1on1ミーティングとは｜意味や効果と高めるポイントを解説
1on1ミーティングは、1対1で上司と部下がコミュニケーションを取るためのミーティングです。しかし、1on1ミーティングの導入方法や効果がよくわからない、そもそも1on1ミーティングは意味がないのではないかと感じている場合もあるでしょう。
1on1ミーティングを導入することで、上司・幹部と部下・メンバーの間で接点が生まれ、継続的な信頼関係の構築につながります。お互いの新たな一面を知ることができたり、メンバーの成長を促進できたり、業務にも好影響が期待できます。
本記事は、1on1ミーティングの意味や効果に注目しながら、効果的な1on1ミーティングの進め方まで総合的に解説しています。
目次1on1ミーティングとは
1on1ミーティングは、1対1で上司と部下がコミュニケーションを取り、部下の成長を促すためのミーティングです。
会社で行う1対1のミーティングというと、人事面談のような「堅い面談」の印象を受けがちですが、1on1ミーティングでの内容は必ずしも仕事に関するトピックだけではありません。
1on1ミーティングを通して、業務やキャリアについてだけでなく、プライベートな話も共有し合い、お互いを知ることで信頼関係を深めていくことができるとされています。
また、1on1ミーティングは15分や30分と短時間の場合が多く、定期的に実施する点も特徴です。
1on1ミーティングと人事面談との違い
1on1ミーティングと人事面談の違いは、ミーティングの内容や目的、実施頻度に大きな差があります。
1on1ミーティングの目的は、部下の成長を促進することです。また、対話をすることで信頼関係を築き、業務へ生かすことも目的の一つです。実施頻度は、隔週や月に1回で定期的に行うものとしています。
一方で人事面談の目的は、部下の管理や人事評価に関して情報を共有し合うためのものが一般的でしょう。実施頻度も四半期や半期に1回、もしくは年に1回と長い期間が空くことが特徴として挙げられます。
1on1ミーティングが部下の成長のために実施されるものとすると、人事面談は上司が部下を管理したり評価するために実施するものとイメージするとわかりやすいでしょう。
| 1on1ミーティング | 人事面談 | |
|---|---|---|
| 主体 | 部下 | 上司 |
| 実施頻度 | 隔週〜月1回 | 四半期〜年1回 |
| 目的 | 部下の成長促進・信頼関係の構築 | 部下の管理・人事評価に関する情報共有 |
| 話題 | プライベートから仕事まで | 目標進捗や評価内容、評価結果 |
1on1ミーティングの意味や実施目的
| ・部下の成長 ・コミュニケーション促進 ・モチベーションアップ |
1on1ミーティングを実施する意味や目的は、定期的なコミュニケーションで信頼関係を築き、部下の成長を促進することです。
目標や自己の課題について相談したり、プライベートな面の雑談をしたりすることでお互いに話しやすくなります。そのほか、困った際に適宜相談しやすくなることで問題解決をしやすくなるでしょう。
また、1on1ミーティングにおいてフィードバックを行い、部下のよい点と課題点を示すことで部下のモチベーションが向上し、さらなる成長につなげることが期待できます。
1on1ミーティングは意味がないといわれる理由
1on1ミーティングは意味がないという意見を耳にしたことがある方もいるかもしれません。実は、1on1ミーティングは運用の仕方によって得られる効果が変わります。
1on1ミーティングを実施する場合は1対1で実施するため、上司の負担が大きいことや30分のミーティングで変化が起こりにくいと感じる場合もあるでしょう。
意味をもたらせるためにも、上司が一方的に喋り続けることや話すトピックがないということがないように、準備の段階から1on1ミーティングで重要なことを意識しましょう。
1on1ミーティングが必要とされている背景
1on1ミーティングが必要とされているのはなぜでしょうか。主な理由を4つご紹介します。
| ・ヤフーの1on1ミーティング ・VUCAの時代 ・成果主義 ・テレワーク時代 |
ヤフーの1on1ミーティング
