タイムカードの時間がずれるときの直し方｜原因や対処方法を解説
タイムカードとは、勤怠管理を効率的に行うためのツールです。勤怠記録をタイムカードで管理している企業はありますが、時間がずれて困っているという方はいませんか。本記事では、時間がずれた場合の直し方を解説します。また、企業として問題を未然に防ぐ対処方法もお伝えするので、ぜひ最後までご覧ください。
目次タイムカードの時間がずれる原因と直し方
タイムカードの時間がずれる主な原因は以下の3つです。
- タイムカードの押し込みすぎ
- 設定ミス
- センサーの異常
タイムカードを押し込みすぎ
一部の従業員だけ時刻がずれる場合は、タイムカードの押し込みすぎが考えられます。タイムカードを差し込むと自動で中に引きこまれますが、無理に押し込むと印字か所がずれてしまいます。そのため、タイムカードを置くように差し込むことで、印字のずれが解消できるでしょう。
設定ミス
タイムレコーダーの設定ミスが考えられます。指定した時間で印字段を切り替える設定がされているかもしれません。誤りがあると異なる時刻が記録されます。深夜勤務や早朝勤務は特に、間違っていないか確認しましょう。
センサーの異常
タイムレコーダーが誤作動を起こしている可能性があります。ゴミやほこりが詰まっていたり、部品が外れていたりすると誤作動が起きます。特に、長年使用している機器の場合は確認する方が無難です。掃除を行っても改善が見られない場合は、買い替えを検討しましょう。
タイムカードの時間がうまく印字されない原因と直し方
タイムカードの時間がうまく印字されない原因は以下の2つです。
- タイムカードが裏表逆になっている
- インクが少ない
タイムカードが裏表逆になっている
タイムカードは両面に時刻を記入する欄があるため、異なった方で印字するとずれてしまいます。表と裏は月の前半と後半で分かれているので、打刻するときは必ず日付を確認しましょう。
インクが少ない
インクの残量を確認します。見落としがちなポイントですが、インクが少ないと文字がかすれてくるので、完全になくなる前に交換しましょう。タイムカード用のインクはインターネットで販売されています。心配な方は予備を購入しておくと安心でしょう。
タイムカードで勤怠管理すると時間のずれが生じやすい理由
タイムカードで勤怠管理すると、時間のずれが生じやすい理由は以下の3つです。
- 打刻場所と就業場所に距離がある
- 従業員がタイムカードを不正打刻している
- 社内ルールがあいまいになっている
打刻場所と就業場所に距離がある
タイムレコーダーの設置場所と就業場所が離れていると、実際の労働時間と差異が生まれる場合があります。たとえば、タイムカードが会社の入り口に置かれており、実際の作業場まで移動するためにエレベーターに乗る必要があるときなどです。
給与はタイムカードの打刻時間に沿って計算されます。実質的な勤務時間に対して大きなタイムラグが生まれてしまうなら、ずれが生じないように、打刻場所を見直すといいでしょう。
従業員がタイムカードを不正打刻している
従業員がタイムカードを不正打刻している可能性があります。たとえば、遅刻しそうな従業員が別の従業員に頼んで打刻している場合です。常態化すると職場の秩序が保てなくなります。打刻のルールを作成しておくことで、不正打刻を減らせるでしょう。
社内ルールがあいまいになっている
始業時間と終業時間は何時から何時までなのか、ルールを決めましょう。始業時間前から仕事をしているのに、時間外手当が出ないなどの給与トラブルに直結します。
たとえば、以下のような社内ルールの例があります。
- タイムカードは出勤した時刻を打刻してください
- 午前8時30分までの打刻は、原則午前8時30分からの勤務とします
ルールを設けることで、円滑な組織運営ができるでしょう。
タイムカードの時間がずれることで発生する問題
タイムカードの時間がずれて発生する問題は以下の2つです。
- 誤った内容で、給与が計算される
- 従業員がストレスを感じる
誤った内容で給与が計算される
印字のずれに気づけないと、間違った内容で給与が計算されます。実体と違う給与を振り込むと、返金処理の手続きなど経理担当者の負担が増加します。時間がずれている従業員が多ければ、人数分の対応が必要です。裏表で色が違うタイムカードを導入するなど、未然に対策を講じましょう。
従業員がストレスを感じる
タイムカードのずれを直すには手間がかかるため、ストレスを感じます。タイムレコーダーの調整や手書きでタイムカードの修正など、従業員の負担になります。打刻は毎日行うことなので、トラブルが起きにくい制度を構築しましょう。
タイムカードの時間がずれたときの対処方法
タイムカードの時間がずれたときの対処方法は以下の4つです。
- 残業のルールを見直す
- 時間がずれたときは報告してもらう
- 打刻時間を労働時間にする
- 勤怠管理システムを導入する
残業のルールを見直す
残業ルールの作成は重要です。ルール化しておけば、タイムカードのずれが減るでしょう。たとえば、時間外就業申請を行い、上司が認めた場合に限り残業が行えるなど、管理フローを決めておけば正確な管理が行えます。
時間がずれたときは報告してもらう
「打刻がずれたら報告」というルールの制定が大切です。「〇分以上のずれが生じたときは報告が必要」など、ルールを決めてタイムレコーダー付近に掲示しておくことが有効です。さらに、誤差が生じた場合は、原因を文書などで報告してもらう方法もあります。
打刻時間を労働時間とする
労働時間を把握する方法には、タイムカードの打刻時間があります。実際の労働時間を考えなくてよいので管理しやすいでしょう。とはいえ、実態がわからないと不正打刻の可能性も考えられます。
勤怠管理システムを導入する
勤怠管理システムを導入しましょう。勤怠管理システムは、ICカードで始業時間・終業時間を自動的に記録できます。そのため、タイムカードの利用で発生する印字のずれなどの問題を解消できます。
さらに、打刻間違いなど人為的ミスも防止できるでしょう。ただし、導入費用がかかるので慎重な検討が必要です。
勤怠管理システムは、数十社以上の企業からリリースされています。勤怠管理に特化したものや、人事管理などほかの機能を兼ね備えているものなど、さまざまなタイプのシステムがあります。自社の中でどのようなシステムが課題解決につながるのか、という視点で検討しましょう。
まとめ
タイムカードの印字がずれたり、薄くなったりする場合の多くは解決できます。ただし、原因を見つけるまでに時間がかかるため、ストレスを感じることもあるかもしれません。
余計な作業に手間を取られているなら、勤怠管理システムの導入もおすすめです。勤怠管理システムなら、タイムカードの打刻で生じる不具合やデメリットは、ほとんど発生しません。最近では、比較的導入が手軽なサービスも増えているため、検討してみてもいいでしょう。
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