勤怠管理システムの導入目的とは？ 主な機能一覧からメリット・デメリット、選び方のポイントまで

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、勤怠管理にかかわるさまざまな業務全体をサポートするシステムです。利用することで、従業員の労働時間の客観的な記録や、正確な給与計算ができます。勤怠管理や給与計算など、これまで手作業で行っていた業務を削減できるため、導入によって大幅な効率化が見込めます。

勤怠管理システムの導入目的

多くの企業が、勤怠管理システムを導入する主な目的は2つあります。

勤怠管理の法改正に対応するため

従業員の勤怠に関する法律は、頻繁に改正されるため管理の見直しが必要です。

近年も『働き方改革関連法』の施行にともない、勤怠管理にかかわるルールが厳しくなっています。たとえば労働安全衛生法の「客観的な記録による労働時間の把握」、労働基準法の「時間外労働の上限規制」や「有給休暇の年5日取得義務化」といった改正が行われました。

勤怠管理システムを導入していると、こうした法改正にアップデートでスムーズに対応できます。

勤怠管理を効率化するため

勤怠管理システムを取り入れることで、労働時間のデータ化から給与計算まで自動的に行われ、作業が効率化できます。

タイムカードやエクセルを使った勤怠管理では、労働時間などのデータ収集・仕分けに時間がかかり、ミスの修正にも手間がかかります。

勤怠管理システムを取り入れると、労働時間のデータ化から給与計算まで自動的に行われ、業務に余裕が生まれます。そのため、担当者は労働環境の構築・改善や人材育成といった業務に集中できるでしょう。

勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理システムで実現できることとして、主な機能をご紹介します。

さまざまな打刻機能

勤怠管理システムは、パソコンからだけではなく、スマートフォンやCカードでの打刻にも対応しており、自社に適した方法を選択できます。

ICカードで打刻する場合、NFC規格の交通系・電子マネー系ICカードも使用可能です。また、指紋や静脈、顔認証といった生体認証での打刻ができるシステムもあり、なりすまし防止に高い効果が見込めます。

有給休暇取得状況の管理

従業員には、年5日以上の有給休暇取得が労働基準法で定められており、企業側には適切な管理が求められています。

多くの勤怠管理システムでは、有給休暇の取得状況をリアルタイムで把握し、残日数や付与日数などの管理が可能です。また、有給休暇の取得期限が迫っていると、それぞれにアラートで知らせてくれる機能もあります。

労働時間の自動集計

勤怠管理システムには、労働時間の自動集計機能が備わっており、従業員一人ひとりの打刻データをもとに、簡単に労働時間を集計できます。パートタイム・アルバイトなど勤務形態によって集計方法が違う場合も、個別に設定して対応が可能です。給与システムとの連携によって、給与の計算まで自動で行えます。

各種申請や承認

一般的な勤怠管理システムには休暇申請をはじめ、さまざまな勤怠関連の申請と、その承認をサポートする機能があります。

たとえば、残業や有給休暇、出張、直行直帰の申請、タイムカードの打刻漏れや間違いに関する修正申請などが可能です。

特に打刻ミスはよくありますが、これを都度、管理者が手作業で修正するのは大変手間がかかります。しかし、システムを使って従業員自身が申請し、管理者がオンラインで承認すれば人為的ミスの防止につながります。

修正内容が自動的に集計システムに反映されるため、全体の作業効率が向上するでしょう。

お役立ち資料

勤怠管理システムの乗り換えガイド

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シフトの作成や管理

勤怠管理システムの多くには、スケジュール機能と連携して自動でシフト作成や管理ができる機能が備わっています。また、特定の時間帯に必要な従業員数を事前に設定しておくことで、その時間の人員の過不足が一目で確認できる便利な機能もあります。

超過労働へのアラート通知

勤怠管理システムには、従業員の残業時間が基準を超えたときに、自動で警告する機能も装備されています。これにより、従業員は自分で超過労働を未然に防ぐことが可能です。通知方法はシステムによって異なりますが、メールやプッシュ通知が一般的な方法です。

このアラート機能は主に従業員に向けたものですが、管理者にも通知する設定ができます。管理者は従業員の労働時間を把握し、超過労働を防ぐための対策をとれます。

勤怠管理システムの種類

勤怠管理システムは、主に以下の3つに大別されます。

• タイムレコーダー型
• オンプレミス型
• クラウド型

それぞれの種類について解説します。

タイムレコーダー型

タイムレコーダー型は、従業員の出勤・退勤時間をタイムレコーダーで記録する方法で、特に少人数の職場に適しています。タイムレコーダーと集計ソフトのセットで販売されていることが多く、パソコンにソフトウェアをインストールして使用します。