日本で1on1ミーティングが注目されるようになったのは、大企業であるヤフーが1on1ミーティングを導入したことが大きな理由の一つです。
ヤフーでは、人材育成として部下のためのミーティングであることに主眼をおき、1on1ミーティングを実施しました。継続的な1on1ミーティングによるコミュニケーションを通じてお互いを知り、社員の潜在能力を引き出すことに重要な役割を果たしたそうです。
VUCAの時代
| ・Volatility（変動性） ・Uncertainty（不確実性） ・Complexity（複雑性） ・Ambiguity（あいまい性） |
VUCAは、現代社会の性質をあらわす言葉から頭文字をとってできた言葉です。現代は環境や時代の変化により、ビジネスにおける予測や確実な展望が難しい時代となりました。
しかし1on1ミーティングを活用することで、どのような場合にも対応できる従業員の育成や、流動しやすい人材の定着に貢献することができるのです。
成果主義
バブル崩壊以降では、年功序列での評価から成果主義へと変化しつつあります。成果主義の浸透にともない、成果を出せる人材が企業において重宝されやすくなりました。
また成果主義の台頭により、さまざまな意味で人材の流動化も激しくなりつつあるでしょう。しかし労働人口が減少している昨今、企業として人材の流出は防がなくてはなりません。
成果主義を取り入れる場合、成果に見合った評価の実施や待遇の用意が必須といえます。
一方、成果が出せていない従業員の離職の防止やモチベーションアップのためにも、1on1ミーティングを行う中で、従業員のよい部分に目を向け、自信を持たせることが必要とされているのです。
テレワーク時代
1on1は、発祥のシリコンバレーでは週に数回行っていたり、日本でも有名企業が早くから取り入れて業績向上につながっていたりなど、実績に結びつく施策として話題です。
調査によると、現在約4割の企業が1on1ミーティングを実施しており、そのうち95％は「継続したい」と回答しています。一定以上の効果を見込めたり、今後効果が期待できると考えたりする企業が、1on1を継続する傾向があります。
またコロナ禍のテレワーク推進にともない、コミュニケーションの構築や活性化の一環として1on1が活用されており、今後も需要は拡大していくでしょう。
1on1ミーティングの効果
1on1ミーティングの効果を4つご紹介します。
| ・部下との信頼関係が構築される ・部下の成長を促進する ・納得感の高い評価になりやすい ・部下のモチベーション、エンゲージメントが向上する |
部下との信頼関係が構築される
1on1ミーティングを行うことで、上司と部下との信頼関係がより構築しやすくなるでしょう。定期的に対話をすることで、相手のことをよく知ることができるためです。
信頼関係を築ければ、業務の本質についての相談や深い話もできるようになります。そのような関係が構築できれば、従業員はさらなる向上心を持つようになり、会社や組織の成長にもつながるでしょう。
部下の成長を促進する
1on1ミーティングを実施することで、部下の成長を促進することにもつながります。
なぜなら、上司との対話を通して部下が自己の課題を見つけたり、さらなる成長のためにみずから考えるようになるためです。自主性を持った能動的な動きができるようになり、結果的に成果にもつながる可能性があります。
そういったことから1on1ミーティングは、部下の成長を促すきっかけにもなるのです。
納得感の高い評価になりやすい
1on1ミーティングは評価者である上司と、評価対象である部下との間で実施するため、評価の納得度に直結するといえるでしょう。
1on1ミーティングでは、常に上司と部下で進捗共有や課題について考える機会が生まれます。お互いの信頼関係を築きながら細かく状況を把握していくことで、最終的な成果が影響する評価結果にも納得感が高まりやすくなるでしょう。
部下のモチベーション、エンゲージメントが向上する
1on1ミーティングでは会社や部署の状況を上司から伝えられる場合もあるでしょう。また、従業員のやる気がでるような1on1ミーティングになれば、部下のモチベーションやエンゲージメントも向上します。
モチベーションやエンゲージメントが向上することで、離職防止にもつながるでしょう。
1on1ミーティングの効果を高めるポイント
