勤怠管理におけるタイムカードとICカードの違いを解説
勤怠管理の方法として、紙のタイムカードやICカードがあります。どちらを導入するか迷っている会社もあるのではないでしょうか。管理コストや手間などさまざまなメリットやデメリットがあります。管理方法は自社に適したものを導入したいところです。
そこで本記事では、勤怠管理における紙のタイムカードとICカードの違いを解説します。さらに、ICカードの導入に適している会社の特徴も紹介するのでぜひ役立ててください。
目次勤怠管理におけるタイムカードとICカードの違い
タイムカードとICカードは管理方法に違いがあります。どのような違いがあるのか、具体的に解説するので参考にしてください。
タイムカードを使った勤怠管理の方法
タイムカードは紙を使って管理します。タイムレコーダーに差し込んで、出退勤の時刻を記録。勤怠の締め日に回収して、経理課や総務課が勤務時間のチェックを行います。
ICカードを使った勤怠管理の方法
ICカードをスキャナーにかざして、識別番号を読み込み、出勤・退勤時間を記録します。勤怠締め日にシステムに集約されたデータをもとにして給与が計算されます。
勤怠管理の課題とは
勤怠管理における課題は以下の2点です。
- 管理に手間がかかる
- 不正打刻のリスクがある
管理に手間がかかる
管理に手間がかかります。従業員が打刻を忘れたり、手書きの場合は勤務時間を誤って記載したりする可能性があります。本人が気づいていないこともあるため、会社側のチェックが欠かせません。非効率な勤怠管理に陥りやすいでしょう。
不正打刻のリスクがある
タイムカードやタイムレコーダーは共有スペースに配置されていることが多く、不正打刻のリスクがあります。たとえば、実際の退勤時間より遅く打刻したり、第三者が打刻したりする可能性があります。その結果、不正打刻に気づかず給与を支給してしまうケースもあるため、細心の注意が必要です。
ICカードを活用して勤怠管理の課題を解決
ICカードを活用すると以下の問題が解決できるでしょう。
- 管理業務の効率化に役立つ
- コスト削減につながる
管理業務の効率化に役立つ
システムに勤怠記録が登録されているため、効率的な集計作業が実現します。紙のタイムカードだと、打刻位置のズレや印字が薄く、確認に時間がかかります。しかし、ICカードだと打刻位置のズレなどの心配はなく、パソコン1台で完結するため業務の手間も削減できるでしょう。
コスト削減につながる
ICカードだとコスト削減につながります。紙のタイムカードは従業員の人数分、用紙が必要です。しかし、ICカードはスキャナーとICカードが1枚あれば勤怠管理が行えます。長期的な目線で考えると、ICカードの方がコスト削減につながるでしょう。
ICカードで勤怠管理するメリットとは
ICカードのメリットは以下の3点です。
- 勤怠情報の管理がしやすくなる
- 不正打刻の防止につながる
- コストを抑えられる
勤怠情報の管理がしやすくなる
ICカードは、勤怠情報がシステムに一元化されるため管理しやすくなるでしょう。出退勤ボタンを押すだけで、正確な時間が打刻されるため人為的なミスを減らせます。また、勤務時間のデータがシステムに登録されているため管理の手間が省けます。
不正打刻の防止につながる
ICカードは不正打刻防止につながります。ICカードは従業員個人で管理するので、第三者が代わりに打刻するリスクを軽減できるからです。
紙のタイムカードだと、タイムレコーダーの近くにまとめて置かれていることが多いため、第三者によって打刻できてしまいます。ICカードにすると不正打刻防止につながり、リスクを軽減できるでしょう。
コストを抑えられる
ICカードにするとコストを抑えられます。タイムカードだと、毎月従業員の人数分用意する必要があります。ICカードの場合、最初にカードとスキャナーを準備すれば、翌月以降コストはかかりません。
初期費用の平均は下記の通りです。
| ICカード | 紙のタイムカード | ||
|---|---|---|---|
| タイムレコーダー | 100,000円 | タイムレコーダー | 15,000〜25,000円 |
| ICカード （1枚あたり） | 0〜400円 | タイムカード （1枚あたり） | 15〜20円 |
交通系ICカードを持っている従業員は、特定の端末を使用することでICカードを利用できます。これにより、一部の機種では0円で準備できます。タイムカードの方が初期費用は手頃です。しかし、ランニングコストや業務量など中長期的な視点で考えると、ICカードの方が費用を抑えられるでしょう。
