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36協定を電子申請する方法とは? 提出の手順や注意点、メリット・デメリットなどを解説

36協定の際に届け出が必要な「36協定届」は、2021年から新しい様式に変更されており、電子申請を利用すれば時間帯を問わず提出が可能です。

本記事では、36協定を電子申請する方法について、提出の手順や注意点を踏まえて解説します。36協定届の新様式で変更になった点や電子申請によるメリット・デメリットも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

※本記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

36協定を電子申請する方法とは?提出の手順や注意点、メリット・デメリットなどを解説
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    36協定届とは

    36協定届とは、法定労働時間を超えて労働をさせる場合に提出が必要な届け出です。労働基準法36条では、原則として「1日8時間/1週40時間」を労働時間の上限として定めており、これを「法定労働時間」といいます。

    法定労働時間を超えて労働者に時間外労働をさせる場合、労働基準法第36条に基づく労使協定(36協定)を締結し、事前に36協定届を管轄する労働基準監督署長に提出する必要があります。

    36協定届の新様式と変更点

    2021年4月から労働基準法施行規則などが改正され、36協定届の様式が新しくなりました。ここでは、36協定届の新様式と変更点について解説します。

    • 押印・署名、電子証明書の添付が不要になった
    • 電子申請に限り本社一括届出が可能となった
    • 労働者の代表に関するチェックボックスが新設された

    押印・署名、電子証明書の添付が不要になった

    従来の様式では電子申請であっても押印や署名が求められていました。新様式では押印や署名が不要です。また、押印や署名の廃止にともない、電子証明書の添付も必要ありません。ただし、36協定届が36協定の「協定書」をかねている場合は、署名または押印など労使双方の合意が明らかとなる方法が必要です。

    電子申請は労働者代表が異なっても本社一括での届出が可能に

    36協定の届出の変更前は、事業所ごとに協定の労働者代表が異なっている場合には、本社一括届出ができませんでした。しかし、新様式では、電子申請に限り、協定の労働者代表が異なっていても、本社一括での届出が可能です。本社でまとめて申請できるため、作業が簡略化できrるでしょう。

    労働者の代表に関するチェックボックスが新設された

    新様式では、労働者の代表が36協定の対象となるかチェックするための機能が新設されました。労働者代表とは、事業場における過半数労働組合または過半数代表者です。

    労働者代表の選出におけるチェック事項は下記の3つです。

    • 管理監督者ではないか
    • 36協定の締結者として投票など民主的な方法で選出されているか
    • 労働者を使用する立場の者の意向で選出されていないか

    36協定届を電子申請する方法

    36協定届を電子申請するには、政府の電子窓口である「e-Gov」から申請します。e-Govの画面上に表示される様式にしたがって入力し、送信しましょう。オンラインで申請できるため、これまでのように窓口へ行ったり郵送したりする手間がかからず便利です。また、新型コロナウイルス感染拡大防止の面からも電子申請が推奨されています。

    参考:『労働基準法等の規定に基づく届出等の電子申請について』 厚生労働省

    36協定届を電子申請する手順

    それでは、36協定届を電子申請する手順を具体的に説明します。3つのステップでできるので、ぜひ実践してみましょう。

    1. e-Govの提出用アカウントを取得する
    2. アプリケーションをインストールする
    3. 36協定届を電子申請する

    1.e-Govの提出用アカウントを取得する

    まずはe-Govにアクセスし、アカウントを取得します。アカウント取得用のメールアドレスを入力して仮登録の手続きをします。入力したメールアドレス宛に本登録のためのリンクが記載されたメールが届いたら、アクセスして本登録を完了させましょう。登録したアカウントで、e-Govが提供するサービスにログインが可能です。また、GビズIDやMicrosoftアカウントで登録することもできます。

    2.アプリケーションをインストールする

    次に、e-Gov電子申請アプリケーションをインストールします。Windows版とMacOS版があるので、自社の環境に合わせて選ぶとよいでしょう。うまくインストールできない場合は、ブラウザのポップアップブロックが解除されているか確認します。場合によっては、信頼済みサイトに登録してあるか(Internet Explorer 11の場合)といったブラウザ設定の見直しが必要です。

    3.36協定届を電子申請する

    36協定届はe-Govの「手続検索」から検索して申請できます。e-Govアプリを起動し、e-Govアカウントでログインします。「手続検索」をクリックし「時間外労働」と入力して検索します。「時間外労働・休日労働に関する協定書」の各種手続が検索結果として出てくるので、自社に適したものを選んで「申請書入力へ」をクリックしましょう。申請書作成ページに移ったら、案内にしたがって提出に必要な情報を入力します。また、入力の途中で一時保存したり、ブックマークしたりすることも可能です。