1on1ミーティングの効果を最大化するためには、適切な運用が重要です。
部下に面談の主導権があることを前提と捉えるあまり、上司が受け身の姿勢で臨んでしまうと、面談の質は向上しません。部下のモチベーション向上をイメージし、面談を設計しましょう。
| 1．部下の性格・強み・実績を把握する 2．面談中は部下の話に耳を傾けることを最優先に 3．目標達成につながる会話で部下の意欲を高める 4．1on1で話した内容は必ず記録する 5．継続的に実施する 6．モチベーションが高まるような名前をつける 7．1on1ミーティングに適した場所を決める 8．日程は部下と一緒に決める 9．時間の管理はしっかり行う |
1．部下の性格・強み・実績を把握する
上司が部下の情報を把握せず面談に臨んでしまうと、深い話ができず課題の根本解決に至らないかもしれません。日々の仕事ぶりや姿勢を把握しうえで、部下の強みを活かすにはどんな仕事が向いているか考えるなど、キャリアステップを見据えた準備が必要といえます。
また、一人ひとりの性格に合わせ、伝え方を工夫するとよいでしょう。部下の本音を引き出すには、相手に寄り添った表現をすることも重要です。
2．面談中は部下の話に耳を傾けることを最優先にする
面談中は、部下が8割、上司は2割程度を目安に話すことが望ましいでしょう。
このとき上司が気をつけるべきポイントは、以下のとおりです。
| ・部下が積極的かつ本音で話せる雰囲気をつくる ・途中で割り込まず傾聴する ・気づきや解決に向けて部下自身に思考させる |
部下の話を前向きに受け入れることで、部下も安心し、内容の濃い1on1が実践できるでしょう。
3．目標達成につながる会話で部下の意欲を高める
上司は部下の話を聞き、深掘るような質問を投げかけることで、課題や悩みの本質が明確化できます。
大切なのは非難や命令ではなく、部下の考えや本音を引き出すアプローチをすることです。本質を捉えたアドバイスこそ、次のアクションを促し、目標達成に向けた意欲をかき立てます。
上司は面談の最後に、部下が面談前後で起きた意識の変化を感じられるようにまとめ、加えて目標達成のために必要なサポートをすることも伝えましょう。
4．1on1で話した内容は必ず記録する
部下の話した内容、面談中に起きた部下の変化などを記録に残しましょう。
上司が複数の部下と面談をする中で記憶が混同してしまったり、時間の経過とともに記憶が薄れてしまったりすることを防ぐことができます。
面談ログに残すことで、過去からの成長や変化を見落とさず可視化でき、人事評価や人材活用の効率化にも活用できるでしょう。
5．継続的に実施する
面談で課題の目線合わせをしても、状況に応じて課題は変化します。部下の悩みや課題を蓄積させないよう、継続的な1on1を実施し、こまめにキャッチアップすることが望ましいでしょう。
徐々に改善していけるよう繰り返し面談を実施し、部下のモチベーションを持続させることが大切です。上司の継続的かつ親身な対応こそ、部下との関係によい効果が期待でき、円滑な情報共有や業務におけるコミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。
1on1ミーティングは、習慣化することで効果を発揮します。数回行っただけで「効果がない」と判断してやめてしまうと、意味のない施策になってしまうのです。
上司・部下間のコミュニケーションの場と部下の成長機会と捉え、長い目で取り組んでいきましょう。
6．モチベーションが高まるような名前をつける
「1on1ミーティング」をそのまま使用してもよいですが、ポジティブで意欲が高まるようなミーティング名を設定するのもよいでしょう。
目標に対する進捗が芳しくない場合でも、ポジティブなものであれば参加しやすくなりますが、硬い印象のままだと気が重くなりがちです。どのような状況でも部下が1on1ミーティングへの参加を心待ちにできるようなものにするのが理想的とされています。
7．1on1ミーティングに適した場所を決める
1on1ミーティングを実施する場所を決めましょう。部下が相談しやすい雰囲気を作る必要があるため、他者へ内容が聞こえてしまうような場所はよくありません。