打刻は、タイムカードやICカード、指紋認証などのほか、パソコン、タブレット、スマートフォンでも可能です。

タイムレコーダー型は導入コストが比較的低く抑えられる点が大きなメリットです。給与計算の自動化には対応していない場合があり、大規模な事業所には不向きといえるでしょう。

オンプレミス型

オンプレミス型の勤怠管理システムでは、自社にサーバーを設置して運用するため、セキュリティが強固である点がメリットです。

ただし、システムの構築には高額な初期費用がかかり、維持にも費用が発生します。さらに、システムの稼働までに1～3か月程度の時間が必要な場合もあります。

「オンプレミス」とは、ソフトウェアなどを自社のサーバーに設置して管理・運用する方式のことです。

従業員数が1,000人を超えるような大企業では、独自の要件に合わせた柔軟なシステム設計が求められるため、自由にカスタマイズできるオンプレミス型を採用するケースが多いでしょう。

クラウド型

クラウド型の勤怠管理システムは、インターネットを通じて導入できるシステムで、利用者は月間または年間の契約を結んで使用します。

メリットは、導入や運用のコストが比較的低く抑えられ、迅速に導入できることです。また、ログインするだけで使用できるため、どの端末からでも打刻や管理が行えます。

しかし、オンプレミス型よりもセキュリティ面が弱く、インターネット接続がない状態では使用できないデメリットも存在します。そのため、中小企業などに導入されているケースが多いでしょう。

勤怠管理システム導入のメリット

勤怠管理システムを導入するメリットを5つ取り上げて解説します。

• 勤怠管理を効率化できる
• 労働時間を正確に管理できる
• 法改正に対応できる
• 従業員の不正を防げる
• 社外でも打刻できる

勤怠管理を効率化できる

タイムカードやエクセルを使用する勤怠管理では、提出された記録の正確性を担当者が確認し、労働時間を集計して給与計算を行う必要があります。従業員数が多いと、これらの作業には多くの時間や工数がかかります。

しかし、勤怠管理システムを導入すると、勤怠データの集計がシステム上で自動的に行われるため、担当者が手動で行う集計作業は不要です。これにより、勤怠管理業務の効率が向上するでしょう。

労働時間を正確に管理できる

働き方の多様化によって従業員の働く時間や場所が分散し、労働時間の管理も煩雑化しています。勤怠管理システムでは、従業員の毎日の勤務状況をリアルタイムで把握できるため、当月の総労働時間や残業時間などの正確な管理が可能です。

法改正に対応できる

クラウド型の勤怠管理システムには、法律が改正された際に自動的にシステムをアップデートする機能があります。また、ほかのタイプのシステムでも、保守サポートの範囲で対応が可能です。これにより、企業は法改正への対応をスムーズに行うことができ、常に最新の法規に沿って勤怠管理を行えます。

従業員の不正を防げる

勤怠管理システムでは労働時間が自動的に記録され、他人が代わりに打刻できないようなサービスもあります。そのため、残業時間の改ざんや他人によるタイムカードの打刻、遅刻時の意図的な打刻忘れなど、実際の勤務状況と異なる情報を記録する不正防止が可能です。

社外でも打刻できる

クラウド型勤怠管理システムの導入で、社外でも打刻できるのもメリットの1つです。従業員は場所や端末を選ばずに勤務時間を記録でき、リモートワーク中や外回りで直帰する際など、状況に合わせた打刻が可能です。

勤怠管理システム導入のデメリット

勤怠管理システムの導入にはメリットがある一方、デメリットもあります。特に次の3点を確認しておきましょう。

導入コストがかかる

勤怠管理システムは、手作業による勤怠管理に比べて、導入コストがかかります。システムによって価格は異なり、オンプレミス型などの高額なものは導入する際の費用が数百万円になることもあるでしょう。

ただし、クラウド型のシステムの中には、月額数百円からの手頃な価格のサービスもあり、コストを抑えたい場合におすすめです。

就業規則に対応できないことがある

勤怠管理システムの導入には、自社の就業規則に合わせた設定が欠かせません。ただし、システムによっては、就業規則に完全には対応できない場合があり、その結果、一部の作業を手動で行う必要があるかもしれません。

