勤怠管理と給与計算は自動連携できる？ システムの選定ポイントも解説

勤怠管理と給与計算のシステムが連携されておらず、毎月の締め日に追われていませんか。

月末のたびにミスがないかおそれている人事担当者も多いのではないでしょうか。

勤怠管理と給与計算が自動で連携できれば、作業時間が短縮でき、ミスのリスクも減ります。最近は、勤怠管理と給与計算を手間なく連携できるクラウドシステムが登場し、シームレスな管理ができるようになっています。

本記事では、勤怠管理と給与計算を連携させる方法と、得られるメリットを、実務担当者の目線で紹介します。

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目次

勤怠管理と給与計算を自動連携できるシステムとは

勤怠管理と給与計算を自動連携できるシステムとは、従業員の勤怠実績と給与情報を1つのデータベースで一元管理できるものです。

労働時間や休暇情報を更新しなくても、そのまま給与計算に反映されるため、二重登録の手間やミスを減らせます。

それぞれの導入は進んでいても、手作業が残っていたり、連携に手間がかかったりしている企業は少なくありません。

勤怠管理と給与計算を連携させることで、労務業務の多くが効率化され、締め日前の忙しさから解放されます。

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勤怠管理と給与計算が連携できないリスク・課題

給与計算は、勤怠管理データの突き合わせといった準備に時間がかかるうえに、専門的な知識や細かな確認作業が求められます。毎月の業務のなかでも特に負担が大きいと感じている方も多いのではないでしょうか。

勤怠管理と給与計算の連携がうまくいってない場合、次のようなリスクが発生しやすくなります。

• 転記・二重登録の手間がかかる
• ミスが発生しやすくなる
• 属人的になる
• 法改正への対応が遅れる

問題に心あたりがある方は、まずは現状の課題を整理するきっかけにしてみてください。

転記・二重登録の手間がかかる

勤怠と給与が連携していないと、手作業での転記が大きな負担になります。タイムカードや勤怠表のデータをエクセルにまとめ、さらに給与計算ソフトへ入力するという二重作業が発生するためです。

とくに月末は、残業時間や休暇の集計、手当や控除の入力が重なり、作業量が一気に増えます。業務が煩雑になるだけでなく、締め切りに追われて余裕を失ってしまう担当者も少なくないでしょう。作業負荷は、人事担当者の残業時間を増やし、ミスを招いてしまうのは課題の1つです。

ミスが発生しやすくなる

勤怠と給与の連携を手作業で行うと、ミスのリスクが高まります。たとえば、勤怠の打ち間違いや残業時間の集計ミス、手当の反映漏れが発生しやすくなるでしょう。

大前提として給与計算や支払いミスはあってはならないものです。しかし結果として、給与の過不足が起き、従業員との信頼を落としてしまうことにもなりかねません。

また、税金や社会保険料の誤りは、公的手続きが関係するため、あとで修正にも手間がかかります。正確さが求められる業務だからこそ、連携の手作業には限界があります。

属人的になる

給与や勤怠に関する業務は、特定の担当者に依存しがちという企業が多いのではないでしょうか。制度やルールの理解が必要なうえに、対応範囲が広いため、属人化が進みやすいのです。

もし担当者が急に休めば業務が止まる、支払いが遅れるといった事態になりかねません。

引き継ぎが難しく、ほかの担当者がカバーしにくいのも課題です。属人化のリスクを抑えるには、勤怠管理と給与計算の連携がスムーズであるに越したことはないでしょう。

法改正への対応が遅れる

勤怠管理と給与計算がスムーズに連携されていない場合、法改正への対応が遅れやすくなる点も課題です。別々に運用されていると、それぞれの制度や設定を個別に更新しなければならないためです。