一方、ざっくばらんに話したい場合にはカフェや明るい場所へ移動して行うのもよいでしょう。1on1ミーティングの実施場所は、必ずしも毎回同じ場所や会議室だけにこだわる必要はないということです。
8．日程は部下と一緒に決める
1on1ミーティングの時間や日程は部下と一緒に決めるようにしましょう。上司が勝手に日にちを指定してしまうと、強制されているように感じたり、余計に緊張させてしまう場合もあります。
部下がリラックスして1on1ミーティングを行うためにも、部下と一緒に最適な日にちや時間を設定するのが理想的です。
9．時間を管理する
1on1ミーティングをする際は、決められた時間内で満足できるミーティングにするよう意識しておきたいところです。
短すぎると部下が本当に話したいことを話せなかったり、逆に長すぎると業務効率を下げてしまったりすることが懸念されるでしょう。予定より大幅に早く終わったり、長くなりすぎたりしないよう、時間を意識して行うことが重要です。
1on1ミーティングの実施方法と流れ
| 1．部下に1on1ミーティングの目的を伝える 2．会議日時や場所を設定する 3．1on1ミーティングの実施と内容の記録をする 4．継続的に行う |
1on1ミーティングは上記のようなステップで実施します。
流れの中で注意したいのは、突如1on1ミーティングの実施を言い渡すのではなく「部下の成長のために価値あるミーティングをしたい」ということを事前にしっかりと伝えておくことです。
何のためにどのような話をしたいかということもあらかじめ伝えておくと、部下も身構えずに安心して1on1ミーティングに臨めるでしょう。
1on1ミーティングでのトピック例
実際の1on1ミーティングでは、話す話題やテーマに困ってしまう方も多いでしょう。主なテーマをご紹介します。
| ・業務や目標関連 ・プライベート ・健康確認 ・今後のキャリア ・企業や組織の方向性 |
業務や目標関連
1on1ミーティングでは、業務に関する相談や目標関連についてアドバイスをするのも効果的です。
普段面と向かって上司と話す機会がない場合、業務の進め方や目標があいまいなまま、指示されたことを行う従業員も少なくありません。
結果を出すだけでなく、従業員を成長させるために、本人が自分で考えたり能動的に動けるように、背中を押すようなスタンスでもよいでしょう。
プライベート
1on1ミーティングで信頼関係を深めるために重要なのが、プライベートな話をしてみることです。
仕事で見せる顔とはまた違った一面を持っている場合もあり、プライベートの話はコミュニケーションを深めやすいトピックでもあります。仕事の話だけだとなかなか関係性が深まらないこともあるため、力を抜いて会話できるような話題を提供してみましょう。
健康確認
業務を進めるうえで、健康面での不安がないかという点も配慮するようにしましょう。
昨今では働きすぎや疲れの蓄積で、従業員が体調を崩すケースも少なくありません。コミュニケーションをとることにより、部下のささいな変化に気づけることが理想的です。
特に、表面上では見えづらいメンタル面での不調がないかどうか、自然に聞き出せるとよいでしょう。
今後のキャリア
1on1ミーティングでは、将来のキャリアについて話したり方向性を決めたりするのもよいでしょう。それにより、従業員のモチベーション向上につながる可能性も大いにあります。
実は昇進願望やマネジメントに興味があるというケースもあるでしょう。こうした本人の希望を聞き出し、今後の目標に向けてどういった業務経験を積んでいくか相談する場としても、1on1ミーティングが活用できるのです。
企業や組織の方向性
1on1ミーティングでは、会社や組織の動きや今後の方向性について、説明することもできます。
会社全体の込み入った情報や組織のリアルな動きについて耳にすることのない従業員もいるはずなので、1on1ミーティングを利用して共有するのもよいでしょう。
しかし、1on1ミーティングの時間を会社や組織の話で使い切ってしまわないよう、時間配分には注意したいところです。
1on1ミーティングで部下の本音を聞き出すコツ
実際の1on1ミーティングで、部下の本音が聞きたいと思う上司も多いでしょう。本音を聞き出すコツをご紹介します。
コーチングとティーチングの違い
