紙での勤怠管理とは？ メリット・デメリットや方法について解説
多様な働き方が生まれている昨今、勤怠管理においても適切な対応が欠かせません。
さまざまな勤怠管理方法があるなか、手書きの出勤表やタイムカードなどの「紙による勤怠管理」を行っている企業もあるのではないでしょうか。勤怠を紙で管理しているなら「客観的な記録」をできるようにしておかなければなりません。
本記事では、勤怠管理をする目的や種類を紹介し、紙で勤怠管理をするメリット・デメリット、問題点などを解説します。紙ベースで勤怠を管理している担当の方は、ぜひ参考にしてください。
目次勤怠管理をする目的とは
労働基準法において、労働時間、休憩、休日および年次有給休暇にかかる規定（労働基準法第4章）が適用されるすべての事業所では、勤怠管理が義務づけられています。
勤怠管理の目的は、下記の3点です。
- 労働時間を正式に把握し、賃金を支払う必要があるため
- 長時間労働を防ぎ、従業員の健康を守るため
- コンプライアンスや法律を遵守するため
勤怠管理の種類
勤怠管理の種類には「手書きでの勤怠管理」と「タイムカードでの勤怠管理」「勤怠管理システム」の3つがあります。それぞれについて解説します。
手書きでの勤怠管理
「手書きでの勤怠管理」は、出勤時と退勤時に従業員が手書きで出勤簿に記入する方法です。
記入ミスの修正に手間がかかる一方、紙とペンだけで記入できてコストがかからないため、従業員数が少ない企業向けの方法といえるでしょう。ただし「客観的な記録」とはいえないため、国は勤怠管理方法として推奨していません。
タイムカードでの勤怠管理
「タイムカードでの勤怠管理」は、従業員が自分のタイムカードをタイムレコーダーに挿入して出退勤の打刻記録を行う方法です。タイムレコーダーと紙のタイムカードを用意するだけでスタートできるため、初期費用を抑えられて低コストです。
また、自動で集計までしてくれる製品もあり、管理面でも便利に使えます。一方、打刻漏れや不正打刻が発生したり、リアルタイムな勤怠管理ができなかったりなどのデメリットについても考慮しておく必要があります。
勤怠管理システム
「勤怠管理システム」は、勤怠管理に関する業務全般を支援してくれるシステムです。
場所を選ばず、正確で客観的な勤怠記録ができるのはもちろん、出退勤時間の打刻・記録や残業、各種休日休暇の申請、シフト作成、労働時間の集計にも対応しています。そのため、労働時間の集計や給与計算にかかる工数を大幅に削減できます。
また、法律改正に対応した勤怠管理が実現できるでしょう。
紙で勤怠管理をするメリット
手書きやタイムカードといった、紙で勤怠管理をするメリットについて解説します。
初期費用・ランニングコストがほとんどかからない
手書きの紙ベースで勤怠管理を行う場合、最低限必要なのは紙とペンのみです。
また、タイムカードでの勤怠管理もタイムレコーダーとタイムカードの用意だけで済みます。初期費用があまりかからず、誰でも簡単にスタートできる点が大きなメリットといえるでしょう。
ランニングコストに関しても、手書きでは紙や印刷代、タイムカードではタイムカードの紙や電気代くらいしかかかりません。
一目で勤怠状況がわかる
紙に時間を書くだけ、あるいはタイムカードをレコーダーに挿すだけなので、パソコンが苦手な方でもやりやすいです。ひと目で勤怠状況がわかるのもメリットの一つで、パートタイム従業員などからは「紙の方が見やすい」という意見が多いようです。
また、少人数の職場では対象者も少ないため、集計・管理作業にあまり時間を取られることがないでしょう。
紙で勤怠管理をするデメリット
紙で勤怠管理をする場合の2つのデメリットについて解説します。
紛失により管理ができなくなる
デメリットの一つとして、紙を物理的に紛失することで勤怠管理ができなくなる点が挙げられます。たとえば、1か月分の記録を続けている途中で紙を紛失した場合、データが手元に残らないため、集計ができなくなります。
さらに、労務関係に必要な書類は5年間保管しなければならず、書類がかさばってしまうなどのデメリットもあります。
集計に時間がかかる
紙での勤怠管理は、集計に時間がかかることが多いです。記入漏れや書き間違いが発生するたびに、該当する従業員へ問い合わせる必要があります。また、手書きで記入する場合では、文字を読み間違える可能性も高くなります。
紙の勤怠管理が抱える問題点