たとえば、残業割増率や控除ルールが変わった場合、勤怠側で集計方法を修正し、給与側でも計算ロジックを別途調整する必要があります。

こうした対応は煩雑でミスが起きやすく、遅れると遡及処理や従業員への説明対応に追われることになるでしょう。

結果として、法令違反や信頼の損失といったリスクを抱えることになるのです。

勤怠管理と給与計算を連携させるメリット

勤怠管理と給与計算を連携させることで、毎月の煩雑な業務を大幅に効率化できます。主なメリットは次の4点です。

• 労働時間を自動で集計して給与計算に反映できる
• 転記・二重登録の手間が減る
• ミスが減り属人かが解消される
• 法改正への対応が素早くなる
  

「締め日前はいつもバタバタ」「担当者がいないと処理が止まる」という状況を回避するためにも、各メリットを確認していきましょう。

労働時間を自動で集計して給与計算に反映できる

勤怠管理と給与計算が連携されていれば、労働時間の集計から給与反映までを自動化できます。打刻データから出勤・退勤・休憩時間を自動で取り込み、残業や深夜勤務の割増も即時に計算されます。

また、あらかじめ従業員ごとの給与形態や勤務条件を登録しておけば、各種手当も自動で算出される点もメリットです。たとえば、シフト制やフレックスなど複雑な勤務形態でも迷うことなく、正確に処理できます。面倒な手計算や確認作業から解放され、安心して給与業務を進められるでしょう。

転記・二重登録の手間が減る

勤怠と給与がつながることで、手作業での転記（二重登録）が不要になります。タイムカードの打刻時間をエクセルに入力し、さらに給与計算ソフトも登録するという作業をしている企業もいるかもしれません。

連携すれば勤怠データがそのまま給与計算に取り込まれ、自動反映されます。とくに締め日前の集計・確認が自動化されることで、担当者の作業時間を削減できるでしょう。煩雑な手作業に追われない、スムーズな月次処理が実現します。

ミスが減り属人かが解消される

勤怠と給与が連携されていれば、業務の属人化も防ぎやすくなります。分断されたシステムでは処理の流れが複雑になり、特定の担当者しか全体像を把握できない状態に陥りがちです。

連携しておけば、勤怠から給与まで一貫したフローで処理できるため、複数人での分担や引き継ぎもスムーズになります。 誰かが不在でも対応できる体制が整い、業務が標準化されるのはメリットの1つです。 

法改正への対応が素早くなる

勤怠と給与が連携されていれば、法改正の影響範囲も一元的に管理できます。制度変更があった際、勤怠と給与が別々だと、それぞれで調整が必要になり、対応が漏れてしまうことも考えられます。

連携システムであれば、勤怠集計と給与計算が連動しているため、1つの修正が自動的に全体へ反映されやすくなります。設定変更や運用フローの見直しも効率化され、法令対応がスムーズに進むでしょう。勤怠と給与の分断をなくすことで、法改正にも強い業務体制を実現できるのは大きなメリットです。

勤怠管理と給与計算を連携する方法3つ

勤怠管理と給与計算を連携させるには、具体的にどのような方法があるのでしょうか。

導入のしやすさや自動化のレベルは異なりますが、主に次の3つの方法が挙げられます。

それぞれの特徴と注意点を整理し、自社に適した方法を検討していきましょう。

CSV出力

もっともよく知られている勤怠と給与の連携方法が、CSVファイルを使ったデータ取り込みです。勤怠管理システムで集計したデータをCSV形式で出力し、給与計算システムに読み込ませることで連携します。

多くの給与計算ソフトで対応しており、比較的操作が簡単なため、受け入れられやすい方法です。

ただし、CSVの出力・取り込みは手作業になるため、完全な自動化ではありません。データ加工が必要な場合も多く、人が介在することでミスが発生したり、ファイル改ざんされたりするリスクに注意が必要です。

API連携

API連携を使えば、勤怠と給与のデータを自動連携できます。

ワンクリックで勤怠実績を給与計算システムに送れるため、作業の手間はさほどありません。人の手を介さないためミスも少なく、最新の勤務データをもとに給与計算を処理できます。

一方で、API連携は「対応している製品同士」であることが前提です。システム同士の相性に注意が必要です。すでに利用しているシステムとの互換性を、事前にチェックしておきましょう。

1データベース（1マスタ）

勤怠と給与を同一システム内で管理できる「オールインワン型」「1データベース型」のクラウドシステムも登場しています。よりシームレスな管理が実現しやすくなっています。