ICカードで勤怠管理するデメリットとは
ICカードのデメリットは以下の3点です。
- 紛失リスクがある
- 打刻漏れの可能性がある
- 初期費用が必要
紛失のリスクがある
従業員個人でICカードを管理するため、ICカードを紛失するリスクがあります。再発行には費用と時間がかかるでしょう。
打刻漏れの可能性がある
打刻漏れの可能性があり人為的ミスが要因で発生するため、完全には防げません。定期的に管理者がチェックするなど、体制を整える必要があるでしょう。
初期費用が必要
紙のタイムカードと比較すると、初期費用が必要です。スキャナーやICカードを用意するための費用がかかります。しかし、長期的に考えると紙のタイムカードを準備する必要がないため、コストが抑えられるでしょう。
ICカードでの勤怠管理が向いている会社の特徴
ICカードでの勤怠管理が向いている会社の特長は下記の2つです。
- 勤怠管理の負担を減らしたい会社
- 長期的な目線でコストを削減したいと考えている会社
勤怠管理の負担を減らしたい会社
ICカードでの勤怠管理だとシステムに勤怠情報が登録されるので、業務負担が減ります。毎月の管理が大変という会社におすすめです。
長期的な目線でコストを削減したいと考えている会社
長期的にコストを削減したい会社におすすめです。ICカードは導入費用がかかります。しかしランニングコストは発生しません。従業員数が多い会社ほど、大きなコスト削減の効果を得られるでしょう。
ICカードで勤怠管理する方法とは
ICカードで勤怠管理するときは、スキャナーやタブレットを使用します。
スキャナー
スキャナーにICカードをかざして読み取ります。会社の出入り口など従業員が必ず通る場所へ設置しましょう。
タブレット
従業員共用のタブレットでICカードを読み取る方法もあります。タブレットにICカードをかざすだけで打刻が完了するため、紙のタイムカードのように刻印する手間は必要なくスムーズな出退勤処理が可能です。
ICカードを導入する際に気になる選び方とは
ICカードの選び方は下記の4種類です。
- ICカードの種類で選ぶ
- 自社に必要な機能で選ぶ
- サポートの内容で選ぶ
- セキュリティ対策で選ぶ
ICカードにもさまざまなタイプがあるため、比較したうえで導入を検討してください。
ICカードの種類で選ぶ
ICカードには接触型と非接触型があります。それぞれ特徴が異なるため順番に解説します。
接触型ICカードとは
接触型ICカードは、カードの表面に埋め込まれたICチップと電極を利用しています。接触型ICカードをカードリーダーに差し込むことで、情報が読み取れます。不正打刻が起きにくく、正確な情報を登録できるでしょう。
非接触型ICカードとは
非接触型ICカードは、ICチップに内蔵されたアンテナを通じて電波を受信します。カードリーダーに触れなくても情報を受信できることが特徴です。代表的なものは、交通系ICカードです。
自社に必要な機能で選ぶ
必要シーンに応じて、自社に適した機能を選んでください。たとえば、打刻漏れを防止したい場合、社員証で打刻するシステムを導入するなどの方法があります。導入前に、勤怠管理における自社の課題を洗い出しておきましょう。
サポートの内容で選ぶ
サポート内容でICカードを選ぶこともおすすめです。万が一トラブルが起きた場合、迅速なサポートが受けられるシステムだと安心ではないでしょうか。導入前にサポートの内容を確認しておけば、緊急時の対応が落ち着いてできます。
セキュリティ対策で選ぶ
情報の安全性を確保するために、セキュリティ対策の視点も重要です。勤怠管理に関するデータや書類は、労働基準法で5年間の保管が義務づけられています。データや書類を安全に保管するためのセキュリティ対策が施されたシステムを選びましょう。
まとめ
ICカードでの勤怠管理は、タイムカードより、人為的なミスや業務量の削減につながる可能性があります。そのぶん、人手が足りないほかの業務に注力できるため、業務効率化が進むでしょう。
ICカードでの勤怠管理を取り入れる場合は、自社に必要な機能やサポート内容など多様な視点で検討しましょう。勤怠管理の効率化を検討しているなら、比較的導入しやすいクラウド型の勤怠管理システムもおすすめです。
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