給与計算の事務作業が難しい理由とは？向いている人の特徴や対策について解説

給与計算では、多岐にわたる事務作業が発生します。法規制の遵守や正確性と機密性の保持が求められるため、人事労務担当者が負担を抱えているケースもめずらしくありません。

本記事では、給与計算で発生する事務作業が難しいとされる理由と背景を踏まえて、向いている人材の特徴や根本的に事務作業を効率化するための対策について解説します。

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給与計算の事務作業とは？

給与計算の事務作業の基本的な概要や計算式をご紹介します。

給与計算とは、従業員に支払う給与を計算する業務です。従業員が労働した分の対価を計算し、適切に給与を支払うことを目的として行われます。従業員ごとに給与から差し引かれる金額が異なるため、個別に計算しなければなりません。

給与計算は、次の計算式で行います。

差引総支給額＝総支給額－控除額

まずは、残業や休日出勤などの勤怠データをチェックしたうえで総支給額を計算します。

そして、厚生年金や健康保険、雇用保険を含めた社会保険料や財形貯蓄、生命保険料など、給与から控除すべき控除額を算出します。総支給額から控除額を差し引いた額が「差引総支給額」です。差引総支給額とは「手取り額」を指します。

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給与計算はただ数字を扱うだけの単純な事務作業ではありません。

以上のように、多岐にわたる複雑な要素を含んでいます。担当者の中には難しいと感じている人も多数いることでしょう。給与計算の事務作業が難しいとされる理由をより具体的にご紹介します。

給与計算は、小さなミスであっても従業員の生活に影響を及ぼす可能性があり、計算や振り込みのミスは許されません。会社から支給される給与は、従業員の生活を支える基盤です。給与は正しく振り込まれるのが大前提であり、高い精度が求められる担当者の責任は重大といえます。

専用のソフトを導入する企業が増え、手で計算する作業は格段に少なくなったとはいえ、ソフトに入力する元の数字が間違っていては意味がないでしょう。そのため、担当者に強いプレッシャーがかかってしまい「難しい」と感じることが多くあるようです。

給与計算は、従業員の個人情報や勤務時間、休暇、税金控除など、多岐にわたるデータを扱います。また、従業員ごとに異なる基本給や時間外労働、休日手当、ボーナスなどの要素を適用しなければなりません。

個別の条件を加味してデータを収集し、正確に計算する作業は煩雑になりがちで、正確に処理することは簡単ではありません。

給与計算にかかわる法律が頻繁に改正されることも、事務作業の難易度を高めている要因です。業務には多くの税制や規則がかかわっています。業務をどれだけ仕組み化して効率を上げても、労働法や税法、社会保険などが頻繁に改正されると、そのたびに対応が必要です。

社会保険料や源泉所得税にまつわるルールは毎年のように変更されるため、担当者は情報を常に最新の情報を把握しなければなりません。

給与計算の業務は、ミスを防ぐために集中力が求められるものの、毎月のように同じような作業を繰り返していると、集中力を失ってしまうこともあるでしょう。

また、従業員の給与情報は当然ながら個人情報の一部です。情報を適切に管理し、不正なアクセスや漏えいを防止しなければなりません。

給与計算における事務作業の手順を解説します。

給与計算では、まず従業員たちの勤怠情報を取りまとめましょう。タイムカードや出勤簿などで従業員それぞれの出勤日数や有給休暇取得日数、欠勤日数、遅刻・早退の有無などを確認し、労働時間や残業時間を算出してください。そのうえで総支給額を計算します。

総支給額を導き出す際には、次の3つの項目が必要です。

割増賃金は、次の計算式で算出します。

割増賃金＝時間外労働時間数×1時間あたりの賃金×割増率（25〜50％）

割増賃金の計算に用いる割増率については、以下の通りです。

時間外労働と深夜労働が重複して適用される場合は、割増率に注意しましょう。