減を試算したい場合は、以下の資料もぜひご活用ください。
情報の一元化による効率化を実現
システム統合によって乱立状態が解消され、データの二重入力や転記作業が不要になり、業務効率が大幅に改善します。
異なるシステム間でのデータ連携が自動化され、入力ミスや確認作業の手間も削減できるでしょう。
統一された画面・ユーザーインターフェースが採用されることで、操作の迷いやログイン情報の複数管理もなくなり、時間の短縮化が可能です。
最新情報をリアルタイムで可視化
システムが乱立している状況を一元化すると、データがリアルタイムで更新・共有されるため、常に最新の情報にアクセスできます
部門ごとのデータ更新にタイムラグがなくなり、互いに正確な情報に基づいて業務が進められるのは大きなメリットです。
データの形式が統一されることで、情報の検索性が向上し、欲しい情報が欲しいときに取得できる環境が整うでしょう。
経営判断がスピーティーに
システム乱立の解消・統合により、部門をまたいだデータ分析や情報共有がスムーズになります。
環境が整うことで、時系列での情報把握や横断的なデータ分析が容易になり、より正確で迅速な意思決定が可能になります。
統合されたデータを活用すれば、経営層は以前よりタイムリーに、戦略的な判断ができるようになるでしょう。
システムの乱立を解消するには（まとめ）
企業における社内システムの乱立は、人事部門において大きな課題となっています。
給与計算や勤怠管理、人材管理など、複数のシステムの並行運用は、業務効率の低下やコストの増加を招いているのが現状です。
課題を解決するためには、業務プロセスを整理し、データを一元管理できる統合プラットフォームの導入を検討しなければなりません。
システム統合により、業務効率の向上やデータの正確性向上、意思決定の迅速化が実現できます。
人事部門のデジタル化をより加速させ、戦略的な人材マネジメントの実現と、企業全体の競争力強化につなげましょう。
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