2019年4月に「労働安全衛生法」が改正され、客観的な記録による労働時間の把握が法的義務となっています。客観的な方法とは「使用者が、みずから現認することにより確認し、記録すること」「タイムカード、ICカードなどの客観的な記録を基礎として確認し、記録すること」です。
そのため、従業員の紙への手書きによる勤怠管理では「客観的な記録」に該当しないといえます。
参照：『労働時間の適正な把握のために 使用者が講ずべき措置に関する基準』 厚生労働省
紙で勤怠情報を記載する場合の書き方とは？
紙で勤怠情報を記載する場合における、適切な方法や記録するべき情報をご紹介します。
適切な方法で勤怠管理をする必要性
労働時間を正確に把握できなければ、給与計算にも影響がおよびます。そのため、適切な方法で勤怠管理をすることが重要です。
タイムカードやICカードなど客観的な記録が難しい場合は、下記の方法で行いましょう。
- 使用者が、みずから現認することにより確認し、記録する
- 自己申告で記録を開始する前に労働時間の正しい記録方法を説明する
- 労働時間が実際の労働時間と合致しているか実態調査する
勤怠管理で把握する必要がある情報
勤怠管理で記録しておく必要がある情報は下記の通りです。
- 出勤日
- 労働日数
- 出勤（始業）・退勤（就業）の時刻
- 日別の労働時間数
- 時間外労働を行った日付・時刻・時間数
- 休日労働を行った日付・時刻・時間数
- 深夜労働を行った日付・時刻・時間数
これらの情報は、雇用形態にかかわらず記入が必要です。
紙ベースの勤怠管理からペーパーレス化するためには
勤怠管理をペーパーレス化する場合、勤怠管理システムの導入も一案です。Web上で労働状況を管理できるとともに、記録したデータを自動集計や表計算ソフトへの出力もスムーズに進められます。
また、在宅勤務など複数拠点で従業員を管理しなければならない企業に適しており、リアルタイムで正確な記録ができます。
勤怠管理をシステム化する際の注意点
勤怠管理をシステム化するときの2つの注意点について解説します。
勤務実態に即した勤怠管理ができるかどうか
自社の就業規則や勤怠ルールを勤怠管理システムに反映できるか確認しておく必要があります。そのためには、時差出勤やリモートワークなど、多様な働き方に沿っているシステムを選ぶことが重要です。
また、ただ機能が多いだけの勤怠管理システムは使い勝手が悪く、不満につながります。最低限何が必要か、あらかじめ調べておくとよいでしょう。
導入・運用コストを把握する
導入や運用にかかるコストを把握することも大事です。クラウド型のシステムでは、一般的な目安として初期費用は0～50万円、従業員1人あたり数百円のランニングコストが相場といえます。
一方オンプレミス型のシステムは、初期費用が100万円前後、ランニングコストは月30～50万円が目安とされています。また、サーバーの設置費用が別途かかることもあるでしょう。
従業員の数によって選択するケースが多いですが、サービスによって幅がありますので、まずは問い合わせてみてください。具体的な活用イメージがまだ湧かないなら、好きな機能だけを選んでスモールスタートできるサービスがおすすめです。
勤怠管理のペーパーレス化も検討を
勤怠を管理する場合
- 手書きでの勤怠管理
- タイムカードでの勤怠管理
- 勤怠管理システム
の3つの方法があり、手書きとタイムカードは、紙による勤怠管理に該当します。
紙による勤怠管理では
- 初期費用
- ランニングコストがほとんどかからない
一目で勤怠状況がわかるというメリットがある一方、
- 紛失により管理ができなくなる
- 集計に時間がかかる
というデメリットもあります。
また、従業員の紙への手書きによる勤怠管理では「客観的な記録」に該当せず、国には推奨されていません。そのため、ペーパーレス化を進めて勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。システムを選定するときは、勤務実態に即した勤怠管理ができるか確認し、導入・運用コストを把握しておくとよいでしょう。
特に、勤怠をはじめ人材情報が分散している企業は、管理運用の見直しとともに、勤怠管理のペーパーレス化を検討してみてはいかがでしょうか。
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