データの二重入力や転記作業が不要になり、一気通貫で管理できます。「最新情報がどれかわからなくなる」といった事態も防げ、情報の整合性が自然と保たれるでしょう。

とくに勤怠管理システムや給与計算システムの入れ替えを検討している企業は、選択肢として検討してみてはいかがでしょうか。現在CSVやAPI連携を使っている場合も、将来的にはワン・データベースへの移行を視野に入れてもよいでしょう。

→人材情報を1データベースで管理「One人事」の特長はこちら

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勤怠管理と給与計算を自動連携できるシステムの選び方・比較ポイント

勤怠管理と給与計算を自動で連携させるには、システム選びが重要です。同じ「連携が可能」とうたう製品でも、連携方法や対応できる機能範囲はさまざまで、自社に合わないと、かえって業務が増すため注意しなければなりません。

連携できるシステムを選定するうえで、おさえておきたい比較ポイントは以下の4つです。

1. 連携方法の違い
2. 必要な機能・対応範囲
3. 提供形態（クラウド／オンプレミス）
4. サポート体制

勤怠管理と給与計算のシステムリプレイスを検討している方は、ぜひ確認してみてください。

連携方法

CSV・API・1データベースのどれを選ぶかで、自動化の度合いは大きく異なります。既存システムを活かすならCSVまたはAPI連携が現実的ですが、手動操作がどこまで必要かが違います。

CSVは汎用性が高い反面、出力と取り込みに人の手が必要です。APIはリアルタイムに近い連携が可能ですが、実際はベンダーごとに仕様が微妙に異なり、接続に手間取るケースもあります。

システムの乱立（サイロ化）を防ぐなら、1つのデータベースで管理できるシステムがおすすめです。

中長期的な運用視点で、自社の課題と将来ありたい姿から最適なものを選びましょう。

必要な機能・対応範囲

勤怠と給与の連携後の運用を見据え、必要な機能がそろっているかも最低限の確認が必要です。

給与体系や勤務形態が複雑な企業では、自社のルールを柔軟にシステムへ移行できるかがポイントとなります。連携できるけれど結局手作業が残る状態では導入の意味がありません。無料トライアルを利用して、自社の運用が再現できるかを確認するようにしましょう。

提供形態

給与と勤怠の連携による業務効率化を求めるなら、提供形態の違いも比較が必要です。インストール型は自社サーバーに構築する方式で、初期費用は高めですが、ランニングコストは抑えられます。ただし、法改正があった際のアップデート対応が手間になりやすく、システムごとに別々に設定変更が必要なケースもあります。

一方、クラウド型は月額制のためコストはかかりますが、法改正への自動対応や連携機能のアップデートが早く、手間や更新漏れのリスクを減らせます。

手作業や管理の負担を減らしたい企業には、クラウド型のほうが相性がよいケースが多いでしょう。

サポート体制

勤怠と給与を連携するシステムを選ぶ際は、ベンダーのサポート体制が現場の実情にどれだけ寄り添ってくれるかも重要です。

単なる問い合わせ対応だけでなく、導入前に自社の勤怠運用を理解したうえで、システムの適合性を見極めてくれるベンダーであれば、ミスマッチな導入を防止できるでしょう。

また、運用中に課題が発生した際に、設定のアドバイスや改善提案まで行ってくれるかどうかも大きな違いです。

給与計算は信頼性がもっとも求められる業務の一つであり、トラブルが従業員との関係に影響することもあります。

リスクを最小限に抑えるためにも、迅速で柔軟なサポート体制が整ったサービスを選ぶことが欠かせません。

まとめ｜勤怠管理と給与計算の連携で効率化へ

勤怠管理と給与計算を連携させることで、手入力や確認の手間が減り、ミスやトラブルのリスクが減らせます。人事労務の負担軽減だけでなく、処理の正確性や対応スピードも高まるでしょう。

連携にはCSV・API・1データベースという選択がありますが、どれが適しているかは、自社の運用によって異なります。運用を開始してから「想定と違う」とならないように、オンライン相談で詳しい連携方法を確認することがとても大切です。

勤怠と給与の連携に課題があるなら、今一度人事労務で契約しているシステム全体を見直してみてはいかがでしょうか。

勤怠管理と給与計算を自動連携できるシステム「One人事」

「One人事」は、勤怠管理と給与計算を1つのデータベースで管理できる統合型人事システムです。

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