コーチングは、相手に質問と傾聴しながら、相手の主体性を大切にするコミュニケーション手法です。
一方のティーチングとは、相手の主体性を尊重することよりも「理想とされる答え」に相手を導くようなコミュニケーションの手法とされています。
1on1ミーティングの相手の年齢や立場によっても異なりますが、使い分けをしながら実施しましょう。
部下の話に傾聴する
1on1ミーティングでは、相手の話に耳を傾けることが大切です。話をさえぎったり、否定してしまった場合、相手は恐縮してしまい、本音で話すこともできなくなります。
1on1ミーティングでは、とにかく相手の話を聞く姿勢を忘れず、肯定的に話を聞き入れ、進めていくようにしましょう。
上司も自己開示する
1on1ミーティングでは、従業員の話を聞くことはもちろんですが、上司自身も話をしたり、相手に知ってもらうスタンスでいることが重要です。
信頼関係を築く際には、どちらかの一方的なアクションではなく、双方が自分を開示して話せる雰囲気づくりをするように心がけましょう。
話しやすい雰囲気をつくる
1on1ミーティングでは、相手が話しやすい雰囲気をつくるのも重要です。
普段話す機会があまりなかったりすると、上司と1対1でのミーティングで、部下が過度に緊張してしまい、効果が得られないケースもあります。アイスブレイクの段階で上司が積極的に話すなどして、気軽に話ができる雰囲気づくりに努めましょう。
1on1ミーティングシートの活用
1on1ミーティングを行う場合は、話した内容を議事録のようにシートを活用することをおすすめします。前回の1on1ミーティングの内容を振り返る際や、上司からのアドバイスなどをあらためて確認したい場合、記録してあると安心です。
また、シートを活用することで上司にもそのまま共有でき、お互いの1on1ミーティングの履歴としていつでも確認できるでしょう。
1on1はタレントマネジメントシステムでも管理できる
1on1ミーティングの記録を、クラウド上で管理できる効率的に管理できるサービスもあります。異動や引き継ぎの際にも重宝するでしょう。
タレントマネジメントシステムOne人事[タレントマネジメント]は、人材データの一元管理や戦略的人事の実行をサポートしながら、目標管理や1on1ミーティングの管理にも役立つツールです。
Web上で1on1ミーティングの内容を管理し、振り返りができるとともに、目標の進捗や達成度を可視化できます。1on1シートや目標管理シートは、自社の運用に合わせて自由に設計できます。
「One人事」は、官公庁や大学法人、さまざまな規模の民間企業への導入実績を誇ります。業種や業態を問わず幅広い企業や公的機関で、人事業務の効率化や人材情報の一元管理を実現し、データ分析から組織強化につなげられるでしょう。
目的に応じて欲しい機能だけを選べる料金プランでご利用いただけますので、多機能過ぎて使いこなせないという無駄はありません。
当サイトでは、サービス紹介資料はもちろん、人事労務のノウハウに関する資料を無料でダウンロードいただけます。また、無料トライアルも提供していますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
まとめ
1on1ミーティングは、部下の成長を促進するために重要な上司との1対1のミーティングです。コミュニケーションをとりながら、上司との信頼関係を深め、部下の主体的な行動や考えを育む重要な機会といえます。
従業員一人ひとりの成長は、企業や組織の強化やモチベーションと生産性の向上につながるでしょう。生産性が向上すれば、業績にもよい影響が期待できるため、積極的な導入・運用をおすすめします。
また、1on1ミーティングを効率よく運用していくためには、ツールを活用するのがおすすめです。1on1ミーティングの目的に沿った便利な機能やサービスを搭載した1on1ツールをチェックしてみましょう。
最終的に1on1ミーティングを業績向上や人事戦略に活かしたい場合は、タレントマネジメントシステムを活用し、経営目標を達成するための手段として、1on1を効率化する使い方もおすすめです。
自社が1on1ミーティングに期待する目的を踏まえ、効果的な1on1ミーティングの導入・運用を検討してみてはいかがでしょうか。