導入を検討する際は、自社の雇用形態や就業形態、社内制度など、細かな規則について理解し、それらにシステムが対応できるかどうかを事前に確認することが必要です。

費用対効果が見えづらい

勤怠管理システムは、直接的に売り上げに貢献するとは限りません。主な導入目的は業務の効率化であり、費用対効果が出しづらいことを心得ておきましょう。

初期費用や維持費用もかかるため、導入によるメリットを社内に提示して理解を深めたうえで検討を進めるとよいでしょう。

勤怠管理システム選び方のポイント

勤怠管理システムを導入する際は、ポイントを押さえて選ぶことが重要です。5つのポイントをご紹介します。

• 実現したい運用方法に対応できるか
• 誰でも使いやすい操作性か
• ほかのシステムと連携できるか
• 導入にかかるコストが適切か
• サポート体制が整っているか

実現したい運用方法に対応できるか

勤怠管理システムには多くの機能があるため、自社で実現したい運用方法に対応できるかどうかを確認することが大切です。

残業や有給休暇の管理はもちろん、たとえばデータ出力ができるか、フレックスタイムや時短勤務に対応しているかなど、企業に必要な機能は異なります。自社の運用方法に適したシステムを慎重に選びましょう。

誰でも使いやすい操作性か

勤怠管理システムを導入すると、原則としてすべての従業員が使用します。そのため、ストレスなくシステムを扱えるかどうか、ユーザーフレンドリーな操作性なのかを事前に確認する必要があります。

また、勤怠管理システムを使用する担当者の観点からも、使いやすさは大切な要素といえるでしょう。

ほかのシステムと連携できるか

自社で契約しているほかのシステムと、APIなどを使って連携できるかどうかも確認しておきましょう。

勤怠管理システムの中には、シリーズ一体化で勤怠や給与など人事労務領域を一元管理できるサービスもあります。

契約システムが複数あって管理が大変、1つにまとめたいという企業は検討することをおすすめします。

導入にかかるコストが適切か

勤怠管理システムを選ぶ際は、従量課金制や月額制など、自社に適したサービスプランの選択が大切です。

長期にわたって使用する場合が多いため、将来的な従業員数の増減を含めた計画を立てるとよいでしょう。導入時のコストやランニングコストを、予算と照らし合わせながら慎重に検討しましょう。

サポート体制が整っているか

勤怠管理システムを導入するときは、サポート体制についても確認しておきましょう。システムのスムーズな導入や運用には、サポートの質が影響します。

また、長期にわたり安心して勤怠管理システムを利用するには、サポートの内容だけでなく、追加費用の発生の有無、対応の迅速性などもチェックしましょう。

勤怠管理システムの導入手順

実際に勤怠管理システムを導入するとなった場合、どのように進めればいいかイメージできない人もいるでしょう。そこで勤怠管理システムの導入手順をご紹介します。

1. 勤怠管理システムを導入する目的を明確にする

自社の勤怠管理に関する現在の課題や実現したい目標を明確にしておきましょう。勤怠管理システムを導入する目的を明確にすることで、必要な機能や欲しい機能を事前に検討できます。また、不要な機能も明確にしておくことで、導入時のコスト削減につながります。

2．勤怠管理システムを選ぶ

次に、導入する勤怠管理システムを選定しましょう。洗い出した導入目的を参考に、使用したいシステムを絞り込みます。選んだいくつかの中から、コストや運用のしやすさ、セキュリティなどの面を慎重に確認し、決定します。

2．トライアルを活用する

導入予定の勤怠管理システムにトライアルがあれば、利用します。この段階では、システムの機能や使いやすさを評価するだけでなく、導入の際に提供されるサポートやフォローが適切かどうかも確認することが重要です。

3．従業員に導入と使い方を周知する

トライアルで確認できたら、勤怠管理システムを導入することと、使い方について従業員に周知します。新しいシステムを社内に定着させるには、日々勤怠を入力する従業員の積極的な協力が欠かせません。そのため、従業員にしっかり理解してもらい、スムーズな運用に向けた情報共有を行うことが大切です。

まとめ

勤怠管理システムは、勤怠管理の多岐にわたる業務全体をサポートするシステムです。

コストがかかるなどのデメリットもありますがメリットも多く、勤怠管理を正確に効率的に行いたいなら、検討することをおすすめします。自社の働き方に適した勤怠管理システムを選んで導入するとよいでしょう。

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