    参考:『「36協定届」や「就業規則(変更)届」など労働基準法などの電子申請がさらに便利になりました!』 厚生労働省

    36協定届を電子申請する3つのメリット

    それでは、36協定届の電子申請にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここからは3つのメリットを取り上げて解説します。

    • 郵送代や窓口へ行く工数が削減できる
    • 申請手続きの手間が軽減されている
    • 24時間いつでも申請できる

    郵送代や窓口へ行く工数が削減できる

    電子申請なら、郵送に必要な郵送代がかからず、封筒・切手を用意する必要もありません。また、手続きのために窓口に行く時間や交通費が発生しない点もメリットです。複数の事業所や店舗を持つ企業の場合、本社一括届出を利用することで支店でかかっていた業務コストやリソースの削減もできます。

    申請手続きの手間が軽減されている

    電子申請では、36協定の申請手続きの手間が軽減されています。新様式では押印や署名、電子証明書の添付が不要になりました。そのため、必要事項を入力して送信するだけで提出が完了します。また、入力画面で途中保存ができるなど利便性が大きく向上したことにより、業務の効率化が期待できるでしょう。

    24時間いつでも申請できる

    電子申請はオンラインで行うため、窓口の受付時間を気にすることなく、24時間365日いつでも申請ができます。また、インターネット環境があれば、手続きを行う場所も問われません。時間や場所の制限がないのが電子申請のメリットといえるでしょう。

    36協定届を電子申請する2つのデメリット

    電子申請にはメリットがある一方、デメリットもあります。36協定届を電子申請する際のデメリットを2つ取り上げて解説します。

    • 入力不備を検知しづらい
    • 電子申請の設定や手間がかかる

    入力不備を検知しづらい

    電子申請で36協定届の届け出をする場合、窓口での対面申請のようにその場で担当者が確認することがありません。そのため、入力不備があっても気づきにくい点がデメリットの一つです。不備があると差し戻されて再申請が必要になるので、申請前に再確認するなど注意しましょう。

    電子申請の設定や手間がかかる

    オンラインでの手続きが不慣れな場合は、e-Govの設定や電子申請に手間がかかります。事前にホームページでe-Govの設定方法などを確認しておくとよいでしょう。また、設定や入力でミスが出る可能性も加味して、余裕をもって申請することが重要です。

    電子申請以外の提出方法

    36協定届は、電子申請でなくても提出できます。郵送する方法と窓口に出す方法についてご紹介します。

    • 郵送による提出
    • 窓口への提出

    郵送による提出

    郵送で提出する場合、自社を管轄する労働基準監督署に郵送します。届け出の用紙は窓口でもらうか、厚生労働省または管轄の労働基準監督署のWebサイトからダウンロードして入手しましょう。

    参考:『主要様式ダウンロードコーナー(労働基準法等関係主要様式)』 厚生労働省

    控えが必要なときは2部作成し、郵送の際は以下の書類を同封します。

    • 原本および控え(写)
    • 返送用の切手と封筒(封筒に切手を貼り付け、返送先の住所を記入)
    • 送付状(同封した内容物とその数量を記入)

    封筒には「36協定在中」などと記入し、内容物がわかるようにしておきます。また、届出書類の個別の到着確認は対応不可のため、到着の有無を確認したい場合は「簡易書留郵便」などの利用がおすすめです。

    窓口への提出

    自社を管轄する労働基準監督署の窓口へ提出する方法もあります。36協定届は記入する箇所が多いため、記入に時間がかかります。。あらかじめ記入してから提出する方が効率的でしょう。届出の用紙は窓口でもらうか、厚生労働省または管轄の労働基準監督署のWebサイトからダウンロードして入手できます。届出書類の控えが必要な場合は2部作成しておくことが大切です。窓口には、届出書類の原本とその控えを持参しましょう。毎年、年度末には窓口が大変混み合うため、感染防止対策も含め、早めの提出をおすすめします。

    まとめ

    「36協定届」とは、法定労働時間を超えて労働をさせる場合に労働基準監督署長に提出する届け出のことです。2021年に新様式になったことで押印・署名、電子証明書の添付が不要になり、労働者の代表に関するチェックボックスが新設されています。

    36協定届の電子申請は、利便性が高く、コスト削減につながるというメリットがあります。基本的には「e-Gov」にアクセスして処理するため。まずはe-Govのアカウントを取得し、アプリケーションをインストールしましょう。電子申請なら、36協定届の申請書入力から提出まで円滑に進められます。

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